Sem dúvida, a área de tecnologia da informação do seu negócio conta com diversos ativos, incluindo softwares e hardwares que precisam de atualizações, manutenções e até substituições. Essas ações só podem ser programadas para acontecerem no tempo certo se você recorrer ao IT Asset Management.
Essa expressão significa, em português, gerenciamento de ativos de TI, que deve ser um processo contínuo dentro das empresas para que elas utilizem a tecnologia de forma eficiente.
Nos próximos tópicos vamos explicar melhor o que é IT Asset Management, quais são seus principais benefícios e como implementá-lo.
Continue a leitura!
O que é IT Asset Management (IAM)?
O IT Asset Management ou IAM corresponde ao gerenciamento de ativos de TI dentro de uma empresa.
São considerados ativos de TI todos os equipamentos, softwares, plataformas e serviços ligados à tecnologia necessários às atividades de um negócio.
O IT Asset Management cuida para que todos esses recursos mantenham-se atualizados, passem pelas manutenções necessárias e tenham todo o seu potencial explorado.
Pense, por exemplo, na perda da licença de uso de um software ou em um computador danificado. Esse tipo de situação impede que os colaboradores realizem suas tarefas.
Quando isso ocorre, a empresa tem o andamento de suas atividades prejudicado, podendo ocorrer um atraso de vários dias.
Para evitar esse problema é que as empresas implementam o IT Asset Management, que reduz drasticamente os incidentes relacionados aos recursos tecnológicos.
Os ativos de TI são importantes ativos organizacionais e precisam ser vistos como integrantes do patrimônio da empresa, precisando, portanto, de muito zelo para manter o valor gerado por eles para o negócio.
Ou seja, o gerenciamento de ativos de TI é uma necessidade nos mais diversos segmentos de negócios, dadas as mudanças pelas quais as empresas vêm passando após a transformação digital.
É importante destacar que o IT Asset Management pode ser considerado uma das fases de implementação do ITIL, a biblioteca de infraestrutura de TI, que integra as melhores práticas para uma gestão qualificada deste setor.
No próximo tópico falaremos sobre os principais benefícios do IT Asset Management.
Benefícios do IT Asset Management
Vamos ver, em seguida, algumas das principais vantagens da promoção do IT Asset Management em sua empresa.
Eficiência e disponibilidade dos ativos de TI e da equipe
Quando o IT Asset Management é implementado de forma adequada, você evita diversas possibilidades de falhas relacionadas, por exemplo, à falta de atualização dos sistemas e de manutenção dos hardwares.
Esse tipo de problema pode culminar na indisponibilidade de procedimentos cruciais, além de erros nos processos de produção, faturamento, entre outras possibilidades.
Ao fazer um bom gerenciamento de ativos de TI, sua equipe mantém o foco na entrega sem precisar se preocupar com problemas técnicos, o que aumenta os índices de produtividade.
Dessa forma, a empresa aproveita melhor todo o aparato técnico e humano disponível para o desempenho de suas atividades.
Redução de custos
A redução de custos é um grande benefício do IT Asset Management, considerando que os ativos de TI correspondem a uma parte valiosa do patrimônio da empresa.
Quando você tem condições de saber precisamente quais licenças de softwares são realmente necessárias, você adquire somente aquilo que sua empresa precisa, sem excessos e não infringe termos de uso.
Isso significa que você vai evitar as multas e, consequentemente, reduzir custos. O mesmo ocorre quando as licenças são negociadas antecipadamente, com a obtenção de preços mais baixos.
Também podemos pensar na redução de custos a partir da realização das manutenções adequadas, já que elas evitam problemas que podem acarretar gastos extras.
Conformidade com as regulamentações
Os contratos de utilização ou licenças dos hardwares e softwares precisam ser renovados periodicamente, o que facilita o cumprimento das regulamentações vigentes, já que estes documentos devem estar em consonância com elas.
Além disso, a manutenção de todos os softwares atualizados coopera para a promoção da segurança cibernética, ajudando no cumprimento da LGPD.
Um bom IT Asset Management possibilita a emissão de alertas relacionados ao vencimento de cada contrato ou licença, para que você mantenha a conformidade com as regras e evite multas.
Como promover o IT Asset Management?
Agora que você já entende o conceito de IT Asset Management e conhece seus benefícios, é hora de colocá-lo em prática em seu negócio.
Vamos enumerar, então, alguns passos importantes que você precisa dar para implementar o gerenciamento de ativos de TI em sua empresa.
- Fazer um inventário de todos os ativos de TI utilizados na empresa, considerando tanto softwares quanto hardwares e reunindo o máximo de informações sobre cada um deles;
- Analisar os softwares que estão sendo utilizados, verificar se estão todos atualizados e se realmente correspondem às melhores soluções disponíveis no mercado para o desempenho de cada tarefa;
- Mapear todos os usuários e ativos utilizados por cada um deles;
- Acompanhar o ciclo de vida de cada ativo de TI de acordo com o inventário;
- Programar todas as manutenções e atualizações necessárias com antecedência;
- Programar alertas sobre o período de renovação das licenças para que você não perca os prazos;
- Solucionar as possíveis falhas dos ativos com proatividade e rapidez;
- Promover a integração e centralização das informações sobre os ativos utilizados na empresa;
- Repetir todo o processo de forma periódica para manter as informações atualizadas e promover melhorias contínuas.
Como o Desk Manager pode ajudar na implementação do seu gerenciamento de ativos de TI
Para cumprir rápida e adequadamente todas essas etapas do seu gerenciamento de ativos de TI é importante contar com a ferramenta adequada.
A plataforma Desk Manager é uma das mais completas e bem avaliadas do mercado e pode ser sua grande aliada na implementação do seu IT Asset Management.
Através do aplicativo CMDB, por exemplo, você pode cadastrar e gerenciar todo o parque de ativos e passivos da sua empresa.
Isso vai facilitar a elaboração e atualização constante do seu inventário, o acompanhamento do ciclo de vida dos ativos e o planejamento de manutenções e atualizações.
Assim, você cria um cadastro completo dos ativos, onde será possível acrescentar informações como:
- Custo;
- Número de série;
- Patrimônio;
- Localização;
- Prazo de vencimento de garantias;
- Vida útil;
- Alertas de prazos a serem enviadas por e-mail ou SMS;
- Entre outras possibilidades.
Ou seja, com o Desk Manager você identifica, controla e monitora não só os seus ativos, mas também o gerenciamento de contratos de licenciamento de softwares.
É importante destacar também que a plataforma possibilita a integração entre o IT Asset Management e a gestão de serviços de TI.
Essa atuação integrada é muito vantajosa para a empresa, pois promove a melhoria da eficiência na resolução de incidentes e na gestão de mudanças.
Isso também significa que haverá uma otimização do tempo, tanto por parte da gestão quanto pelos demais colaboradores.
Considerando que a gestão do tempo é um grande desafio para muitos negócios, esse impacto positivo na produtividade da sua equipe é por si só um ótimo motivo para experimentar o Desk Manager.
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