Método GTD: o que é e como aplicar a arte de fazer acontecer16 min read

Você já chegou ao fim do dia sentindo que, apesar de todo o esforço, não conseguiu cumprir nem a metade das tarefas planejadas? Ou talvez você se veja constantemente apagando incêndios, sem conseguir focar nas atividades estratégicas que realmente importam? 

No mundo corporativo atual, especialmente para gestores de negócios que lidam com múltiplos projetos e responsabilidades diversas, esses desafios são comuns. 

A boa notícia é que você pode resolver essa frustração aplicando uma metodologia projetada especificamente para auxiliar na organização das tarefas diárias e proporcionar o aumento da produtividade: o método GTD (getting things done).

A crescente complexidade das rotinas profissionais torna a busca por eficiência uma prioridade constante. Nesse sentido, o método GTD, desenvolvido por David Allen, visa justamente proporcionar uma abordagem estruturada para gerenciar tarefas e compromissos, permitindo que você mantenha o controle e reduza o estresse.

Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o método: o que é GTD, como ele é aplicado, quem é seu criador, as vantagens e desafios associados à sua utilização e os passos necessários para uma implementação eficaz. 

Continue a leitura e descubra como essa metodologia pode transformar sua rotina de trabalho e elevar sua produtividade a novos patamares.

O que é GTD?

O GTD, sigla para getting things done (em tradução livre, “fazendo as coisas acontecerem”), é uma metodologia de produtividade desenvolvida por David Allen. Seu objetivo é auxiliar as pessoas a gerenciarem suas tarefas de maneira mais eficiente, permitindo a conclusão de mais atividades no mesmo período de tempo. 

No entanto, o GTD vai além do foco na eficiência. Ele busca proporcionar um controle abrangente sobre o que precisa ser feito, reduzindo o estresse e a ansiedade associados às muitas demandas diárias. Dessa forma, o método promove um equilíbrio que resulta na melhoria da qualidade de vida.

Uma das premissas centrais do GTD é que, quanto mais informações mantemos em nossa mente, menos produtivos nos tornamos. Isso acontece porque, ao tentar lembrar constantemente de diversas tarefas pendentes e suas complexidades, nossa capacidade de manter o foco é comprometida. 

O cérebro tende a reorganizar e replanejar as tarefas já existentes sempre que surge uma nova demanda ou uma alteração no planejamento, o que com frequência leva à sobrecarga mental. 

Para mitigar esse problema, o método GTD propõe o armazenamento de todas as tarefas e suas especificidades em um sistema externo confiável, como um software de gestão de tarefas ou mesmo uma agenda física. 

Isso permite que a pessoa saiba exatamente o que deve ser feito em seguida, sem a necessidade de relembrar constantemente cada detalhe ou antecipar futuras atividades.

Consequentemente, com a metodologia GTD passa a ser possível a manutenção do foco sempre na tarefa atual, aumentando a eficiência e reduzindo a ansiedade.

O GTD tem ganhado popularidade em diversos contextos devido à sua simplicidade e a seus resultados práticos, já que ele oferece uma abordagem estruturada para organizar a programação diária de maneira eficiente, tornando as tarefas mais gerenciáveis. 

Para o criador do método, ser produtivo não significa realizar mais tarefas, mas sim aproveitar melhor o tempo e focar-se plenamente na missão em andamento, sem se preocupar com as pendências futuras. 

Essa perspectiva promove um ambiente de trabalho mais tranquilo e produtivo, alinhado às necessidades dos profissionais multifacetados, que lidam com amplas responsabilidades.

Como a metodologia GTD é aplicada?

A metodologia GTD baseia-se na manutenção da mente livre para a dedicação à tarefa atual, sem uma antecipação das demais ou a mistura de tarefas e preocupações.

Por isso, o método é estruturado segundo cinco etapas separadas umas das outras. Essa divisão auxilia na gestão eficiente de tarefas e compromissos, considerando que coleta, processamento, organização, revisão e execução são essenciais a uma boa gestão de demandas. Vejamos em que consiste cada uma dessas etapas.

Coleta

A primeira etapa consiste em coletar todas as informações, tarefas, ideias e compromissos que demandam sua atenção. O objetivo é transferir tudo o que está ocupando sua mente para um sistema confiável externo, como um aplicativo de notas ou um sistema mais robusto, dependendo da natureza e complexidade das suas atividades. 

Isso vai liberar a sua mente da responsabilidade de lembrar de tudo, permitindo que você se concentre na tarefa atual sem distrações. 

