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Você conhece a expressão work in progress? Em empresas que buscam otimizar a gestão interna, ela é utilizada para descrever tarefas que estão sendo desenvolvidas ou revisadas no âmbito de projetos em andamento.
Diferentemente de gestões baseadas em tarefas recorrentes, o foco aqui é o progresso contínuo de um projeto, onde cada etapa é monitorada em status como “a fazer”, “em andamento”, “em revisão” ou “concluído“.
Contudo, é preciso ter cuidado: quando muitas tarefas se acumulam nas etapas intermediárias, surgem gargalos que podem comprometer a produtividade e os resultados.
Ao longo deste artigo, você vai entender o que significa trabalho em andamento e como gerenciá-lo para garantir mais eficiência na sua empresa. Vamos lá?
O que é work in progress?
A tradução mais comum de work in progress é “trabalho em progresso” ou “trabalho em andamento”.
Frequentemente abreviado como WIP, o termo se refere às tarefas que estão sendo desenvolvidas, mas que ainda não foram finalizadas.
Isso inclui tanto tarefas em execução quanto aquelas que estão em revisão para validação.
Parece promissor, certo? Afinal, significa que o trabalho está progredindo. No entanto, é fundamental ter um controle rigoroso sobre as tarefas em andamento.
Isso porque as atividades nessa fase ainda não geram valor real para o cliente final.
Para empresas, o desafio é evitar que as tarefas fiquem presas em um “limbo” entre serem iniciadas e concluídas.
Essa fase intermediária, embora importante, pode ser uma armadilha caso não haja uma supervisão constante. Isso é comum em organizações que lidam com projetos complexos, onde pequenas pendências podem se acumular e impactar o todo.
É comum que empresas de diferentes tamanhos enfrentam desafios relacionados ao excesso de WIP.
Esse problema pode levar à perda de foco, desperdício de recursos e, no final das contas, à redução da produtividade da equipe.
Além disso, é importante destacar que o trabalho em andamento interfere diretamente na eficiência operacional.
Empresas que limitam adequadamente as atividades em execução conseguem otimizar processos e conquistar resultados mais expressivos sem a necessidade de aumentar recursos.
Os riscos de um trabalho em andamento descontrolado
Se muitas tarefas permanecem no status de “em andamento” ou “em revisão”, a equipe tende a enfrentar dificuldades para estabelecer prioridades.
Isso reduz o foco individual e coletivo, comprometendo a qualidade e o cumprimento de prazos.
Vamos imaginar o seguinte cenário: você está gerenciando uma equipe que lida com 20 tarefas simultaneamente.
Sem limites claros, cada colaborador precisa dividir sua atenção entre várias atividades.
Nesse caso, a chance de atrasos aumenta, e a conclusão de tarefas importantes pode demorar mais do que o previsto.
Entre os principais impactos de um work in progress elevado, estão:
- Redução da produtividade: muitas tarefas abertas demandam mais energia e tempo dos colaboradores.
- Dificuldade em estabelecer prioridades: sem foco, as entregas perdem qualidade e relevância.
- Aumento de prazos: tarefas em progresso por muito tempo causam atrasos no projeto.
- Desgaste da equipe: multitarefas excessivas podem levar à exaustão e à queda de motivação.
Por outro lado, ao limitar o número de atividades em andamento, é possível organizar melhor as responsabilidades, motivar a equipe e aumentar o número de tarefas concluídas dentro do prazo.
Esses riscos podem ser agravados se a liderança não identificar os sinais de alerta.
Por exemplo, equipes que frequentemente lidam com atrasos ou falhas na comunicação interna podem ser um reflexo direto de uma gestão de tarefas ineficaz.
Essa situação, muitas vezes, resulta em impactos negativos tanto na satisfação do cliente quanto na moral da equipe.
Como controlar o work in progress
Agora que você compreende o que é o trabalho em andamento e os riscos de não gerenciá-lo adequadamente, chegou a hora de descobrir como mantê-lo sob controle.
Aqui estão 5 dicas práticas para colocar em prática:
1. Analise as tarefas previamente
Um planejamento eficiente é o ponto de partida para evitar problemas com o trabalho em progresso. Avalie cuidadosamente o escopo de cada tarefa antes de iniciá-la.
Isso inclui estimar o tempo necessário para a conclusão e identificar os recursos indispensáveis.
Além disso, revise regularmente o progresso das atividades para garantir que os objetivos sejam alcançados no prazo.
Se algo parecer fora do planejado, ajuste antes que se torne um problema maior. Essa análise também ajuda a evitar duplicidades e a melhorar a distribuição de tarefas entre a equipe.
2. Defina um limite de WIP simultâneos
Tudo que pode ser medido é mais fácil de controlar. Por isso, estabeleça um limite para o número de tarefas classificadas como atividades em progresso.
Esse limite deve ser adaptado à realidade da sua equipe, considerando fatores como capacidade operacional, complexidade das atividades e o tempo disponível.
Uma boa prática é utilizar ferramentas visuais, como quadros Kanban, para monitorar o status das tarefas. Além disso, essa ferramenta incentiva a transparência e permite que todos acompanhem o progresso.
