Gestão de contratos: o que é e como fazer [Guia Completo]

Fazer uma boa gestão de contratos e contar com uma metodologia eficiente para monitorá-la são passos muito importantes na administração do seu negócio.

O problema é que muitos gestores não conseguem estabelecer uma gestão de contratos eficiente, principalmente em virtude da natureza aparentemente complexa desta tarefa.

A gestão de contratos possui um caráter desafiador: consegue reunir, em seu ciclo de vida, o conhecimento de áreas multidisciplinares.

Para gerenciar bem um contrato, quanto mais conhecimento a respeito de tecnologia, administração, finanças, logística, direito, comunicação, recursos humanos, psicologia, etiqueta empresarial, entre outros, mais fácil se torna a tarefa.

Mas muitos empreendedores não possuem conhecimentos sobre a maioria desses setores e, por isso, consideram inalcançável a meta da gestão de contratos eficaz.

Se você se identificou com essa situação, saiba que mesmo sem experiência em todas essas áreas, é possível adotar técnicas e ferramentas que viabilizam a governança de forma eficaz.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é gestão de contratos na prática;
• Como implantá-la de forma eficiente em sua empresa;
• Quais são as suas vantagens;
• Quais riscos você corre ao não se preocupar com a eficiência da sua gestão de contratos.

Confira nos tópicos seguintes.

O que é gestão de contratos?

Também conhecida como gerenciamento do ciclo de vida do contrato ou Contract Lifecycle Management, a gestão de contratos consiste em um procedimento interno de acompanhamento do cumprimento das obrigações contratuais estabelecidas entre as duas partes envolvidas.

Portanto, o objetivo é um monitoramento minucioso de todo o ciclo de vida do contrato, englobando as etapas de criação, execução e encerramento da vigência do instrumento jurídico.

São os contratos que regem todos os detalhes sobre os serviços prestados e como eles devem ser desenvolvidos, além da concretização das vendas junto aos clientes e de compras junto aos fornecedores.

Por isso, a gestão de contratos gera efeitos sobre toda a cadeia produtiva da empresa e tem que ser pensada como um recurso estratégico para os negócios.

Como realizar uma boa gestão de contratos na prática

Para obter uma gestão de contratos eficiente de modo a influenciar positivamente todos os setores do seu negócio, você precisa seguir alguns procedimentos e utilizar algumas ferramentas fundamentais.

Juntando esses procedimentos e ferramentas, você consegue agilizar o processo e executá-lo com maior segurança.

A seguir, vamos enumerar esses pré-requisitos, para que você consiga colocar todos em prática.

Clareza sobre o ciclo de vida contratual

Para não errar na implantação da sua gestão de contratos, você precisa conhecer profundamente as etapas do ciclo de vida contratual.

Esse conhecimento vai possibilitar a identificação das atitudes que precisam ser tomadas para otimizar o cumprimento de todos os itens presentes nos acordos.

Então, tenha em mente as cinco etapas do ciclo de vida dos contratos: elaboração, revisão, formalização, execução e finalização e fique a par do que deve acontecer em cada uma dessas fases.

Ao detectar uma diferença entre o que deveria acontecer em alguma etapa e o que efetivamente está acontecendo, você consegue ter clareza para encontrar soluções de adequação.

Uso da tecnologia

A computação em nuvem é necessária em qualquer organização. Portanto, não deixe de trabalhar com os contratos eletrônicos.

Muitas empresas e clientes ainda se sentem mais seguros com os contratos físicos impressos em papel. Mas eles prejudicam a eficácia, a agilidade e a segurança dos negócios.

Além disso, a gestão de contratos baseada nos papéis gera altos custos não só com a compra de papel, cartuchos e toners, mas também com Correios, para levar e trazer esses documentos quando contratado e contratante não são da mesma cidade, o que é cada vez mais comum no mundo globalizado.

Essa abordagem representa também a imagem de uma empresa irresponsável no que diz respeito ao meio ambiente, o que pode prejudicar seriamente sua imagem.

