Por Fabio Teles em 19/03/2024

GMUD: O que é gestão de mudanças e como começar

A menos que sua empresa ainda esteja dando os passos iniciais no mundo dos negócios, não há dúvida de que você já precisou promover alguma mudança relacionada à execução de tarefas nos diferentes departamentos ou ao estabelecimento dos próprios processos.  Pode ser que essa mudança tenha sido feita às pressas e sem uma estratégia definida, o que leva você a prever uma grande dor de cabeça diante da necessidade de realizar novas mudanças. Mas isso não precisa acontecer se você aplicar, em sua gestão, o conceito de GMUD.

A GMUD ou gestão de mudanças ajuda os gestores a promoverem transições da forma correta, com uma estratégia voltada para o sucesso e a produtividade do negócio e também para o engajamento da equipe.

Mais cedo ou mais tarde, toda empresa vai precisar recorrer a este conceito, já que o ambiente organizacional é sempre dinâmico e a competitividade é cada vez maior.

Assim, sem promover uma boa gestão de mudanças, sua empresa corre sérios riscos de não atingir suas metas ou objetivos. 

Se você ainda não aplica a GMUD em seu negócio, mas busca uma solução para mitigar os os atritos e impactos que as mudanças relacionadas à implementação de uma nova tecnologia, processo ou sistema podem causar no andamento da sua operação, o primeiro passo é ler este conteúdo até o final.

Ao ler os próximos tópicos você terá acesso às informações mais essenciais sobre a GMUD: o que é, como implementar, como promover uma gestão de mudanças eficientes e quais são os desafios dessa implementação. 

Continue a leitura e tire suas dúvidas!

GMUD: Significado

Você sabe qual é o significado de GMUD? Podemos dizer de forma resumida e direta que se trata da abreviação para o conceito de “gestão de mudanças”. 

Ela engloba uma série de ações ou procedimentos que são necessários para que as mudanças sejam realizadas de forma planejada e satisfatória dentro de uma empresa.

Esses procedimentos incluem todo o processo que vai desde a detecção da necessidade de promover uma mudança, passando pela própria implementação e pelo controle das variáveis ligadas à mudança em questão e chegando à compreensão dos efeitos e resultados da mudança, o que inclui o engajamento dos colaboradores e o acompanhamento para que as novas rotinas sejam executadas corretamente. 

Embora o conceito de GMUD esteja ganhando maior visibilidade atualmente, devido à dinamicidade do mercado e às alterações constantes no comportamento do consumidor, ele já existe há várias décadas. 

Mesmo assim, muitas empresas que resolvem utilizá-lo ainda encontram dificuldades em alcançar suas metas relacionadas à promoção de mudanças de forma amena e direcionada. 

Isso acontece porque a GMUD não está focada apenas no controle sobre a implementação da mudança do ponto de vista técnico.

São diversas as variáveis envolvidas, o que inclui o fator humano e o próprio engajamento das equipes envolvidas. 

Ou seja, ao recorrer à GMUD, é preciso tratá-la como um recurso muito mais prático e abrangente do que a ideia de “burocratizar” uma mudança necessária ou inevitável. 

As transições devem acontecer de forma segura, com o menor índice de atritos possível e uma adaptação saudável e gradativa. 

O ideal é que toda empresa conte com um planejamento estratégico da gestão de mudanças porque o mercado é dinâmico e muitas vezes imprevisível, o que pode gerar a necessidade de mudanças e adaptações rápidas.  

Se você não sabe como começar esse planejamento, a leitura do próximo tópico vai te ajudar. 

GMUD: o que é na prática?

Quando dizemos que determinada empresa fez uma boa gestão de mudanças ou conta com um bom planejamento de GMUD, o que isso significa na prática?

Entender que toda mudança a ser promovida nas rotinas, processos ou operação de um negócio precisa ser adequadamente gerida é o primeiro passo.

Mudanças realizadas às pressas ou com base em “intuição” raramente são bem-sucedidas. No entanto, tratar a GMUD como um fluxo de trabalho, sem considerar as especificidades da empresa e o fator humano, não é o caminho correto. 

Os gestores precisam entender a gestão de mudanças como uma forma inovadora de pensar as mudanças e de estruturar seu planejamento, mantendo sempre o foco nos resultados desejados. 

Dito isso, vamos à resposta da pergunta mais relevante sobre a GMUD: o que é a gestão de mudanças na prática?