3. Conheça a capacidade da sua equipe
Entender os limites dos seus colaboradores é essencial para um gerenciamento eficiente. Se sua equipe está sobrecarregada, o número de tarefas em andamento precisa ser reduzido.
A sobrecarga não só afeta a produtividade, mas também compromete o bem-estar da equipe.
Ajuste às demandas de acordo com a capacidade de entrega para garantir um ambiente de trabalho mais saudável e eficiente.
Equipes que se sentem valorizadas e respeitadas tendem a apresentar resultados mais consistentes.
4. Aposte em tecnologia para agilizar processos
Com a transformação digital, as empresas têm acesso a uma série de ferramentas que ajudam a otimizar a gestão de tarefas.
Automatizar processos repetitivos pode ser uma excelente estratégia para evitar o acúmulo de tarefas em execução.
Ferramentas como sistemas de gestão de projetos e software de automação permitem que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas, reduzindo o tempo gasto em atividades rotineiras.
Além disso, o uso da tecnologia facilita o monitoramento de indicadores-chave, auxiliando na identificação de gargalos.
5. Utilize metodologias ágeis
As metodologias ágeis são excelentes aliadas para gerenciar as atividades em andamento. Ao dividir projetos em ciclos menores, como sprints, é possível focar em tarefas de curto prazo sem perder de vista os objetivos gerais.
Essas metodologias também ajudam a priorizar tarefas que geram mais valor para o cliente final, reduzindo o risco de desperdício de recursos em atividades menos relevantes.
Considere implementar frameworks como Scrum ou Kanban para otimizar sua gestão. Outras abordagens, como Lean, também podem ser útis para eliminar desperdícios e aumentar a eficiência.
Como evitar retrabalhos desnecessários
Um dos maiores desafios no gerenciamento de tarefas em andamento é minimizar o retrabalho.
Atividades que voltam para ajustes consomem tempo valioso e podem prejudicar o andamento do projeto.
Para evitar isso, é importantel garantir uma comunicação clara entre os membros da equipe e definir critérios bem estabelecidos para as entregas.
Além disso, revisar regularmente os processos internos ajuda a identificar falhas recorrentes e propor soluções mais eficazes.
A importância de feedbacks contínuos
Manter um fluxo constante de feedback entre os membros da equipe é fundamental para aprimorar o desempenho e reduzir os gargalos no trabalho em andamento.
Feedbacks permitem identificar pontos de melhoria e alinhar expectativas entre todos os envolvidos no projeto.
Estabeleça momentos regulares para discussão e avaliação do progresso das tarefas. Essa prática não só promove um ambiente de trabalho mais colaborativo, mas também garante que os objetivos sejam alcançados de forma mais eficiente.
O impacto do WIP na experiência do cliente
Um trabalho em andamento mal gerenciado não afeta apenas a equipe interna, mas também impacta diretamente a experiência do cliente.
Atrasos ou entregas incompletas podem gerar insatisfação e prejudicar a reputação da empresa.
Quando prazos não são cumpridos ou os resultados finais não atendem às expectativas do cliente, a percepção de qualidade e confiabilidade é prejudicada.
Isso pode levar a reclamações, perda de contratos futuros e até mesmo danos à imagem da marca.
Por outro lado, quando o WIP é bem controlado, os clientes recebem entregas mais rápidas e de qualidade superior.
Isso fortalece a confiança e pode levar a uma relação mais duradoura com a empresa. Além disso, uma gestão eficiente do WIP demonstra compromisso com o cliente, criando um diferencial competitivo importante em mercados saturados.
Garantir que o cliente final esteja satisfeito deve ser um dos objetivos principais ao controlar o WIP.
Mais do que isso, a gestão do WIP deve ser pensada como parte de uma estratégia maior para aprimorar a experiência do cliente em todos os pontos de contato, desde o planejamento até a entrega final.
Afinal, a satisfação do cliente não depende apenas de boas ideias, mas de execuções impecáveis.
Benefícios de um WIP bem gerenciado
Ao limitar e controlar as tarefas em progresso, sua empresa ganha em produtividade, organização e eficiência. Alguns dos principais benefícios incluem:
- Aumento da produtividade: tarefas são concluídas mais rapidamente, sem acumular pendências.
- Melhoria na qualidade das entregas: equipes focadas produzem resultados mais consistentes.
- Cumprimento de prazos: o fluxo de trabalho torna-se mais previsível e eficiente.
- Satisfação da equipe: menos estresse e mais motivação ao trabalhar com prioridades claras.
Outro ponto relevante é a possibilidade de melhorar a experiência do cliente. Quando os projetos são entregues no prazo e com alta qualidade, isso fortalece a reputação da empresa e aumenta as chances de fidelização.
Conte com a Desk Manager
Gerenciar o trabalho em andamento é um desafio, mas com as estratégias certas, é possível transformar esse obstáculo em uma oportunidade para melhorar a produtividade e os resultados da sua empresa.
Se você deseja implementar essas dicas com o apoio de soluções tecnológicas que tornem sua gestão ainda mais eficiente e humanizada, conte com a Desk Manager.
Estamos aqui para ajudar sua equipe a atingir o próximo nível.
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