Gerenciamento de Contratos: o que é e suas etapas essenciais

Você promove um bom gerenciamento de contratos em sua empresa? Ao longo deste artigo você vai deixar de ver esta ação apenas como uma questão burocrática.

Continue a leitura para entender o que é gerenciamento de contratos, por que ela é tão importante e quais são as etapas de sua execução.

O que é gerenciamento de contratos?

O gerenciamento de contratos também é chamado de gestão de contratos ou gestão do ciclo de vida dos contratos.

Podemos defini-lo como uma metodologia que reúne técnicas e procedimentos administrativos para a criação e o acompanhamento do cumprimento das obrigações contratuais estabelecidas entre a empresa e seus fornecedores ou seus clientes internos e externos.

A meta do gerenciamento de contratos é, portanto, monitorar tudo o que está previsto em contrato, passando por sua criação, execução e encerramento da vigência.

Tanto os serviços prestados por uma empresa quanto os que outras empresas prestam a ela são regidos pelos contratos.

Ou seja, as instruções e orientações sobre como e quando os serviços devem ser executados estão contidas nos diversos contratos com os quais o setor jurídico da empresa precisa lidar.

Sendo assim, uma boa gestão de contratos pode ajudar a garantir que toda a cadeia produtiva do negócio se desenvolva conforme as expectativas.

Nesse sentido, o gerenciamento de contratos pode ser visto tanto a partir da gestão dos estágios contratuais com vistas à sua efetivação quanto como uma estratégia para evitar prejuízos que podem resultar de uma supervisão inadequada do fluxo de serviços.

A partir dessa compreensão, é notável como uma gestão de contratos bem feita pode impactar positivamente na lucratividade da empresa.

Além do acompanhamento das atividades relacionadas ao cumprimento das etapas do contrato, seu gerenciamento engloba também a padronização dos termos e a organização dos comprovantes de execução das etapas.

Como a segurança jurídica das partes envolvidas em um contrato é seu objetivo final, o gerenciamento também precisa garantir que as regras estejam claras e que o documento seja bem redigido.

Quais são as principais etapas da gestão de contratos?

O início da gestão de contratos se dá antes mesmo da vigência contratual, quando a empresa faz um levantamento dos processos concernentes à sua tramitação.

É nesse momento que são estabelecidos os procedimentos necessários ao fluxo das etapas dos contratos e a empresa padroniza o modo como as tarefas serão executadas.

A partir de então, são colocadas em prática algumas etapas sobre as quais falaremos em seguida.

Planejamento do contrato

Nesta primeira etapa são estipuladas todas as cláusulas, objetivos, obrigações, sanções, prazos e condições do contrato.

Por isso, o planejamento deve ser bem feito, priorizando a clareza e o detalhamento, inclusive dos procedimentos a serem realizados caso situações pouco prováveis aconteçam.

Redação do documento

Neste momento é redigido uma primeira versão do contrato a partir da metodologia definida pela empresa de acordo com suas especificidades.

Se a empresa conta com um departamento jurídico ou com a contratação de serviços advocatícios, é importante envolver esses profissionais na redação dos contratos.

Caso esta não seja a realidade do seu negócio, uma boa dica é recorrer a modelos confiáveis de contratos e fazer as devidas adaptações.

A escrita e a revisão devem ser cautelosas para evitar as ambiguidades e dúvidas durante o período de vigência do contrato.

Negociação

É nesta terceira etapa do gerenciamento de contratos que as cláusulas previstas no documento redigido inicialmente podem sofrer modificações a partir dos interesses de ambas as partes envolvidas.

Durante a negociação, há uma discussão sobre o conteúdo do documento, o que inclui, por exemplo, o cronograma de execução das etapas da prestação de determinado serviço.

Caso não conte com uma boa condução, a etapa de negociação pode se tornar demorada, gerando repercussões negativas para a tramitação do contrato.

Sendo assim, é importante estabelecer uma comunicação efetiva e dinâmica entre todos os envolvidos para que o documento seja analisado, adaptado e modificado de maneira célere.

Aprovação do contrato

Depois da negociação, é hora de apresentar uma nova versão do contrato, de acordo com as mudanças solicitadas pelas partes envolvidas.

