Comunicação efetiva: o que é e como desenvolver em 5 passos8 min read

A comunicação é o ponto-chave para o sucesso de uma empresa, mas é preciso que a transmissão de informações aconteça de maneira eficaz em todos os setores e processos para que os objetivos do negócio sejam atingidos. É por isso que o conceito de comunicação efetiva nas empresas é tão importante.

As operações do negócio dependem de uma comunicação eficiente para serem bem executadas. E é na perspectiva da comunicação interna que este movimento deve começar. 

Além de ser uma necessidade evidente das pessoas e das empresas de maneira generalizada, a comunicação efetiva precisa ser pensada também como uma ferramenta organizacional estratégica.

Principalmente quando o foco é o posicionamento da empresa no mercado e o aumento de sua credibilidade, não há possibilidade de êxito sem a comunicação adequada. 

Mas a importância da comunicação pode ser pensada também de uma perspectiva muito mais generalizada: o funcionamento da organização é impossibilitado sem o foco na comunicação.

Para que os colaboradores e gestores desempenhem suas tarefas de forma unificada e alinhada aos objetivos do negócio, a comunicação efetiva é um pré-requisito.

Mas ela não pode ser tomada como um processo natural que não necessita de estratégias. É necessário pensar no conceito e em sua importância no âmbito interno e externo.

É isso que vamos fazer ao longo deste artigo. Ao ler os próximos tópicos, você vai entender o que é comunicação efetiva, qual é a sua importância e como promovê-la dentro do seu negócio. Confira!

O que é comunicação efetiva?

Podemos entender como comunicação efetiva aquela que promove a entrega da mensagem de maneira a possibilitar ao receptor sua compreensão e interpretação da forma correta.

Ou seja, a comunicação eficiente ocorre quando o receptor da mensagem a entende totalmente, sem ser afetado pelos possíveis ruídos.

Algumas ações que podem ajudar na promoção desse tipo de comunicação dentro das empresas são a tomada ágil de atitude, a definição de objetivos claros, a determinação do fluxo de informação e a utilização de diferentes estratégias.  

Promover a comunicação efetiva é um desafio para os gestores e, por isso, oportunidades devem ser criadas para que o fluxo de comunicação torne-se mais fluido. 

Por exemplo, incentivar as interações entre colaboradores e gestores ou entre colaboradores de diferentes departamentos cujas tarefas de interconectam é uma estratégia importante. 

Portanto, podemos dizer que é preciso contar com uma cultura organizacional voltada para o desenvolvimento e a eficiência da comunicação. 

E é importante destacar a necessidade do engajamento de todos os colaboradores para a obtenção de uma comunicação organizacional bem-sucedida. 

Entre os requisitos para o alcance desse engajamento estão:

Análise das partes envolvidas na comunicação

A comunicação eficaz inicia-se com uma profunda análise dos stakeholders envolvidos. Isso inclui compreender suas motivações, barreiras de comunicação e as dinâmicas de poder que podem influenciar o processo. 

Este passo garante que todas as vozes sejam ouvidas e que os objetivos de comunicação estejam alinhados com as necessidades de todos os participantes, facilitando uma troca de informações mais harmoniosa e produtiva.

Utilização da linguagem

Selecionar uma linguagem clara e adaptada ao público-alvo é crucial. Isso envolve o uso de terminologias compreensíveis, evitando jargões técnicos quando não apropriado, e a aplicação de uma linguagem inclusiva que respeite as diversidades cultural e social dos interlocutores. 

A eficácia neste aspecto minimiza as chances de mal-entendidos e aumenta a precisão na transferência de mensagens.

Formato e abordagem adequados para a transmissão da mensagem

O contexto e o conteúdo da mensagem determinam o formato mais adequado para a comunicação. Isso pode variar desde comunicações digitais, como e-mails e mensagens instantâneas, até métodos mais tradicionais, como reuniões presenciais ou conferências. 

Cada formato tem suas vantagens e limitações, e escolher o correto pode maximizar a clareza e a eficiência da mensagem transmitida.

Mensuração do processo

Avaliar a eficácia da comunicação é essencial para garantir que os objetivos estão sendo atingidos e para identificar áreas de melhoria. Métodos de feedback, como pesquisas e análises de engajamento, ajudam a medir o impacto das comunicações e ajustar as estratégias conforme necessário. 

Esta mensuração permite uma evolução contínua dos processos comunicativos dentro de uma organização, assegurando que adaptações possam ser feitas em resposta às mudanças no ambiente ou nas necessidades dos stakeholders.

No próximo tópico, falaremos um pouco mais sobre a importância da comunicação efetiva. 

