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Em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas buscam constantemente formas de atrair e reter os melhores talentos. Uma das estratégias mais eficazes para alcançar esse objetivo é através de um processo de onboarding bem estruturado.
Essa integração de novos colaboradores, vai muito além de simplesmente apresentar a empresa e suas instalações. Ele é fundamental para garantir que os novos funcionários compreendam a cultura organizacional, se sintam acolhidos e estejam prontos para contribuir com seu máximo potencial.
Neste artigo, você irá entender o conceito de onboarding, sua importância estratégica, os benefícios da técnica bem implementada e um guia passo a passo para garantir uma integração eficiente e eficaz de novos colaboradores. Ao final, veremos como a Desk Manager pode ajudar a transformar essa etapa em um diferencial competitivo para sua empresa.
O que é Onboarding?
Antes de entender como fazê-lo de maneira eficiente, é importante definir claramente o que é e sua importância.
Onboarding é o processo sistemático de integração de novos colaboradores em uma empresa, ajudando-os a entender melhor suas funções, responsabilidades e o ambiente de trabalho.
Ele é projetado para auxiliar os novos funcionários a se ajustarem de maneira eficiente aos aspectos sociais e de desempenho de seus novos empregos.
Isso inclui treinamento sobre as tarefas específicas do trabalho, familiarização com a cultura e os valores da empresa, e facilitação da construção de relacionamentos interpessoais dentro da organização.
Tal método começa muito antes do primeiro dia de trabalho do novo colaborador. Ele pode incluir a comunicação pré-chegada, onde são enviadas informações sobre o que esperar da empresa, documentação a ser preenchida e um cronograma inicial.
Um onboarding bem planejado também envolve a organização de um inicio acolhedor, com uma agenda clara e atividades planejadas para garantir que o novo colaborador se sinta bem-vindo e confortável.
Significado e importância do onboarding
O onboarding vai além de ser apenas um processo administrativo; ele é estratégico para o sucesso da empresa. Ao ser feito de forma eficielnte, ele pode impactar diretamente a retenção de talentos, o engajamento dos colaboradores e a produtividade geral da equipe.
Estudos mostram que colaboradores que passam por essa metodologia têm 58% mais chances de permanecer na empresa após três anos. Isso ocorre, pois ajuda a alinhar as expectativas, reduzir a ansiedade e acelerar a integração cultural.
Além disso, quando feito de forma bem-sucedida, ajuda a estabelecer as bases de uma relação de confiança e respeito mútuo entre o colaborador e o contratante, sentindo-se valorizado e parte de uma equipe que se preocupa com seu desenvolvimento.
Benefícios de um onboarding bem planejado
A seguir, entenda os principais benefícios de um onboarding bem planejado e implementado, abordando como cada um deles contribui para o sucesso organizacional:
1. Adaptação rápida ao ambiente de trabalho: ajuda os novos colaboradores a se familiarizarem rapidamente com suas responsabilidades e o ambiente de trabalho. Eles entendem melhor suas funções, o que permite que se tornem produtivos mais rapidamente.
2. Redução da rotatividade de funcionários: ao sentir que a empresa investiu em sua adaptação e bem-estar, eles têm maior probabilidade de permanecer na organização a longo prazo.
3. Aumento do engajamento e satisfação: colaboradores que se sentem bem integrados são geralmente mais engajados, satisfeitos com seus trabalhos e motivados a contribuir para o sucesso da empresa.
4. Clareza nas expectativas: ajuda a evitar mal-entendidos e garante que o colaborador saiba exatamente o que precisa fazer para ter sucesso.
5. Fortalecimento da cultura organizacional: ao integrar novos funcionários de maneira alinhada com a cultura da empresa, as empresas conseguem manter a coerência cultural e fortalecer o senso de identidade corporativa.
Passo a passo para um onboarding eficiente
A seguir, apresentamos um guia passo a passo para ajudar sua empresa a desenvolver um processo de integração que seja acolhedor e eficaz:
1. Preparação antecipada
Tal técnica deve começar antes mesmo de o novo colaborador iniciar suas atividades. Enviar uma mensagem de boas-vindas, fornecer um cronograma dos primeiros dias e preparar toda a documentação necessária são passos essenciais.
Certifique-se de que todos os equipamentos, como computadores e softwares, estejam prontos para uso, e que a equipe esteja informada sobre a chegada do novo membro.
2. Recepção e acolhimento no primeiro dia
O primeiro dia é para causar uma boa impressão. Prepare uma recepção calorosa, organize um tour pelo escritório (ou apresentação virtual, no caso de trabalho remoto), e tenha uma agenda clara para o primeiro dia, incluindo reuniões introdutórias e atividades de integração.
3. Treinamentos estruturados
Estruture programas de treinamento que incluam não apenas as tarefas específicas do trabalho, mas também informações sobre a cultura da empresa, políticas internas, segurança e compliance. Esses treinamentos devem ser contínuos, adaptando-se conforme o novo colaborador avança na curva de aprendizado.
4. Integração com a equipe
Promova atividades que facilitem a interação do novo colaborador com os membros da equipe. Isso pode incluir reuniões individuais, almoços de equipe, sessões de perguntas e respostas, e outras atividades sociais que ajudem a construir relacionamentos e fomentar um ambiente de trabalho colaborativo.
5. Acompanhamento e feedback contínuos
O onboarding não termina após o primeiro dia ou semana. Estabeleça um sistema de acompanhamento regular, onde o gestor ou o RH realiza check-ins periódicos com o novo colaborador para discutir seu progresso, fornecer feedback e responder a quaisquer perguntas ou preocupações.
6. Avaliação do processo de onboarding
Após o término desse período, é importante avaliá-lo para identificar pontos fortes e áreas de melhoria. Realize pesquisas de satisfação com os novos colaboradores para entender suas percepções sobre como foi sua introdução na empresa e utilize esse feedback para aprimorar continuamente.
Como melhorar o processo de onboarding
Essa parte requer um olhar atento às necessidades dos novos colaboradores e uma disposição para adaptar e inovar constantemente. Confira algumas estratégias::
- Automatização de processos: utilize ferramentas de automação para simplificar tarefas administrativas e burocráticas, como o preenchimento de formulários e a integração de sistemas de TI;
- Personalização da experiência de onboarding: para refletir as características do novo funcionário, seja através de programas de mentoria, ou planos de desenvolvimento personalizados, faça de acordo com as características de cada funcionário.
- Integração de tecnologias digitais: utilize sistemas que permitam o acompanhamento do progresso, facilitando a comunicação e o acesso a recursos e informações necessárias.
Ao adotar essas práticas eficientes sua empresa pode criar um ambiente acolhedor, produtivo e propício para o crescimento dos colaboradores e da organização como um todo.
O papel da Desk Manager no onboarding de colaboradores
A Desk Manager oferece uma plataforma de ITSM projetada para tornar essa etapa mais eficiente para as empresas.
Com recursos de automação, gerenciamento de tarefas e comunicação integrada, nossa solução permite que as equipes de RH e TI se concentrem em atividades estratégicas enquanto nossa plataforma cuida das operações diárias de integração.
Além disso, com funcionalidades de acompanhamento e relatórios, a Desk Manager ajuda a monitorar o progresso dos novos colaboradores e a ajustar o processo conforme necessário, garantindo uma experiência suave e eficaz.
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