Sistema de ordem de serviço: o que é e porque você precisa dele

Empresas que prestam serviços, principalmente no ramo de TI, precisam contar com o máximo de organização possível na realização dos seus processos para que nenhuma informação importante se perca no caminho, prejudicando, assim, o serviço oferecido ao cliente. Diante dessa realidade, você já pensou em optar por um sistema de ordem de serviço?

Muitas pessoas ignoram a importância de implementar uma Ordem de Serviço (OS) em seus processos cotidianos e, como consequência, o uso de um sistema de ordem de serviço costuma ser algo que nem passa pela cabeça de muitos empresários.

Bom, uma coisa nós podemos te afirmar: se você pensa de maneira semelhante, você está prestes a mudar a sua opinião quanto aos sistemas de ordem de serviço.

Com o nosso artigo de hoje, vamos te mostrar o que é uma OS, qual é a sua importância e porque você deve adotar um sistema de ordem de serviço o mais rápido possível. Continue a leitura!

Relembrando o conceito de Ordem de Serviço

A Ordem de Serviço, ou OS, é um documento de controle da prestação de serviços dentro de muitas empresas.

Seu principal objetivo é regularizar, e oficializar, a prestação de serviço de uma empresa para um cliente.

Podemos afirmar que a OS funciona como um contrato entre as partes envolvidas para que não haja dúvidas a respeito do que foi acordado para a prestação do serviço em questão.

Nesse documento, são abordados importantes aspectos do trabalho oferecido.

As empresas que mais fazem uso da ordem de serviço, são os empreendimentos que oferecem assistência técnica aos seus clientes.

Sendo assim, logo depois que o cliente comunicar a necessidade que possui de um atendimento especializado, a ordem de serviço é gerada.

Nesse documento constam importantes informações como:

• O motivo que levou o cliente a solicitar a assistência técnica;
• O tipo de serviço que será prestado;
• Os materiais necessários para a execução do serviço (bem como a quantidade de cada um deles);
• O tempo estimado para a resolução da problemática;
• O nome do colaborador responsável pelo atendimento e a data de solicitação do serviço.

Com esses dados, sem maiores dificuldades, você já pode construir a sua ordem de serviço.

Mas agora, o que é um sistema de ordem de serviço?

Entender o que é ordem de serviço não é complicado. Mas você já se perguntou, então, o que é um sistema de ordem de serviço?

Como qualquer sistema direcionado para empresas, um sistema de ordem de serviço irá otimizar o processo de criação e gerenciamento das Ordens de Servoço dentro da sua empresa.

Assim, podemos afirmar, um sistema de ordem de serviço vai facilitar os processos internos da empresa e ampliar a comunicação entre colaboradores e gestores a respeito dos serviços prestados no momento vigente.

Normalmente, um sistema de ordem de serviço é um software, oferecido por um negócio especializado no assunto, que pode ser contrato pela sua empresa.

Hoje em dia, é comum observarmos a automação de muitos processos e essa tendência não é em vão.

E, obviamente, se o uso da tecnologia tem sido cada mais comum entre empresas que almejam sucesso, você não pode ficar fora das mudanças que têm acontecido na maneira de se fazer gestão empresarial.

Entenda os benefícios proporcionados por um sistema de ordem de serviço

Para que você enxergue valor em um sistema de ordem de serviço, é preciso entender quais são os benefícios que você pode experimentar ao adotar um sistema dessas.

Continue a leitura do artigo e entenda como um sistema de ordem de serviço pode alavancar os resultados do seu negócio.

Organização

Com certeza, um dos principais benefícios envolvidos em um sistema de ordem de serviço é a organização no gerenciamento das mesmas.

Sistemas de ordem de serviço não vêm para minimizar a importância do trabalho humano, mas sim para facilitar processos e garantir que a organização proporcionada desencadeie outros importantes ganhos para a gestão de uma empresa.

A partir da organização de um sistema de ordem de serviço, é possível direcionar esforços, tempo e recursos para o que realmente importa dentro da empresa.

Sistemas de Ordem de Serviço auxiliam na otimização de tempo

A otimização de tempo vem como um resultado em consequência da organização. Um sistema de ordem de serviço é uma ferramenta tão positiva para uma empresa que, através da sua organização, o tempo é otimizado para todos os colaboradores.

Menos erros são realizados quando você conta com um sistema de ordem de serviço e, dessa forma, colaboradores não perderão tempo refazendo etapas de uma ordem de serviço.

O tempo otimizado por um sistema de ordem de serviço é importante para que os colaboradores possam focar em prestar o serviço com qualidade, levando para o cliente uma experiência agradável com o serviço prestado.

Além disso, a organização e otimização de tempo que um sistema de ordem de serviço proporciona contribuem para o próximo benefício que vamos citar.

Aumento da produtividade

Obviamente, quando se tem organização e otimização de tempo proporcionados por um sistema de ordem de serviço, o aumento da produtividade vem com naturalidade.

E, com certeza, ter colaboradores operando com uma produtividade maior é de interesse de qualquer empresa e gestor.

Uma produtividade elevada faz com que os colabores possam oferecer ao cliente um serviço de qualidade.

Satisfação do cliente

O próximo benefício que podemos citar é a satisfação do cliente. Aliando organização, otimização de tempo e aumento da produtividade, a qualidade do serviço será muito maior e, como consequência, a satisfação do cliente também.

Você percebe como cada benefício está interligado um ao outro? E isso é tão interessante a respeito de um sistema de ordem de serviço.

Ao implementar um sistema de ordem de serviço na sua empresa, você verá uma cascata de benefícios tornando a sua operação mais eficiente e mais atrativa ao cliente.

E venhamos e convenhamos, quem não quer clientes cada vez mais satisfeitos?

A fidelização dos clientes, obtida a partir da satisfação do mesmos, é um dos principais objetivos de qualquer empresa.

A tarefa de fidelizar, apesar de almejada por muitos, não é tão fácil de ser colocada em prática.

Para ter êxito nesse aspecto, é preciso despender esforços e recursos no setor certo, no momento certo.

Com certeza, a qualidade do serviço é um dos principais elementos para conseguir clientes fiéis.

E, diante de tudo o que expomos, agora você já sabe que ter um sistema de ordem de serviço é essencial para o sucesso da sua empresa. Você deseja saber ainda mais sobre esse assunto tão importante? Acesse o nosso conteúdo sobre Modelo de Ordem de Serviço para se capacitar ainda mais!