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Organizar processos, definir prioridades e tomar decisões estratégicas são desafios constantes no cotidiano de qualquer gestor e, nesse contexto, encontrar uma ferramenta que ajude a visualizar o que deve ser resolvido primeiro pode fazer toda a diferença. É justamente para isso que serve a matriz GUT, um método prático e eficaz para estruturar a priorização de problemas e tarefas.
Também conhecida como matriz de GUT ou matriz de priorização GUT, essa ferramenta se destaca por seu potencial de tornar mais fluida a gestão de projetos e processos, ajudando empresas de todos os portes a otimizarem seu tempo e seus recursos.
Ao aplicar a Análise GUT, é possível avaliar demandas com base em três critérios essenciais: gravidade, urgência e tendência, numa abordagem simples e poderosa.
Neste artigo, você vai descobrir como funciona o Método GUT, em que situações ele pode ser aplicado e como montar a sua própria matriz de forma prática.
Também vamos dar exemplos práticos para facilitar a aplicação da matriz GUT à realidade da sua empresa.
Quer transformar a forma como sua equipe organiza prioridades? Continue a leitura e veja como a ferramenta GUT pode ser uma grande aliada no seu dia a dia!
O que é uma matriz de priorização?
Para falarmos especificamente da matriz GUT, primeiro temos que entender o que é uma matriz de priorização. O conceito é simples: trata-se de uma ferramenta prática para ajudar gestores e equipes a organizar problemas, demandas e projetos de acordo com seu nível de importância e impacto.
Ela facilita a tomada de decisões ao tornar visual a ordem de prioridades, o que contribui para uma execução mais eficiente das atividades no dia a dia.
Visualmente, uma matriz de priorização pode assumir a forma de uma tabela ou de um gráfico, permitindo uma visão clara e rápida do que deve ser feito primeiro e do que pode esperar.
Trata-se de um recurso valioso para empresas que lidam com muitos processos simultâneos, fluxos de chamados, ou que precisam estruturar projetos de maneira mais estratégica.
Embora a Matriz GUT seja uma das matrizes de priorização mais conhecidas, ela não é a única opção. Outras ferramentas como a Matriz RICE (que considera alcance, impacto, confiança e esforço) também são bastante utilizadas em áreas como desenvolvimento de produtos e marketing.
Independentemente da escolha, o objetivo principal é o mesmo: trazer mais organização e foco para o planejamento e execução das atividades em uma empresa.
Nos tópicos seguintes, você vai aprender tudo o que precisa para começar a usar a metodologia GUT.
Matriz GUT: o que é?
A Matriz GUT é uma poderosa ferramenta de priorização criada pelos especialistas Charles Kepner e Benjamin Tregoe. O conceito foi difundido a partir da publicação do livro Rational Manager.
No Brasil, ela se popularizou na década de 1980 como um método de apoio à gestão da qualidade e à melhoria contínua. O termo GUT é um acrônimo para Gravidade, Urgência e Tendência, os três critérios usados para avaliar e classificar as demandas.
O grande potencial da matriz de GUT está em sua simplicidade e aplicabilidade: com ela, é possível organizar uma grande variedade de problemas, riscos, processos e demandas, de maneira objetiva e sistemática.
Ao avaliar cada item com base nesses três elementos, os gestores conseguem identificar o que realmente deve ser tratado primeiro, em vez de tomar decisões baseadas apenas em impressões momentâneas ou percepções pessoais.
Além disso, a ferramenta GUT pode ser combinada com outros métodos de gestão estratégica. É bastante comum utilizá-la em conjunto com a Matriz SWOT, para alinhar prioridades com pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da organização. Ela também funciona bem com o Ciclo PDCA, ajudando a estruturar as etapas de planejamento e ação com foco nas atividades mais relevantes.
Enfim, a metodologia GUT oferece um caminho acessível para transformar a desordem em foco e produtividade, sendo uma verdadeira aliada para quem busca melhorar a organização e o cumprimento de demandas.
Elementos da análise GUT
Na prática, a utilização da matriz GUT corresponde à avaliação estruturada das demandas segundo três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência.
