Automação Empresarial: guia completo [como, onde e porquê]
A ideia de promoção da integração está presente em toda empresa que busca implementar o Enterprise Service Management (ESM) ou os Global Business Services (GBS).
Isso acontece porque ambos os conceitos passam pela automação empresarial, que depende diretamente de integrações, tanto do ponto de vista das equipes e departamentos quanto dos sistemas utilizados.
Se você tem dúvidas sobre automação empresarial, mas já está ciente de todos os benefícios que ela pode representar para a sua empresa, é hora de entender melhor o assunto.
Ao longo deste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre automação empresarial, incluindo suas vantagens, os tipos de automação e como implementá-la. Além disso, vamos abordar especificamente a importância das integrações entre sistemas.
Vamos começar falando sobre as integrações, já que elas são fundamentais para que uma organização obtenha bons resultados ao aplicar a automação empresarial em suas rotinas.
As integrações viabilizam a fluidez dos fluxos de trabalho e de dados e influenciam positivamente na comunicação interna do negócio, além de refletirem no aprimoramento da experiência do cliente.
Com a leitura dos próximos tópicos, você vai compreender a relação direta que precisa ser estabelecida entre a automação empresarial e as integrações entre os sistemas.
Além de tudo isso, vamos falar também sobre as principais ferramentas de integração que podem fazer toda a diferença em suas rotinas.
Continue a leitura!
Por que as integrações são tão importantes para a automação empresarial?
Se cada departamento da sua empresa utiliza uma ferramenta diferente para desempenhar determinado tipo de tarefa, é claro que durante a implementação da automação empresarial e com o auxílio de uma plataforma ESM você precisará unificar esses fluxos de trabalho.
No entanto, existem ferramentas essenciais que continuarão fazendo parte das suas rotinas após esse processo de convergência tecnológica.
Independentemente de sua funcionalidade, a possibilidade de integração entre os diferentes softwares utilizados nas rotinas do negócio potencializa ainda mais sua eficiência.
Em outras palavras, você precisa fazer os diferentes sistemas que compõem a sua operação trabalharem juntos para que a automação empresarial renda bons frutos.
Com esse trabalho conjunto, é mais simples fazer com que todos os departamentos observem e desfrutem dos benefícios decorrentes da automação.
Quando você conta com sistemas integrados, uma informação acrescentada a determinado software, como o seu sistema ESM centralizador de dados, pode ser capturada para a utilização dentro das outras ferramentas integradas.
Isso significa uma maior disponibilidade de dados para os colaboradores envolvidos nos diferentes processos e a redução dos erros e do retrabalho decorrente da coleta manual de dados.
Para compreender a importância das integrações de forma simplificada, pense no exemplo simples: a tarefa de preencher uma planilha.
Para preenchê-la com dados financeiros, por exemplo, você não vai mais precisar consultar outro arquivo ou ferramenta que pode estar associado às rotinas de outro setor. Esses dados serão consultados, reunidos e preenchidos automaticamente a partir de uma única plataforma centralizadora.
Logicamente, essa perspectiva amplia muito as possibilidades de automação empresarial, tornando as rotinas da operação muito mais otimizadas.
Portanto, se as integrações ainda não estão presentes no cotidiano da sua equipe, é hora de implementá-las para viabilizar a automação empresarial.
Quais são as vantagens da automação empresarial?
A partir da relação entre a automação empresarial e as integrações entre sistemas, é possível vislumbrar os principais benefícios deste recurso.
Vamos abordar alguns deles em seguida.
Aumento da produtividade
Como muitas tarefas deixam de ser executadas manualmente, a automação empresarial permite uma redução considerável no tempo necessário para sua execução.
Dessa forma, as equipes ficam menos suscetíveis aos erros e ganham tempo para dedicar a tarefas mais inovadoras e criativas.
Ou seja, os processos são otimizados, o que favorece a eficiência e a produtividade, além de melhorar o clima organizacional.
Redução dos erros
As tarefas repetitivas executadas manualmente são grandes potencializadoras de falhas, já que o próprio cansaço físico e mental pode levar os colaboradores a reduzir a concentração em cada ação executada de modo semelhante.
