Gestão de ativos: como aplicar ao setor de TI e qual a relevância?

O setor de tecnologia das empresas é responsável pelo pleno funcionamento de vários departamentos e aspectos da operação. Dessa forma, é fundamental que ele esteja constantemente atualizado, por dentro das tendências e aplicando as melhores ferramentas. E é aí que mora a importância da gestão de ativos.

Prática indispensável para as empresas, a gestão de ativos de TI possui um conceito simples, mas sua execução é complexa, em razão da grande quantidade de ativos que uma organização pode ter à disposição.

Esse é um procedimento que permite tornar o ambiente de trabalho mais organizado ou fazer o levantamento patrimonial da empresa. Mas há benefícios que ultrapassam esses valores!

Quer saber quais as vantagens da gestão de ativos e como aplicar ao setor de TI da sua empresa? Continue a leitura e mãos à obra!

O que é gestão de ativos no setor de TI?

Antes de tudo, vamos explicar o que são os ativos de uma empresa. Eles representam todos os itens de uma organização, onde as informações são criadas, processadas, armazenadas e compartilhadas.

A gestão de ativos é essencial para priorizar investimentos e concentrar esforços nos ativos mais críticos, que sustentam os processos da organização.

A gestão de ativos de TI, por sua vez, é ainda mais ampla. Sua função é cuidar dos componentes tecnológicos — sejam eles físicos ou virtuais — evitando assim o desperdício de recursos com investimentos ineficientes.

É uma atividade que contribui muito para a inovação do negócio e que atua como uma aliada ao fortalecimento da estratégia da empresa, uma vez que auxilia na consolidação dos sistemas, bem como a agilidade e economia em softwares e hardwares.

Segundo dados do Gartner, a gestão de ativos de TI, poderá proporcionar redução de custos de 30%, por ativo, no primeiro ano e de 5% a 10% nos anos subsequentes.

Dessa forma, este é um mecanismo capaz de economizar tempo e dinheiro das empresas, maximizando-os e, assim, gerando mais retorno.

Desconhecer a infraestrutura dos ativos de TI pode elevar gastos que poderiam ser reduzidos significativamente caso a gestão fosse conduzida de forma eficiente.

A gestão de ativos permite identificar, por exemplo, o tempo de uso de um equipamento e, consequentemente, fazer um prognóstico sobre o seu tempo de vida útil.

Em resumo, podemos dizer que a gestão de ativos de TI é um conjunto de práticas e processos que proporcionam a coordenação e a supervisão eficientes dos recursos de tecnologia de uma empresa ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Isso inclui hardwares, softwares, dados, redes e qualquer outro componente relacionado à infraestrutura de tecnologia, como veremos em seguida.

O que deve ser gerenciado?

Uma boa gestão de ativos é aquela que envolve todos os itens que compõem o ambiente de tecnologia da informação. São eles:

• Hardware: switches, roteadores, servidores, firewalls;
• Software: sistemas operacionais, carga de processamento, backup e utilização de storages;
• Dados: que são tratados e armazenados nos hardwares e softwares, correspondendo a um dos principais ativos organizacionais;
• Rede: por onde trafegam os dados com que a empresa lida diariamente;
• Consumo e Insumos: energia elétrica, manutenção, segurança física.

Nos hardwares e softwares, os sistemas de monitoramento de redes estão ligados aos equipamentos identificados por fabricantes através da assinatura digital, denominada Management Information Base (MIB).

Nela, constam os dados do fabricante, modelo, ano de fabricação e os itens que podem ser monitorados em cada um, sendo os recursos do próprio equipamento ou ações a que eles estão dedicados.

No caso de insumos, que estão ligados diretamente à energia elétrica, essas atividades podem ser monitoradas através de CLP (Centrais Lógicas Programadas) ou através dos módulos de baterias no-breaks.

Esses estabilizadores oferecem o estado de cada um destes ativos e suas condições de atendimento em um momento de queda ou falha de energia elétrica.

Sobre a importância de uma boa gestão de ativos de TI

Com a gestão de ativos no setor de TI, há o monitoramento da infraestrutura e, consequentemente, o acesso a possíveis falhas de arquitetura e perda de performance.

Dessa forma, é possível estabelecer um plano de evolução contínuo, capaz de prever novas tendências e identificar quais recursos podem ser mantidos ou substituídos, a fim de manter um setor de TI pautado na qualidade e na segurança.

Investir no aprimoramento e eficiência de ativos gera resultados melhores, mais claros, melhor organizados e com maiores possibilidades de crescimento para o setor de TI.

Como destaca a norma ABNT NBR ISO/IEC 27002, “qualquer coisa que tenha valor para a organização” é válida e pode ser considerada um ativo relevante.

