Comunicação interna: 7 práticas para melhorar a da sua empresa

Uma comunicação eficaz é crucial para o sucesso e a felicidade de todo tipo de relacionamento. No local de trabalho, a qualidade da comunicação interna muitas vezes fala muito sobre a saúde da própria organização.

Parece que as  empresas veem a comunicação com o colaborador mais como um gasto do que um gerador de receita, uma abordagem que pode ter consequências terríveis nos mais diversos fatores relacionados aos colaboradores, incluindo retenção e engajamento, sem mencionar seus resultados.

A boa notícia é que há muitas maneiras de melhorar sua comunicação interna a partir de agora, e é sobre isso que falaremos no texto de hoje.

O que é comunicação interna?

Antes de falarmos sobre como melhorar o marketing interno da sua empresa, é preciso saber o que é comunicação interna.

O nome autoexplicativo já indica que esse é um tipo de comunicação voltada para o público interno, ou seja, os colaboradores de uma organização.

A comunicação interna também é conhecida como marketing interno ou endomarketing, mas o objetivo é um só: criar relacionamento e focar no capital humano da empresa.

Assim como é importante cuidar do contato com os consumidores para estabelecer relacionamento e fidelizá-los, o mesmo deve ser aplicado com o quadro de funcionários da sua empresa.

Dessa forma, além de melhorar o clima organizacional, o endomarketing aumenta o engajamento, valoriza os profissionais e retém os talentos que atuam em seu negócio, aspectos indispensáveis para empresas que focam em diferenciais competitivos frente ao mercado.

Para isso acontecer, porém, a companhia precisa ser capaz de unificar a comunicação, garantindo que todas as informações relevantes e estratégias sejam repassadas para todos os colaboradores. Assim, além de deixar o time alinhado, a comunicação interna evita ruídos e falhas.

Além disso, a comunicação interna também ajuda a transformar a visão, a missão e os valores da empresa em ações práticas, fazendo com que esses pilares tão importantes para o sucesso de um negócio permaneçam fortes na mente da equipe, e não seja apenas algumas palavras escritas na parede da organização.

Um processo de comunicação sólido fortalece a empresa, melhora a visão dos colaboradores e aumenta o engajamento. Mas, para chegar até esses benefícios, é preciso saber como implementar e melhorar o marketing interno da sua empresa.

A seguir, veja como você pode fazer para deixar seus funcionários mais satisfeitos e bem informados.

Como melhorar a comunicação interna da sua empresa?

Aqui estão doze dicas úteis que podem ser colocadas em prática facilmente para melhorar a comunicação interna da sua empresa.

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1. Primeiro, faça uma autoavaliação

Todos querem colegas abertos e comunicativos, mas e as suas próprias habilidades de comunicação?

A maioria das pessoas acaba percebendo que poderia fazer um trabalho melhor ao compartilhar ideias e informações com outras pessoas, e é por isso que examinar sua abordagem pessoal é uma ótima forma de começar.

Talvez você possa considerar fazer uma aula sobre comunicação — as universidades locais podem até oferecer programas gratuitos.

Especialmente para aqueles em posições de liderança, é importante ser tão comunicativo quanto você espera que seu pessoal seja.

Outra dica para os líderes é estabelecer o tom para uma cultura de comunicação interna aberta, a fim de estabelecer um padrão para todas as outras formas de comunicação da empresa.

Se você começar avaliando suas próprias habilidades de comunicação e se esforçar ao máximo para praticar o que prega, seus colegas estarão mais propensos a seguir sua liderança. Apenas lembre-se que uma boa comunicação começa por você.

2. Defina objetivos para a comunicação interna

Por mais importante que o endomarketing seja, ele não deve ser feito por fazer: é preciso ter as metas e objetivos da comunicação interna bem definidos.

Por isso, antes mesmo de colocar as ações de marketing interno em prática, reúna os responsáveis pela comunicação interna para que, juntos, decidam o que a empresa deseja fazer.

Pode ser que o objetivo seja aumentar o engajamento dos colaboradores com a organização, evitar a “rádio peão”, melhorar o clima organizacional, estimular as relações interpessoais na empresa… São variadas as motivações de uma comunicação interna.

Apesar de ser importante ter uma meta em mente, é preciso saber que esse objetivo não é sempre o mesmo.

A partir do momento que a primeira meta é alcançada, novas vão surgindo, e isso irá influenciar nas estratégias de comunicação internas executadas.

3. Faça perguntas

Como seu pessoal gosta de se comunicar?

Não há duas pessoas iguais, e nem todo mundo prefere enviar e receber informações da mesma maneira.