Mas quando a empresa conta com uma ferramenta de automação empresarial para cuidar desse tipo de tarefa, a padronização dos procedimentos evita os erros.
Consequentemente o retrabalho também será evitado, favorecendo a produtividade e melhorando a qualidade dos procedimentos.
Redução de custos
Reduzir custos é um objetivo de praticamente todos os gestores e a automação empresarial é uma grande aliada, já que reduz os erros e o retrabalho, otimizando o tempo das equipes.
Além disso, com os processos mais fluidos e a utilização da tecnologia, há também uma economia de insumos, como papel e tinta para impressoras, já que os processos impressos começam a ficar no passado.
Padronização de processos
Quanto mais departamentos, equipes e colaboradores uma empresa tem, mais importante é a padronização e, para padronizar os processos, nada melhor do que recorrer a uma ferramenta de automação empresarial a partir da implementação do modelo ESM, que corresponde à gestão de serviços corporativos.
Essa ferramenta vai seguir os padrões definidos para cada tarefa, evitando, por exemplo, a subtração de alguma etapa e os desvios que podem prejudicar o resultado final.
Incentivo à inovação
Quando se pensa no aumento constante da competitividade do mercado, torna-se notável a necessidade de promover a inovação. Nesse sentido, a adoção de novas tecnologias para a otimização das rotinas empresariais é uma ótima forma de criar diferenciais competitivos.
Como os consumidores estão cada dia mais imediatistas e buscam marcas com as quais desejam se identificar, as ferramentas de automação são extremamente relevantes no sentido de ajudar a compreender e acompanhar as demandas e expectativas dos clientes.
Dessa forma, mudanças sempre serão frequentes, tanto para acompanhar o comportamento do consumidor quanto para valorizar o posicionamento da empresa como instituição inovadora.
Decisões mais assertivas
A automação empresarial aliada ao ESM e à integração possibilita uma visão holística do andamento das operações do negócio.
Isso permite aos gestores o acesso a dados estratégicos que, quando analisados, se transformam em insights a serem traduzidos em decisões muito mais assertivas e seguras.
Quais são os tipos de automação empresarial?
Os tipos de automação empresarial referem-se a suas aplicações e aos setores que ela pode beneficiar.
Em outras palavras, a automação pode ser implementada de diferentes formas ou com diferentes ênfases, de acordo com as necessidades da empresa.
Vamos falar em seguida sobre os principais tipos de automação empresarial, considerando os setores e departamentos em que ela mais costuma ser utilizada.
Automação no atendimento ao cliente
Considerando as rápidas mudanças do mercado e a formação de públicos consumidores cada vez mais exigentes e com demandas que vão muito além da qualidade do produto ou serviço oferecido pela empresa, o atendimento ao cliente é um setor muito estratégico.
É através dele que a empresa vai estabelecer um relacionamento com os clientes e colocar em prática os esforços no sentido de fidelizá-los.
Nesse contexto, a automação empresarial pode ser usada para facilitar o acesso aos dados dos clientes e agilizar o atendimento das mais diversas demandas apresentadas por eles.
E se a sua preocupação é justamente a possibilidade de tornar o atendimento robotizado e menos humanizado ao implementar a automação, lembre-se de que ela conta com sistemas inteligentes capazes de aprender e aprimorar cada tarefa.
Além disso, é preciso ter em mente que a automação do atendimento não exclui a necessidade de contar com atendentes humanos para interagir com os clientes sempre que for necessário.
Mas em todos os casos, o cliente não precisará mais repetir todas as informações sobre sua demanda a cada nova interação, pois a integração de sistemas inteligentes possibilita o acesso a todas as informações sobre as interações anteriores.
Um exemplo prático de aplicação da automação empresarial no atendimento ao cliente é o uso de chatbots, que permitem a resolução de demandas simples e o esclarecimento de dúvidas a partir de apenas alguns cliques.
Automação na gestão de contratos
A automação aplicada à gestão de contratos normalmente é uma das primeiras a serem adotadas pelas empresas que estão começando a implementar novas tecnologias.
Como os contratos são essenciais para orientar as prioridades e rotinas da empresa, a automação é um grande avanço no sentido de elaborar rapidamente documentos isentos de erros e que contemplem todos os detalhes necessários.
