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Para que uma empresa se consolide e prospere, a comunicação interna não pode ser negligenciada, e recursos simples como o mural de avisos podem ser a chave para manter essa comunicação eficiente e organizada.
Ele pode ser concebido tanto em sua versão física quanto na versão digital, sendo esta última uma possibilidade muito promissora, considerando os diversos efeitos da transformação digital.
Seus colaboradores devem estar sempre bem informados sobre todos os assuntos ligados às metas e à cultura organizacional, além de contarem com todo o conhecimento necessário para desempenharem suas atividades.
Nesse sentido, o mural de avisos é uma ferramenta essencial para melhorar o relacionamento entre os componentes da equipe e aumentar a produtividade.
Mas, por conta da rotina de trabalho intensa e das muitas atividades que envolvem a gestão de um negócio, a comunicação assertiva com o cliente é priorizada em detrimento da comunicação interna.
Obviamente, este é um equívoco, já que a eficiência do atendimento ao cliente depende diretamente da fluidez comunicativa no âmbito interno e da segurança dos colaboradores ao oferecerem soluções.
Por isso, o mural de avisos ganha destaque, uma vez que ele funciona como uma ponte direta entre a gestão e as equipes de diversos setores.
Mas para que ele cumpra adequadamente sua função, você precisa saber como organizar um mural de avisos e não fazê-lo com base no improviso.
É preciso considerar o perfil dos colaboradores para quem você está se dirigindo, o objetivo concreto de comunicação, além de verificar o êxito da mensagem colocada no mural.
Nos tópicos seguintes, você vai saber mais sobre a importância deste recurso e terá acesso a dicas sobre como fazer um mural de avisos eficiente.
Continue a leitura.
A relevância do mural de avisos
Em primeiro lugar, é preciso desconstruir a ideia de associação do mural de avisos a uma espécie de jornal mural.
A função dele é facilitar e engajar o trabalho dos colaboradores a partir de um conteúdo que os mantenha bem informados sobre as metas do momento, comunicados da gestão e qualquer informação relevante para o desempenho de suas atividades.
Quando você sabe como fazer um mural de avisos adequado para a realidade das rotinas do seu negócio, o primeiro benefício notado é o aprimoramento do trabalho em equipe.
O mural de avisos já era uma ferramenta muito utilizada antes mesmo da possibilidade de utilização cotidiana da tecnologia.
No seu formato físico, ele já dispunha da facilidade e da praticidade de reunir em um só lugar recados importantes para toda a equipe.
Mas no formato digital, o mural de avisos ampliou estes benefícios, tornando a comunicação interna ainda mais confiável, objetiva e eficiente.
Quando a equipe toda toma conhecimento sobre a existência da ferramenta e não tem dificuldade em utilizá-la, é possível criar o hábito de checar o mural de avisos periodicamente.
Nesse sentido, destaca-se o benefício do imediatismo quanto ao recebimento das mensagens, o que também aumenta a rapidez com que as orientações são colocadas em prática.
Isso também favorece a sintonia entre os diferentes setores da empresa e o alinhamento de todos em relação a cada evento ou acontecimento previsto.
Outra consequência positiva é a redução da probabilidade do conflito de horários, desencontros e ausências em reuniões.
Para obter esses resultados, a pessoa responsável pelo mural de avisos deve mantê-lo sempre atualizado de modo a construir eficiência e credibilidade.
Como organizar um mural de avisos eficiente?
Para começar, o comunicado a ser inserido no mural de avisos não pode ser feito às pressas, ele precisa ser planejado antecipadamente.
É preciso refletir se o assunto em questão é adequado para este canal de comunicação, se ele tem importância estratégica e se é do interesse de todos os membros da equipe.
Se o comunicado é muito complexo ou só interessa a algumas pessoas, pode ser que a mensagem seja melhor transmitida a partir do diálogo.
Quando a equipe inteira recebe através do mural de avisos muitos comunicados que só interessam a alguns de seus componentes, muitos colaboradores começam a ignorar as mensagens e o próprio canal.
Assim, se você quer saber como fazer um mural de avisos, o primeiro passo é ter a certeza de que a mensagem tem um interesse geral e de que este é o melhor canal para difundi-la.
Em segundo lugar, é preciso adequar a linguagem utilizada à cultura organizacional e ao objetivo de comunicação.
Nenhum modelo de mural de avisos vai servir para toda e qualquer empresa, ou seja, ele não será bem sucedido se não levar em consideração suas especificidades.
Se, por exemplo, a identidade da sua empresa é mais descontraída, não há porque utilizar uma linguagem extremamente formal no mural de avisos.
Além disso, um comunicado de convite para a festa de fim de ano da empresa não deve ter o mesmo tom que um informativo sobre mudanças no cronograma das atividades.
Há que se pensar no objetivo comunicacional e no perfil dos próprios colaboradores. Portanto, a padronização do mural de avisos não é uma boa iniciativa.
Outro aspecto muito relevante é a objetividade da mensagem para que ela seja bem compreendida e os colaboradores não percam o foco ao visualizá-la.
Em outras palavras, os comunicados do mural de avisos não devem ser longos e nem conter informações pouco relevantes.
Caso seja fundamental a inserção de diversos detalhes, a melhor estratégia é dividi-los em tópicos.
Também é importante tomar cuidado quanto ao conteúdo dos comunicados para que nenhum colaborador seja exposto ao constrangimento ou à humilhação.
Como funciona um mural de avisos digital?
Muitos gestores já consideram o mural de avisos físico um recurso ultrapassado e buscam a implementação e o aprimoramento de um canal digital para cumprir esta função.
Nesse sentido, softwares como a plataforma da Desk Manager contam com alguns recursos que auxiliam na comunicação interna.
Encontrar maneiras de fazer com que os avisos cheguem à equipe sem que ninguém precise se deslocar para o setor ou espaço onde o mural físico se encontra certamente é uma grande vantagem.
Assim, em seu próprio setor, os colaboradores podem adquirir o hábito de acessar o mural de avisos digital em seus próprios dispositivos de trabalho.
Todos ficarão instantaneamente cientes de calendários, reuniões, treinamentos, alterações, metas e quaisquer outras informações relevantes no âmbito interno da organização. A Desk Manager conta com dois recursos relacionados à comunicação interna: o de notificações e o de notificação programada. Para saber mais sobre a plataforma basta acessar o site.