Ela corresponde a uma série de ações a serem colocadas em práticas pelos gestores, considerando as diversas variáveis envolvidas, o foco em um objetivo central e o seguimento dos seguintes passos: 

  1. Esclarecer quais são os objetivos do seu projeto: isso inclui a definição de quais mudanças comportamentais e operacionais são esperadas e a compreensão de quais indicadores serão utilizados para detectar o alcance dessas metas; 
  2. Identificar quais áreas e processos serão impactados: com frequência as mudanças implementadas afetam mais algumas áreas do que outras e o foco dos gestores deve englobar todas as transições necessárias; 
  3. Entender quais são os riscos envolvidos e como eles podem ser mitigados: o que pode dar errado durante a implementação de uma mudança? E o que você pode fazer para que esta situação não aconteça ou tenha um impacto irrelevante sobre o sucesso da GMUD? 
  4. Definir uma estratégia de comunicação: o seu planejamento de comunicação, seja interna ou externa, deve considerar o objetivo da mudança a ser promovida, os riscos e as áreas impactadas, além do engajamento dos colaboradores. Assim será possível esclarecer dúvidas e alinhar expectativas;
  5. Planejar a comunicação do ponto de vista técnico: quais canais de comunicação são os mais adequados para cada etapa da mudança? Quem serão os destinatários de cada mensagem? Com qual frequência elas serão recebidas? Qual linguagem será utilizada? Responda a essas perguntas e crie seu plano de comunicação; 
  6. Envolver todos os stakeholders: colaboradores, clientes, parceiros e fornecedores devem se beneficiar direta ou indiretamente da implementação da mudança. Por isso, seu engajamento é essencial para impulsionar o projeto;
  7. Definir e motivar os multiplicadores ou promotores da mudança: esses multiplicadores são colaboradores em posições estratégicas e relevantes para influenciar positivamente os demais funcionários da empresa, criando curiosidade e estimulando o engajamento; 
  8. Criar um plano de testes adequado: cada etapa do seu projeto deve contar com um teste a ser realizado no momento certo como uma oportunidade de engajar os colaboradores e estimular a comunicação com os gestores no sentido de expor suas dúvidas e inseguranças;
  9. Criar um plano de remediação: caso a mudança não alcance os resultados esperados, a empresa precisa contar com um plano para contornar a situação, que pode ser um retorno à situação anterior até que uma nova tentativa, com as devidas alterações, possa ser realizada; 
  10. Promover treinamentos direcionados: seus colaboradores precisam aprender como suas rotinas serão executadas após a mudança e a promoção de treinamentos pode ser a oportunidade para divulgar os benefícios da mudança em questão, alcançando um maior engajamento. 

Como promover uma gestão de mudanças eficiente?

Além de seguir o passo a passo exposto no tópico anterior, há outros requisitos aos quais você deve ficar atento ao implementar a sua GMUD. 

O primeiro deles diz respeito à integração do seu planejamento de mudança aos demais projetos e metas da empresa. 

Ou seja, é importante não tratar a GMUD como uma missão paralela ou isolada em relação aos departamentos e à operação do negócio como um todo. Ela deve integrar o seu plano de negócios e nunca ser concebida ou gerenciada separadamente. 

Outro requisito importantíssimo é concentrar a responsabilidade pela gestão de mudanças nas mãos dos gestores.

Isso parece óbvio, mas muitos gestores acabam “terceirizando” essa responsabilidade para profissionais da área de recursos humanos ou de tecnologia, por exemplo. 

É você, enquanto gestor, quem deve garantir que a mudança seja implementada de forma efetiva, direcionada, planejada e eficiente. E também é você o responsável por incentivar os comportamentos desejados na equipe. 

Mesmo que a princípio pareça muito plausível delegar esta missão, a habilidade de colocar em prática a GMUD só se adquire praticando. 

Outro fator primordial é a adoção de frameworks e ferramentas de suporte à GMUD que contem com as orientações e funções necessárias de acordo com o perfil e as especificidades do seu negócio. 

Soma-se a estes recursos técnicos a importância do fator humano durante a GMUD. Sem uma equipe engajada e motivada, a gestão de mudanças será ineficaz. 

E com frequência as empresas enfrentam desafios relacionados ao engajamento das equipes na GMUD, já que os colaboradores não se sentem seguros ao lidarem com mudanças significativas em suas rotinas sem entenderem efetivamente os benefícios dessas mudanças. 