Para cada um desses elementos, o gestor deve fazer uma pergunta específica e atribuir uma nota de 1 a 5. Quanto maior a nota, maior a prioridade do item na lista.
Veja a seguir como analisar cada critério.
Gravidade
No caso da gravidade, a pergunta-chave é a seguinte: Qual é o impacto do problema ou demanda caso ele não seja resolvido?
O critério de gravidade avalia o potencial de dano ou prejuízo que uma situação pode gerar se não for tratada. Isso envolve aspectos como riscos financeiros, impactos na reputação da empresa, segurança da equipe, entre outros, conforme as especificidades de cada negócio.
Você pode usar a seguinte escala de avaliação:
- Nenhum impacto ou impacto irrelevante;
- Impacto leve, pouco significativo;
- Impacto moderado, com efeitos notáveis;
- Impacto alto, com riscos significativos;
- Impacto extremamente grave, com consequências críticas.
Imagine, por exemplo, a gravidade de detectar uma falha no sistema de pagamento da sua empresa em comparação com a gravidade de um atraso na entrega de um relatório interno.
A falha no pagamento provavelmente representaria uma gravidade maior, pois afeta diretamente o faturamento e a experiência do cliente.
Urgência
Nesse caso, a pergunta fundamental a ser feita é: Em quanto tempo o problema precisa ser resolvido?
A urgência avalia o fator tempo. Quanto mais imediata a necessidade de resolução, maior a nota atribuída. Isso ajuda os gestores a não deixarem demandas críticas acumularem.
Veja a escala de avaliação:
- Pode ser resolvido a longo prazo, sem pressa;
- Pode aguardar algumas semanas;
- Precisa ser resolvido em alguns dias;
- Requer atenção imediata, começando ainda hoje;
- Deve ser resolvido com total prioridade e sem esperar.
Uma reclamação pública de um cliente importante, por exemplo, pode ter uma urgência alta, enquanto uma atualização estética em uma página de site pode esperar mais um pouco.
Tendência
Agora temos a seguinte pergunta-chave: Qual é a tendência de evolução do problema ou demanda ao longo do tempo?
O critério de tendência avalia se a situação tende a piorar caso não seja tratada. Ele permite antecipar problemas antes que eles se tornem críticos.
Observe a seguinte escala de avaliação:
- Não tende a piorar, é estável;
- Piora lentamente, mas sem grandes riscos;
- Piora de forma moderada ao longo do tempo;
- Piora rapidamente, exige atenção;
- Piora de maneira acelerada e crítica.
Um pequeno vazamento em uma tubulação pode parecer pouco grave no início, mas se houver risco de dano estrutural, sua tendência será alta. Já um erro em um documento arquivado sem uso imediato pode ter uma tendência baixa.
Matriz GUT: para que serve?
A matriz GUT é uma ferramenta valiosa para empresas que precisam trazer mais estratégia e eficiência para suas rotinas.
Ao adotar essa metodologia, você consegue priorizar suas demandas com clareza, evitando o caos na gestão de processos e demandas. Veja a seguir algumas das principais funções da análise GUT no ambiente corporativo.
Otimizar o tempo
Quando tudo parece urgente, é comum perder tempo com tarefas que não deveriam ser prioridade. A matriz de priorização GUT permite organizar o trabalho de acordo com a real importância e o impacto de cada demanda, ajudando a usar o tempo da equipe de maneira mais estratégica.
Tornar os processos mais fluidos
Com demandas bem priorizadas, os processos internos ganham fluidez. A equipe sabe exatamente o que deve ser feito primeiro, reduz o retrabalho e evita gargalos.
A matriz de GUT funciona como um guia visual para direcionar os esforços da equipe de forma alinhada.
Criar um bom planejamento estratégico
Ao aplicar o Método GUT em processos de planejamento, você consegue identificar quais problemas e oportunidades devem ser atacados primeiro.
Isso fortalece a tomada de decisão e garante que as ações mais relevantes estejam no foco da estratégia.
Facilitar a tomada de decisões
Quando a equipe enfrenta múltiplas demandas concorrentes, a matriz GUT ajuda a sustentar decisões com base em critérios claros, e não em percepções subjetivas.