Seus colaboradores preferem se comunicar através dos seus smartphones? Por meio de pesquisas ou newsletters? Cara a cara?

Esse tipo de conhecimento pode ajudar muito você a elaborar um plano mais eficaz para a comunicação interna no cotidiano da empresa, especialmente se você fizer um esforço para manter o público-alvo e os ouvintes certos em mente, dependendo da sua mensagem.

Mesmo que a resposta seja positiva em relação à comunicação via aplicativos, os colaboradores mais velhos ainda podem preferir métodos mais tradicionais, como o telefone ou e-mails, e você deve levar isso em consideração.

Você também pode pedir a seus colegas de trabalho que pensem em como você e sua organização podem melhorar as comunicações.

Reunir esse tipo de informação não requer necessariamente uma pesquisa formal (embora funcione também). Em vez disso, comece perguntando.

Perguntar pessoalmente a cada membro da sua equipe para descobrir suas necessidades específicas também demonstrará que você valoriza a contribuição deles e está disposto a agir de acordo com isso — sempre um ponto positivo para a moral dos colaboradores.

4. Analise como a sua organização se comunica atualmente

Melhorar a comunicação é impossível se você não identificar a causa dos problemas. Pergunte-se: eu conheço todos os canais que a minha organização está usando?

Os métodos de comunicação, como e-mail, bate-papo em equipe, plataformas de videoconferência e até mesmo a antiga espera do telefone, têm seus prós e contras específicos. Mas alguns provavelmente serão mais eficientes que outros.

E-mails, por exemplo, provavelmente não são a melhor maneira de ter uma conversa com alguém, e é por isso que algumas empresas estão começando a preferir software de intranet social e ferramentas de colaboração.

Faça uma lista de suas ferramentas de comunicação interna atuais e faça uma avaliação honesta sobre quais você acha que estão funcionando e quais precisam ser substituídas ou atualizadas.

Quando você faz mudanças, procure por ferramentas que permitam que você seja o mais variado possível em seus métodos de comunicação e torne fácil experimentar diferentes formatos, como:

• Entrevistas;
• Debates;
• Reportagens;
• Comentários;
• Infográficos;
• Quadrinhos;
• Vídeos;
• Podcasts;
• Webinars;
• Comunicados de imprensa;
• Etc.

O céu é o limite!

5. Adeque o tom de voz

Não adianta passar a trabalhar a comunicação interna com sua equipe se você não consegue captar sua atenção para a informação passada.

Por isso, tão importante quanto definir o que será dito, é saber como abordar as temáticas.

Se sua empresa optou pelo e-mail como um dos canais de comunicação interna, não precisa se preocupar com a formalidade excessiva ou com recados enormes. Foque em passar a mensagem de forma clara, objetiva e, principalmente, amigável.

Afinal, por mais que seu negócio seja formal, isso não significa que todo recado enviado aos colaboradores precisa seguir esse padrão.

Até porque, como vimos, a comunicação interna é uma forma de estabelecer uma conversa com o time, e você certamente não conversaria de uma forma tão culta ao esbarrar com um colega de trabalho na cozinha, certo?

Então, evite fazer isso em suas ações de endomarketing.

5. Acompanhe os resultados das ações

Não é porque estamos falando de marketing interno que não é necessário acompanhar resultados. Os dados são parte indispensável do marketing, e na comunicação interna eles podem ser especialmente úteis.

Por meio do acompanhamento de resultados, sua empresa pode conferir quais ações performaram melhor, quais não foram tão interessantes assim, além de fazer testes A/B, analisando, por exemplo, qual tom de voz “conversa” melhor com os colaboradores.

Assim, ao enviar um comunicado via e-mail, por exemplo, não esqueça de analisar a taxa de abertura. Se houver possibilidade de responder (o que precisa ser feito), veja como é o engajamento com base no número de respostas.

6. Reorganize o escritório

Se você trabalha em um espaço de trabalho tradicional ao lado de seus colegas (e isso é um grande “se”, já que isso é cada vez mais raro), um dos melhores e mais óbvios passos para melhorar a comunicação é pensar em sua planta.

Cubículos e divisórias podem servir para melhorar a paz e a tranquilidade, mas também podem isolar colaboradores e bloquear a comunicação interna eficaz.

Se você acha que pode ser o caso, tente reorganizar a configuração do seu escritório para torná-lo mais “aberto”. Isso pode facilitar a interação e a colaboração entre os funcionários, sem mencionar tornar seu escritório um ambiente mais agradável em geral.

