Onboarding: o que é, como funciona e como fazer19 min read

O sucesso de uma empresa depende diretamente das pessoas que fazem parte dela. Mais do que instalações físicas ou recursos materiais, uma organização é representada pelas suas equipes. Por isso, os processos de onboarding não podem ser encarados como uma mera formalidade.

Atrair e reter os melhores talentos exige mais do que apenas apresentar a empresa e suas instalações aos novos colaboradores. A coerência entre a cultura organizacional e a postura das equipes é essencial para que um negócio prospere, independentemente de seu segmento. 

Nesse contexto, é preciso contar com uma estratégia bem estruturada para garantir que os novos funcionários se sintam acolhidos e preparados para desempenhar suas funções com excelência. 

Se sua meta  é criar um bom processo de onboarding, você está no lugar certo. Nos tópicos seguintes, vamos explicar o que é onboarding e por que ele é uma ferramenta estratégica tão importante. 

Também discutiremos como funciona esse processo de integração e quais são seus benefícios, além de apresentar um passo a passo para te ajudar a garantir que novos colaboradores sejam integrados de maneira eficiente.

Continue a leitura e descubra como transformar o onboarding em uma vantagem competitiva para o seu negócio.

Onboarding: o que é?

A palavra “onboarding” pode ser traduzida literalmente como “embarcar” ou “a bordo”. No contexto geral, o termo remete ao processo de integração ou acolhimento de alguém em um novo ambiente, seja ele físico, social ou profissional.

Assim, ele pode ser entendido como a introdução inicial de uma pessoa a um novo cenário, com o objetivo de facilitar sua adaptação e garantir uma transição tranquila. Por isso, o onboarding faz tanto sentido em contextos empresariais e, sobretudo, na gestão de pessoas. 

A ideia de “embarcar em uma jornada” reflete o espírito por trás do termo: um começo guiado e estruturado, que promove a familiarização de maneira eficiente e acolhedora. 

Onboarding: o que é?

É muito provável que, ao ler este artigo, sua meta seja saber como fazer o onboarding funcionar na prática.

Mas, antes de entender como implementar um onboarding eficiente, é fundamental compreender o que realmente significa esse processo, pois muitos gestores ainda o veem como uma simples recepção, um evento de boas-vindas, ou até mesmo o confundem com as etapas burocráticas do processo de admissão. 

Para que o onboarding realmente funcione em sua empresa, o primeiro passo é saber que ele vai muito além disso.

O onboarding é um processo sistemático de integração de novos colaboradores em uma organização. 

Ele tem como objetivo ajudar esses profissionais a compreenderem suas funções, responsabilidades e o ambiente de trabalho, promovendo uma adaptação eficiente tanto aos aspectos sociais quanto às demandas de desempenho do novo emprego.

Esse processo é desenhado para familiarizar os novos colaboradores com a cultura organizacional, os valores da empresa e suas atividades cotidianas, ao mesmo tempo em que facilita a construção de relações interpessoais. 

Portanto, mais do que um evento isolado, o onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho, com ações como comunicação pré-chegada, envio de informações sobre a empresa, preenchimento de documentações e organização de um cronograma inicial.

Um onboarding bem estruturado também inclui um planejamento cuidadoso do primeiro dia de trabalho, garantindo que o colaborador seja recebido de forma acolhedora e com uma agenda clara de atividades. 

As etapas do onboarding geralmente envolvem preparação, recepção, treinamento e adaptação contínua.

Infelizmente, muitas empresas ainda subestimam a importância do onboarding e o tratam como uma formalidade, resumindo-o ao primeiro dia de trabalho. Essa abordagem limitada pode comprometer o potencial do colaborador e até mesmo aumentar as chances de rotatividade.

Por outro lado, quando bem planejado, o onboarding reduz significativamente o tempo necessário para que o colaborador alcance seu máximo desempenho. 

Qual é a importância do onboarding?

O onboarding não é simplesmente mais um processo administrativo. Ele é um componente estratégico essencial para o sucesso de qualquer empresa e, quando devidamente implementado, pode influenciar diretamente a retenção de talentos, o engajamento dos colaboradores e a produtividade da equipe como um todo.

