O que é Microsoft Teams e como ele pode mudar a rotina do seu negócio12 min read

Você sabe o que é Microsoft Teams? A ferramenta tem sido utilizada por gestores de diversos segmentos para aprimorar o trabalho colaborativo de suas equipes.

Quando o objetivo é promover uma boa gestão de projetos, a comunicação interna precisa ser priorizada e o Microsoft Teams reúne diversas ferramentas que facilitam esse processo.

A solução ajuda a organização e a atribuição de tarefas, tornando-se uma grande aliada, sobretudo para empresas que aderiram ao trabalho remoto de forma permanente.

Isso evita, por exemplo, que determinado colaborador fique sobrecarregado enquanto outro está ocioso.

Além disso, a equipe inteira passa a compreender o escopo do projeto, trabalhando de forma mais eficiente e focada.

Quer saber mais sobre o Microsoft Teams e suas vantagens? Continue a leitura!

O que é Microsoft Teams?

O primeiro passo para que a implementação de uma nova ferramenta traga benefícios palpáveis ao seu negócio é compreender o seu propósito e o que ela é capaz de oferecer.

De maneira simples, podemos dizer que o Microsoft Teams é um aplicativo de colaboração remota, ou seja, uma plataforma de comunicação que reúne diversas ferramentas necessárias às rotinas do trabalho em equipe.

Entre essas ferramentas podemos citar as de bate-papo, videoconferências e armazenamento e organização de arquivos.

Além disso, o Microsoft Teams também se integra a outras plataformas, tornando o trabalho em equipe muito mais otimizado e a comunicação muito mais assertiva.

O aplicativo faz parte do pacote Office 365 e oferece extensões que podem ser integradas também a soluções que não foram desenvolvidas pela Microsoft, contando com mais de 150 parceiros. 

Dessa forma, é possível definir um ambiente digital de comunicação e colaboração de acordo com as demandas da sua empresa e da sua equipe.

Com o Microsoft Teams, sua equipe permanece conectada, desenvolve conversas através do chat, organiza reuniões e compartilha arquivos sem precisar frequentar o mesmo ambiente físico e sem se perder em meio a diversas plataformas desconectadas.

O bate-papo para equipes possibilita, por exemplo, o esclarecimento de dúvidas durante a execução de uma tarefa. O chat pode ficar visível para toda a equipe, mas a conversa também pode ser estabelecida de forma privada.

Além disso, a integração com o Skype possibilita a realização de conferências de voz e de vídeo, para a realização de reuniões e treinamentos.

Como o Microsoft Teams integra o pacote Office 365, sua equipe também pode desfrutar das funcionalidades de ferramentas como o Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI e Delve.

É importante citar também a questão da segurança oferecida pelo Microsoft Teams, a partir do armazenamento em nuvem, que evita perdas de informações e vazamento de dados. 

Do ponto de vista do gestor, destaca-se a possibilidade de gerenciar e organizar melhor os turnos e agendas de cada componente da equipe.

Assim, com todos os responsáveis pelo desenvolvimento de um projeto reunidos em apenas uma plataforma, a equipe se torna mais eficiente e produtiva.

Por conta da união de todas as ferramentas e informações necessárias ao trabalho em equipe em um mesmo lugar, o Microsoft Teams também pode ser definido como uma plataforma de gestão de equipes.

Ele está disponível para assinantes dos planos Business Essentials, Business Basic e Business Standard. 

Se você ainda não conhece a ferramenta na prática, também pode recorrer à versão gratuita para fazer um teste e se familiarizar com as principais funcionalidades.

Como funciona o Microsoft Teams?

Depois de entender o que é Microsoft Teams, é importante saber como ele funciona para incorporá-lo à rotina da sua equipe.

Seu funcionamento está focado na integração de todas as informações e ferramentas concernentes à gestão de equipes, além da colaboração mais efetiva entre os diferentes integrantes de um projeto.

O Microsoft Teams também pode funcionar como um aliado no processo de automatização do gerenciamento de tarefas repetitivas.

Considerando que boa parte do tempo de equipes administrativas é dedicado a reuniões e respostas a e-mails e chamados, a possibilidade de integração das diferentes ferramentas usadas nessas rotinas é um fator essencial para o aumento da produtividade.

Por isso, toda a lógica de funcionamento do Microsoft Teams é voltada para a concentração das informações relevantes em um só lugar.

A plataforma também permite a configuração e personalização dos dados e tarefas da equipe da maneira mais conveniente em cada caso.