O gerenciamento de ativos prevê que tudo o que acontece no departamento de TI, especialmente no que se refere aos dados, deve ser monitorado constantemente.

Uma boa gestão de ativos de TI é capaz de otimizar a rotina da empresa. Os processos, tanto os mais específicos quanto os cotidianos, se tornam mais fluidos, eficientes e produtivos, gerando assim resultados melhores.

6 principais benefícios de uma boa gestão de ativos

Uma gestão de ativos de TI satisfatória proporciona uma série de benefícios para as organizações, seja em curto, médio ou longo prazo.

Os resultados são a eficiência operacional, a segurança da informação e o alinhamento estratégico. 

Vejamos alguns dos principais benefícios envolvidos nesse processo.

Otimização de custos

Os custos relacionados aos ativos de TI são otimizados quando são identificados, por exemplo, os ativos desnecessários ou subutilizados, eliminando os custos operacionais e licenças ligados a eles.

Com base nas informações do inventário de ativos é possível também reduzir os custos de manutenção, atualização e suporte técnico.

Uma gestão de ativos eficaz permite ainda o rastreamento preciso das licenças de software, ajudando na renegociação de contratos e garantindo condições mais favoráveis aos interesses da empresa.

Além disso, com os dados sobre os ativos existentes, a organização pode tomar decisões mais inteligentes na aquisição de novos recursos. 

Isso inclui a escolha de hardwares e softwares que atendam eficientemente às necessidades, evitando compras desnecessárias ou inadequadas.

Conformidade legal e regulatória

A gestão de ativos de TI assegura que a organização esteja em conformidade com as licenças de software, evitando penalidades legais associadas ao uso não autorizado de software e proporcionando uma visão clara das licenças disponíveis.

A não conformidade legal pode resultar em multas substanciais e ao gerir adequadamente todos os seus ativos, você reduz o risco de enfrentar penalidades financeiras significativas.

Além disso, o cumprimento das leis e regulamentações relacionadas a ativos de TI protege a organização contra processos legais, contribuindo para a proteção jurídica da empresa.

Há que se pensar também na conformidade com padrões setoriais, já que diferentes setores têm regulamentações específicas que precisam ser seguidas. 

A gestão de ativos permite que a organização se alinhe a esses padrões e regulamentos específicos do setor, garantindo uma operação em total conformidade com os mesmos.

A capacidade de gerar relatórios precisos e direcionados sobre o estado de conformidade facilita também as auditorias internas e externas. 

Melhoria na segurança da informação

Como sabemos, a gestão de ativos permite o monitoramento contínuo de todos os dispositivos e softwares que compõem a sua infraestrutura. 

Isso possibilita a identificação rápida de atividades suspeitas ou não autorizadas e também facilita a aplicação oportuna de patches de segurança e atualizações, protegendo contra ameaças conhecidas.

Por outro lado, a gestão de ativos também contribui para que apenas usuários autorizados tenham acesso a determinados recursos, pois inclui a administração de permissões e o monitoramento de logins, reduzindo o risco de acessos não autorizados.

Além disso, a gestão de ativos pode incluir ferramentas que garantem que senhas seguras sejam utilizadas e alteradas regularmente.

A gestão de ativos pode ser integrada também a programas de treinamento em conscientização sobre segurança. 

Isso ajuda os usuários a entenderem a importância das práticas seguras e a reconhecerem ameaças potenciais.

Aumento da eficiência operacional

O aumento da eficiência operacional é um dos benefícios mais notáveis de uma boa gestão de ativos de TI.

Com o rastreamento rápido e preciso de todos os ativos, você localiza recursos de forma simples e sem burocracias, sejam eles hardware, software ou dados, facilitando intervenções e suporte técnico.

Outro ponto importante é a eliminação das tarefas manuais e repetitivas a partir da automação de processos na gestão de ativos.

Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz erros humanos, aumentando a eficiência operacional.

Ao monitorar proativamente o estado dos ativos, é possível identificar problemas antes que eles causem interrupções significativas. 

Ou seja, você reduz o tempo de inatividade, mantendo os sistemas operacionais e minimizando impactos nos negócios.

E ao contar com um inventário preciso, você pode planejar e executar atualizações de software e hardware de modo a manter os sistemas operando sempre com as versões mais recentes, melhorando a segurança e o desempenho.

Aumento da vida útil dos ativos

Com a gestão de ativos colocada em prática, você pode agendar e executar manutenções preventivas em dispositivos e sistemas antes que as falhas ocorram. 

Evitando essas falhas, você contribui para prolongar a vida útil dos ativos, evitando os desgastes prematuros.