É importante que essa coleta seja contínua e periódica, registrando imediatamente qualquer nova demanda que surgir. Você pode, por exemplo, fazer uma coleta semanal ou diária.

Processamento

Após a coleta, é necessário processar o que foi capturado. Ou seja, nesta etapa de aplicação do método GTD, você analisa cada item e decide se ele requer alguma ação prática. 

Se a resposta for negativa, você pode optar por descartar o item, arquivá-lo como referência ou colocá-lo em uma lista de “algum dia/talvez” para possíveis ações futuras. 

Esse processo é importante para retirar da sua mente preocupações sobre as quais você não tem nenhuma influência ou poder de mudança.

Se o item exigir uma ação e puder ser concluído em menos de dois minutos, o melhor é executá-lo imediatamente. 

Caso contrário, você pode decidir se irá delegá-lo ou mantê-lo em sua própria lista de missões, agendando-o para o momento mais apropriado.

Organização

Com os itens processados, é hora de organizar as ações de forma estruturada. Crie listas e categorias que facilitem o acesso e a execução das tarefas. 

Por exemplo, você pode ter listas de “próximas ações”, “projetos”, “aguardando resposta” e “algum dia/talvez”. 

Utilize ferramentas como calendários para agendar compromissos e prazos, garantindo que todas as informações estejam devidamente categorizadas e acessíveis quando necessário.

Revisão

A etapa de revisão envolve avaliações periódicas do seu sistema GTD. É recomendável realizar uma revisão semanal para avaliar o progresso das tarefas, atualizar listas, redefinir prioridades e garantir que tudo esteja alinhado com seus objetivos. 

Essa prática assegura que seu sistema de organização permaneça confiável e que você mantenha o controle sobre suas atividades, adaptando-se a novas demandas e circunstâncias.

Execução

Finalmente, a etapa de execução diz respeito à realização efetiva das tarefas. Com base nas listas organizadas e nas prioridades definidas, você decide qual ação realizar em determinado momento, considerando o contexto, o tempo disponível, sua energia e a importância da tarefa. 

Essa abordagem permite que você se envolva plenamente na atividade escolhida, maximizando a produtividade e minimizando o estresse.

David Allen e o GTD

David Allen é um renomado consultor de produtividade norte-americano, amplamente reconhecido por desenvolver o método GTD, cujo principal objetivo é aprimorar a gestão de tarefas ao mesmo tempo em que reduz o estresse associado às demandas diárias. 

Antes de se tornar uma referência em produtividade, Allen desempenhou diversas funções profissionais, acumulando experiências que o levaram a buscar maneiras mais eficazes de gerenciar suas atividades. 

Em 2001, Allen publicou o livro “Getting things done: the art of stress-free productivity”, traduzido como “A arte de fazer acontecer: estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse”. 

Nesta obra, ele detalha os princípios do GTD e oferece orientações práticas para sua implementação. O sucesso do livro foi significativo, consolidando Allen como uma autoridade em produtividade e gestão do tempo em todo o mundo.

Além deste, Allen escreveu outros livros que complementam e aprofundam sua metodologia. Em 2003, lançou “Ready for anything: 52 productivity principles for work and life“, ainda sem tradução oficial para o português, onde apresenta 52 princípios para aumentar a produtividade no trabalho e na vida pessoal. 

Em 2008, ele publicou “Making it all work: winning at the game of work and business of life“, que também aprofunda os conceitos do método GTD e oferece insights adicionais para sua aplicação.

Essas novas publicações demonstram que o método tem sido constantemente aprimorado e atualizado, podendo ser adotado por profissionais das mais diversas áreas, incluindo executivos, empreendedores e acadêmicos, que buscam uma abordagem estruturada para gerenciar suas responsabilidades. 

Atualmente, David Allen continua a disseminar suas ideias por meio de palestras, workshops e consultorias, ajudando pessoas e empresas a alcançarem níveis mais altos de produtividade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Vantagens do método GTD

Vamos ver agora alguns dos resultados positivos mais observados após a aplicação do método GTD, seja na vida pessoal, seja na profissional.

Redução da tensão cognitiva

Ao externalizar todas as tarefas, compromissos e ideias para um sistema específico, seja ele uma tecnologia de ponta ou um simples bloco de notas, o GTD libera a sua mente da responsabilidade de lembrar de tudo o que você precisa fazer. 

Isso diminui a sobrecarga mental, permitindo que você se concentre plenamente na atividade atual, o que reduz o estresse e a ansiedade associados às múltiplas demandas.

Viabilização de um fluxo mental fluido

Com as tarefas organizadas externamente, a sua mente fica livre para pensar de forma mais clara e criativa. 

