Controle de custos: aprenda como aplicar no setor de TI

Se uma empresa passa por uma reestruturação ou por momentos de instabilidade financeira, criar uma política de controle de custos se torna fundamental.

O setor de TI é uma das principais áreas de um negócio, mas também possui alta representatividade no orçamento corporativo e, por isso, acaba sendo uma das áreas mais afetadas em caso de cortes de investimento.

O crescimento do mercado geral de tecnologia está estimado em 2% para 2017 e 4% para 2018.

Dessa forma, ao traçar uma estratégia de controle de custos de TI, é necessário ter cuidado para que alguns cortes não comprometam o desempenho do setor.

Afinal, alguns investimentos em tecnologia são indispensáveis para garantir a segurança da organização, a produtividade dos colaboradores e até mesmo a continuidade do negócio.

No entanto, se realizado com consciência, aplicar práticas de controle de custos de TI na empresa pode gerar economias significativas!

Por que fazer o controle de custos na área de TI?

Fazer o controle de custos de TI não é uma política associada apenas a crises financeiras e cortes de despesas.

A gestão de custos de TI tem vantagens que vão além da redução de gastos. Controlar e gerenciar os custos de TI, permite, sobretudo:

• Aprimorar a gestão operacional de ativos de TI;
• Tornar os custos de TI mais transparentes;
• Tornar a tomada de decisões dos gestores mais assertiva;
• Aumentar o alinhamento estratégico entre o setor de TI e os negócios da empresa.

Com essa prática, enquanto os gestores conseguem entender os custos dos serviços de TI, as equipes de tecnologia passam a utilizar métricas e indicadores para justificar custos e justificar sua relevância para a organização.

Fazer o controle de custos não é apenas cortar gastos! Essa prática é o estímulo necessário para que os líderes usem os recursos de TI de forma estratégica.
Existe sim a redução de gastos, mas, ao mesmo tempo, é possível gerar aumento da produtividade.

Lembre-se que o controle de custos de TI deve ser um processo contínuo e ininterrupto, a fim de integrar os custos com os objetivos estratégicos da empresa.

Qual a dificuldade de controlar os custos de TI?

Se o controle de custos de Tecnologia da Informação é uma atitude a ser tomada por todas as empresas, sobretudo nas grandes empresas, há alguma dificuldade em fazê-lo?

A resposta é sim! As dificuldades existem devido às particularidades do próprio setor de tecnologia. Entenda quais são estes obstáculos:

Expansão constante da área

Segundo dados da consultoria IDC, há previsão de que que o mercado mundial de serviços de TI e “business services” movimente nada menos que US$ 1 trilhão até 2018. Para este ano, a projeção indicou um volume de US$ 900 bilhões.

Esses dados demonstram uma crescente necessidade de produtos e serviços de tecnologia nas empresas e, consequentemente, o aumento dos gastos.

Todavia, as empresas costumam falhar ao diferenciar o que é realmente um aumento de preços dos serviços e produtos de TI e o que é uma expansão do ambiente de TI, como o aumento do volume de ativos.

Ambos os casos representam um aumento nos custos, mas possuem efeitos diferentes.

Fragmentação

Os serviços e produtos de TI nas organizações, em geral, ficam distribuídos em diversos setores e componentes dos negócios das corporações e, muitas vezes, apresentam propósitos distintos.
Isso pode acabar dificultando o controle de custos, uma vez que o gerenciamento não centralizado pode gerar redundâncias nos cálculos.

Ausência de habilidades financeiras

O departamento de TI nem sempre possui funcionários com as habilidades necessárias para gerir o controle financeiro, o que dificulta a apresentação de valores exatos e métricas satisfatórias para as demais áreas da empresa.

6 alternativas para controlar os custos de TI na organização

A boa notícia é que, apesar das dificuldades, é possível fazer um bom controle de custos em TI.

Há uma série de ferramentas, tecnologias e ações que são capazes de reduzir despesas e auxiliar na criação de resultados alinhados aos objetivos da empresa.

Confira:

1. Tenha um plano de governança em TI.

Desenvolver um plano de governança de TI é uma ótima alternativa de redução de custos.
Metodologias e conjuntos de práticas como ITIL, COBIT, podem apoiar o desenvolvimento de um plano de governança de TI.

No entanto, independentemente do modelo seguido, o plano deve estar alinhado com as estratégias de governança corporativa, para que os gestores tenham consciência das restrições de redução de custos.