Daí a importância dos treinamentos, do estímulo aos feedbacks e de um bom planejamento de comunicação interna

Os gestores devem ser acessíveis para ouvir e responder de forma clara e efetiva às dúvidas de seus colaboradores, de modo a sanar inseguranças e aprimorar a própria GMUD a partir das sugestões recebidas. 

Nesse sentido, as redes sociais internas ou outras plataformas de comunicação com os colaboradores podem ser utilizadas como ferramentas estratégicas de suporte à gestão de mudanças. 

Desafios da gestão de mudanças

Como vimos no tópico anterior, engajar a sua equipe no processo de mudança e convencê-la sobre os benefícios da GMUD pode ser um grande desafio, sobretudo se você subestimar a importância do fator humano nesse processo.

Por isso, podemos dizer que um dos maiores obstáculos para uma gestão de mudanças bem-sucedida é o engajamento de todos os envolvidos. 

Isso acontece porque a resistência às mudanças é natural nos mais diversos campos. O ser humano tende a se apegar a situações e contextos que se repetem e sentem muita insegurança diante de algo novo e desconhecido. 

Nesse sentido, a mudança pode ser vista pelos colaboradores como algo que vai tornar sua rotina mais complicada e “dar mais trabalho” para ser colocado em prática. 

Mas este desafio pode ser superado a partir de uma estratégia de comunicação assertiva que culmina no comprometimento dos colaboradores com o sucesso da mudança a partir da desconstrução das possíveis preocupações envolvidas. 

Outra missão desafiadora envolvida na GMUD é a criação de um plano direcionador e condizente de gestão de mudanças.

Muitas vezes, esse plano é feito de forma superficial, sem considerar as especificidades da empresa e de suas metas. 

É incabível, por exemplo, informar os colaboradores sobre a mudança de forma unidirecional quando ela já está em vias de acontecer. Isso ocorre frequentemente quando a GMUD é focada apenas na parte técnica.

No entanto, este desafio também pode ser superado a partir da inclusão, em seu planejamento, de treinamentos e capacitações, com foco no desenvolvimento de novas competências, que tornam a mudança também uma oportunidade de crescimento profissional para os colaboradores, além, é claro, de uma comunicação efetiva que também deve compor o planejamento. 

O terceiro desafio a ser destacado é o do suporte tecnológico adequado, já que é muito comum a GMUD estar relacionada à implementação da automação de processos ou da integração entre setores e sistemas. 

Mas ainda que a mudança seja apenas de uma plataforma para outra ou uma alteração em um processo que já é gerido através da tecnologia, contar com as ferramentas corretas é uma necessidade fundamental.

Isso ocorre em virtude da dinamicidade com que as mudanças precisam ser implementadas e das necessidades relacionadas ao trabalho integrado de diferentes setores, sobretudo em empresas que adotam um modelo baseado em ESM

GMUD e tecnologia

Como é possível inferir, a GMUD impulsiona e é impulsionada pela adoção de novas tecnologias.

Por isso, mais do que escolher uma ferramenta de alta performance, você precisa criar uma estratégia tecnológica com vistas ao sucesso no longo prazo. 

Na era digital, a tecnologia desempenha um papel fundamental na otimização dos processos empresariais, que está diretamente relacionada à importância da gestão de mudanças. 

Portanto, para contar sempre com o suporte tecnológico adequado, você precisa identificar as necessidades tecnológicas atuais e futuras da sua empresa, além de avaliar as soluções disponíveis no mercado na atualidade, bem como as atualizações e a priorização da segurança cibernética. 

Ao antecipar as demandas futuras e investir em tecnologias escaláveis e flexíveis, você consegue garantir que seu negócio esteja devidamente preparado para lidar com as mudanças de maneira eficaz.

A ferramenta escolhida para centralizar a sua GMUD deve oferecer funcionalidades que atendam às necessidades específicas da sua empresa e o seu planejamento de gestão de mudanças. 

Recursos como rastreamento de incidentes, automação de fluxos de trabalho, colaboração em equipe e relatórios analíticos são essenciais para garantir uma implementação suave e eficiente das mudanças.

Se você ainda tem dúvidas sobre alguma das etapas ou requisitos para implementar uma GMUD eficiente, entre em contato com a Desk Manager e nossa equipe irá te ajudar. Até o próximo artigo!

Por Fabio Teles em 19/03/2024