Neste momento, o conteúdo do documento é aprovado, ou seja, todos os envolvidos estão de acordo em relação às condições apropriadas para que o contrato seja executado.

A assinatura do contrato pelas partes é o que atesta a aprovação do documento e valida sua vigência.

Cabe citar que a assinatura eletrônica ou digital tem validade jurídica e pode agilizar o processo para que o contrato seja efetivado. 

Efetivação do contrato

É a partir da efetivação do contrato que sua execução é viabilizada e as etapas ou tarefas começam a ser colocadas em prática.

Para que a efetivação ocorra, a empresa deve contar com todos os materiais, pessoal, procedimentos e serviços necessários para o cumprimento de cada cláusula. 

Esta pode ser considerada a fase mais longa do fluxo de gerenciamento de contratos e seu acompanhamento é essencial para que as regras estabelecidas sejam seguidas.

Implementação de revisões e aditivos

Como as demandas e recursos disponíveis mudam ao longo do tempo, dificilmente um contrato permanece o mesmo ao longo de toda a sua execução.

Mesmo que o planejamento seja cauteloso e a negociação leve em conta os mínimos detalhes do contrato, é comum que demandas não previstas surjam ao longo da fase de efetivação.

Por isso, as revisões e aditivos podem se tornar necessários e precisam ser registrados e anexados ao contrato original.

Armazenamento

O armazenamento é uma ação colocada em prática ao longo de toda a execução do contrato e consiste em manter os documentos referentes a cada etapa organizados e acessíveis.

O ideal é que isso seja feito de forma digital e com a garantia da segurança dos dados envolvidos.

Encerramento ou renovação do contrato

Esta pode ser considerada a última etapa do gerenciamento de contratos e sua missão é conferir se as cláusulas foram cumpridas em sua integralidade ao fim do período de vigência do documento.

Assim, o contrato deve ser revisto pelas partes para que a efetivação de cada cláusula seja confirmada e as possíveis pendências sejam resolvidas.

Ao confirmar que tudo foi colocado em prática como o previsto, o contrato é encerrado e sua vigência é finalizada.

Também existe a possibilidade de renovação contratual, com as devidas revisões ou acréscimos de cláusulas, de acordo com as necessidades das partes envolvidas.

Uso da tecnologia para gerir o ciclo de vida do contrato

Esta não é exatamente uma etapa da gestão de contratos, uma vez que a utilização da tecnologia deve perpassar todas as etapas mencionadas anteriormente.

Plataformas como a Desk Manager podem facilitar todas as etapas do gerenciamento de contratos indo muito além do envio de lembretes relacionados ao vencimento de prazos.

O software facilita a comunicação e informa sobre ações necessárias em cada momento, inclusive através de notificações enviadas via WhatsApp.

A Desk Manager se baseia nos princípios do gerenciamento de serviços corporativos (ESM) e possibilita, por exemplo, o controle dos acordos de nível de serviço previstos em contrato.

Com uma interface amigável e intuitiva, a plataforma minimiza a necessidade de treinamentos, ajudando a simplificar o gerenciamento de contratos.

Como passa por aprimoramentos contínuos, a Desk Manager sempre conta com recursos inovadores capazes de otimizar o acompanhamento da execução contratual.

O novo recurso dos catálogos de serviços no contrato, por exemplo, disponibiliza um campo para a inserção dos catálogos ao cadastrar cada contrato na plataforma.

Ou seja, cada novo contrato pode ser associado a um ou mais catálogos de serviços oferecidos pela empresa.

Além disso, na aba “Custos de serviços”, é possível precificar cada serviço, facilitando o detalhamento e a compreensão dos custos e da precificação para os clientes.

Há também os recursos de análise de custos de chamado e de inclusão de colunas de valores no chamado, que permitem a comparação do custo do chamado com o valor cobrado do cliente e dos custos operacionais com os valores contratados.

O aplicativo “Empresa” também passou a contar com a opção de bloqueio de chamados após o fim da vigência contratual.

Ao utilizar este recurso, você impede que novos chamados sejam abertos após a expiração do contrato.

Que tal conhecer essas e outras funcionalidades na prática? Você pode solicitar uma demonstração do Desk Manager e começar agora a promover um gerenciamento de contratos mais efetivo. Até o próximo conteúdo.