Além disso, a automação pode ser utilizada para alertar sobre o prazo para a execução das ações estabelecidas no contrato e sobre o próprio vencimento ou necessidade de renovação do documento.
Seja para a criação e acompanhamento de contratos estabelecidos com os clientes ou com outros stakeholders, esse tipo de automação empresarial reduz a burocracia e aumenta a transparência.
Automação de marketing
Quando pensamos na intensa presença digital dos consumidores na atualidade e na expansão das fronteiras proporcionada pela internet, a automação de marketing torna-se um recurso praticamente obrigatório para empresas que querem se consolidar e conquistar cada vez mais clientes.
Esse tipo de automação é capaz de fazer com que as soluções que você oferece cheguem ao conhecimento de um público cada vez maior.
Você pode, por exemplo, enviar emails marketing personalizados para cada perfil específico do seu público-alvo, fazer anúncios em sites estratégicos e agendar publicações nas redes sociais.
Vale destacar também que as ferramentas de automação de marketing possibilitam a emissão de relatórios e a análise de métricas facilitando a otimização dos seus resultados.
E além de ser uma poderosa aliada na conquista de novos clientes, a automação de marketing também te ajuda a fortalecer o relacionamento com os consumidores que já conhecem e já compraram da sua empresa.
Automação comercial
Por estar diretamente ligada às possibilidades de aumento da rentabilidade e do faturamento da empresa, a automação comercial ou de vendas também é um recurso estratégico.
Ela funciona de forma similar à automação de marketing e possibilita o acompanhamento da jornada de compras de ponta a ponta.
Isso significa que a automação comercial facilita a qualificação de leads, apontando quais são os consumidores que estão prontos para realizar uma compra.
Se a empresa seguir um modelo de negócios baseado no ESM, a integração entre as plataformas ligadas ao marketing e ao atendimento vai viabilizar o acesso a todas as informações necessárias à automação de vendas.
Esse tipo de automação empresarial facilita o controle das despesas e do faturamento, monitora as interações com clientes em potencial promovendo uma excelente gestão de leads, automatiza as vendas através de canais digitais de atendimento e potencializa a tomada de decisões baseadas em dados, como as relacionadas a preços e promoções.
Automação logística
A automação empresarial na área logística pode ser uma poderosa aliada, principalmente para empresas que trabalham com o varejo.
Como a logística engloba todos os processos relacionados ao planejamento de compras, armazenamento, transporte, distribuição e entrega de produtos, ela pode se beneficiar da automação em vários aspectos.
Você pode, por exemplo, recorrer a uma ferramenta de controle de estoque e inventário, além da definição das rotas e monitoramento de cargas de acordo com diversas variáveis.
Com isso, você consegue manter seus estoques nos níveis mais adequados, garantir o cumprimento dos prazos de entrega e melhorar os níveis de satisfação dos clientes.
Como aplicar a automação empresarial?
A implementação da automação empresarial pode ser feita de forma gradual e priorizar os setores ou tarefas mais relevantes para a empresa em determinado momento.
Podemos organizar essa implementação em cinco passos fundamentais. Veja em seguida quais são eles:
- Mapear as rotinas organizacionais
Para saber onde a automação empresarial é mais necessária, é importante conhecer a fundo as atividades e rotinas da sua empresa.
Para isso, você precisa contar com um mapeamento das tarefas e atividades cotidianas, que pode ser realizado com a ajuda dos próprios colaboradores para que a gestão visualize quais são as tarefas repetitivas mais evidentes.
Esse mapeamento vai direcionar a aplicação da automação de acordo com o cenário específico que precisa ser aprimorado.
- Definir prioridades
Com o mapeamento em mãos, você deve analisar quais são as suas prioridades. Tenha em mente que automatizar uma gama muito ampla de tarefas ao mesmo tempo pode tornar essa missão mais complexa e dificultar o atingimento dos seus objetivos.
Então, pensando na aplicação da automação empresarial por etapas, defina os setores ou processos que têm maior potencial para se beneficiar deste recurso e também aqueles que têm maior facilidade em lidar com novas tecnologias.