Essa clareza facilita a tomada de decisões e a resolução de problemas, promovendo um fluxo de trabalho mais natural e eficiente.

Manutenção do foco na tarefa atual

Sem dúvida você já se pegou pensando, durante a execução de uma atividade X, em outras missões que ainda não foram cumpridas. Isso só retarda tanto a conclusão da atividade atual quanto a resolução das demais.

O GTD incentiva a definição de prioridades e a concentração em uma tarefa por vez. Ao seguir as etapas do método, você consegue direcionar totalmente a sua atenção para a atividade em andamento, aumentando a qualidade do trabalho realizado e a satisfação pessoal.

Eliminação da sobreposição de tarefas

Ao categorizar e organizar as atividades, o método GTD ajuda a evitar a execução simultânea de múltiplas tarefas, prática que pode levar à diminuição da eficiência e ao aumento do estresse. 

Essa abordagem estruturada assegura que cada tarefa receba a devida atenção no momento apropriado.

Melhoria na organização pessoal

O método promove uma organização sistemática das atividades, permitindo uma visão clara das responsabilidades e prazos. Isso facilita o planejamento e a gestão do tempo, resultando em uma rotina mais equilibrada, produtiva e satisfatória.

Desafios do GTD

As vantagens do método GTD são claras e verificáveis, no entanto sua implementação também passa por alguns desafios, que precisam ser considerados.

Necessidade de persistência para integração à rotina

Incorporar o GTD às atividades diárias requer disciplina e consistência. É comum que, nos estágios iniciais, algumas pessoas se sintam sobrecarregadas ao capturar e processar todas as suas tarefas e informações. 

Manter a prática até que ela se torne um hábito consolidado demanda perseverança. A falta de persistência pode levar ao abandono prematuro do método, impedindo a obtenção de seus benefícios.

Dificuldades em lidar com a flexibilidade

Embora o GTD forneça uma estrutura clara para o gerenciamento de tarefas, ele também proporciona uma grande flexibilidade para adaptar-se a mudanças e imprevistos. 

Algumas pessoas podem encontrar dificuldades em ajustar seus planos diante de novas demandas, especialmente se estiverem acostumadas a rotinas rígidas. 

Desenvolver a capacidade de reorganizar prioridades sem comprometer o fluxo de trabalho é essencial para o sucesso na aplicação do método.

Sobrecarga inicial na captura de informações

No início da implementação do GTD, a etapa de captura pode parecer onerosa, pois envolve reunir todas as tarefas, compromissos e ideias dispersas. 

Essa sobrecarga inicial pode desmotivar algumas pessoas, e isso ocorre mais intensamente se não houver um sistema eficiente de organização. 

Os cinco passos do método GTD

O método GTD é estruturado em cinco passos fundamentais: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. 

Agora que você já dispõe das informações mais relevantes sobre o tema, vamos detalhar esse passo a passo para que você coloque a metodologia GTD em prática e comece a melhorar a sua produtividade o quanto antes.

Passo 1: capturar

David Allen enfatiza que nossa mente é mais eficiente para gerar ideias do que para armazená-las. Sendo assim, manter múltiplas informações na memória pode sobrecarregar o cérebro, dificultando o relaxamento e a concentração. 

Portanto, o primeiro passo do GTD é capturar tudo o que chama sua atenção, mas não para reter em sua mente. Isso inclui tarefas, ideias, compromissos e qualquer informação que você considere relevante. 

A ideia é utilizar ferramentas práticas e de fácil acesso, como aplicativos de notas, agendas digitais ou cadernos físicos para registrar essas informações imediatamente, garantindo que nada seja esquecido. 

Mesmo que posteriormente algumas ideias não se mostrem tão relevantes, é importante anotá-las no momento em que surgem para liberar espaço mental e manter o foco nas atividades em andamento.

Passo 2: esclarecer

Após a captura, é necessário esclarecer cada item registrado, ou seja, entender em que consiste cada ideia. Esse processo também é conhecido como processamento. 

Analise cada informação e determine se ela requer alguma ação prática. Se não houver uma ação associada, você tem três opções:

• Descartar: elimine as informações inúteis;
• Incubar: as ideias que podem ser relevantes no futuro, mas não exigem ação imediata, podem ser colocadas em uma lista “Algum dia/Talvez” para uma revisão posterior;
• Arquivar: guarde as informações que podem servir como referência no futuro.

