Kickoff: o que é, para que serve e como fazer essa reunião

Já parou para pensar nas etapas que antecedem uma demanda atribuída a você? Sabe quais são as fases iniciais de um projeto? Se não, chegou a hora de entender o que é um kickoff de projeto.

Também chamado kickoff meeting, essa é uma das etapas mais importantes na execução de um projeto, seja ele interno ou, principalmente, externo. 

De forma resumida, o kickoff é uma reunião onde os pontos mais relevantes de um projeto são definidos. 

Para entender melhor, podemos dizer que seria o momento em que todos os participantes se juntam para definir um briefing.

Quando esse momento não acontece, já é possível imaginar o resultado, não é? Possivelmente muito longe do esperado.

Por isso, se você trabalha em diferentes projetos no seu dia a dia, mas nunca ouviu falar em kickoff, é hora de entender como essa reunião funciona e qual sua importância.

Vamos lá!

Kickoff: o que é?

Se você está diariamente envolvido em projetos em seu trabalho, sabe que é preciso ter muito planejamento antes da realização, não é mesmo? Pois bem, o kickoff nada mais é do que essa etapa inicial de um projeto. 

Traduzido do inglês,a palavra pode ser traduzida como “pontapé inicial”. Ou seja, podemos dizer que é um alinhamento de ideias e expectativas para que tudo seja executado de uma maneira eficiente. 

Sendo assim, todos os participantes do projeto devem estar presentes nessa reunião, direta ou indiretamente. Isso engloba desde o cliente até cada colaborador, contando especialmente com a presença do gestor do projeto. Até porque, é nessa reunião que muitas coisas importantes são definidas, como: todo o escopo até os prazos de cada etapa. 

Durante o kickoff é importante que todos os direcionamentos sejam passados e esclarecidos, focando em cada pequeno detalhe, deixando todos os integrantes do projeto munidos com as informações necessárias para a execução. 

Afinal de contas, o objetivo do kickoff é que todos os envolvidos fiquem no mesmo nível de alinhamento, com informações necessárias para realizarem seus papéis dentro dos prazos definidos. Essa ação diminui falhas e aumenta o sucesso da tarefa.

Qual a importância do kickoff?

Uma analogia que pode nos ajudar a entender a importância do kickoff de projeto é pensar na construção de uma casa. Antes de começar a nivelar um terreno ou subir as paredes, por exemplo, é preciso ter um projeto em mãos, uma planta daquela construção.

Esse projeto é o que apresenta o que deve ser feito. Ele serve como guia para todas as pessoas envolvidas na construção de um imóvel, desde os engenheiros aos pedreiros.

Da mesma forma, o kickoff, a reunião inicial, é onde todos os pontos de um determinado projeto são discutidos e definidos.

Para que seja realmente eficiente, é importante que todos os stakeholders estejam presentes. Isso inclui o cliente, o gestor do projeto, as equipes que irão participar, entre outros.

Quando não há uma reunião de kickoff, as chances de que o projeto dê certo são menores. E por mais que no final você consiga tirar a ideia do papel, o processo se torna mais lento e custoso.

Isso porque certamente haverá mais desavenças, desalinhamento de ideias e objetivos, falta de cumprimento de prazos, refações, entre outras questões que poderiam ser evitadas com um planejamento eficiente.

Quais os benefícios do kickoff de projeto?

Agora que você sabe o que é e qual a importância de um kickoff de projeto, vamos explorar os principais benefícios dessa reunião.

1- Alinhamento de expectativas

Alinhar objetivos e expectativas da equipe é, sem dúvidas, um dos principais ganhos dessa etapa. Isso porque, quando se inicia um projeto sem qualquer alinhamento, aumentam as chances de que alguém saia insatisfeito com o resultado. Imagina se o seu cliente fica insatisfeito? Isso gera trabalho e prejudica a reputação da empresa. 

Afinal, segundo pesquisas, 13% dos clientes insatisfeitos compartilham suas más experiências com 15 ou mais pessoas e 45% divide suas experiências negativas nas mídias sociais. 

Sendo assim, um bom alinhamento é preciso quando se quer um projeto de sucesso. E o kickoff proporciona exatamente isso. 

2- Criação de um cronograma

Também é no kickoff de projeto que um plano de ação é definido. Por mais que essa etapa seja a primeira e muita coisa possa acontecer durante a execução, é importante ter um norte para que o projeto atinja o objetivo.

Assim, a reunião também serve para começar a delinear o escopo do projeto, com todas as informações básicas e essenciais para a realização de cada etapa.  

3- Prevenção de conflitos

A clareza e o entendimento mútuo estabelecidos durante a reunião de kickoff são essenciais para prevenir conflitos. À medida em que todos os membros da equipe entendem o escopo do projeto, seus objetivos, e suas responsabilidades individuais, diminuem  de maneira significativa o potencial para disputas.

 Isso é importante, ainda mais, em projetos complexos, onde a sobreposição de tarefas e responsabilidades pode ser um terreno fértil para desentendimentos. Ao antecipar e discutir possíveis áreas de conflito durante o kickoff, a equipe pode desenvolver estratégias para lidar com esses desafios de maneira colaborativa.

4- Fortalecimento da equipe

Um aspecto frequentemente subestimado do kickoff é seu impacto significativo na coesão da equipe. Ao reunir todos em um ambiente colaborativo, onde as metas e a visão do projeto são compartilhadas, os membros da equipe podem sentir-se mais conectados uns aos outros. Isso não apenas melhora o ambiente de trabalho, mas também motiva a equipe, levando a um desempenho superior. 