Uma integração eficiente ajuda os novos funcionários a se adaptarem rapidamente à cultura organizacional, alinhar expectativas e reduzir incertezas naturais que acompanham o início em uma nova jornada profissional. 

Isso, por sua vez, aumenta significativamente a probabilidade de que esses colaboradores permaneçam na empresa por mais tempo. Pesquisas mostram que colaboradores bem integrados têm um maior senso de pertencimento e engajamento, o que impacta positivamente os índices de retenção.

Além disso, o onboarding estabelece uma base sólida para a relação de confiança e respeito mútuo entre o colaborador e a empresa. 

Quando o novo profissional se sente valorizado, acolhido e integrado, ele entende que faz parte de uma equipe comprometida não apenas com os objetivos corporativos, mas também com o desenvolvimento individual de cada integrante.

Ademais, a eficiência no onboarding impacta a produtividade da equipe, já que permite que os novos colaboradores alcancem seu potencial mais rapidamente. 

Isso também se reflete em um ambiente de trabalho mais harmônico, onde as equipes compartilham valores e objetivos alinhados à cultura da organização.

Portanto, investir tempo e recursos em um processo bem estruturado é investir no sucesso e na sustentabilidade do negócio a longo prazo.

Qual é a diferença entre onboarding e admissão?

Embora frequentemente confundidos, onboarding e admissão são processos distintos que desempenham papéis complementares na integração de novos colaboradores às rotinas de uma empresa.

A admissão é uma etapa administrativa focada na formalização do vínculo empregatício. 

Nesse processo, a empresa coleta os documentos necessários para o registro do colaborador, como carteira de trabalho, contratos assinados e informações fiscais. 

A admissão também inclui a realização de exames admissionais e a entrega de materiais básicos, como crachás e equipamentos de trabalho. 

O objetivo principal da admissão é garantir que todas as exigências legais e contratuais sejam cumpridas antes que o colaborador inicie suas atividades.

O onboarding, por outro lado, vai muito além das questões administrativas. Ele é um processo estratégico que, como vimos, busca integrar o colaborador à cultura organizacional, às equipes e às suas responsabilidades. 

Enquanto a admissão é uma etapa pontual que ocorre antes ou no primeiro dia de trabalho, o onboarding é um processo contínuo, que pode durar semanas ou meses, dependendo da complexidade do cargo e da empresa.

O que é onboarding digital?

O onboarding digital corresponde à adaptação do processo tradicional de integração de colaboradores para um ambiente virtual. 

Com o avanço da tecnologia e a crescente adoção de modelos de trabalho remoto e híbrido, o onboarding digital tornou-se uma solução eficiente para integrar novos funcionários, independentemente de sua localização geográfica.

Nesse formato, as etapas de integração são realizadas por meio de plataformas digitais e ferramentas online. 

Isso inclui o uso de softwares de gestão de recursos humanos, videoconferências e até mesmo ambientes virtuais interativos que simulam o espaço corporativo.

O objetivo do onboarding digital é garantir que os novos colaboradores tenham acesso às informações necessárias para entender a cultura, os valores, e os processos da empresa, mesmo sem estarem fisicamente presentes. 

Ele também busca promover uma experiência acolhedora e personalizada, para que os profissionais se sintam conectados à organização e aos seus colegas desde o início.

Além de facilitar o acesso às informações, o onboarding digital oferece diversas vantagens. Ele possibilita uma maior flexibilidade de horários, uma redução de custos operacionais, e um alcance mais amplo, especialmente para empresas com equipes distribuídas globalmente. 

Entretanto, para que ele seja eficaz, o planejamento detalhado é indispensável, além do uso das tecnologias adequadas e a inclusão de momentos interativos que promovam a humanização do processo.

Assim como no modelo tradicional, o onboarding digital também pode ser dividido em fases, desde a preparação inicial até a imersão cultural e os treinamentos práticos adaptados ao formato virtual. 

Como funcionam os processos de onboarding?

Os processos de onboarding variam de empresa para empresa, mas uma coisa é certa: quanto mais personalizados e alinhados à cultura, objetivos e valores da organização, maiores são as chances de sucesso. 

Embora não exista uma fórmula única, o onboarding precisa sempre ser cuidadosamente planejado e estruturado.