O uso da ferramenta traz transparência e embasamento para que tanto os líderes quanto as equipes possam justificar suas escolhas.
Outras funções
Além desses benefícios, a ferramenta GUT também serve para:
- Aumentar a eficiência operacional;
- Reduzir o risco de crises inesperadas;
- Promover uma cultura de gestão proativa;
- Melhorar a comunicação entre diferentes áreas da empresa.
Em resumo, a matriz GUT é um recurso simples, mas extremamente poderoso para tornar qualquer organização mais ágil, estratégica e preparada para os desafios do dia a dia.
Quando implementar o método GUT?
Saber quando usar a matriz GUT é tão importante quanto saber como utilizá-la. A ferramenta é extremamente versátil e pode ser aplicada em diversas situações do dia a dia empresarial, ajudando a trazer mais foco e eficiência para a gestão.
A seguir, veja alguns cenários em que a metodologia GUT faz toda a diferença.
Priorização de processos
Quando a empresa passa por um momento de crescimento ou mudança, como a implementação de um novo sistema ou a reorganização de departamentos, surgem inúmeras demandas e processos que precisam ser estruturados.
A Análise GUT, nesse caso, ajuda a definir quais processos devem ser priorizados para garantir uma transição mais suave e eficaz.
Priorização de riscos
Gestores de projetos e de áreas como compliance e segurança podem usar a matriz GUT para classificar riscos. Ao avaliar gravidade, urgência e tendência, é possível identificar quais riscos devem ser tratados imediatamente e quais podem ser monitorados a longo prazo.
Priorização de problemas
Nem todo problema da empresa merece ser tratado com o mesmo nível de atenção. Quando surgem diversos problemas simultâneos – situação com a qual você deve estar familiarizado enquanto gestor – a Matriz GUT auxilia a separar o que precisa ser resolvido primeiro daquilo que se pode esperar.
Priorização de não conformidades
Na gestão da qualidade e em processos de auditoria, é comum detectar várias não conformidades. Nesse caso, a matriz de priorização ajuda a definir quais delas são mais críticas para a segurança, reputação ou operação da empresa e devem ser corrigidas com maior rapidez.
Outras situações
Além desses casos, a Metodologia GUT também pode ser aplicada na definição de prioridades no backlog de desenvolvimento de produtos, na priorização de iniciativas de marketing e vendas, na organização de demandas em setores de atendimento ou suporte técnico, no planejamento estratégico em comitês de gestão, entre outras possibilidades, de acordo com a situação específica de cada empresa.
Sempre que você ou sua equipe se depararem com uma lista de demandas ou problemas que precisam ser priorizados, considere aplicar a ferramenta GUT. Ela ajuda a tornar o processo mais racional e transparente, aumentando a eficiência da tomada de decisões.
Matriz GUT: como fazer?
Agora que você já sabe para que serve a matriz GUT e em quais situações ela pode ser aplicada, vamos mostrar como utilizá-la na prática.
O processo é simples, mas exige atenção e uma boa análise por parte dos gestores e suas equipes, de preferência considerando pontos de vista diversos.
Veja o passo a passo abaixo.
1. Defina os parâmetros para gravidade, urgência e tendência
Antes de tudo, é fundamental definir critérios claros para cada um dos elementos da matriz GUT:
- Gravidade: quão sério é o problema ou impacto da demanda (os níveis de gravidade devem ser pensados conforme a situação específica da empresa);
- Urgência: em quanto tempo o problema precisa ser resolvido ou a demanda atendida (o tempo pode ser em dias, horas, semanas, meses, de acordo com a realidade da empresa);
- Tendência: qual é a tendência de piora ou crescimento do problema com o tempo (aqui também devem ser consideradas informações internas e externas relevantes no momento da análise).
É interessante criar uma descrição para cada nota (de 1 a 5) que ajude a padronizar a avaliação.
2. Liste as demandas e problemas
Monte uma tabela simples, com uma linha para cada problema ou demanda que precisa ser priorizada. Reúna as informações com a equipe responsável para garantir uma visão completa da situação.
