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Você sabe o que é um inventário de TI? Todo tipo de empresa que tem como pretensão continuar existindo nos dias atuais depende de uma gama de aparatos tecnológicos.
Esses objetos, ferramentas e programas são chamados ativos de TI e fazer um inventário de TI significa ter tudo isso bem documentado e gerenciado.
A tecnologia lida com a maior parte do trabalho executado diariamente para a organização e, mais importante, seus clientes dependem dela.
No entanto, a importância dessa tecnologia nem sempre é valorizada e, além disso, o gerenciamento dela é subestimado e incompreendido.
A realidade é que essa tecnologia alimenta a organização, representa um grande investimento e é fundamental para o fluxo de receita. Cada centavo faturado pela sua organização é tocado pela tecnologia.
Por isso, cuidar de cada ativo de TI é valorizar e garantir o bom andamento da organização a longo prazo.
Entendendo de verdade o que é um inventário de TI
Inventário de TI é um documento que contém todos os ativos de TI e suas principais informações. Como "ativos de TI" pode-se entender os softwares e hardwares.
Sendo assim, um inventário de TI conterá as licenças e atualizações dos softwares, os números de série e datas de garantia dos hardwares e com quais usuários estes equipamentos se encontram instalados naquele momento.
Ter esse tipo de controle traz uma série de benefícios para as empresas, como redução dos custos, maior controle dos ativos e antecipação de problemas.
Significa que a empresa saberá facilmente quando é necessário atualizar uma licença, trocar uma máquina ou mandar para a garantia de fábrica.
O inventário de TI pode ser uma lista simples, feita em algum programa de edição de texto como o Word ou até escrita manualmente em um caderno.
No entanto, com a melhoria nas ferramentas tecnológicas, hoje em dia já podemos encontrar softwares de inventário de TI, ou seja, programas que automatizam a gestão de ativos.
A automatização desse processo torna o trabalho feito pelo gestor de TI mais fácil e otimizado.
Ainda assim, preparamos algumas dicas que podem te ajudar a manter um inventário de TI sempre atualizado, independente da automatização.
6 dicas para manter seu inventário de TI atualizado
Vamos às dicas.
Nomeie um responsável
Primeiramente é importante nomear um responsável para fazer o controle do inventário de TI. Esta será a pessoa que precisará fazer as atualizações e inserir os dados necessários no documento.
Ainda que você opte por um sistema automatizado de gestão de ativos, é importante que haja um responsável por tudo o que é feito no sistema.
Se a empresa contar com alguma meta ligada a gestão de ativos, este também será o responsável pelos resultados dela.
Tenha o inventário de TI salvo na nuvem
Nós falamos que é possível fazer seu inventário de TI em um documento do Word ou em um caderno comum. No entanto, o ideal é que esse documento esteja salvo na nuvem.
Mas por que isso? Porque dessa forma ele pode ser acessado de qualquer lugar e não será perdido caso o desktop ou notebook em questão venha a ter uma perda total.
Como é melhor prevenir do que remediar, aconselhamos você a salvá-lo em algum programa de nuvem.
Rastreie os ativos ao longo do seu ciclo de vida
Cada hardware e software tem um ciclo de vida próprio e esse estágios devem ser respeitados para um melhor aproveitamento dos ativos.
No seu inventário de TI é necessário que esses ciclos de vidas estejam documentados. Sempre que um ativo muda de fase ou é trocado, essa mudança deve ser documentada.
Acompanhar o ciclo de vida de cada um deles permite uma melhor tomada de decisão quanto a compra, atualização e troca de aparelhos.
Utilize um sistema que permita também a atualização manual
Caso você opte por um sistema de controle de inventário de TI automatizado, recomendamos que você contrate um com a opção de atualização manual.
Claro que se você contratou uma ferramenta para tal é porque não quer fazer manualmente, entretanto, existem situações em que precisará atualizá-lo de forma manual. .
Crie uma rotina de atualização
Sem um programa próprio para isso, será necessária a atualização manual constante e seguindo uma rotina.
Lembra do responsável pelo inventário de TI que falamos acima? Pois é, ele precisará de uma rotina de atualização para garantir que nada seja esquecido.
Para isso também vale criar um checklist de atualização, dessa forma, ainda que seja tudo feito manualmente, diminui-se o risco de erro humano.
Tenha um documento de gestão do conhecimento
Já imaginou ter todos os ativos de TI bem gerenciados por um funcionário, esse funcionário se demitir e você ficar sem saber como ele faz o trabalho?
Por mais improvável que isso pode parecer, é sempre algo a se pensar.
Para que um processo esteja bem montado é preciso que qualquer pessoa seja capaz de entendê-lo para fazê-lo rodar.
Dessa forma, ter um documento de gestão do conhecimento explicando como fazer as atualizações, os rastreios e como utilizar o sistema escolhido é essencial.
8 erros que você não pode cometer com o seu inventário de TI
Para finalizar, separamos 8 erros comuns mas que você não deve cometer ao montar e fazer o controle do seu inventário de TI. Veja só:
- Não destrinchar os dados corretamente;
- Não fazer uma atualização constante;
- Não definir um responsável pelo inventário de TI;
- Evitar o investimento em novas tecnologias;
- Subestimar a segurança dos dados;
- Não investir em capacitações;
- Não enxergar os ativos como parte primordial da organização;
- Achar que utilizar um software especializado vai resolver toda a gestão de ativos.
Siga nossas dicas na hora de manter seu inventário de TI atualizado e lembre-se sempre de fugir desses 8 erros, eles podem causar muitos problemas no futuro.
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