Já imaginou melhorar a gestão de projetos, produtos, processos e serviços em apenas quatro passos? O ciclo PDCA é o método que permite à sua empresa conquistar tudo isso.
O método, que está entre as ferramentas de gerenciamento mais usadas em empresas, é fundamental para quem deseja aprimorar processos e eliminar falhas.
Apesar de não ser uma novidade, o ciclo PDCA continua presente no meio empresarial e já aparece entre os métodos ágeis mais modernos, usado especialmente por organizações que querem gerenciar projetos com excelência.
Se você ainda não sabe o que é PDCA, chegou a hora de entender o conceito, quais são suas etapas e os seus principais benefícios. Continue a leitura e saiba tudo sobre essa metodologia.
PDCA: conceito
Para entender para que serve na prática esta metodologia, o primeiro passo é desvendar o conceito de PDCA, ou seja, o que significa esta sigla.
Há quem conheça o ciclo PDCA como ciclo de Shewhart ou roda de Deming – sua criação é atribuída ao o estatístico e professor americano William Edwards Deming e também ao engenheiro Walter Shewhart -, mas a sigla continua sendo a mais lembrada nas abordagens desta metodologia.
Ela vem do inglês e é formada pelas seguintes palavras: Plan (planejar), Do (executar), Check (checar) e Act (agir). Essas quatro ações formam as etapas do ciclo.
Mas por que a ideia de um ciclo? Não poderíamos falar simplesmente em metodologia PDCA?
A resposta é sim. Em algumas empresas esse direcionamento é aplicado como “método PDCA” ou simplesmente “PDCA”. No entanto, a expressão “ciclo PDCA” é a mais utilizada porque traduz melhor o propósito da metodologia.
No próximo tópico, vamos explicar melhor essa predominância.
E o Ciclo PDCA, o que é?
Como vimos, a sigla PDCA corresponde a quatro etapas de um processo capaz de direcionar as operações de um negócio.
Mas a característica mais preponderante do conceito é que não há um final: ao chegar ao último passo, a empresa volta à etapa de planejamento para analisar novos aspectos.
Ou seja, trata-se de uma metodologia cíclica, por isso a predominância da expressão “Ciclo PDCA”.
Pode parecer um detalhe irrelevante, mas é importante destacar este aspecto para que você se lembre, ao chegar à quarta e última etapa da metodologia (a ação corretiva), que sempre será preciso retornar ao início, mesmo que sua empresa esteja indo muito bem.
O grande objetivo do ciclo PDCA é aprimorar a identificação de falhas e problemas, otimizando o tempo de reparo dessas questões.
Por ser um processo cíclico, a cada nova análise são encontrados outros pontos que precisam de ajustes.
Ou seja, a metodologia parte do princípio de que sempre é possível melhorar e esta é uma excelente postura para gestores de negócios de todos os portes e segmentos, já que os mercados mudam de forma veloz e é preciso acompanhar seu ritmo para manter a competitividade.
Sendo assim, podemos dizer que o ciclo PDCA é um método a ser implementado por empresas que possuem ou querem desenvolver uma cultura organizacional voltada para o aprimoramento contínuo.
O que é PDCA na prática?
Se há algumas décadas esta metodologia ainda era aplicada de modo experimental e, muitas vezes, sem o caráter essencial da continuidade, hoje, o conceito de PDCA está muito presente em empresas atuantes nas mais diversas áreas, sendo aplicado em metodologias ágeis, como o SCRUM e o Design Thinking.
Já não há dúvidas de que seu uso pode favorecer organizações de todo e qualquer segmento, sem restrições, inclusive pequenas empresas.
A propósito, as novas empresas que desejam se consolidar e expandir suas atividades têm um grande potencial para se beneficiar com o ciclo PDCA.
Na prática, elas começam a aplicar a metodologia mantendo o foco em sua estratégia de negócios e utilizando recursos como o brainstorming, a matriz GUT e a análise SWOT para fazer um bom planejamento.
Em seguida, elas colocam seus planos em prática, identificando as causas dos desafios enfrentados e as raízes de cada problema a ser solucionado.
Na terceira etapa, essas empresas identificam tendências a partir do monitoramento de indicadores de desempenho, utilizando gráficos de controle e rastreando seu progresso ao longo do tempo.
Por fim, as empresas recorrem a ferramentas como o diagrama de Pareto para priorizar a resolução dos problemas encontrados, tendo como base seu potencial impacto e sua frequência.
Em seguida, todo o processo é reiniciado, considerando o princípio da circularidade do PDCA.
A cada novo ciclo de aplicação do método, resultados complementares vão sendo alcançados e os problemas emergentes vão sendo identificados cada vez mais precocemente.
Quer entender como aplicar cada uma dessas etapas do ciclo PDCA de forma mais detalhada? Abordaremos o passo a passo ainda neste artigo.
Mas antes disso, vamos entender o que é uma ferramenta PDCA.
O que é uma ferramenta PDCA?
Por ser uma metodologia focada no aprimoramento contínuo, o ciclo PDCA pode e deve recorrer aos mais diversos tipos de ferramentas capazes de viabilizar este aprimoramento, sejam elas aplicáveis ao método como um todo ou a uma das quatro etapas.
É claro que as ferramentas tecnológicas, como plataformas de gestão de dados capazes de gerar relatórios instantâneos e acompanhar diferentes métricas em tempo real são bem-vindas e muito necessárias.
Mas elas não são as únicas ferramentas PDCA possíveis. Recursos simples como a matriz SWOT e o princípio de Pareto, mencionados no tópico anterior, também são considerados tipos de ferramentas PDCA.
As próprias metodologias ágeis associadas ao PDCA também funcionam como ferramentas para que a empresa atinja a meta de promover o aprimoramento constante.
