Método GTD: os 5 passos da organização e produtividade6 min read

Criado por David Allen, o método GTD (Get Things Done) auxilia na organização e produtividade, permitindo que a sua mente fique relaxada e você aproveite o máximo de potencial da sua energia e criatividade.

Para chegar a esse nível, é necessário contar com alguns hábitos que você deve implementar na sua vida. De qualquer forma, esse método é uma habilidade que vai ser aprimorada com o tempo no seu dia a dia, mas o importante é começar.

Por isso, neste artigo, vamos explicar melhor quais são os 5 passos que David Allen propõe no método GTD. Acompanhe a leitura!

1. Capturar

David Allen acredita que a nossa mente deve produzir ideias e não armazená-las. Ou seja, não é pra você confiar inteiramente na sua memória, já é impossível guardar todas as informações nela.

Segundo o método GTD, se você acumular muitas ideias na cabeça, ela ficará em um ritmo acelerado, o que não vai permitir o estado de relaxamento.

Nesse sentido, no primeiro passo desse método, você deve anotar o que chamar a sua atenção. Se você acreditar que aquela ideia é relevante, anote-a, ainda que, depois de um tempo, você não a considere tão relevante assim.

As ideias podem surgir de diversas formas no nosso dia a dia, como em reuniões, conversas virtuais com os amigos, anotações em sala de aula, informações na internet. Enfim, são várias possibilidades.

Certamente você já teve algum pensamento bacana e acabou esquecendo dele por não anotá-lo, né? Para que isso não aconteça mais, tenha em mãos o bloco de anotações do celular ou um caderninho e considere-o um grande aliado. Existem também outras opções, para armazenar as informações, então escolha a que mais se adapte a você.

2. Esclarecer

Após capturar as ideias, você deve esclarecê-las, procedimento também conhecido como processamento. Nesse caso, é necessário pegar a informação e decidir o que você vai fazer em relação a ela.

De acordo com o método GTD, nessa etapa, é importante questionar o que é aquela ideia e se ela demanda alguma ação. Se a resposta for “não”, existem três saídas:

• Lixo: você deve jogar a informação fora ou reciclá-la;
• Incubação: não é necessário tomar uma ação agora, mas é importante rever a ideia em breve;
• Arquivamento: a ideia é guardada no arquivo de referência.

Caso a ideia demande alguma ação, há três opções sobre o que fazer com ela:

• Fazer na hora: se levar menos de 2 minutos, tome a ação na hora;
• Delegação: se você não for a pessoa mais apropriada para a tarefa, delegue-a para outra pessoa;
• Adiamento: nesse caso, é importante que você realize a ação o mais rápido possível.

Esse processo demanda energia e concentração, então é importante que você não faça essa etapa com pressa. Vale destacar que você não pode devolver os itens para a sua caixa de entrada, ou seja, não pode retorná-los à primeira etapa.

Lembre-se, ainda, de não selecionar o que vai ou não esclarecer, então siga a ordem das informações na caixa de entrada.

3. Organizar

O terceiro passo do método GTD diz respeito à organização. David Allen alerta que esse método não se resume ao ato de organizar sem executar nada, já que ele está diretamente ligado à produtividade, então tenha isso em mente.

Como vimos no tópico anterior, existem 6 alternativas para tomar (ou não) ações relacionadas às ideias. Além disso, de acordo com o método GTD, existem as seguintes listas e pastas para que você consiga lidar com elas:

• Aguardando resposta;
• Próximas ações;
• Projetos;
• Calendários;
• Algum dia/talvez;
• Arquivos de suporte;
• Material de referência.

É importante que esses itens estejam devidamente separados em categorias. Entenda melhor a seguir:

• Listas: aguardando resposta, algum dia/talvez, projetos, calendários e próximas * ações;
• Pastas: arquivos relacionados a datas, arquivos de suporte e material de referência.

A partir desse modelo de organização, torna-se mais fácil lidar com as ideias, lembrando também da importância de escolher uma ferramenta destinada a essas tarefas.

4. Refletir

Você já capturou, esclareceu e organizou as ideias. Agora você deve refletir sobre elas. Isso significa que as revisões devem ser feitas com frequência, porque assim você consegue definir o que continua ou não sendo uma prioridade.

Conforme o método GTD, é importante realizar a revisão semanal. Ou seja, pelo menos uma vez na semana é necessário revisar o seu sistema. Nesse processo, o recomendado é adotar estes 11 passos:

1. Coletar papéis e materiais que estavam espalhados;
2. Processar a caixa de entrada;
3. Esvaziar a mente;
4. Realizar a lista de próximas ações;
5. Revisar o calendário anterior;
6. Revisar o calendário futuro;
7. Revisar a lista de aguardando resposta;
8. Revisar os projetos, assim como os resultados esperados com eles;
9. Revisar checklists importantes;
10. Revisar a lista de algum dia/talvez;
11. Ser criativo e corajoso.

É fundamental ter disciplina para fazer essa revisão e impedir que o seu sistema fique desatualizado, sem dar desculpas de imprevistos ou algo do tipo. Escolha o melhor horário para você e coloque as mãos na massa.

5. Engajar

O último hábito que David Allen recomenda no método GTD é o engajamento. Ou seja, estar verdadeiramente produtivo e engajado com a sua própria vida.

Isso significa, portanto, tomar decisões que estejam alinhadas com o seu propósito, acreditando que elas são as melhores decisões para aquele momento. Para isso, é importante levar em conta estes itens:

• Critério limitador: filtrar as suas ações com base no seu nível de energia, tempo disponível e contexto;
• Horizontes de foco: existem seis principais horizontes, que são o térreo (calendários/ações), horizonte 1 (projetos), horizonte 2 (áreas de foco e responsabilidade), horizonte 3 (metas e objetivos), horizonte 4 (visão) e horizonte 5 (propósito e princípios);
• Prioridades;
• Três naturezas do trabalho: atividades planejadas, não planejadas e a definição do que precisa ser feito.

Ao seguir os 5 passos do método GTD, você consegue não apenas organizar melhor a sua rotina como também se tornar mais produtivo. Por isso, é importante começar a aplicar essas dicas até que elas se tornem hábitos para você.

Além do método GTD, consideramos necessário que você também saiba como criar uma cultura organizacional voltada ao cliente. Para isso, leia nosso artigo sobre o assunto!