O monitoramento contínuo do desempenho dos ativos é outro aspecto importante que ajuda a identificar padrões de uso, comportamentos anômalos e sinais de desgaste. 

Essas informações possibilitam intervenções proativas para manter o desempenho  e tomar decisões estratégicas sobre atualizações.

Planejar o ciclo de vida de cada ativo é essencial para maximizar seu valor e saber exatamente quando adquirir, atualizar, manter ou substituir ativos para otimizar seu ciclo de vida.

A organização pode priorizar a gestão de ativos considerados críticos para operações essenciais, com um monitoramento rigoroso, a manutenção proativa e a substituição estratégica para garantir que esses ativos permaneçam funcionando adequadamente pelo máximo tempo possível.

Apoio ao crescimento sustentável

Uma boa gestão de ativos permite que a empresa escale suas operações de TI de maneira eficiente, adicionando novos ativos, otimizando sua utilização e suportando o crescimento do negócio.

Com informações detalhadas sobre os ativos já existentes, é possível estabelecer uma rápida adaptação às novas tecnologias, facilitando a incorporação de inovações impulsionadoras da competitividade.

Em períodos de expansão, aquisições ou fusões, a gestão de ativos reduz a complexidade operacional e garante uma transição suave.

Ou seja, a empresa passa a contar com uma maior flexibilidade operacional, atendendo prontamente às necessidades dinâmicas do mercado.

Em resumo, o apoio ao crescimento sustentável na gestão de ativos de TI não apenas facilita a expansão da infraestrutura tecnológica, mas também contribui para a agilidade, flexibilidade e eficiência operacional necessárias para sustentar a consolidação da organização.

Práticas infalíveis para fazer uma boa gestão de ativos de TI

Agora que você já entende o que é gestão de ativos de TI, é hora de colocar em prática no seu negócio.

Por isso, separamos 9 práticas essenciais para realizar uma boa gestão de ativos no seu negócio. Confira!

1. Prepare um inventário

Elaborar o inventário dos ativos, auxilia a equipe a entender quais itens possuem à disposição, assim como aqueles que necessitam de reparo.

Softwares, sistemas e hardwares devem ser catalogados e analisados a fim de manter a estrutura de TI o mais atualizada e alinhada o possível com a estratégia da empresa.

O inventário dos ativos pode ser elaborado com base em informações administrativas (data de compra, informações de garantia, custo) e técnicas (tipo, fabricante, status, dados de hardware, softwares instalados etc.).

Um método muito utilizado para realizar o inventário técnico é a instalação de agentes — programas que ajudam na coleta automatizada das informações técnicas citadas acima.

Todos os dados reunidos na elaboração do inventário contribuem para que a equipe organize um calendário oficial de acontecimentos do ano acerca de check ups e reparos — possibilitando uma atuação proativa e que ajuda a evitar paradas inesperadas.

2. Faça um mapeamento de ativos

Para ter uma boa gestão de ativos, é fundamental organizar e mapear todos os componentes.

Isso permite conhecer em detalhes quem são os usuários dos sistemas, quais os componentes estão interligados e os serviços possivelmente impactados caso alguma inconsistência ou falha apareça.

O mapeamento de ativos auxilia no desenvolvimento do seu CMDB (Configuration Management Database) por meio da criação de dependências entre seus ativos.

Busque correlacionar diferentes ativos de modo a obter uma visão gerencial das configurações de infraestrutura de TI.

3. Acompanhe o ciclo de vida de cada ativo

Ativos de software e hardware passam por um ciclo de diferentes estágios.

Esses estágios ou fases auxiliam no controle do ciclo de vida dos ativos, resultando em uma utilização mais eficiente dos mesmos.

Quando os ativos mudam de estágio, o repositório central deve ser informado e atualizado com informações como: motivo, data, hora, usuário que realizou a modificação, entre outras informações.

O acompanhamento do ciclo de vida gera maior controle sobre os ativos, bem como melhores tomadas de decisão sobre compra, reparo ou atualização, prolongando a vida útil do sistema.

4. Automatize alertas

Sabemos que é muito difícil viver imune de falhas e problemas, sobretudo no setor de TI, mas caso ocorram, é ideal notificar os responsáveis por solucioná-los, de maneira ágil e automatizada.

A equipe de TI precisa sempre ser comunicada sobre as alterações na infraestrutura de TI por meio de alertas automáticos.

Dessa forma, fica mais fácil promover a correção das falhas antes que elas possam gerar impactos mais graves para o negócio da empresa.

Um alerta automatizado que notifique o gerente de TI sobre o prazo de validade de uma licença de software pode evitar que ela expire e deixe a empresa sem seus serviços, por exemplo.