Portanto, uma ferramenta PDCA corresponde a toda tecnologia, metodologia ou recurso capaz de potencializar a aplicação do ciclo PDCA em uma empresa.
Como aplicar cada etapa do ciclo PDCA?
Como foi dito, o ciclo PDCA inclui as seguintes etapas sequenciais: planejamento, execução, checagem e ação corretiva.
Abaixo, vamos entender melhor como funcionam os estágios do ciclo PDCA.
1 – Planejar
A etapa do planejamento é a primeira fase do PDCA, momento em que são estabelecidos os objetivos e metas do ciclo.
Além de programar qual será o projeto analisado, durante essa etapa também devem ser projetadas as ações necessárias para atingir o objetivo.
Outro ponto fundamental é a definição dos indicadores que serão observados ao longo do ciclo e ao final do processo, que indicarão se o intuito inicial foi alcançado.
Nessa fase, as metodologias ágeis podem ser facilitadoras para o planejamento. Você pode optar por utilizar o SCRUM ou o 5W2H, por exemplo, para documentar e embasar futuras tomadas de decisões.
2 – Executar
A execução é quando começa a etapa mão na massa do ciclo PDCA.
Com os problemas identificados e as metas definidas, é hora de colocar o plano de ação — criado na fase de planejamento — em prática.
O ideal é seguir exatamente as etapas definidas durante o planejamento, mas pode ser que não aconteça conforme o esperado.
Caso a equipe encontre dificuldades, isso pode indicar uma falha no plano de ação, e o melhor é retornar para a fase 1 do ciclo PDCA. Se o planejamento é seguido sem maiores complicações, basta avançar para a etapa seguinte.
Para conseguir um resultado positivo logo de primeira, o ideal é que a equipe envolvida no projeto esteja segura e bem preparada.
3 – Checar
Apesar do ciclo PDCA possuir quatro fases, isso não significa que elas não possam acontecer de forma simultânea.
A etapa de checagem de resultados, por exemplo, não deve ser feita apenas ao fim da execução.
Para um efeito mais certeiro, os dados devem ser analisados desde o primeiro dia de ação, de forma gradual.
Assim você evita surpresas ao final da execução, visto que pode identificar se o planejamento está fluindo bem e se os resultados serão alcançados ainda durante a parte prática.
4 – Agir
Depois que a execução é finalizada e os resultados são coletados, é hora de partir para a ação corretiva.
Caso o objetivo seja atingido sem desvios, essa fase é desconsiderada. Agora, se o processo não fluiu como o planejado e as metas não foram alcançadas, a etapa de correções começa.
Ao final da checagem de dados, a empresa pode identificar falhas e ajustes que precisam ser revistos durante todo o processo.
Nessa parte, inicia-se um novo ciclo PDCA, com o planejamento das ações necessárias para a correção de cada problema apontado — por isso o PDCA é considerado um processo de melhoria contínua.
Quais são as maiores vantagens do ciclo PDCA?
Por ser uma metodologia que permite melhorias contínuas, esse benefício já pode ser considerado um argumento suficientemente forte para a implementação do ciclo PDCA em uma organização.
Mas as vantagens não param por aí. Há outros pontos relacionados à evolução que podem favorecer as empresas. Veja quais são a seguir.
Melhora no desempenho
Quando o ciclo PDCA é uma realidade para a empresa, a gestão de processos, demandas e ações é realizada de forma clara e intuitiva.
Visto que as atividades são acompanhadas frequentemente, o desempenho geral do negócio e de cada membro da equipe passa por melhorias.
Diminuição de custos
Outra vantagem do PDCA é a diminuição de custos desnecessários.
Quando o processo de melhoria contínua é adotado, automaticamente as equipes se tornam mais eficientes, entregando mais resultados, em menos tempo, com os mesmos recursos financeiros.
Redução de falhas
Empresas que não possuem o hábito de acompanhar os processos internos, correm mais riscos de acabar com problemas que podem custar caro — financeiramente e em outros aspectos também.
Com o ciclo PDCA essa questão pode ser eliminada, porque a essência da metodologia é a identificação de falhas e a promoção de melhorias.
PDCA: exemplos
Agora que você sabe o que é ciclo PDCA e suas vantagens, vamos a alguns exemplos práticos de aplicação, para reforçar o aprendizado.
Imagine que uma operadora de telefonia celular identificou demora no atendimento, o que estava causando insatisfação dos clientes. Para solucionar a questão, o ciclo PDCA foi aplicado da seguinte forma:
- Planejamento
O objetivo da empresa é diminuir o tempo de espera na linha, para o atendimento telefônico, de 8 para até 2 minutos.
- Execução
Para atingir a meta, a empresa optou por promover treinamentos para os colaboradores com novas técnicas de atendimento e reestruturação do setor, para que cada demanda seja atendida pelo profissional adequado.
- Checagem
Os resultados demonstraram uma melhora no tempo de espera pelo atendimento telefônico (diminuição para 4 minutos) e na organização das demandas, mas o objetivo não foi atingido.
- Ação
Um novo ciclo PDCA será iniciado para atingir a meta estabelecida.
Para isso, a empresa irá aumentar o número de colaboradores, visando evitar a sobrecarga dos funcionários atuais (que acabam desmotivados e isso reflete no atendimento prestado). Assim, o tempo de espera será otimizado, garantindo uma maior satisfação do cliente.
Agora que você entendeu na prática o que é PDCA e como o ciclo PDCA funciona, que tal aprender mais sobre gestão de processos? Leia o nosso conteúdo sobre o assunto e descubra porque esse gerenciamento é tão importante e quais ganhos ele pode proporcionar para o seu negócio.