Se a informação exigir uma ação, considere as seguintes possibilidades:

• Ação imediata: se a tarefa pode ser concluída em menos de dois minutos, faça-a imediatamente;
• Delegação: se outra pessoa é mais adequada para realizar a tarefa, delegue-a;
• Adiamento: agende para o momento adequado as tarefas que você precisa ou deseja realizar, mas que demandam mais tempo. Algumas dessas ideias podem inclusive ser transformadas em projetos maiores, conforme sua complexidade;

Passo 3: organizar

Com as informações esclarecidas, o próximo passo é organizar. Allen destaca que o GTD não se resume apenas à organização, mas esta é uma etapa essencial para a produtividade, que é a meta final da aplicação do método. 

Então, é fundamental classificar as tarefas em categorias específicas, como:

• Aguardando resposta: tarefas delegadas ou que dependem de terceiros;
• Próximas ações: atividades que precisam ser realizadas em breve;
• Projetos: tarefas que envolvem múltiplas etapas;
• Calendário: compromissos com data e hora definidas;
• Algum dia/Talvez: ideias ou projetos para considerar no futuro;
• Material de referência: informações úteis que não requerem ação imediata.

Utilize ferramentas adequadas para essa organização, garantindo que cada item esteja em seu devido lugar.

Passo 4: refletir

A etapa de refletir envolve revisões periódicas do seu sistema GTD para assegurar que ele permaneça atualizado e funcional. 

Nossa recomendação é que você realize uma revisão semanal, seguindo os seguintes passos:

• Coletar materiais dispersos;
• Processar a caixa de entrada;
• Esvaziar a mente, capturando novas ideias ou preocupações;
• Atualizar a lista de próximas ações;
• Revisar o calendário passado e futuro;
• Verificar a lista “Aguardando resposta”;
• Avaliar projetos e resultados esperados.
• Revisar checklists importantes;
• Revisar a lista “Algum dia/Talvez”;
• Ser criativo e corajoso, buscando novas perspectivas.

A disciplina nessa revisão impede que o sistema se torne obsoleto e garante a manutenção do controle sobre as suas atividades.

Passo 5: engajar

O passo final é engajar, ou seja, executar as tarefas de acordo com as prioridades estabelecidas. 

Para decidir qual ação realizar em determinado momento, considere:

• O contexto: o ambiente ou as ferramentas disponíveis;
• O tempo disponível: o tempo que você tem antes do próximo compromisso;
• A energia disponível: seu nível de energia física e mental;
• A prioridade: a importância relativa das tarefas.

Get things done! Reflita sobre os seis horizontes de foco do GTD

Allen propõe ainda seis horizontes de foco para auxiliar na definição de prioridades. São eles:

• Solo (ações atuais): este é o nível básico, que engloba todas as ações imediatas que precisam ser realizadas, como responder e-mails, fazer ligações, participar de reuniões e outras tarefas diárias. Manter um controle eficiente dessas atividades é essencial para o bom andamento das rotinas;
• Horizonte 1 (projetos): neste nível, estão os projetos em andamento que demandam múltiplas ações para serem concluídos. Exemplos incluem o desenvolvimento de um novo produto, a organização de um evento ou a implementação de um sistema específico. Geralmente, as pessoas possuem entre 30 e 100 projetos ativos simultaneamente;
• Horizonte 2 (áreas de foco e responsabilidade): aqui ficam as áreas pelas quais você é responsável de modo contínuo, tanto profissional quanto pessoalmente. No contexto profissional, isso pode incluir gestão de equipe, desenvolvimento de negócios ou atendimento ao cliente. Na esfera pessoal, áreas como saúde, família, finanças e desenvolvimento pessoal são exemplos típicos;
• Horizonte 3 (metas e objetivos para cerca de dois anos): aqui, consideram-se os objetivos que você deseja alcançar no médio prazo, geralmente dentro de um a dois anos. Isso pode envolver uma promoção no trabalho, a conclusão de uma pós-graduação ou a realização de uma viagem significativa;
• Horizonte 4 (visão  para até cinco anos): este nível foca na visão de longo prazo, projetando onde você deseja estar em três a cinco anos. Inclui aspirações como mudanças de carreira, estabelecimento de um negócio próprio ou conquistas pessoais significativas;
• Horizonte 5 (propósito e princípios): no horizonte mais elevado, estão o propósito de vida e os princípios que guiam suas decisões. Ele reflete os valores que norteiam suas ações, a sua missão pessoal e o legado que você deseja deixar.

Além de seguir os seis passos do método GTD, compreender e alinhar esses horizontes possibilita um gerenciamento mais eficaz das suas atividades diárias, garantindo que cada ação esteja conectada aos seus objetivos e valores pessoais e profissionais.