Gestão de mudanças na prática: como fazer13 min read

Mudanças, mudanças e mais mudanças. Sem dúvidas, nos últimos anos, muitas coisas deixaram de permanecer intactas. Pessoas, instituições, processos, mercados e organizações. Praticamente tudo o que conhecemos não é mais a mesma coisa. No cenário organizacional, essa realidade não é diferente. E, por isso, você precisa aprender o que é gestão de mudanças.

Pode parecer algo distante, mas a gestão de mudanças é extremamente útil para empresas de diversos setores, incluindo o de tecnologia da informação.

Como você pode já ter experimentado na sua própria vida, mudanças podem ser desconfortáveis.

Seja em um âmbito pessoal ou profissional, muitas vezes mudanças causam incertezas, dúvidas e, ainda, pouco engajamento.

Sendo assim, o que você entende por gestão de mudanças? Você já tinha ouvido falar desse termo antes? Esse tipo de gestão já é aplicado dentro do seu negócio?

A gestão de mudanças pode trazer grandes benefícios para diversas áreas da sua empresa.

No nosso artigo de hoje, iremos esclarecer todas as dúvidas que você pode ter a respeito desse tema. Iremos explicar o que é gestão de mudanças e como você pode aplicá-la dentro da sua empresa.

Vamos lá?

O que é gestão de mudanças?

Podemos definir a gestão de mudanças como um processo, um conjunto de ferramentas, destinado a trabalhar o lado humano das mudanças para alcançar um resultado desejado.

Como mencionamos acima, mudanças nem sempre são confortáveis e, por esse motivo, é necessário levar em consideração a necessidade de adaptação ao trazer alguma alteração para uma empresa.

Diante disso, a gestão de mudanças terá como foco justamente preparar os indivíduos da organização para que o processo de mudança seja realizado da maneira mais favorável possível.

A gestão de mudanças irá trabalhar com todos os níveis da empresa: os colaboradores, as diferentes  equipes, seus líderes e, até mesmo, a diretoria ou gestores da organização como um todo.

Mas, para que o entendimento seja facilitado, vamos resumir esses níveis em três agrupamentos: nível individual, nível do projeto e nível organizacional.

A seguir, falaremos um pouco de cada nível para que você compreenda melhor como a gestão de mudanças busca atuar.

Gestão de mudanças a nível individual

A gestão de mudanças a nível individual entende que as pessoas na organização podem apresentar resistência a novas mudanças.

Para que mudanças sejam implementadas com sucesso, é preciso entender o que os indivíduos da organização precisam escutar e, ainda, de quem precisam escutar.

O nível individual desse processo buscará facilitá-lo para cada pessoa de acordo com as suas necessidades e especificidades.

Para que essa tarefa seja realizada, utiliza-se apoio de campos de conhecimento como a neuropsicologia.

Gestão de mudanças a nível do projeto

Entendemos que pode ser difícil trabalhar o nível individual quando a mudança em questão afeta muitas pessoas.

Dessa forma, a gestão de mudanças a nível do projeto irá identificar quais grupos são afetados e como o impacto de uma nova iniciativa pode ser reduzido.

Nesse sentido, a gestão de mudanças irá trabalhar de maneira direta e conjunta com a gestão de projetos.

Mas como? Bom, enquanto a gestão de projetos se preocupa em desenvolver uma mudança ou solução e fazer com que ela seja implementada, a gestão de mudanças irá assegurar que a mudança em questão seja adotada e utilizada pelos indivíduos envolvidos nesta alteração.

Gestão de mudanças a nível organizacional

Por último, o nível organizacional se preocupará em fazer com que as mudanças sejam incorporadas nos processos e cotidiano da empresa.

Os líderes, então, precisam garantir que a empresa mantenha sua capacidade adaptativa em alta, diante das constantes mudanças que o nosso mundo enfrenta a fim de manter a empresa competitiva no mercado.

Trabalhando a gestão de mudanças nesses três níveis, a sua organização terá muito mais chances de sucesso frente os objetivos propostos.

Qual o principal objetivo da gestão da mudança?

A gestão de mudanças pode ser entendida como uma ação essencial para o alcance de vários objetivos, mas o seu objetivo principal é o de facilitar a transição bem-sucedida de uma situação atual para uma situação desejada dentro da organização. 

Em outras palavras, a gestão de mudanças visa assegurar que as mudanças organizacionais sejam implementadas de maneira eficaz, minimizando resistências e maximizando o engajamento dos colaboradores.

Podemos dividir esse macro-objetivo em diversos outros: 

• Minimizar resistências;
• Assegurar o engajamento dos colaboradores;
• Minimizar impactos negativos;
• Alinhar a mudança aos objetivos organizacionais;
• Promover uma cultura de mudança;
• Garantir a sustentabilidade da mudança;
• Maximizar o sucesso da iniciativa;
• Melhorar a resiliência organizacional.