Outra forma de definir prioridades é descobrindo quais setores estão lidando com o maior índice de erros e retrabalho em função das tarefas repetitivas.
- Escolher a ferramenta que você vai implementar
A definição da plataforma ou software que você vai inserir nas rotinas do seu negócio é uma etapa primordial da automação empresarial. Por isso é importante que você seja criterioso.
Em primeiro lugar, a tecnologia precisa atender às necessidades do seu negócio e, para ter essa certeza, você depende das conclusões obtidas nas etapas anteriores.
Por isso, não é recomendável pular as primeiras etapas, por mais que você tenha pressa e precise automatizar determinada tarefa o quanto antes.
Ao chegar à terceira etapa, faça pesquisas comparativas não apenas em relação ao preço, mas também no que diz respeito às funcionalidades, à facilidade de utilização e aos benefícios oferecidos.
Priorize uma plataforma robusta, capaz de atender a demandas variadas, mesmo que a princípio você só vá automatizar uma tarefa específica.
Nesse sentido, a implementação de uma plataforma ESM é ideal, já que proporciona a automação de tarefas em vários setores e mantém os dados centralizados.
- Acompanhar os resultados obtidos
O sucesso da automação empresarial depende diretamente do acompanhamento dos resultados referentes à execução de cada tarefa.
Os próprios softwares de automação contam com recursos que facilitam o acesso a indicadores de desempenho para que você consiga analisar o que está indo bem e o que pode ser aprimorado.
Mantenha esse acompanhamento de forma constante para conseguir compreender as demandas do mercado, que mudam rapidamente.
- Promover melhorias contínuas
Como vimos, as expectativas e demandas dos clientes passam por mudanças frequentes e toda a sua operação precisa ser adaptada no mesmo ritmo.
Isso significa que o trabalho referente à automação empresarial não acaba quando você implementa uma nova ferramenta.
A partir da análise dos resultados obtidos, você vai perceber que um procedimento que é totalmente viável hoje pode se tornar obsoleto amanhã.
Portanto, sempre haverá oportunidades de melhoria e a automação vai te ajudar a identificá-las prontamente, principalmente se você mantiver todas as áreas da sua empresa integradas.
No próximo tópico, você vai conferir algumas das ferramentas de integração mais utilizadas neste contexto.
As 7 melhores ferramentas de integração para implementar a automação empresarial
Agora que você já compreendeu a importância das interações no contexto de implementação do ESM, dos GBS e, consequentemente, da automação empresarial, é hora de conhecer algumas ferramentas que podem te ajudar nessa missão.
Zapier
O Zapier é um sistema de automação no-code que viabiliza a integração de diferentes aplicativos e serviços web para o estabelecimento de fluxos de trabalho aprimorados.
Dentro da plataforma, é possível definir comandos chamados “Zaps” que são constituídos por um gatilho e uma ação resultante.
Ou seja, ao ativar um Zap, a ação predeterminada será executada sempre que o gatilho acontecer. Assim, você passa a contar com um fluxo de trabalho contínuo e automatizado.
Você pode, por exemplo, criar um Zap que adiciona automaticamente novos leads de um formulário da web à sua base de conhecimento dentro do sistema ESM.
O Zapier tem sido amplamente utilizado e ficou conhecido devido ao recorde quantitativo de integrações disponíveis: são mais de três mil.
Assim, você pode estabelecer integrações personalizadas envolvendo aplicações comumente presentes nas rotinas empresariais, como o Google Drive, o Trello e o Asana.
IFTTT
O IFTTT, que significa “If this then that” (Se isso então aquilo), é uma plataforma de automação que se concentra na criação de applets para conectar e automatizar ações em diversos aplicativos e serviços online.
Dentro da plataforma, você pode, por exemplo, criar um applet que gere automaticamente uma tarefa em sua ferramenta de gerenciamento de projetos sempre que um novo e-mail chegar.
Outra possibilidade é utilizar o IFTTT para definir o envio de notificações personalizadas em tempo real a respeito de eventos como a menção da sua empresa nas redes sociais.
Se sua empresa usa dispositivos inteligentes, como câmeras de segurança, termostatos ou luzes, o IFTTT pode ajudar a integrá-los e automatizar ações com base em eventos ou horários específicos.