Além disso, o kickoff pode ser uma oportunidade para estabelecer uma cultura de projeto positiva, na qual o feedback é valorizado e as conquistas são celebradas. Isso contribui para uma experiência mais gratificante para todos.

5- Aumento da eficiência

Um dos maiores benefícios proporcionados pelo kickoff é aumentar a eficácia de um projeto. A reunião de kickoff facilita isso ao esclarecer o papel de cada um dentro do projeto. Com todos os membros da equipe cientes de suas responsabilidades, o trabalho pode avançar de forma mais organizada e focada. 

Além disso, ao discutir o plano de projeto, cronograma e marcos desde o início, a equipe pode identificar e aproveitar oportunidades para otimizar processos e recursos, reduzindo o desperdício e aumentando a produtividade.

De maneira resumida, a reunião kick off é um componente crucial no gerenciamento de projetos. Proporciona benefícios que vão desde a melhoria da comunicação e prevenção de conflitos até o aumento da eficiência, fortalecimento da equipe e alinhamento estratégico.

São esses pontos que citamos acima que juntos formam a base para um projeto bem-sucedido, onde as metas são alcançadas de maneira eficiente. 

Como fazer um kickoff bem-sucedido?

Como conduzir uma reunião de kickoff? O que é indispensável? O que precisa ser definido? Se você está com alguma dessas perguntas em mente, não se preocupe. Separamos uma lista  do que não pode ser deixado de abordar em uma reunião de projetos. Confira a seguir.

1. Preparação antecipada

Em primeiro lugar vem a preparação da reunião, chave para o sucesso do processo. Sendo assim, reserve um tempo para definir os principais pontos que serão abordados durante a reunião. Isso inclui o escopo do projeto, objetivos, cronograma, papéis e responsabilidades, bem como quaisquer materiais de apoio que precisam ser revisados. 

Logo, envie um convite com a agenda da reunião e os materiais de pré-leitura para todos os participantes com antecedência suficiente para que tenham tempo de se preparar.

2. Definir objetivos e escopo

É crucial que não seja estabelecida uma visão clara do que o projeto visa alcançar e quais são seus limites. Isso ajuda a garantir que todos os membros da equipe tenham uma compreensão comum dos resultados desejados e do que está incluído (e o que não está) no escopo do projeto. 

É essencial que todos estejam alinhados desde o início para evitar desentendimentos mais tarde.

3. Apresentação da equipe e definição de papéis

Dedique um tempo para apresentar todos os membros da equipe, explicar seus respectivos papéis e responsabilidades. Isso não ajuda a construir um senso de comunidade entre os membros da equipe,além de esclarecer quem é responsável por quê. Ter essa compreensão clara desde o início facilita a colaboração e a comunicação ao longo do projeto.

4. Discussão do plano de projeto

Com os objetivos e o escopo já estabelecidos, agora é o momento de discutir o plano do projeto. Nessa etapa engloba o cronograma, marcos, e entregáveis. Revisar o plano de projeto detalhadamente com a equipe, ajustando conforme necessário com base no feedback. Isso não só assegura que todos estejam a bordo com o plano, mas também permite identificar e abordar potenciais desafios ou obstáculos desde o início.

5. Identificação de riscos e desafios

Um ponto crucial para qualquer reunião kickoff, é fazer a identificação dos riscos e desafios que possam afetar o projeto. Colocar a equipe nesse debate ajuda bastante a aproveitar a diversidade de experiências e perspectivas, aumentando as chances de identificar potenciais problemas antes que eles ocorram. Além disso, discutir estratégias de mitigação ou soluções possíveis pode preparar a equipe para lidar com esses desafios de maneira mais assertiva. 

6. Estabelecimento dos canais de comunicação

Faça análises e estabeleça como a equipe se comunicará durante o projeto. Nesse contexto, defina os canais de comunicação, a frequência das atualizações e quem será o ponto de contato principal para diferentes questões. Isso garante que a informação flua de forma eficiente e que todos estejam sempre atualizados sobre o progresso do projeto.

7. Estabelecer momentos de interação e feedback

E por fim, para que a reunião seja eficaz, incorpore momentos dedicados à interação e feedbacks. Apesar do foco principal da reunião seja estabelecer o projeto sobre bases sólidas, promover um ambiente onde os participantes se sintam confortáveis para expressar ideias, preocupações e sugestões pode enriquecer significativamente o planejamento e a execução do projeto.

Seguindo essas etapas, você estará no caminho certo para que a reunião de kickoff de sua empresa seja informativa e inspiradora, fazendo com que o projeto seja de maior qualidade e esteja na direção correta desde o início. 

No entanto, isso não impossibilita a ocorrência de situações desagradáveis, que podem acabar gerando uma crise para sua empresa. Nessas horas, é importante estar preparado. Confira o nosso artigo com algumas estratégias para gerir crises.

Concluindo

A reunião kickoff é um elemento essencial no ciclo de qualquer projeto, estabelecendo pontos importantes para o sucesso e garantindo que todos os envolvidos estejam alinhados com e comprometidos com o mesmo objetivo. 

Desde a definição clara do escopo, até o fortalecimento da equipe e o estabelecimento de canais de comunicação eficazes, cada aspecto da reunião de kickoff desempenha um papel vital na preparação do projeto para enfrentar desafios e alcançar sucesso.

E para fazer com que sua empresa evolua ainda mais, confie em organizações de credibilidade e experiência para desenvolver ações fundamentais. Por isso, entre em contato com a Desk Manager e encontre o plano ideal para o seu negócio.