O que é o processo de gestão de mudanças?

A gestão de mudanças não pode ser vista como correspondente a algumas ações ocasionais e improvisadas para que pessoas e equipes se adaptem a novidades.

Ela deve corresponder a um processo sistemático, um ciclo de ações a serem colocadas em prática sempre que houver uma mudança à vista.

As metas devem ser a minimização das resistências e a maximização da aceitação pelas equipes e colaboradores individualmente. 

Veja abaixo algumas etapas essenciais do processo de gestão de mudanças.

• Identificação e definição da mudança: nesta fase, a mudança proposta é identificada e definida com clareza para que os fatores motivadores sejam compreendidos juntamente com os objetivos e os impactos esperado;

• Avaliação do impacto da mudança: preveja os impactos em diferentes áreas, desde os processos e a estrutura até a cultura e as pessoas. Isso ajuda a antecipar desafios e a minimizar impactos negativos;
• Planejamento da mudança: a gestão de mudança depende da concepção de um plano com a definição de metas específicas, a alocação de recursos, a identificação de stakeholders e a criação de estratégias de comunicação;
• Engajamento dos stakeholders: comunique com transparência os objetivos e os benefícios esperados com mudança para envolver os stakeholders desde o início;
• Comunicação efetiva: um plano de comunicação é essencial para viabilizar a troca de informações durante a mudança. Defina a frequência das comunicações, os canais a serem utilizados e os mecanismos de recebimento de feedbacks;

• Treinamentos: os colaboradores que serão impactados pela mudança devem receber treinamentos adequados para desenvolverem as habilidades necessárias à adaptação; 
• Implementação da mudança: execute os passos definidos no planejamento da mudança, introduzindo-a gradualmente ou de forma mais definitiva, de acordo com a necessidade; 
• Avaliação: o progresso do processo de gestão de mudanças deve ser monitorado e avaliado continuamente para verificar se as metas estão sendo alcançadas;
• Gestão da resistência: é preciso antecipar e gerenciar as resistências à mudança, com a abordagem das preocupações e o fornecimento de suporte diante das mesmas;
• Consolidação e reforço: após a implementação da mudança, é hora de consolidar os ganhos e reforçar novos comportamentos e práticas para garantir a sustentação da mudança;
• Aprendizagem organizacional: após a implementação também é importante identificar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado para mudanças futuras. 

5 dicas para implementação da gestão de mudanças

Fique atento a essas dicas que queremos te dar porque elas tornarão todo o seu processo de implementação da gestão de mudanças mais fácil. Veja:

1. Não negligencie a fase do planejamento;
2. Estabeleça um time para liderar a mudança, mas não deixe de escutar todos os envolvidos;
3. Aprimore a comunicação interna;
4. Não diminua o ritmo;
5. Crie um senso de urgência e mostre a importância da mudança.

Essas dicas são simples, mas altamente eficazes. Não deixe de usá-las. Elas atuam juntamente com a gestão de mudança.

Quais os tipos de gestão de mudança?

Os tipos de gestão de mudanças mais conhecidos e utilizados são quatro: incremental, transformacional, evolucionária e revolucionária. 

A escolha de qual tipo implementar depende dos objetivos da empresa e das circunstâncias que levam à mudança.

Sendo assim, a compreensão de cada uma das quatro possibilidades auxilia na meta de promover um processo de gestão de mudanças eficiente. 

Vamos abordar em seguida os quatro tipos de gestão de mudanças. 

Mudança incremental 

A mudança incremental é aquela que promove melhorias graduais, acrescentando alguma coisa aos processos já existentes e não trocando-os por outros. 

É uma das possibilidades mais facilmente implementadas porque pode ser feita aos poucos e não depende de adaptações radicais. 

A utilização de uma nova plataforma para executar uma tarefa com a qual os colaboradores já estão familiarizados é um bom exemplo de mudança incremental que melhora e otimiza as tarefas e, portanto, não costuma enfrentar grandes resistências. 

Mudança transformacional

Temos aqui um tipo de mudança um pouco mais complexa, que costuma impactar o ambiente da empresa como um todo e tem a ver com as estratégias operacionais e administrativas. 

A mudança transformacional promove grandes alterações no dia a dia da rotina empresarial e, por isso, precisa contar com um excelente planejamento. 

Esse tipo de mudança torna-se necessário quando a empresa precisa lidar com desafios significativos como a troca de uma liderança ou a busca de um novo público-alvo de consumidores. 