Quando você implanta um fluxo digital de documentos, a sua empresa ganha em produtividade, agilidade e eficiência.

Com a possibilidade de assinar um documento digitalmente, os negócios são fechados com mais rapidez e você evita a necessidade de deslocamento do cliente, deixando-o mais satisfeito.

E a segurança também é um fator a ser destacado, já que os documentos podem ser protegidos por criptografia e contar com backups automáticos.

Além da assinatura e do acompanhamento dos contratos por meios digitais, a tecnologia também é importante para as demais etapas da gestão de contratos.

Você pode, por exemplo, usar uma ferramenta que vai emitir um alerta sempre que os prazos dos contratos estiverem quase vencendo.

As possibilidades de automação são fundamentais para garantir a eficiência desse processo. Falaremos mais sobre esse tipo de tecnologia ainda neste artigo.

Revisão periódica dos termos acordados

A intenção é que, na etapa de elaboração do contrato, sejam expressas nele o maior número possível de situações e os efeitos delas para cada uma das partes.

Mesmo assim, situações imprevistas podem acontecer durante a vigência de um contrato, trazendo prejuízos financeiros para alguma das partes envolvidas.

Quando você promove revisões periódicas, consegue evitar esses imprevistos ou remediá-los com um aditivo no contrato ou uma atualização.

Ao fazer as revisões, priorize sempre o cumprimento dos prazos previstos e as situações que podem invalidar o documento.

Monitoramento do cumprimento dos níveis de serviço

Faça uma lista dos SLAs (Acordos de Nível de Serviço) previstos em cada contrato e de como é feito o gerenciamento que visa o seu cumprimento pelas partes.

Se esse gerenciamento ainda não estiver sendo feito, comece a fazê-lo agora mesmo. Acompanhe de perto o cumprimento dos níveis de serviço acordados e faça relatórios.

Sem o gerenciamento correto dos SLAs, a empresa corre sérios riscos que vão desde o rompimento de contratos até a projeção de uma imagem negativa.

Vantagens de uma gestão de contratos eficiente

Além dos ganhos na promoção de uma organização interna de maneira geral, quando você obtém uma gestão de contratos eficiente, vários outros benefícios são agregados ao seu negócio.

Veja abaixo alguns deles:

Redução de custos

Um dos pré-requisitos para uma gestão de contratos de excelência é a automação dos processos representada pela utilização dos contratos eletrônicos.

Com eles, a empresa deixa de gastar recursos com insumos, equipamentos e sua manutenção.

Redução de erros

Ao utilizar os contratos eletrônicos, é possível extrair as informações necessárias ao seu preenchimento automaticamente de bancos de dados.

Dessa maneira, há uma maior precisão na elaboração e na tramitação desses documentos, além de uma segurança em relação aos documentos impressos.

Otimização do tempo

Com a organização eficiente e o monitoramento do fluxo dos contratos, muito tempo dos colaboradores pode ser redirecionado para outras tarefas.

Outro benefício é a eliminação do retrabalho cuja consequência imediata é o aumento da produtividade.

Riscos que você corre ao não se preocupar com a gestão de contratos

A gestão de contratos é uma tarefa que não pode ser negligenciada, pois caso isso ocorra não é apenas um setor da empresa que será prejudicado.

O negócio como um todo sofrerá consequências negativas, principalmente quanto se pensa na produtividade e no controle financeiro interno.

Por isso, tratar a gestão de contratos como algo secundário, que dá para fazer depois, é um dos piores erros que você pode cometer enquanto gestor.

Veja abaixo a lista dos principais efeitos negativos de uma má gestão de contratos:

• Perda de tempo: quando você insiste em firmar contratos baseados na plataforma impressa, há um retardamento da efetivação do instrumento e, consequentemente, demora para o início de sua vigência;
• Descumprimento de prazos: contratos que não são acompanhados de perto e revisados periodicamente não costumam ter as datas acordadas cumpridas;
• Descumprimento de cláusulas: quando não existe um monitoramento minucioso das atividades do contrato, muitas cláusulas são descumpridas sem que as consequências previstas aconteçam;
• Formalizações incompletas: devido à perda de tempo, muitas vezes a prestação dos serviços e as relações contratuais começam a ser executadas antes mesmo da assinatura do contrato;
• Prejuízos financeiros: sem o monitoramento das datas previstas em contrato, uma das partes pode ser obrigada a fazer contratações emergenciais por altos preços em virtude do encerramento do fornecimento de determinado serviço.

