Comunicação interna: o que é, 11 exemplos e como aplicar14 min read

Uma comunicação eficaz é muito importante para o sucesso e a felicidade de todos os tipos de relacionamento. Por isso, no contexto organizacional, a qualidade da comunicação interna está relacionada à saúde da própria organização.

No entanto, a comunicação com o cliente tende a ser mais valorizada e muitas empresas veem a comunicação com o colaborador mais como um gasto do que como um gerador de receita. 

Essa abordagem pode ter consequências terríveis para diversos fatores que se relacionam diretamente à atuação dos colaboradores, como a retenção de clientes e o engajamento interno no alcance de metas, sem mencionar os resultados financeiros da empresa.

A boa notícia é que há muitas maneiras de aplicar e melhorar a sua comunicação interna a partir de agora. E é sobre isso que falaremos no texto de hoje.

Continue a leitura!

O que é comunicação interna?

Antes de falarmos sobre como melhorar a comunicação com os seus colaboradores, você precisa entender claramente o que é comunicação interna.

O nome autoexplicativo já indica que esse é um tipo de comunicação voltada para o público interno, ou seja, as equipes atuantes em uma organização.

A comunicação interna está diretamente relacionada ao endomarketing e é parte essencial de um programa de comunicação integrada. Seu principal objetivo é criar um bom relacionamento com os colaboradores, mantendo-os sempre bem informados e focando no capital humano da empresa.

Assim como é importante cuidar do contato com os consumidores para estabelecer relacionamento e fidelizá-los, o mesmo deve ser aplicado com o quadro de funcionários da sua empresa.

Dessa forma, além de melhorar o clima organizacional, a comunicação interna aumenta o engajamento, valoriza os profissionais e retem os talentos que atuam em seu negócio, aspectos indispensáveis para quem quer focar na criação de diferenciais competitivos frente à concorrência.

Para isso acontecer, porém, a companhia precisa ser capaz de unificar a comunicação, garantindo que todas as informações relevantes e estratégias sejam repassadas para todos os colaboradores. 

Assim, além de deixar o time alinhado, a comunicação interna evita ruídos e falhas, proporcionando um maior engajamento com as metas, cultura e diretrizes gerais do negócio.

Ou seja, a comunicação interna ajuda a transformar a visão, a missão e os valores da empresa em ações práticas, fazendo com que esses pilares tão importantes para o sucesso de um negócio permaneçam fortes na mente da equipe, e não seja apenas algumas palavras escritas na parede da organização.

Um processo de comunicação sólido fortalece a empresa, melhora a visão dos colaboradores e aumenta o engajamento. Mas, para alcançar esses benefícios, o investimento em comunicação interna precisa ser bem planejado e estruturado. 

Elementos do processo de comunicação

Para avançar no caminho mencionado acima, você precisa entender, primeiramente que todo processo de comunicação depende da existência de uma mensagem a ser transmitida e de três outros elementos:

Emissor

E quem transmite a mensagem. Normalmente, em uma iniciativa de comunicação interna, o emissor é um gestor da empresa. Sua missão deve ser a transmissão de informações, metas, orientações, diretrizes e feedbacks de forma clara, assertiva e precisa. 

No entanto, é importante que a comunicação interna não seja unidirecional, ou seja, no caso do gestor se comunicando com a equipe, é preciso incentivar os colaboradores a responderem à mensagem transmitida com feedbacks que podem ser muito valiosos;

Canal

Trata-se do meio utilizado para a transmissão da mensagem. Por exemplo, a comunicação interna pode ser presencial e estabelecida através da oralidade, mas também pode ocorrer pelos diferentes meios digitais disponíveis na atualidade;

Receptor

E a pessoa ou equipe que precisa receber a mensagem. Para que a comunicação seja efetiva, é importante considerar no momento da elaboração e transmissão da mensagem o perfil do receptor, com características relacionadas ao seu conhecimento, linguagem, necessidades e habilidades.