Veja um exemplo de tabela:
| Demanda/Problema | Descrição da demanda ou problema | Gravidade | Urgência | Tendência | Resultado GUT |
| A | |||||
| B | |||||
| C |
3. Atribua notas para cada elemento
Agora, avalie cada item da lista atribuindo notas de 1 a 5 para em relação a sua gravidade, urgência e tendência. As notas mínima e máxima para cada item devem ser:
- 1 = baixo impacto/baixa urgência/baixa tendência de piora
- 5 = impacto muito alto/urgência máxima/tendência de piorar muito rápido.
Atribua as notas de forma colaborativa, envolvendo quem conhece bem os processos. Ao fim desta etapa, você terá preenchido a maior parte da sua tabela.
4. Calcule o GUT e faça um ranking das demandas
Para cada item da lista, multiplique as três notas que você atribuiu anteriormente: gravidade x urgência x tendência = Resultado GUT
Quanto maior o resultado, maior deve ser a prioridade de resolução. Depois de preencher essa parte da tabela, reordene os itens do maior para o menor resultado. Isso gerará um ranking claro das demandas mais críticas.
5. Crie e execute um plano de ação
Por fim, com o ranking em mãos, elabore um plano de ação para atacar os problemas ou demandas mais prioritárias.
Defina os responsáveis, os prazos e os recursos necessários. Acompanhe o progresso e revise a sua matriz GUT periodicamente, pois o cenário da empresa pode mudar e novas prioridades podem surgir.
Matriz GUT: exemplos
Para tornar o uso da matriz de priorização GUT ainda mais claro e facilitar sua aplicabilidade, vamos mostrar dois exemplos práticos: um para problemas enfrentados por uma empresa e outro para demandas recentes que precisam ser organizadas.
Em ambos os casos, nossa tabela já está preenchida de acordo com o passo a passo mostrado no tópico anterior.
Confira abaixo:
Exemplo 1: priorização de problemas
Imagine uma empresa de e-commerce que enfrenta cinco problemas operacionais:
| Item | Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | Resultado GUT |
| 1 | Reclamações recorrentes sobre prazo de entrega | 5 | 5 | 5 | 125 |
| 2 | Alto índice de abandono de carrinho | 4 | 5 | 4 | 80 |
| 3 | Sistema de pagamento instável | 5 | 4 | 4 | 80 |
| 4 | Falhas de integração com fornecedores | 3 | 3 | 4 | 36 |
| 5 | Falta de treinamento da equipe de suporte | 3 | 2 | 3 | 18 |
Nesse caso, o problema com maior prioridade é o das reclamações sobre o prazo de entrega (125), pois impacta diretamente a experiência do cliente e pode gerar perda de receita e reputação.
O sistema de pagamento instável e o abandono de carrinho também devem ser resolvidos com prioridade, enquanto o treinamento da equipe pode ser planejado para uma etapa posterior.
Exemplo 2: priorização de demandas recentes
Agora vamos imaginar que uma equipe de marketing recebeu cinco demandas novas.
| Item | Demanda | Gravidade | Urgência | Tendência | Resultado GUT |
| 1 | Criação de campanha para lançamento de produto | 5 | 5 | 5 | 125 |
| 2 | Desenvolvimento de um e-book para geração de leads | 4 | 3 | 4 | 48 |
| 3 | Revisão de conteúdo de blog institucional | 3 | 3 | 3 | 27 |
| 4 | Ajustes em peças gráficas para redes sociais | 2 | 4 | 3 | 24 |
| 5 | Atualização do site institucional | 3 | 2 | 3 | 18 |
Como a ferramenta GUT mostra claramente, a criação da campanha para lançamento de produto deve ser a primeira demanda a ser trabalhada, pois seu resultado GUT (125) indica alta gravidade, urgência e tendência.
O desenvolvimento do e-book vem logo em seguida, seguido pela revisão de conteúdo e os ajustes nas peças gráficas.
Enfim, como explicamos ao longo deste artigo, a matriz GUT é uma ferramenta simples e muito eficiente para ajudar os gestores a organizarem seu trabalho e tomarem decisões mais estratégicas.
Ao aplicar este método, você e sua equipe certamente terão mais clareza sobre onde concentrar esforços e como resultados mais impactantes. Agora é a sua vez de construir sua própria tabela.