A importância da tecnologia para o cumprimento das etapas da gestão de contratos

Na atualidade, a velocidade, a precisão e a eficiência são essenciais para o sucesso de quaisquer processos organizacionais, o que inclui a gestão de contratos. 

Para que este processo seja viabilizado de modo a acompanhar as demandas atuais, é imperativo adotar soluções tecnológicas avançadas. 

Neste contexto, a utilização de um software com foco no Enterprise Service Management (ESM), como o da Desk Manager, é o ponto-chave para uma gestão de contratos eficiente e bem-sucedida. 

Isso porque, devido à automação de diversas tarefas, esse tipo de solução coopera com a precisão e consistência das informações, eliminando erros e agilizando as tarefas.

Dessa forma, as cláusulas contratuais e datas relevantes não se perdem em meio ao fluxo de trabalho.

A automação também melhora a eficiência operacional, uma vez que reduz o tempo gasto em tarefas administrativas repetitivas. 

Outro ponto importante é o monitoramento em tempo real, que é completamente inviável sem uma boa solução tecnológica.

Com um software de alta performance, os gestores podem monitorar os contratos em tempo real, detectando qualquer desvio ou atividade suspeita e aplicando ações corretivas rápidas.

A garantia de cumprimento de prazos é outro elemento que deixa clara a importância da tecnologia. 

Os alertas automáticos e lembretes mantém os gestores atentos sobre os prazos cruciais, como os relativos às renovações e revisões contratuais.

Isso ajuda a evitar, por exemplo, as penalidades por atrasos e auxilia a empresa a manter o compliance e seguir todas as regulamentações e leis referentes ao seu segmento de atuação.

Além disso, com os dados centralizados e acessíveis, você pode analisar o desempenho dos contratos e identificar padrões. 

Isso proporciona a tomada de decisões mais informadas sobre renovações, negociações futuras e fornecedores.

Por fim, cabe dizer que as soluções de ESM permitem a colaboração em tempo real entre diferentes departamentos. 

Isso é fundamental para contratos complexos que envolvem várias partes interessadas e equipes de diferentes áreas da empresa.

Investir em tecnologia para a gestão de contratos é, portanto, investir em eficiência, precisão e conformidade. 

Como a Desk Manager pode ajudar na eficácia da sua gestão de contratos

Como vimos, para realizar uma gestão de contratos de forma ágil e assertiva, é essencial o apoio da tecnologia, evitando prejuízos financeiros e alavancando os ganhos.

Para que perder tempo com questões operacionais em detrimento da qualidade dos resultados se é possível, de forma automática, acompanhar itens como:

• Data de vigência de contrato;
• Vigência de documentos do contrato;
• Datas de repactuação;
• Faturamento;
• Custos;
• Evolução;
• Acordos de nível de serviço.

Uma excelente solução tecnológica é o software Desk Manager, que disponibiliza um módulo de contratos para manter todo o controle do que é essencial na gestão.

A ferramenta possibilita uma comunicação fácil e informa as ações necessárias – inclusive com notificações via SMS e WhatsApp –, facilitando as tratativas com o cliente, controle das entregas e abertura de chamados.

Como vimos, uma das grandes demandas na gestão de contratos é o controle dos SLAs. Os contratantes estão mais exigentes e não querem gastar mais do que se propuseram no momento de contratação.

Ter o controle de cada item acordado, observando as exigências de escopo e prazo, evita a aplicação de sanções.

O módulo disponibilizado pela solução Desk Manager fornece os recursos necessários para manter este controle, evitando erros de gestão e aumento de custos desnecessários para a empresa contratada.