Você também pode pensar em permitir que sua equipe mude de mesa de tempos em tempos, dependendo dos seus projetos ou colaborações atuais.

Pense no modelo de trabalho do Spotify. Eles criam squads para trabalhar em projetos específicos, desta forma a mudança de lugar durante os dias que serão dedicados ao projeto irá melhorar significativamente a interação entre as ambas equipes.

7. Desencoraje a comunicação unilateral

Muitas empresas adotam uma abordagem em cascata para a comunicação, que há muito tempo é a maneira padrão de compartilhar informações.

E não é difícil entender o porquê: a comunicação top-down contém um elemento de controle que a torna atraente para os responsáveis ​​por moldar as narrativas corporativas.

Mas a comunicação unidirecional só conta metade da história.

O fato é que encontrar maneiras de facilitar conversas de mão dupla — seja pessoalmente ou através de meios tecnológicos — é uma maneira muito melhor de garantir que uma ampla gama de vozes em sua empresa seja ouvida.

Você pode ficar surpreso com o que ouve e talvez não saiba, mas, de qualquer forma, certamente será uma representação mais autêntica da verdadeira voz de sua empresa.

8. Use uma “caixa de sugestões” anônima

Por mais antigo que possa parecer, essa é mais uma ótima maneira de melhorar a comunicação no trabalho de maneira rápida e fácil.

As pessoas nem sempre se sentem à vontade para expor publicamente suas preocupações, e é por isso que adotar uma abordagem anônima pode ser a única coisa que facilita o feedback honesto e aberto.

Tudo que você precisa é de uma caixa, um bloco de papel e uma caneta. Claro, você também pode direcionar seus colaboradores para uma versão virtual, que servirá ao mesmo propósito.

Pode demorar um pouco para sua equipe começar a fazer sugestões. Mas não desista. Se as sugestões demorarem a chegar, peça ao seu líder de equipe que incentive seus colegas de equipe e talvez até quebre o gelo sugerindo mudanças por conta própria.

O resultado final é que, uma vez que  você consiga extrair feedback regular e uma avaliação honesta, sua ação resultará em melhoria contínua.

10. Faça pesquisas de satisfação com os colaboradores

Outra forma de melhorar a comunicação interna é por meio do retorno dos colaboradores. Por isso, inclua pesquisas de satisfação na rotina da sua organização.

Tão importante quanto oferecer feedback para o seu time é procurar saber o que eles estão achando sobre a empresa, a estrutura oferecida, as oportunidades e, sobretudo, as ações de endomarketing.

O feedback de um colaborador pode ajudar a identificar gargalos na comunicação, assim  como dar novas ideias para implementar e melhorar essa área.

11. Identifique um propósito comum

Toda organização tem um propósito comum, embora nem sempre seja totalmente articulada. Mas identificar e esclarecer objetivos comuns pode ter vários benefícios.

Afinal, não há nada mais importante para uma equipe do que seus membros estarem na mesma página.

Antigamente esse propósito era chamado de “missão da empresa”. Hoje em dia, um novo e mais ousado nome surgiu: o Propósito Transformador Massivo, também conhecido como PTM.

O objetivo comum é muitas vezes acima e além de um objetivo comercial. Pense no PTM do Google: “Organizar a informação do mundo”. Ousado, não é?

12. Avalie a cultura organizacional

Por fim, outro ponto que pode melhorar a comunicação interna da sua empresa é avaliar a cultura organizacional implementada hoje.

Quais são os conjuntos de valores, crenças, posicionamentos, regras de conduta em sua organização? Elas ainda fazem sentido para a situação atual do seu negócio? Mais do que isso: os colaboradores sabem cada um desses aspectos? Vivem eles no dia a dia?

Uma cultura organizacional só é válida quando os funcionários estão envolvidos nela, e colocam em prática cada um dos pilares que a compõem. Para isso, no entanto, é preciso que a empresa trabalhe cada ponto em suas ações de endomarketing.

Por isso, é indispensável que a comunicação interna e a cultura da empresa andem lado a lado, afinal, eles irão se fortalecer à medida que forem mais propagados e colocados em prática.

Assim, podemos concluir que toda essa nossa conversa sobre comunicação interna está ligada à cultura organizacional de uma organização.

Uma comunicação ruim não oferece o senso de pertencimento, não reforça os valores da empresa, aumenta os níveis de insatisfação, diminui a produtividade e até aumenta a taxa de turnover.

Por isso, agora que você já sabe como melhorar a comunicação interna da sua empresa, aproveite para saber também o que é cultura organizacional e como você pode fortalecê-la diariamente entre seus colaboradores. Boa leitura!