O que é outsourcing? Como funciona, exemplos e onde implementar

Finanças, logística, produção, atendimento, qualidade. Quando pensamos em todos os setores de uma empresa, organizar todas essas áreas pode ser uma tarefa difícil. Dentro desse contexto eu pergunto: você sabe o que é outsourcing?

O outsourcing veio para solucionar problemas e auxiliar gestores em áreas estratégicas, aquelas ligadas ao core business da empresa.

Ao longo deste artigo, vamos entender o que é outsourcing, qual a importância dessa prática para o seu negócio,como implementá-la e ainda mostrar alguns exemplos práticos. Portanto, continue a leitura e descubra mais sobre o outsourcing. 

O que é outsourcing

Desmembrando o termo outsourcing temos: “out” = “fora” e “sourcing” = “fonte”. Traduzindo literalmente, a palavra significa ” fonte de fora“.

Apesar de confuso, a tradução literal explica perfeitamente o significado de Outsourcing, que é a prática de terceirizar serviços ligados à parte estratégica da empresa, ou seja, buscar fontes externas (“de fora”) para fazer estes trabalhos.

Há décadas terceirizam-se as áreas de logística, limpeza etc, mas apenas nos últimos anos aceitou-se a ideia de terceirizar áreas ligadas ao core business das empresas, como a área de finanças, por exemplo.

Para ficar mais claro, imagine a seguinte situação: você tem uma empresa de tecidos e é muito bom em gerenciar processos e pessoas, no entanto, não é muito familiarizado com a área contábil. 

Sendo assim, você sempre precisa estudar muito para entender como gerenciar os custos e fazer o controle financeiro da empresa. Mas mesmo com muita dedicação, de vez em quando, alguns problemas acabam surgindo.

Então fica a pergunta: por que não terceirizar esse setor? Colocá-lo nas mãos de alguém que realmente entenda da área e possa ajudar seria uma opção tão ruim?

Pois este é o segredo do outsourcing. Contratar especialistas na área que você tem menos knowhow para potencializar o resultado destes setores.

Dessa maneira, você pode focar seus esforços naquilo que realmente faz parte da sua área, tornando a empresa muito mais coerente em todos os setores.

Outsourcing não é terceirização

Embora, muitas vezes, os termos surgem como sendo sinônimos, eles não são. A verdade é que outsourcing e terceirização apresentam diferenças significativas em suas aplicações e objetivos. 

A terceirização, tal como nós a conhecemos, é a terceirização de serviços mais rotineiros, que normalmente não tem tanto valor agregado e estão mais distantes do core business da empresa. Como exemplos desse tipo de serviço temos aqueles ligados à logística, limpeza, segurança e transporte.

Por outro lado, como mencionamos no tópico anterior, outsourcing refere-se a um trabalho em áreas-chave de uma organização, como, por exemplo, é o caso do setor de vendas, finanças e da área de TI (Tecnologia da Informação). Significa otimização de recursos e custos operacionais. 

Ou seja, para quê uma empresa precisa ter uma equipe de TI para trabalhar dentro da organização, se pode contratar uma empresa especializada nisso, que faça esse trabalho remotamente e com a mesma qualidade?

Isso só confirma o objetivo da estratégia de outsourcing: permitir que cada um trabalhe na área que tenha maior domínio, tornando assim a organização mais forte em todos os setores

Entenda o outsourcing na prática

Você já sabe o que é outsourcing e qual é o objetivo dessa estratégia, cada vez mais utilizada por muitas empresas. Mas afinal, como tudo isso funciona na prática? É o que veremos agora em três exemplos. Confira. 

• Desenvolvimento de software: muitas empresas, especialmente aquelas fora do setor de tecnologia, optam por terceirizar o desenvolvimento de seus softwares e aplicativos móveis. Isso permite que elas acessem habilidades especializadas e tecnologia de ponta sem ter que manter uma equipe interna de desenvolvedores, economizando em custos de treinamento e salários.
• Gestão de Recursos Humanos: algumas organizações escolhem externalizar funções de RH, como recrutamento, treinamento e folha de pagamento. Isso não apenas reduz os custos associados com a manutenção de um departamento de RH inteiro, mas também dá acesso à expertise e tecnologias avançadas em gestão de talentos e desenvolvimento organizacional.
• Suporte ao cliente: o outsourcing de suporte ao cliente permite que as empresas ofereçam atendimento 24/7 sem ter que operar centros de contato internos. Empresas especializadas em atendimento ao cliente podem fornecer serviços multilíngues, gestão de redes sociais e suporte técnico, possibilitando que a empresa mantenha um alto nível de serviço ao cliente com eficiência de custos.

Esses três exemplos ilustram como o outsourcing pode otimizar operações, reduzir custos e acessar habilidades e tecnologias especializadas, fazendo com que as empresas mantenham o foco apenas em suas áreas-chave de negócios.