Para verificar essas possibilidades na prática, o primeiro passo é baixar o sistema e inscrever-se gratuitamente na plataforma.

Você será direcionado para uma página de cadastro, que solicitará alguns dados e questionará a finalidade para a qual você pretende usar o Microsoft Teams.

Depois de informar seu e-mail e criar uma senha, você receberá um código de ativação da sua conta.

O passo seguinte engloba a validação dos seus dados e o primeiro acesso à ferramenta para estabelecer as configurações de acordo com as necessidades da sua equipe.

Você poderá criar diferentes equipes e dividir seus colaboradores entre elas podendo fazer alterações sempre que for necessário.

A administração das tarefas pode ser realizada de maneira flexível com a inclusão de novas sugestões e redefinição de instruções e prazos.

Esse detalhe é importante, pois enquanto gestor você já deve ter percebido as consequências negativas de modelos de trabalho focados em hierarquias rígidas e na concentração das informações mais relevantes nas mãos de poucas pessoas.

Com uma estrutura mais horizontal na organização das tarefas e demandas, o fluxo de informações torna-se mais ágil e acessível a todos os envolvidos.

Isso também torna o processo decisório mais eficiente, aumentando a produtividade. O Microsoft Teams foi desenvolvido para atender a esta mudança de perspectiva.

Nesse sentido, a integração é a palavra-chave para a promoção do alinhamento dos fluxos de trabalho e da comunicação assertiva entre os componentes das equipes.

Para entender a importância disso, faça uma lista de todas as ferramentas que sua equipe precisa utilizar ao longo do desenvolvimento de um projeto.

Provavelmente a lista vai incluir ferramentas de chat, e-mail, armazenamento em nuvem, videoconferências, agenda, entre outras.

Quando elas são utilizadas de maneira isolada, é comum que muitas informações se percam ou demorem a ser acessadas pelos colaboradores envolvidos. 

Com o Microsoft Teams, você reúne todos os recursos necessários para colocar o projeto em prática em uma única plataforma, com espaços de compartilhamento e colaboração para diferentes setores.

Você pode, por exemplo, criar um ambiente para cada departamento e separar as conversas de acordo com os canais.

É possível também incluir parceiros externos nas tarefas e projetos, promovendo o trabalho em grupo em diferentes contextos e de maneira flexibilizada. 

Enfim, não há dúvidas de que o Microsoft Teams é uma ferramenta indispensável à medida que as empresas se modernizam e complexificam suas atividades.

Principais benefícios da implementação do Microsoft Teams

Agora você já sabe o que é o Microsoft Teams e como a plataforma funciona. Vamos, então, enumerar alguns de seus principais benefícios para que você compreenda como ele pode mudar a rotina da sua empresa na prática.

Maior transparência

Quando uma equipe utiliza diversas ferramentas dissociadas para desempenhar suas tarefas, a falta de padronização e organização pode prejudicar a transparência na execução do projeto.

Com o Microsoft Teams, o gerenciamento de conversas, arquivos e aplicações é realizado de forma mais centralizada, evitando a perda ou o vazamento de dados.

Nesse caso, as tarefas são explicadas e atribuídas de acordo com suas especificidades e com a disponibilidade e habilidade de cada colaborador.

Essa visão geral evita uma compreensão equivocada das orientações quanto à execução da tarefa e, caso haja alguma dúvida, ela pode ser sanada dentro da própria plataforma.

Além disso, cada componente da equipe passa a compreender os passos do projeto como um todo e não fica limitado às suas tarefas específicas.

Aumento da produtividade

A melhoria da produtividade talvez seja o benefício do Microsoft Teams mais visado pelos gestores, que muitas vezes sentem-se perdidos ao tentarem gerenciar inúmeras tarefas desorganizadas.

Quando a gestão de tarefas e equipes não é realizada de forma centralizada, boa tarde do tempo tanto do gestor quanto dos colaboradores é dedicada a encontrar as informações e orientações necessárias ao desempenho de suas funções.

Muitas vezes, os colaboradores desempenham tarefas sem sentido ou então precisam refazer o que já tinha sido feito por conta de algum erro de execução.

O Microsoft Teams é um grande aliado nesse contexto, porque permite a cada pessoa envolvida em um projeto a possibilidade de ir direto ao ponto.

Assim, o tempo é otimizado e o fluxo de trabalho avança da maneira planejada, melhorando a produtividade e a motivação da equipe.