Diferença entre comunicação interna e endomarketing

Embora comunicação interna e endomarketing sejam conceitos relacionados, eles possuem objetivos e abordagens distintas no ambiente corporativo e entender essas diferenças é importante para implementar estratégias eficazes em cada área.

Como vimos, a comunicação Interna refere-se a todas as práticas e ferramentas utilizadas para facilitar o fluxo de informações entre os colaboradores e os diversos níveis hierárquicos da empresa. 

Seu objetivo principal é garantir que todos estejam alinhados sobre metas, políticas, processos e mudanças organizacionais. 

Além disso, a comunicação interna visa promover transparência, engajamento e integração entre as equipes, fortalecendo o senso de pertencimento e colaboração.

O endomarketing, por sua vez, é uma estratégia de marketing voltada para o público interno da empresa: seus colaboradores. 

Enquanto a comunicação interna foca na transmissão de informações, o endomarketing busca engajar emocionalmente os funcionários, promovendo campanhas e ações que reforcem a cultura organizacional, valorizem o time e melhorem o ambiente de trabalho. 

Ele está mais ligado à construção de uma experiência positiva para os colaboradores, atuando como uma ferramenta para aumentar a motivação e, consequentemente, a produtividade, além de melhorar a imagem da empresa internamente.

Em resumo, enquanto a comunicação interna se concentra no fluxo de informações para manter os colaboradores bem informados, o endomarketing utiliza estratégias mais promocionais para reforçar o compromisso dos funcionários com os objetivos da empresa.

Juntas, essas práticas se complementam, contribuindo para um ambiente corporativo mais alinhado e engajado.

Benefícios da comunicação interna das empresas

A comunicação interna eficaz desempenha um papel importante no sucesso organizacional, trazendo benefícios significativos tanto para a empresa quanto para os colaboradores. 

Ao investir nessa área, sua empresa consegue melhorar diversos aspectos da operação como um todo e do ambiente de trabalho.

O engajamento dos colaboradores é um dos benefícios mais evidentes, pois ao manter todos informados sobre as metas, resultados e desafios, a empresa faz com que os colaboradores se sintam mais conectados com os objetivos da empresa, o que os motiva a se dedicar mais ao trabalho. 

Nesse sentido, o sentimento de pertencimento também é fortalecido, pois os funcionários percebem que suas opiniões e contribuições são valorizadas. Isso gera um ambiente mais coeso e colaborativo.

A melhoria da imagem institucional interna é um reflexo direto desse engajamento. Uma comunicação transparente e eficiente constrói uma relação de confiança entre a empresa e seus colaboradores, o que melhora o clima organizacional e cria um ambiente positivo, com maior colaboração e interação entre as equipes. 

Tudo isso leva ao aumento da produtividade, pois colaboradores motivados e bem informados são mais eficazes no desempenho de suas funções.

Além disso, uma comunicação interna sólida ajuda a reduzir a taxa de rotatividade, pois cria um ambiente mais estável e com melhores perspectivas de crescimento profissional. 

Ao mesmo tempo, ela também diminui a circulação de informações falsas, os conhecidos boatos e fofocas, garantindo que todos recebam informações claras e confiáveis diretamente da própria empresa.

Outro benefício importante é a integração facilitada de novos colaboradores. Eles conseguem se adaptar mais rapidamente ao novo ambiente, com acesso a informações sobre a cultura organizacional, processos e valores da empresa. 

Além disso, durante períodos de crise, a comunicação interna bem estruturada pode ajudar a reduzir os efeitos negativos internos, minimizando boatos e mantendo todos alinhados.

Com todos esses benefícios, a comunicação interna se consolida como uma ferramenta estratégica para o sucesso e a sustentabilidade da empresa.

Exemplos de ferramentas de comunicação interna

A comunicação interna envolve uma variedade de ferramentas e canais que ajudam a manter os colaboradores informados e engajados. 