Mudança evolucionária

A mudança evolucionária é aquela que tem a meta de manter a competitividade da empresa em seu nicho de mercado, buscando, para isso, ajustar suas operações. 

Assim, os processos são ajustados em função das novas metas. Isso acontece, por exemplo, quando um produto ou serviço precisa ser reelaborado para continuar sendo útil e vantajoso para os clientes. 

Mudança revolucionária

A mudança revolucionária é a mais impactante das quatro possibilidades e impacta toda a estrutura da empresa.

Ela remodela, inclusive, o posicionamento da marca afetando até mesmo os clientes e sendo necessária para superar situações de crise ou para viabilizar a expansão das atividades do negócio. 

Por conta de seu caráter revolucionário, um plano de gestão de mudanças detalhado é um item essencial.

Quais são os pilares da gestão de mudanças?

Os pilares da gestão de mudanças são três: os stakeholders, a capacitação das partes envolvidas e os impactos organizacionais. 

Vejamos em que consiste cada um deles. 

Stakeholders

Os stakeholders são as diferentes pessoas ou entidades afetadas pela operação da empresa e pelo estabelecimento de mudanças nessa operação.

Ou seja, os stakeholders correspondem às partes interessadas que podem ser impactadas em maior ou menor grau pela mudança estabelecida.

Podemos incluir entre eles os clientes, os usuários, os colaboradores, as equipes, os gestores, os acionistas, os órgãos regulamentadores, os investidores, entre outras possibilidades. 

Capacitação das partes interessadas

Sem a devida capacitação, familiarização e treinamento das partes envolvidas, a gestão de mudança corre sérios riscos de não ser bem-sucedida. 

Essa premissa vale inclusive nos casos de mudanças mais amenas, pois por não impactarem significativamente as rotinas, elas podem ser ignoradas caso a equipe e demais pessoas envolvidas não receba a capacitação adequada. 

Impactos organizacionais 

É impossível promover uma gestão de mudanças que não cause impactos e esses impactos demandam novas práticas e ações.

E é nesse aspecto que os gestores devem manter-se atentos. Para que os impactos sejam positivos, novas demandas vão surgir e precisam ser atendidas com celeridade. 

Pode ser necessária a mudança de um layout ou a incorporação de um novo sistema. Tudo vai depender da natureza da mudança.

A seguir, queremos te mostrar como a gestão de mudanças pode trabalhar em conjunto com um Sistema ESM para aprimorar os resultados da sua equipe de TI.

A gestão de mudanças aliada a um Sistema ESM

Dentro do Desk Manager, eficaz software de gerenciamento de serviços corporativos (ESM) você encontra diversas possibilidades de trabalhar a gestão de mudanças.

Queremos, a seguir, te mostrar como você pode realizar a gestão de mudanças na sua empresa de maneira a trazer melhores resultados através da nossa plataforma.

• Lista de GMUDs: dentro do Desk Manager, existe uma área separada para tratamento apenas de Mudanças. Desta forma, todo o trabalho de gestão de mudanças fica isolado da área de chamados, o que facilita o controle e acompanhamento da cada mudança programada;
• Formulário de GMUDs: cada mudança no Desk Manager pode ser criada através de um Assunto pré-definido (também chamado de Autocategoria). Essa Autocategoria pode ser configurada com diversos Campos Extras, criando-se assim um formulário para preenchimento da Requisição da Mudança que irá garantir que o requerente informe dados como Origem da Mudança, Data de Execução, Impactos, Plano de Retorno e outros dados que são importantes;
• Aprovação de GMUDs: a criação de novas Mudanças pode ser configurada com um fluxo de aprovação — dessa forma será possível seguir as orientações do ITIL e garantir que sua equipe execute as mudanças apenas se elas tiverem sido aprovadas por todos os envolvidos com o projeto (Coordenadores, Gestores e até mesmo Diretoria). A parte bacana é que a aprovação é realizada simplesmente por e-mail, o que facilita todo o trabalho;
• Agenda de GMUDs: além dos itens citados acima, o Desk Manager também contempla o recurso de Agenda de GMUDs, onde você pode consultar no formato de calendário todas as Mudanças que estão programadas para acontecer no período que for filtrado;
• Finalização das GMUDs: no final de todo o processo, sua equipe poderá finalizar a Mudança registrando se ela foi realizada com Sucesso ou Não — informação extremamente importante para gestão.

Essas funcionalidades dentro da plataforma Desk Manager irão ajudar, e muito, a implementação de novas mudanças, além do atendimento eficaz de chamados dos seus usuários. 

Que tal aproveitar que agora você já sabe bem mais a respeito de gestão de mudanças e testar o nosso software para o seu empreendimento? Solicite uma demonstração gratuita.