Além disso, vale a pena lembrar que a plataforma armazena dados de interações e tarefas anteriores, que podem ser consultadas instantaneamente.

Com isso, o gestor ganha tempo para se dedicar a ações mais estratégicas e complexas e a equipe compreende exatamente o que deve ser feito e quais são os objetivos a serem almejados.

Facilidade na utilização

Um dos grandes desafios das plataformas que reúnem diversas funcionalidades é a criação de um ambiente intuitivo, que facilite o acesso aos diferentes recursos e a execução das tarefas.

Não basta reunir todas as funcionalidades e integrações necessárias ao desenvolvimento dos mais complexos projetos.

De nada adianta a utilização de tecnologia avançada quando o usuário não consegue desfrutar plenamente das possibilidades oferecidas pela plataforma.

O Microsoft Teams foi desenvolvido tendo como proposta, além da reunião das mais importantes ferramentas para o trabalho em equipe, a facilitação do uso de cada uma delas.

Isso significa que a ferramenta é extremamente intuitiva podendo ser utilizada até mesmo por uma pessoa com pouca familiaridade com o uso desse tipo de recurso.

Seus colaboradores não vão ter dificuldades para entender a organização de tarefas e equipes dentro da plataforma, pois a familiarização se dá quase que instantaneamente.

Webconferências 

As conferências de áudio e vídeo são de extrema importância, especialmente para as empresas adeptas do trabalho remoto e também aquelas que contam com colaboradores em diversas cidades ou até mesmo em outros países.

Elas podem ser utilizadas para a realização de reuniões e treinamentos relativos a projetos específicos, mas também para a resolução de impasses pontuais que podem surgir cotidianamente.

Existem algumas demandas que precisam ser resolvidas com bastante urgência para não impedirem o andamento das atividades do projeto. 

As webconferências agilizam a troca de ideias, já que podem ser organizadas instantaneamente sem precisar da disponibilidade de um espaço físico para sua realização.

Merece destaque também a possibilidade que o Microsoft Teams oferece de gravar essas reuniões e enviar os arquivos pelo chat para quem não esteve presente ou quem deseja recapitular alguma ideia ou instrução.

Esse recurso é ótimo quando se pensa na realização de treinamentos, pois as dúvidas podem ser tiradas a partir do acesso posterior à gravação.

Segurança de dados

A reunião de diversas funcionalidades em uma mesma plataforma unificada que é compartilhada por toda a equipe reduz de forma acentuada os riscos relacionados à segurança de dados.

Essa centralização acompanhada pelo armazenamento em nuvem também impede que os dados se percam em meio às possibilidades de compartilhamento através de diversos canais.

Muitas vezes, quando a empresa não investe na gestão de projetos e não conta com uma ferramenta para o gerenciamento de equipes, os colaboradores armazenam e enviam dados por meio de plataformas cuja segurança a empresa não consegue monitorar.

O Microsoft Teams foi criado considerando a necessidade de proteção aos dados corporativos em um contexto de avanço do cibercrime. 

Isso significa que os desenvolvedores da plataforma trabalham no sentido de oferecer uma excelente experiência aos usuários sem aumentar os riscos cibernéticos. 

Portanto, ao implementar a ferramenta você pode considerar que a equipe de segurança de uma das maiores empresas de tecnologia do mundo está trabalhando a favor do seu negócio.

Diversas possibilidades de integração

O Microsoft Teams oferece a possibilidade de integração com vários sistemas e aplicações, facilitando o trânsito de informações e a automatização de tarefas repetitivas.

O próprio fato de ele estar atrelado ao Office 365 já demonstra a variedade de ferramentas que podem ser utilizadas conjuntamente de forma centralizada.

Mas as integrações não se limitam aos produtos desenvolvidos pela Microsoft. Você pode utilizar o Teams em conjunto, por exemplo, com o Trello, para a organização de projetos, e o Survey Monkey, para a criação de questionários de pesquisa.

E se você é um cliente da Desk Manager, será muito simples integrar o seu atendimento ao cliente com a sua gestão do trabalho em equipe.

E você não precisa sair da plataforma do Microsoft Teams para acessar as aplicações integradas. Tudo pode ser resolvido de forma rápida, com apenas alguns cliques.

Ao longo deste artigo você entendeu o que é Microsoft Teams, como ele funciona e quais são seus principais benefícios. Se depois desta leitura você planeja melhorar a comunicação da sua equipe utilizando a ferramenta, faça um teste da nossa solução para implementá-la o quanto antes.