A Desk Manager apresenta ainda uma interface bastante amigável, minimizando a necessidade de treinamento, uma vez que a experiência do usuário é bastante intuitiva.

A simplificação da gestão de contratos é fundamental para garantir a satisfação do cliente, direcionando o tempo para ações de atendimento pós-venda, upsell e vislumbrando sempre a melhoria de processos.

No cenário atual de competição acirrada, é notória a necessidade de investimento em inovação para competir melhor no mercado.

O diferencial é aprimorar a relação com o cliente, promovendo inovações para garantir a manutenção, sem perder espaço para os concorrentes, e investindo na conquista de novos clientes.

Novidades da Desk Manager que favorecem a gestão de contratos

A Desk Manager vem passando por aprimoramentos contínuos e hoje é uma plataforma de Enterprise Service Management (ESM) avançada e completa. 

Entre as novidades que vão favorecer a sua gestão está o novo recurso de cadastro de contratos, que faz parte do aplicativo Empresa.

Esse aplicativo foi aprimorado com novas funcionalidades e opções que oferecem uma gestão de serviços mais completa e eficaz.

Entre essas funcionalidades estão os catálogos de serviços no contrato, já que o próprio cadastro agora conta com um campo designado para os catálogos. 

Isso significa que um contrato específico pode ser associado diretamente a um ou vários catálogos de serviço oferecidos ao cliente.

Outra novidade é a aba de Custos de Serviços, que permite precificar cada serviço (auto-categorias) por hora, oferecendo uma visão mais detalhada dos custos e da precificação para o cliente.

Já a Análise de Custos de Chamados possibilita a análise do custo de cada chamado em relação ao valor cobrado ao cliente. Anteriormente, a precificação dos serviços era feita com base no valor hora do operador.

Essa mudança fornece insights sobre sustentabilidade, eficiência operacional e oportunidades de otimização.

Outra novidade é a inclusão de colunas de valores no chamado, que permite que o gestor compare o valor contratado com os custos operacionais. A empresa ganha, assim, uma visão mais clara a respeito do lucro ou prejuízo de cada operação.

O aplicativo também passou a contar com a opção de bloqueio de chamados após a expiração do contrato.

Com essa nova permissão, os chamados não podem ser abertos após a expiração da vigência de um contrato, garantindo que os serviços sejam prestados dentro dos termos contratados.

A permissão de bloqueio ajuda a evitar que chamados sejam trabalhados fora da validade contratual, mantendo a integridade dos processos de negócios.

Além disso, a Desk Manager proporciona uma alta confiabilidade das informações, já que os valores são gravados nos chamados e não podem ser alterados.

Mesmo quando há alguma atualização dos registros, eles permanecem os mesmos, o que assegura a confiabilidade.

Enfim, o novo recurso no cadastro de contratos oferece uma gestão mais integrada e eficiente dos serviços, garantindo a conformidade contratual e proporcionando uma visão mais clara do desempenho financeiro da operação.

O foco no cliente e na otimização de processos

O atendimento ao cliente passou a ser peça fundamental para ter sucesso em um empreendimento. Mas não basta apenas ser agradável, é importante que seja perceptível a valorização da qualidade da entrega e da dinâmica de monitoramento da gestão de contratos.

Encantar o cliente é uma arte e saber utilizar melhor o tempo, em busca de estratégias que possam atingir esse objetivo, é o melhor caminho.

A tecnologia surge para viabilizar o atingimento dos objetivos de negócio e economizar tempo, propiciando o aumento de produtividade da equipe.

Utilizar uma solução de alto poder tecnológico, reunindo toda a experiência de uma gestão de contratos, de forma madura, com funcionalidades já bastante sedimentadas, passa a ser fundamental.

Investir neste caminho permite, certamente, chegar às metas definidas para o alcance das margens de retorno do contrato, a satisfação do cliente e obtenção de novos negócios.E é por isso que você precisa considerar os benefícios que o software da Desk Manager traz para a sua gestão de contratos. Solicite uma demonstração e descubra que ele será seu melhor parceiro nessa missão.