Vamos ver alguns exemplos comuns de como as empresas podem utilizar esses recursos. É claro que vários deles podem e devem ser empregados paralelamente. Confira quais são os principais:

• Intranet: a intranet é uma plataforma digital privada que centraliza informações, documentos e comunicados importantes. Ela facilita o acesso à política interna, atualizações de projetos e outros conteúdos essenciais de maneira organizada;
• Aplicativos internos: cada vez mais as empresas estão adotando aplicativos móveis internos que oferecem funcionalidades como acesso a escalas de trabalho, comunicados da empresa e até mesmo integração com sistemas de feedback;
• Rede social corporativa: redes sociais internas podem estimular a comunicação em tempo real entre equipes. Essas redes criam um espaço de troca de informações rápidas e descomplicadas, promovendo a interação entre os colaboradores;
• E-mails: o e-mail continua sendo um dos canais mais tradicionais e importantes para a comunicação interna, sendo utilizado para enviar comunicados, atualizações e informações específicas para grupos ou para toda a empresa;
• Newsletter: é uma maneira eficaz de enviar atualizações regulares sobre o desempenho da empresa, lançamentos de produtos, eventos internos e outros temas relevantes;
• Manual do colaborador: o manual é uma ferramenta essencial para orientar os novos funcionários sobre a cultura da empresa, as políticas internas e os benefícios oferecidos. Ele também serve como um guia prático para o dia a dia das equipes;
• Murais de recados: embora mais tradicionais, os murais de recados ainda são comuns em muitas empresas, principalmente em áreas que não têm acesso constante à internet. Eles ajudam a divulgar comunicados, informações importantes, procedimentos específicos ou eventos internos;
• Reuniões: as reuniões, sejam presenciais ou virtuais, são um dos métodos mais eficazes de comunicação interna, permitindo o alinhamento de equipes, a discussão de estratégias e a resolução de problemas;
• Videoconferências: cada vez mais populares, especialmente com o aumento do trabalho remoto, as videoconferências são uma maneira de aproximar equipes distribuídas geograficamente, mantendo todos na mesma página;
• Caixa de sugestões: a caixa de sugestões, seja física ou digital, permite que os colaboradores compartilhem suas ideias, preocupações ou soluções de forma anônima, promovendo a participação ativa no ambiente corporativo;
• Treinamentos: oferecer treinamentos regulares, seja para desenvolvimento profissional ou integração de novos colaboradores, é uma forma importante de comunicação interna. Eles ajudam na transmissão de conhecimento e na adaptação de todos às necessidades da empresa.

Cada um desses exemplos de comunicação interna desempenha um papel importante no fortalecimento da conexão entre a empresa e seus colaboradores. 

Cabe aos gestores, a partir das diretrizes internas e do próprio feedback e perfil dos colaboradores, selecionar as formas mais adequadas de comunicação.

A seguir, veja como você pode fazer para deixar seus funcionários mais satisfeitos e bem informados.

Como aplicar a Comunicação Interna na sua empresa?

Vamos ver agora doze dicas úteis que podem ser colocadas em prática facilmente para aplicar e aprimorar a comunicação interna da sua empresa.

Ficou interessado? Então continue a leitura!

1. Faça uma autoavaliação

Todos querem colegas abertos e comunicativos, mas e as suas próprias habilidades de comunicação?

A maioria das pessoas acaba percebendo que poderia fazer um trabalho melhor ao compartilhar ideias e informações com outras pessoas, e é por isso que examinar sua abordagem pessoal é uma ótima forma de começar.

Talvez você possa considerar fazer uma aula sobre comunicação e desenvolver esse soft skill  — as universidades locais podem até oferecer programas gratuitos.

Especialmente para os profissionais em posições de liderança, é importante ser tão comunicativo quanto você espera que seu pessoal seja.

2. Defina objetivos para a comunicação interna

Por mais importante que a comunicação interna seja, muitas vezes ela é negligenciada, “feita por fazer”. Para que isso não aconteça, é preciso ter as metas e objetivos de comunicação bem definidos.