Assim como o Zapier, o IFTTT oferece suporte a uma variedade de aplicativos e serviços populares.
Você pode criar applets para conectar aplicativos que sua empresa usa regularmente, facilitando a transferência de dados e a sincronização entre eles.
Integrately
O Integrately também é uma plataforma de automação empresarial no code que ajuda a conectar e automatizar processos entre diversos aplicativos e serviços.
Ele oferece uma abordagem semelhante ao Zapier e ao IFTTT, mas com um foco maior em simplificar a integração de aplicativos e fluxos de trabalho.
Por conta do suporte a uma ampla variedade de aplicativos, ele facilita a conexão entre as ferramentas, favorecendo a transparência das operações e a sincronização entre os diferentes aplicativos.
Ao utilizar a ferramenta, você pode recorrer a fluxos de trabalho que vão dos mais simples aos mais robustos, incluindo o envio de SMS e e-mail marketing e recursos relacionados à contabilidade empresarial.
Sem dúvida, destaca-se como um de seus grandes benefícios uma grande quantidade de automações prontas que podem ser utilizadas para configurar facilmente os fluxos de trabalho.
Make
Anteriormente conhecido como Integromat, o Make é voltado para usuários com um conhecimento técnico mais avançado.
Por ser uma plataforma de automação muito robusta, ele possibilita o aprofundamento nos fluxos de trabalho mais complexos.
Ele também conta com uma ampla biblioteca que engloba os aplicativos mais utilizados nas empresas e possui uma interface muito funcional, além de um construtor intuitivo.
Outro destaque são as opções avançadas de personalização dos fluxos de trabalho de acordo com as especificidades da sua empresa.
Ou seja, você pode definir regras, condições e ações específicas para atender aos requisitos únicos do seu negócio.
A ferramenta é versátil e pode ser aplicada em diversos setores e tipos de negócios, desde vendas e marketing até recursos humanos e operações.
Microsoft Power Automate
O Microsoft Power Automate vem passando por atualizações e corresponde ao antigo Microsoft Flow.
Um de seus pontos de destaque é a experiência de conexão dos aplicativos com outras possibilidades oferecidas pela própria Microsoft.
Mas a solução não se limita ao pacote da empresa. Você pode utilizar o Power Automate na automação de uma ampla variedade de tarefas referentes aos aplicativos conectados.
Isso pode incluir, por exemplo, o envio de arquivos para soluções de armazenamento em nuvem.
O Power Automate também conta com fluxos de trabalho configuráveis, um amplo catálogo de complementos e bons recursos de alerta.
Workato
O Workato é uma ferramenta que tem como propósito a agilização da automação ao nível macro, e não apenas no que diz respeito ao usuário final.
Por isso ele conta com uma ampla lista de serviços conectados e uma equipe de suporte ao cliente de alto nível.
Com o Workato, você consegue criar automações sofisticadas e personalizadas para otimizar processos, melhorar a eficiência operacional e impulsionar a produtividade.
A plataforma oferece recursos avançados de lógica empresarial, como regras de decisão, loops e transformações de dados, permitindo que você crie automações altamente personalizadas e adaptáveis.
Além disso, a empresa prioriza a segurança dos dados e oferece recursos avançados de governança, autenticação e controle de acesso.
Tray.io
O Tray.io também é uma das mais conhecidas plataformas capazes de conectar e automatizar uma grande variedade de aplicativos e sistemas.
Ele foi projetado para simplificar a integração de dados e a automação de processos, proporcionando uma solução flexível e poderosa para melhorar a eficiência operacional.
Um de seus principais diferenciais é o Conector Universal, um recurso que possibilita a conexão até mesmo das ferramentas que não fazem parte de sua biblioteca de aplicativos.
Nesse contexto, podemos dizer que a flexibilidade é um pilar da ferramenta por conta da priorização da personalização de cada conta de acordo com as necessidades das empresas.
Concluindo
Agora que você já tirou suas principais dúvidas sobre automação empresarial e a necessidade de contar com integrações entre as diferentes ferramentas usadas nas rotinas do seu negócio para obter os resultados esperados, é hora de dar o próximo passo.
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