5. Mantenha as informações integradas

Reunir todos os dados e informações acerca de diferentes ativos e demandas de TI em um único local pode facilitar a vida dos gestores.

É fundamental tornar as informações úteis e acessíveis para poupar tempo e trabalho da equipe.

A integração de dados permite que os colaboradores possam avaliar melhor as respostas de cada ativo para cada solicitação.

Por exemplo, um sistema de chamados permite que o registro de um ticket de suporte seja rapidamente associado a um determinado ativo de hardware, definindo a causa da demanda e armazenando um histórico que pode ser usado no futuro para influenciar um possível investimento.

A gestão de ativos tem grande relevância nas organizações, uma vez que mantém a empresa alinhada às exigências do mercado e facilita a organização interna, ao promover a melhor utilização dos ativos e informar os colaboradores sobre a situação dos equipamentos.

Além da gestão de ativos, uma equipe ou empresa de TI precisa cuidar de outras práticas e ferramentas, como o marketing e o gerenciamento de projetos. Para saber mais, acesse já o guia completo para o desenvolvimento de uma empresa de TI.

6. Implemente políticas de segurança de ativos

A implementação de políticas de segurança de ativos é fundamental para proteger os recursos de TI, garantir a confidencialidade e a integridade das informações, e mitigar os riscos de segurança. 

Você pode começar esse processo realizando uma avaliação abrangente de riscos de segurança de ativos. Identifique possíveis ameaças, vulnerabilidades e impactos associados. 

Assim você vai dispor das informações necessárias para desenvolver políticas específicas a partir da definição dos seus objetivos de segurança.

Sua empresa pode contar com políticas para servidores, dispositivos de armazenamento, redes, software, entre outros. 

7. Desenvolva um plano de contingência e recuperação

O plano de contingência e recuperação está diretamente relacionado à capacidade de resiliência dos ativos de TI que passam por falhas, desastres naturais, ataques cibernéticos ou outros eventos adversos. 

Para criar esse plano, você deve começar identificando os ativos críticos e avaliando os riscos e impactos ligados a cada possível cenário.

O passo seguinte é a definição dos objetivos de recuperação para que a estratégia de recuperação esteja alinhada a variantes como o tempo máximo de inatividade tolerável.

A sua estratégia de recuperação pode incluir a implementação de backups regulares, a redundância de sistemas, a utilização de serviços em nuvem para garantir a continuidade e outros métodos de mitigação de riscos.

Crie procedimentos detalhados para lidar com situações de contingência e inclua passos específicos para isolar o impacto de uma falha, iniciar processos de recuperação, notificar as partes interessadas e, se necessário, acionar planos resposta a desastres.

8. Promova treinamentos e conscientização

A gestão de ativos só será totalmente eficaz se toda a sua equipe estiver engajada para colocar em prática todas as ações estabelecidas.

Por isso, promover treinamentos de conscientização é crucial para garantir que a equipe compreenda a importância da segurança de ativos de TI e esteja preparada para lidar com ameaças. 

Identifique lacunas de conhecimento, áreas de maior risco e requisitos específicos da equipe em relação à segurança de ativos de TI.

Em seguida, crie o conteúdo do treinamento utilizando vídeos, apresentações, manuais, simulações de ataques cibernéticos e outros recursos interativos. 

Certifique-se de adaptar o conteúdo para diferentes níveis de conhecimento dentro da equipe.

Defina um calendário regular de treinamentos para ter a certeza de que a equipe estará sempre atualizada sobre as melhores práticas de segurança.

9. Integre a gestão de ativos aos processos de negócios

A sua gestão de ativos precisa manter-se alinhada aos objetivos estratégicos da sua empresa e é por isso que ela deve se integrar aos processos de negócios.

Para isso, é fundamental o conhecimento das metas e prioridades da empresa, para que a gestão de ativos consiga apoiar esses objetivos.

Um passo importante nesse sentido é o de mapear como os ativos contribuem para a eficiência e eficácia de cada atividade. 

Isso ajuda a priorizar a gestão de ativos de acordo com a importância para os processos e possibilita uma visão holística dos negócios.

Estabeleça mecanismos eficientes para a integração de dados entre sistemas de gestão de ativos e sistemas de gestão de processos de negócios.

Para isso, um sistema ESM será a melhor solução, pois viabiliza a centralização de dados e acumula diversas funcionalidades que vão otimizar tanto a gestão de ativos quanto a de processos.

A plataforma da Desk Manager é uma das opções mais completas e seguras disponíveis hoje e vai facilitar o alcance das suas metas mesmo que você considere muito complexas as ações relacionadas à gestão eficiente de ativos. 

Que tal começar a aprimorar a sua gestão de ativos ainda hoje? Conheça os planos da Desk Manager!