Na prática, ele costuma ser dividido em etapas ou fases que ajudam a organizar a integração dos novos colaboradores. 

Vamos ver em seguida quais são essas fases.

Alinhamento

O onboarding começa antes mesmo da chegada do novo colaborador. Essa primeira etapa envolve a definição de objetivos claros para o processo, a criação de uma estratégia personalizada e a comunicação entre gestores e equipes. 

Nesse momento, é importante garantir que todos os envolvidos no processo estejam cientes de suas responsabilidades e objetivos.

Preparação

A preparação inclui a organização de tudo o que será necessário para receber o novo colaborador. 

Desde a disponibilização de equipamentos de trabalho e materiais de escritório até a elaboração de um cronograma inicial, a preparação precisa ser detalhada para que tudo siga conforme os planos. 

Essa também é uma oportunidade para enviar informações prévias ao colaborador, como um manual de boas-vindas ou detalhes sobre a programação do primeiro dia.

Tour

Uma das primeiras atividades no primeiro dia do colaborador ou da equipe, que deve ser pensado como um dia de integração, é o tour pela empresa ou pelo ambiente específico de atuação do novo contratado. 

Essa fase permite que o colaborador se familiarize com a infraestrutura, conheça os espaços disponíveis e entenda a dinâmica do local. 

No caso de empresas com atuação remota, essa etapa pode ser adaptada para um tour virtual.

Recepção

A recepção é uma etapa essencial para causar uma boa primeira impressão e promover o engajamento, já que seu principal objetivo é garantir que o novo colaborador se sinta acolhido e parte da equipe desde o início. 

Essa fase do processo de onboarding pode incluir atividades como apresentações formais e informais, entrega de um kit de boas-vindas e uma reunião inicial com o gestor, mentor ou líder direto.

Treinamento

Nesta fase, o novo colaborador é introduzido às suas funções específicas, ferramentas de trabalho, fluxos de processos e objetivos do cargo. 

Também é neste momento que a cultura organizacional, os valores e políticas internas são apresentados. 

Treinamentos práticos e teóricos ajudam a criar uma base sólida para o desempenho do colaborador.

Acompanhamento

O onboarding não termina no primeiro dia ou na primeira semana. O acompanhamento é considerado o período mais impactante do processo, sendo fundamental para avaliar o progresso do novo colaborador, esclarecer dúvidas e fornecer feedbacks contínuos. 

Reuniões regulares e avaliações ajudam a garantir que o colaborador esteja confortável, motivado e alinhado às expectativas da empresa.

Quais são os benefícios de um onboarding bem planejado?

Um bom onboarding oferece uma série de vantagens estratégicas tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Vamos ver algumas delas.

Agilidade na adaptação ao ambiente de trabalho

Quando o onboarding é estruturado, os novos colaboradores entendem rapidamente suas funções, o fluxo de trabalho e a dinâmica da equipe. Isso reduz o tempo necessário para que eles se sintam confortáveis e operem com eficiência.

Redução da rotatividade de colaboradores

A integração eficiente cria uma boa primeira impressão e estabelece uma relação de confiança entre o colaborador e a empresa, contribuindo para a retenção de talentos e reduzindo a necessidade de novos processos de admissão. 

Redução de erros

Ao fornecer orientações claras e treinamentos específicos durante o onboarding, a empresa minimiza a chance de erros operacionais e consequentemente evita o retrabalho.

Aumento do engajamento e da satisfação

Colaboradores que passam por um onboarding acolhedor e bem estruturado tendem a se sentir valorizados e reconhecidos. E esse sentimento os incentiva a “vestir a camisa” da empresa e a alcançar a satisfação com seu trabalho.

Clareza quanto às expectativas

O onboarding ajuda a alinhar as expectativas entre a empresa e o colaborador, já que ele garante o esclarecimento sobre as responsabilidades do cargo, os objetivos da organização e o papel de cada colaborador no alcance dessas metas.

Fortalecimento da cultura organizacional

A integração bem planejada reforça os valores e a missão da empresa, ajudando os novos colaboradores a se alinharem à cultura organizacional. 

Além de promover um senso de pertencimento e identidade corporativa, isso fortalece os próprios valores da empresa, que passa a caminhar mais rapidamente rumo ao alcance de suas metas.

