Entenda como transformar a gestão do seu negócio usando melhor a sua agenda
Uma das principais competências que os gestores devem desenvolver como forma de trabalhar o sucesso da empresa é a habilidade de gerenciar o tempo, planejando como ele deve ser (bem) utilizado para que as diferentes tarefas individuais, suas e de sua equipe, e também as coletivas, cumpram os objetivos desejados.
Por meio de boas práticas de administração do tempo, diversos aspectos relacionados à gestão do negócio ganham um impulso positivo, entre os quais ganhos de produtividade de todo o time, bem como uma maior integração entre os colaboradores, uma vez que há a percepção geral de que todos estão atuando de maneira organizada e conjunta.
É importante ressaltar que várias técnicas de gestão do tempo acontecem em nível comportamental, consolidando essa soft skill nas lideranças e integrantes da equipe.
No entanto, existem ferramentas digitais criadas especialmente para facilitar a tarefa de distribuir as diversas atividades ao longo do tempo que, como é sabido, trata-se de um ativo escasso, finito e, portanto, extremamente precioso.
A utilização de uma agenda online revela-se, assim, um instrumento poderoso para transformar a gestão do negócio de maneira positiva, pelas facilidades que o sistema oferece aos usuários para o planejamento, execução e controle de suas tarefas e atribuições ao longo do tempo.
Por essa razão, quando a mentalidade voltada para a busca de maior produtividade se junta com as vantagens de ordem prática que um software de agenda online proporciona, os resultados alcançados são potencializados, beneficiando não apenas um departamento específico, mas a empresa como um todo.
Por que a gestão do tempo é importante?
Saber administrar bem o tempo permite ao gestor definir quais são as atividades prioritárias, organizando junto com sua equipe a melhor forma de desenvolvê-las ao longo de um determinado período de tempo.
Nesse sentido, é importante que o líder saiba delegar tarefas aos colaboradores, abrindo espaço em sua própria agenda para se debruçar sobre questões estratégicas, de aperfeiçoamento de processos e de relacionamento com clientes, entre outros assuntos.
Um dos segredos para uma gestão do tempo bem-sucedida é o planejamento e o conhecimento da equipe de trabalho, identificando a pessoa certa para cada atividade, em função de suas competências profissionais.
Dessa forma, os funcionários sentem-se valorizados, pois apreciam a autonomia e confiança neles depositados, gerando um consequente aumento de produtividade individual e da equipe.
Comportamentos essenciais para uma boa gestão do tempo
A capacidade de gerenciar o tempo demanda algumas habilidades e competências específicas. Entre as principais, merecem destaque:
- Organização
Talvez não seja tão intuitivo, mas manter o espaço físico organizado é fundamental para a boa gestão do tempo, pois evita que preciosos minutos sejam perdidos em busca de algo que está ali perdido.
O mesmo vale para o espaço virtual do computador, mantendo sempre a organização de diretórios, pastas e arquivos.
- Liderança colaborativa
Mobilizar o time ao redor das estratégias e objetivos da empresa traz ganhos importantes em termos de gestão do tempo.
Ao apresentar aos funcionários os rumos da organização e as maneiras como se planeja alcançar as metas, o gestor está em condições de delegar responsabilidades de acordo com as competências individuais e, assim, distribuir ao longo do tempo as respectivas atividades de cada um.
- Compreensão do modelo “fornecedor x cliente interno”
Não são poucas as situações em que o fluxo de atividades aponta para uma relação “fornecedor x cliente interno” entre dois ou mais colaboradores, em que o trabalho desenvolvido por um impacta diretamente no desempenho do outro.
Quando isso fica claro para cada integrante da equipe, cresce a consciência sobre a importância de atuar de acordo com os processos estabelecidos e que é preciso estar atento a uma série de aspectos relacionados ao trabalho, como, por exemplo, o cumprimento de prazos de execução.
- Uso de ferramentas online
A adoção de um software agenda online auxilia bastante na tarefa de aprimorar a gestão do tempo, tanto individualmente por parte do gestor quanto no que se refere ao planejamento e distribuição das atividades dos membros da equipe.
Da mesma forma, é uma ferramenta importante para as empresas que trabalham com agendamento para realizar o atendimento de clientes, pois otimiza a distribuição de horários e valoriza o tempo de cada profissional.
Por que a agenda online ajuda na transformação do seu negócio?
Além de organizar atividades ao longo do tempo, trazendo maior agilidade e sistematização aos processos internos, a agenda online proporciona uma série de benefícios importantes para a empresa. Confira!
- Ações transparentes
O uso do software permite que as mais variadas atividades e tarefas sejam compartilhadas entre todos os integrantes da equipe.
A transparência reforça a integração entre os funcionários, ao mesmo tempo em que fortalece a interação horizontal entre gestores e colaboradores, o que é muito importante em termos de motivação, engajamento e comprometimento.
- Todos na mesma página
Ao organizar em um único sistema — que está disponível a todos — a agenda de atividades, reuniões, treinamentos e eventos, a empresa mantém cada colaborador alinhado em relação ao todo, permitindo que construam seu cronograma individual de tarefas com mais assertividade.
- Sistematização de desempenho
A agenda online proporciona aos colaboradores avaliar sua performance semanal ou mensal.
Como o sistema faz o registro de todas as atividades realizadas ao longo do período, os dados armazenados apontam a quantidade de horas dispendidas em cada uma delas, levando o usuário a entender de que forma utilizou o seu tempo e o que pode ser feito para melhorar sua produtividade.
- Autonomia, autoavaliação e autorresponsabilidade
A somatória das ações provenientes dos itens anteriores dá ao gestor e sua equipe a clara percepção de como as atividades realizadas resultaram efetivamente em ganhos de produtividade e de otimização do tempo, gerando valor para a empresa.
Fica claro a cada usuário do sistema que as atitudes individuais têm impacto direto no ambiente coletivo e traz consequências aos resultados da organização.
Assim, tornam-se capazes de construir uma autonomia própria para definir uma nova tarefa individual ou coletiva, ou, até mesmo, rejeitar um agendamento proposto, caso considerem que sua participação não trará benefícios concretos.
Simples Agenda, o software que vai transformar a sua empresa!
A contratação de uma agenda online requer que a solução traga em si os recursos necessários para atender às necessidades da empresa.
Trata-se de um instrumento de promoção de diversos aprimoramentos internos, e até mesmo externos, pois também alcança clientes e fornecedores.
Por ser um software completo, que oferece a integração entre a agenda online com outras funcionalidades relacionadas à gestão empresarial, o Simples Agenda entrega uma ferramenta digital que atende às diferentes e variadas demandas da organização.
O sistema é 100% online, com armazenamento em nuvem de todas as informações. Sua interface é bastante intuitiva e fácil de ser usada.
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