A importância da comunicação eficiente

Comunicação efetiva
Comunicação efetiva: o que é e como desenvolver em 5 passos

Muitas vezes, os processos comunicacionais não recebem a devida atenção dentro das empresas, sobretudo quando se pensa na comunicação interna.

As estratégias de comunicação com o cliente estão muito ligadas ao planejamento de marketing, que tem ganhado maior visibilidade nos últimos anos.

Mas, para a construção de um relacionamento estreito com o cliente, é preciso antes promover uma comunicação eficiente internamente.

Uma falha de compreensão entre os envolvidos em um processo pode acarretar vários problemas, começando pelos conflitos dentro das equipes e indo até a falta de alinhamento na comunicação externa.

Planejamento

Com o bom desempenho comunicacional, o planejamento para a execução das atividades torna-se mais simples, pois todos os envolvidos entendem o que precisa ser feito e tornam-se engajados no alcance dos objetivos;

Liderança

A comunicação efetiva proporciona um melhor relacionamento entre a gestão e as equipes, facilitando a definição das metas e o engajamento para o alcance de resultados;

Marketing

Para atrair, encantar e fidelizar os clientes, a comunicação é a peça mais essencial. Ela implica na escolha adequada das palavras, dos canais, dos temas e dos conteúdos que vão impactar e gerar o interesse dos consumidores;

Atendimento

Além de promover o alinhamento no discurso dos profissionais de atendimento, a comunicação efetiva possibilita a escuta interessada de reclamações, dúvidas e sugestões, fortalecendo o relacionamento com o cliente;

Relacionamento

Além do relacionamento com o cliente, os relacionamentos internos também são fortalecidos com uma comunicação efetiva, o que ajuda a motivar e engajar a equipe;

Alinhamento de estratégias

A comunicação eficiente garante que todos os envolvidos em um projeto entendam seus objetivos, métodos, indicadores, responsabilidades e etapas, aumentando as chances de alcance dos resultados desejados.

Para ajudar na compreensão da importância da comunicação efetiva, vamos enumerar algumas das áreas que obtêm melhores resultados a partir da preocupação com os processos comunicacionais. Veja abaixo:

Como desenvolver uma comunicação eficiente em 5 passos

Vamos listar agora algumas dicas para a promoção da comunicação efetiva dentro do seu negócio. 

1. Dúvidas devem gerar perguntas

Qualquer gestor ou colaborador deve se sentir à vontade para fazer uma pergunta sempre que não entender o conteúdo de uma comunicação

Dúvidas não esclarecidas têm grande potencial para tornarem-se problemas futuros, pois nada mais são do que a materialização dos ruídos de comunicação. 

Por isso é tão importante promover uma cultura organizacional voltada para a comunicação eficiente e criar oportunidades para que todas as dúvidas sejam ouvidas e sanadas. 

2. Priorize a clareza 

A clareza é mais importante do que a linguagem técnica e do que as impressões causadas, seja qual for o canal de comunicação.

Então, tenha como hábito a checagem de que o receptor da mensagem a compreendeu corretamente. 

A simplicidade é sempre o melhor caminho. Certifique-se de fazer a melhor escolha de linguagem e palavras e não se esqueça de que a imagem também é um instrumento comunicacional. 

3. Faça reuniões periódicas

Uma única reunião dificilmente será suficiente para o alinhamento de todos os detalhes de um projeto. 

Então, tenha por hábito o agendamento de encontros periódicos com as equipes e escolha datas em que você acredita que estará inspirado e bem-disposto para receber sugestões e tirar dúvidas. 

4. Produza follow-up por escrito

É importante documentar o que foi discutido nas reuniões para a obtenção de melhores resultados. 

Portanto, o seu computador ou bloco de anotações deve estar sempre à mão. Ao término da reunião, todos podem ter acesso às anotações esquematizadas. 

Isso vai evitar a necessidade de retomada de discussões que já foram concluídas e facilitar a efetividade da comunicação. 

5. Defina o fluxo de informação

É importante definir quando e como os processos comunicacionais vão ocorrer, para que todos os envolvidos se sintam confortáveis e compreendam as mensagens. 

Isso vale tanto para a comunicação interna quanto para a comunicação com os clientes, pois, como vimos, uma está interligada à outra.

O investimento na comunicação interna pode significar que os setores de marketing e atendimento estarão mais preparados para atender às expectativas dos clientes, gerando valor para os mesmos. 

Se você quer saber mais sobre a geração de valor para os clientes para promovê-la a partir da conquista de uma comunicação efetiva, acesse nosso artigo sobre o assunto. Boa leitura e até o próximo conteúdo.

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