Melhoria na qualidade das entregas

Colaboradores que compreendem bem seus papéis e as expectativas da empresa são mais produtivos e entregam resultados de maior qualidade, sobretudo quando se sentem valorizados e entendem qual é a sua contribuição para o alcance de determinado objetivo. 

Melhoria do clima organizacional

Uma integração acolhedora cria um ambiente de trabalho positivo, onde os colaboradores se sentem respeitados e incluídos, o que fica evidente no clima organizacional.

Com o onboarding, a empresa torna-se um local favorável ao estabelecimento de relações saudáveis e colaborativas.

Crescimento e consolidação do negócio

Com equipes bem integradas, engajadas e alinhadas aos objetivos organizacionais, a empresa consegue alcançar melhores resultados e crescer de forma sustentável. 

O onboarding bem planejado, portanto, não é apenas um processo operacional, mas uma estratégia fundamental para a consolidação do negócio.

Os quatro Cs do onboarding

Para planejar um onboarding eficaz, é essencial considerar os seus quatro Cs: Conformidade, Cultura, Clarificação e Conexão. 

Conformidade

Esse pilar está relacionado aos aspectos legais, administrativos e regulatórios do processo de integração. 

Sua meta é garantir que o novo colaborador esteja alinhado às exigências legais e às normas da empresa, incluindo as políticas internas e os requisitos de segurança no trabalho.

Cultura

Como já sabemos, o onboarding é uma oportunidade para transmitir e reforçar a cultura organizacional da empresa. 

Sendo assim, esse pilar está focado na apresentação dos  valores, da missão e da visão da empresa, além dos esclarecimentos sobre a identidade institucional e os comportamentos esperados.

Clarificação

A clarificação garante que o colaborador compreenda claramente seu papel, responsabilidades e objetivos dentro da empresa. 

Esse pilar inclui o detalhamento das tarefas e metas relacionadas ao cargo, a explicação das ferramentas e processos de trabalho e a orientação sobre as dinâmicas das equipes e fluxos de comunicação.

Conexão

A conexão tem a meta de integrar o colaborador ao ambiente social da empresa, criando um sentido de pertencimento. 

Isso é feito por meio das apresentações aos colegas e líderes, da promoção de interações em equipe, como reuniões ou eventos sociais, e da criação de um ambiente acolhedor que incentive a colaboração.

Como fazer um onboarding eficiente

Agora que você já entende a natureza e o propósito do onboarding, é hora de colocá-lo em prática. Para isso, elaboramos um passo a passo detalhado para você usar como um checklist na implementação do seu programa de onboarding, considerando, é claro, as adaptações necessárias e as especificidades do seu negócio.

1. Faça uma preparação antecipada

O planejamento é a base de um onboarding eficiente. Então, é necessário que você comece muito antes do primeiro dia do colaborador, pensando nas seguintes ações:

• Defina objetivos claros para o programa de onboarding;
• Prepare os recursos necessários, como documentos, equipamentos e ferramentas;
• Envie uma mensagem de boas-vindas ao colaborador;
• Forneça um cronograma detalhado dos primeiros dias, incluindo treinamentos e reuniões;
• Organize toda a documentação legal com antecedência.

2. Recepcione o colaborador adequadamente

Embora o onboarding não se resuma ao dia das boas vindas, o primeiro dia de trabalho é fundamental para causar uma boa impressão. Sendo assim,

• Prepare uma recepção calorosa, com uma agenda bem estruturada;
• Organize um tour pelo escritório ou uma apresentação virtual, no caso de trabalho remoto;
• Providencie equipamentos, como notebooks, celulares e acesso aos sistemas;
• Configure e-mails, logins e senhas antes da chegada do colaborador;
• Comunique a sua equipe sobre a chegada do novo colaborador;
• Crie um kit de boas-vindas, que pode incluir brindes personalizados, guias sobre a empresa e materiais úteis.

Em resumo, jamais deixe o colaborador perdido ou inseguro nesse momento inicial.