Todo o planejamento passa a estar alinhado com os objetivos do negócio sem comprometer a qualidade dos serviços ou a segurança da informação.

2. Armazenamento em nuvem

Que tal transferir toda a infraestrutura de TI para o armazenamento em nuvem? Por mais que, inicialmente, seja necessário investir em um sistema, a solução trará grande redução de custos. A eficiência operacional também terá melhoras consideráveis.

Entre os maiores benefícios de adotar o armazenamento em nuvem estão:

• Redução de gastos com compra, manutenção e atualização de softwares e hardwares;
• É escalonável, o que concede liberdade para a empresa crescer sem necessidade de investimentos mais pesados e desperdício de investimentos já realizados anteriormente;
• Há menor consumo de energia, já que servidores e hardwares não são mais usados dentro da própria infraestrutura da empresa;
• Não há perda de tempo e dinheiro com quedas de energia, já que são salvas cópias em servidores auxiliares para dar continuidade ao negócio;
• A segurança das informações é garantida por meio de protocolos de segurança definidos pelo fornecedor e empresa;
• O acesso aos dados e sistemas fica restrito à equipe autorizada.

3. Downsizing

O downsizing é uma técnica que tem como objetivo eliminar processos redundantes ou desnecessários na empresa, que são capazes de elevar custos e complicar a tomada de decisões.

Dessa forma, a operação de TI fica mais enxuta e eficiente. Para isso, é necessário que os gestores revisem regularmente suas equipes de TI e a descrição de cargos no setor, repensando os processos, eliminando gargalos e garantindo, assim, mais economia e produtividade.

4. Incentive o BYOD

O BYOD (Bring Your Own Device) é uma prática adotada por muitas empresas, que incentiva os seus funcionários a trazerem seus próprios dispositivos (como tablets e notebooks) para o ambiente corporativo, a fim de usá-los para seus serviços na instituição.

Se a empresa implantar um bom gerenciamento de riscos e ameaças de rede, além de desenvolver uma política bem elaborada de BYOD, essa se torna uma estratégia muito útil para contribuir para redução da necessidade de aquisições e manutenções de equipamentos, bem como da disputa dos colaboradores por dispositivos mais atualizados dentro da empresa.

Além disso, como os profissionais já conhecem seus aparelhos, a produtividade passa a ter um aumento significativo.

5. Renegocie contratos com fornecedores

Quando o assunto é o controle de custos de TI, rever os contratos e renegociar com fornecedores é uma boa alternativa.

Grande parte dos gastos do setor de TI se dá com prestadores de serviços, como: fornecedores de internet, operadoras de telefonia e licenças de uso para softwares e hardwares.

Dessa forma, para reduzir custos é necessário ficar atento aos valores de mercado para negociar preços mais justos com os fornecedores.

Pesquise planos mais adequados e que atendam às necessidades da sua empresa, sem perder a qualidade no setor.

6. Tenha um software para abertura de chamados

Um software para abertura de chamados oferece instantaneidade e o registro de uma solicitação para o setor de TI, garantindo que ela foi formalmente recebida, evitando possíveis "esquecimentos" e facilitando o atendimento da mesma de forma mais assertiva.

Essa é uma excelente alternativa para que sua operação mantenha em alta a produtividade, a qualidade de execução e o gerenciamento de serviços.

Esse modelo é capaz de simplificar e dar transparência aos fluxos de trabalho e eliminar o trabalho manual.

Por meio de uma assinatura mensal, é possível ter uma plataforma que agiliza soluções, oferece uma base de conhecimento para os clientes e, sobretudo, reduz os custos de telefonia com longas manutenções de TI.

Além disso, a grande maioria dos softwares para abertura de chamados fornecem informações gerenciais que ajudam a identificar gaps da operação e, consequentemente, reduzir custos ou planejar investimentos eficientes no setor.

Empresas que investem no controle de custos de TI conseguem reduzir gastos com mão de obra, com excesso de retrabalho, e até mesmo com suporte aos clientes.

Elaborar e implementar a gestão de custos em TI garante que este setor esteja alinhado com as estratégias da corporação. Portanto, não perca tempo!

Agora que você sabe como fazer o controle de custos do setor de Tecnologia da Informação, é hora de colocar a mão na massa. Que tal começar investindo em um sistema de chamados? Experimente o Desk Manager gratuitamente por 15 dias.