5 benefícios proporcionados pelo outsourcing

E então, ficou com vontade de utilizar o outsourcing em sua empresa? Portanto, preste atenção, pois vamos explorar cinco vantagens de investir nessa prática que tem ganhado, cada vez mais, espaço no mercado. 

1- Redução de custos

Ué, mas se vou ter que pagar outra empresa para fazer o trabalho, então não estarei reduzindo custo nenhum.

Errado. Estará sim. Porque você gasta com treinamentos e com o seu próprio tempo quando está estudando sobre uma área que não tem familiaridade.

Além disso, se for contratar especialistas nessas áreas para trabalhar dentro da sua empresa, você estará gastando muito mais do que se trabalhasse com a terceirização.

Por exemplo, no caso de terceirizar o setor de TI da empresa, todo o trabalho da área será feito pela empresa contratada e não mais pelos funcionários da sua empresa, gerando assim uma redução nos custos.

2- Aumento da produtividade

O aumento da produtividade se deve ao fato de deixar cada um trabalhando na área que mais tem conhecimento, aquela que ele terá maior capacidade para desempenhar um excelente trabalho.

Assim, cada um irá produzir muito mais, uma vez que já possui o conhecimento na área, aumentando a produtividade da equipe como um todo.

Além disso, com a empresa de outsourcing você não precisará se preocupar com a produtividade. Isso é função do responsável pela sua conta na empresa.

Você só precisará monitorar se os prazos estão sendo cumpridos pela empresa contratada e se as metas estabelecidas estão sendo alcançadas. Seu setor de RH agradecerá.

3- Aumento da competitividade

Imagine todos os setores da sua empresa trabalhando com alto desempenho. É isso que acontecerá se você utilizar o outsourcing nas competências que tem menos domínio.

As áreas que já são de alta performance na empresa ficarão ainda melhores, pois seus trabalhadores poderão focar apenas nelas. Enquanto isso, aquelas que antes tinham um desempenho menor, agora serão potencializadas graças ao outsourcing.

Com todos os setores desempenhando bem seus papéis, a empresa como um todo ganha uma força competitiva ainda maior perante o mercado.

4- Foco no cliente

Sem essa de dividir sua atenção entre o sucesso do cliente e todos os setores da empresa. Deixe cada especialista cuidando da sua área de conhecimento e foque sua atenção no que realmente importa: o cliente.

Além disso, assim que todas as áreas estiverem rodando com perfeição, você não precisará se preocupar em descobrir como solucionar os problemas antes existentes.

Assim, suas forças ficam focadas em garantir um bom atendimento, um produto de qualidade e um pós-venda fidelizador.

5- Redução de riscos

Essa vantagem está intimamente ligada à expertise dos profissionais que serão contratados no outsourcing.

Com uma equipe mais bem preparada para potencializar determinada área, as chances de que algo dê errado diminuem. Isso porque, a lógica é muito simples: quanto mais conhecimento na área, menor é a chance de cometer algum equívoco.

Como implementar o outsourcing?

Para implementar o outsourcing de forma bem-sucedida, é preciso desenvolver estratégias e passos bem definidos. Seguir estas etapas pode ajudar a garantir que o processo de outsourcing traga os benefícios desejados para a empresa:

• Definir objetivos claros:  é crucial ter objetivos claros para o outsourcing. Isso inclui entender quais funções serão externalizadas e por quê, seja para reduzir custos, acessar habilidades especializadas ou melhorar a eficiência operacional.
• Selecionar o parceiro certo: a escolha do fornecedor de serviços é fundamental. É importante realizar uma pesquisa detalhada, avaliando a reputação, a experiência no setor, a qualidade do serviço e a compatibilidade cultural. Solicitar referências e estudar casos de sucesso também pode ser útil.
• Negociar contratos detalhados: os contratos devem especificar claramente os termos do serviço, incluindo escopo, prazos, custos, indicadores de desempenho e cláusulas de confidencialidade. Um contrato bem estruturado pode prevenir mal-entendidos e conflitos futuros.
• Administrar a transição: a transição das operações internas para o fornecedor externo exige bastante cuidado para minimizar interrupções. Isso pode envolver treinamento conjunto, transferência de conhecimento e fases de implementação progressiva.
• Avaliar o desempenho: depois da implementação, é essencial monitorar o desempenho do fornecedor em relação aos indicadores de desempenho acordados. Avaliações regulares ajudam a garantir que os objetivos de outsourcing estejam sendo alcançados e permitem ajustes conforme necessário.

Seguindo esses passos, a implementação do outsourcing terá muito mais chance de ser eficaz, garantindo que as funções internalizadas contribuam para o crescimento do negócio.

Agora que você já sabe o que é outsourcing , quais suas vantagens e como trabalhar com isso, saiba também como garantir o sucesso do seu cliente. Isso certamente ajudará na fidelização e trará novos clientes. Baixe gratuitamente o e-book O roteiro infalível para o sucesso do cliente.