3. Defina como o colaborador será integrado à equipe

A integração vai além de apresentar o colaborador à equipe. É preciso construir relações saudáveis desde o início. Para isso, é necessário que você:

• Apresente os valores e a cultura da empresa de forma prática;
• Organize atividades específicas de integração, como dinâmicas de grupo ou rodas de conversa;
• Promova um café ou almoço para facilitar a interação com a equipe;
• Nomeie um mentor ou responsável por acompanhar o colaborador nos primeiros meses;
• Apresente os líderes e gestores com quem o colaborador trabalhará diretamente.

4. Promova um treinamento estruturado

Um bom treinamento no nível técnico prepara o colaborador para desempenhar suas funções com eficiência. Portanto,

• Estruture programas de treinamento específicos para o cargo, abrangendo tarefas técnicas e informações gerais da empresa;
• Inclua tópicos como políticas internas, segurança do trabalho e compliance;
• Adapte os treinamentos ao perfil comportamental do colaborador sempre que possível;
• Realize avaliações periódicas para medir a eficácia dos treinamentos.

5. Incentive os feedbacks contínuos

Como sabemos, o onboarding não se restringe aos primeiros dias. O progresso do colaborador precisa ser acompanhado regularmente. Então,

• Realize pesquisas periódicas para entender suas dificuldades e conquistas;
• Forneça feedback construtivo e esteja aberto para ouvir as dúvidas ou preocupações do colaborador;
• Crie um ambiente onde o colaborador se sinta confortável para se expressar.

6. Forneça materiais de apoio

A sobrecarga de informações no início do novo trabalho pode dificultar a adaptação e, mesmo que forneça todas as instruções oralmente, certamente o colaborador não vai captá-las integralmente ao primeiro contato. Por isso o material de apoio é tão necessário.

• Crie um manual do funcionário e documentos específicos sobre os objetivos e processos do setor em questão;
• Disponibilize modelos de documentos padrão, como formulários e procedimentos;
• Ofereça guias de boas práticas para consulta.

7. Avalie o seu processo de onboarding

A melhoria contínua é essencial para manter os processos de onboarding atualizados e eficazes. Sendo assim, 

• Realize pesquisas de satisfação com os novos colaboradores e aproveite as informações obtidas;
• Analise os feedbacks recebidos para identificar pontos fortes e áreas que precisam de ajustes;
• Utilize as informações coletadas para aprimorar os próximos programas de onboarding.

Dicas extras para o seu onboarding

Para tornar o seu processo de onboarding ainda mais eficaz e promissor, veja algumas dicas adicionais.

1. Automatize processos

A automação pode ser uma grande aliada para otimizar as tarefas repetitivas no onboarding. 

Sendo assim, utilize uma ferramenta de automação para simplificar atividades como o preenchimento de formulários, envio de e-mails de boas-vindas e integração de sistemas de TI.

Automatizar essas tarefas libera mais tempo para que você e seus colaboradores se concentrem em aspectos mais importantes da integração, como o desenvolvimento criativo das tarefas e o alinhamento cultural.

2. Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Um ambiente de trabalho organizado é essencial para que o novo colaborador se sinta confortável e produtivo desde o primeiro dia. 

Certifique-se de que o espaço de trabalho esteja sempre limpo e funcional. Se ele for remoto, garanta que as ferramentas e acessos digitais estejam disponíveis e configurados corretamente.

3. Personalize os treinamentos

Cada colaborador tem suas próprias habilidades, pontos fortes e áreas específicas que precisam ser melhor desenvolvidas. Para garantir que todos tenham sucesso em suas funções, é importante personalizar o treinamento e adaptá-lo de acordo com o perfil de cada pessoa. 

Se possível, ofereça programas de mentoria e desenvolva planos de desenvolvimento personalizados, com base nas características e experiências de cada novo funcionário.

4. Utilize a tecnologia a favor do onboarding

A tecnologia é uma ferramenta poderosa para facilitar o processo de integração. Você pode utilizar sistemas de acompanhamento que permitam monitorar o progresso do novo colaborador e fornecer feedback contínuo.

Outra ação importante é facilitar o acesso a recursos e informações utilizando plataformas digitais em que o colaborador possa consultar manuais, vídeos de treinamento e documentos da empresa.

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Além disso, com funcionalidades de acompanhamento e relatórios, a Desk Manager ajuda a monitorar o progresso dos novos colaboradores e a ajustar o processo conforme necessário, garantindo uma experiência suave e eficaz.

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