Por isso, antes de colocar as ações de marketing interno em prática, você deve reunir a sua equipe de comunicação para que os objetivos e metas sejam definidos conjuntamente e não traçados de forma superficial pelos gestores.

3. Analise como a sua empresa se comunica atualmente

Faça uma lista de suas ferramentas de comunicação interna atuais e promova uma avaliação honesta sobre quais delas você acha que estão funcionando e quais precisam ser substituídas ou atualizadas.

Quando você fizer mudanças, procure por ferramentas que permitam a variação dos seus métodos de comunicação e tornem simples a experimentação de diferentes formatos, como:

• Entrevistas;
• Debates;
• Reportagens;
• Comentários;
• Infográficos;
• Quadrinhos;
• Vídeos;
• Podcasts;
• Webinars;
• Comunicados de imprensa;
• Etc.

4. Acompanhe os resultados das ações

Não é porque estamos falando de comunicação interna que não é necessário acompanhar os resultados. Os dados são especialmente úteis na comunicação interna.

Por meio do acompanhamento de resultados, sua empresa pode conferir quais ações performaram melhor, quais não foram tão interessantes assim, além de fazer testes A/B, analisando, por exemplo, qual tom de voz “conversa” melhor com os colaboradores.

Assim, ao enviar um comunicado via e-mail, por exemplo, não esqueça de analisar a taxa de abertura. Se houver possibilidade de responder (o que precisa ser feito), veja como é o engajamento com base no número de respostas.

5. Reorganize o escritório

Se você trabalha em um espaço tradicional ao lado de seus colegas, um dos melhores e mais óbvios passos para melhorar a comunicação interna é pensar em sua planta.

Cubículos e divisórias podem isolar os colaboradores e bloquear a comunicação interna eficaz.

Se você acha que esse é o caso da sua empresa, tente reorganizar a configuração do seu escritório para torná-lo mais “aberto”. Isso pode facilitar a interação e a colaboração entre os funcionários e tornar seu escritório um ambiente muito mais agradável.

6. Faça pesquisas de satisfação e incentive os feedbacks

Outra forma de melhorar a comunicação interna é por meio do retorno dos colaboradores. Por isso, inclua pesquisas de satisfação na rotina da sua empresa.

Tão importante quanto oferecer feedback para o seu time é procurar saber o que eles estão achando sobre a empresa, a estrutura oferecida, as oportunidades e, sobretudo, as ações de comunicação interna.

O feedback de um colaborador pode ajudar a identificar gargalos na comunicação, assim  como dar novas ideias para implementar e melhorar essa área.

Você também pode utilizar uma caixa de sugestões anônima. As pessoas nem sempre se sentem à vontade para expor publicamente suas preocupações, e é por isso que adotar o anonimato pode facilitar o feedback honesto e aberto.

O resultado final é que, uma vez que você consiga extrair um feedback regular e uma avaliação honesta, sua ação resultará em melhoria contínua.

Busque evitar ao máximo a comunicação unidirecional, encontrando maneiras de facilitar conversas de mão dupla, seja pessoalmente ou através de meios tecnológicos. Assim, você garante que uma ampla gama de vozes seja ouvida.

7. Avalie a cultura organizacional

Por fim, outro ponto que pode melhorar a comunicação interna da sua empresa é avaliar a cultura organizacional implementada hoje.

Quais são os conjuntos de valores, crenças, posicionamentos e regras de conduta vigentes em sua empresa? Elas ainda fazem sentido para a situação atual do negócio? Mais do que isso: os colaboradores conhecem cada um desses aspectos? 

Uma cultura organizacional só é efetiva quando os funcionários estão engajados com seus pilares e colocam em prática cada um dos princípios que a compõem. 

Ou seja, é indispensável que a comunicação interna e a cultura da empresa andem lado a lado, afinal, eles irão se fortalecer à medida que forem mais propagados e colocados em prática.

Uma comunicação interna ruim não alcança o senso de pertencimento, não reforça os valores da empresa, aumenta os níveis de insatisfação, diminui a produtividade e até aumenta a taxa de turnover.