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Você conhece a expressão “work in progress”? Ela é utilizada em empresas cuja gestão interna é organizada a partir da realização de tarefas para a conclusão de projetos, ou seja, a organização das equipes em suas ações diárias não se baseia no cumprimento de tarefas recorrentes, e sim no progresso de projetos.
Assim, cada tarefa é organizada conforme o seu progresso, cujas etapas costumam ser classificadas em “a fazer”, “em andamento”, “em revisão” e “concluído”.
Essa organização pode ser muito eficiente, mas é preciso certa cautela quando as tarefas a serem colocadas em prática são muitas e seu progresso se concentra nas duas etapas intermediárias.
Quando as tarefas estão “em andamento” ou “em revisão” elas são chamadas de “work in progress” ou WIP.
A princípio, pode parecer natural que muitas tarefas estejam nestes estágios, porém se elas permanecerem assim e não houver um esforço para que haja agilidade em sua conclusão, a empresa pode ter sérios problemas a longo prazo.
Ao longo dos próximos tópicos, você vai entender melhor o que é working in progress e o que você pode fazer para mantê-lo sob controle.
Work in progress: o que é?
A tradução mais utilizada para “work in progress” é “trabalho em progresso”, mas ela também é chamada de trabalho em andamento.
O WIP, a princípio, pode soar muito bem, já que as tarefas saem da categoria “a fazer” e passam a ser desenvolvidas efetivamente, ou seja, quando se pensa em planejamento de projetos, o WIP designa as tarefas que estão em andamento mas ainda não foram concluídas.
Mas o work in progress precisa ser controlado eficientemente, e este é um problema que atinge desde as empresas que iniciam a sua jornada no mercado até as grandes corporações.
Isso porque o work in progress corresponde às tarefas que mais ocupam o tempo dos seus colaboradores no momento atual sem representar ainda um valor real para o cliente final.
Podem ser classificadas como work in progress todas as tarefas que estão em desenvolvimento e também aquelas que passam por revisões.
Dessa forma, mesmo que um colaborador já tenha feito e entregue uma tarefa, ela ainda será considerada work in progress até que seja completamente finalizada e seus resultados validados.
Para que o negócio conquiste excelência em termos operacionais e atinja seus objetivos quanto ao desempenho, é importante que o work in progress seja limitado.
Esse controle, ou limitação, parte da melhoria constante da otimização de processos, o que possibilita o alcance de maiores lucros a partir dos mesmos recursos disponíveis.
Por isso, é importante ficar atento à possibilidade de sua empresa ter um grande número de tarefas, cujo andamento está marcado como “em progresso”.
A perda do foco para os processos é uma das principais consequências negativas quando a empresa tem muito work in progress.
Com muitas tarefas permanecendo em aberto ao mesmo tempo, surge a necessidade de gerenciar um número muito maior de subtarefas e demandas rotineiras.
Assim, o progresso efetivo feito diariamente em cada uma das tarefas seguirá a tendência de tornar-se cada vez menos eficiente.
Com as diversas responsabilidades assumidas ao mesmo tempo, o estabelecimento de prioridades torna-se um desafio cada vez maior.
Isso contribui para a redução da produtividade da equipe, considerando que cada colaborador está atuando simultaneamente em um número grande de tarefas, sem se concentrar efetivamente em nenhuma delas.
A atenção muito dividida compromete os resultados, ainda que a equipe seja muito engajada e permaneça se empenhando.
Essa divisão também vai gerar a redução do número de tarefas que são concluídas dentro do prazo.
Isso acontece porque cada tarefa que corresponde a um work in progress é responsável pela divisão do tempo produtivo de todos os colaboradores envolvidos, ou seja, cada tarefa terá uma duração maior em comparação com as expectativas, o que atrasa a geração de valor, que é o objetivo da conclusão do projeto.
O resultado mensurável pode ser verificado em diversos indicadores de desempenho, sobretudo aqueles relacionados ao tempo para a conclusão de uma tarefa.
Por outro lado, quando se estabelece um limite para o WIP, a equipe torna-se mais motivada e ocorre um ganho de produtividade.
Esse resultado é a consequência do impedimento das multitarefas e da assertividade no desempenho de cada missão cotidiana.
Como todo bom gestor, você deve estar se perguntando qual é o número ideal de tarefas classificadas como work in progress para defini-lo como limite.
Mas isso vai depender das especificidades da sua empresa, como a capacidade da equipe, a complexidade das tarefas e o escopo do projeto.
Essa análise você precisa fazer antes de colocar em prática os esforços de controle do work in progress.
Como controlar o work in progress?
Agora que você já sabe o que é work in progress e entende a importância de mantê-lo sob controle, é hora de pensar nessa limitação em termos mais práticos.
Ela precisa ser concebida como um projeto de longa duração, que terá melhores resultados se você seguir as seguintes dicas:
Analise as tarefas previamente
Muitas vezes, o descumprimento dos prazos estabelecidos na gestão de tarefas é apenas uma consequência da falta de um bom planejamento.
Isso pode estar relacionado a um julgamento errado a respeito do tamanho de cada tarefa e o esforço necessário para concluí-la.
Essas variáveis precisam, portanto, ser ajustadas ao longo do processo. Sendo assim, antes de começar cada projeto, seja minucioso na missão de montar um planejamento de tarefas eficiente e preciso.
Defina um limite para os WIPs simultâneos
Tudo que pode ser medido em números torna-se muito mais palpável. Então, estabeleça, de acordo com as especificidades da sua empresa e da sua gestão, o seu limite de work in progress.
Assim será muito mais prática a missão de controlar a quantidade de tarefas que a sua equipe assume ao mesmo tempo. Essa missão deixará de ser subjetiva.
Você também terá um argumento eficiente para julgar se vale ou não a pena colocar mais um trabalho em progresso.
Entenda as capacidades da sua equipe
Um dos fatores mais contundentes que envolvem o controle do work in progress diz respeito à quantidade de trabalho que a equipe consegue assumir, considerando os recursos e o tempo.
Se você conta com colaboradores suficientes para assumir uma quantidade maior de tarefas, o seu limite para o work in progress pode ser um pouco maior.
Caso isso não ocorra, a limitação precisará ser muito bem definida para evitar a sobrecarga da sua equipe.
Busque apoio na tecnologia
Após a transformação digital e com a mudança constante no comportamento dos clientes, a utilização de ferramentas tecnológicas é fundamental para garantir a eficiência dos processos em uma empresa.
A tecnologia pode tornar mais curto o ciclo de cada tarefa, evitando o acúmulo do working in progress e a sobrecarga da equipe.
Então, considere a possibilidade de automatizar processos e toda tarefa que seja repetitiva, para aumentar a produtividade em seu desempenho.
Utilize uma metodologia ágil
As metodologias ágeis se baseiam no princípio de que, no início de um projeto, não é possível definir com precisão qual é o tempo necessário para a conclusão de cada tarefa.
Assim, não é possível estimar assertivamente em quanto tempo o projeto será concluído, mas é possível fazer uma previsão do que será feito em um prazo mais curto.
Esse raciocínio leva à conclusão de que as metodologias ágeis, ao focar em planos de curto prazo, criam uma margem de erro menor para a duração de cada tarefa.
Além disso, elas também possibilitam a manutenção do foco nas tarefas que geram mais valor para o cliente final.Para saber mais sobre as metodologias ágeis e aplicar uma delas à sua gestão de projetos para limitar o working in progress, leia: Metodologia Ágil: como utilizar na sua gestão de projetos. Até o próximo conteúdo!
