Por Célio Fabiano em 07/02/2022

Kickoff de projeto: o que é e porque essa reunião é essencial

Já parou para pensar nas etapas que antecedem uma demanda atribuída a você? Sabe quais são as fases iniciais de um projeto? Se não, chegou a hora de entender o que é um kickoff de projeto.

Também chamado kickoff meeting, essa é uma das etapas mais importantes na execução de um projeto, seja ele interno ou, principalmente, externo. 

De forma resumida, o kickoff é uma reunião onde os pontos mais relevantes de um projeto são definidos. 

Para entender melhor, podemos dizer que seria o momento em que todos os participantes se juntam para definir um briefing.

Quando esse momento não acontece, já é possível imaginar o resultado, não é? Possivelmente muito longe do esperado.

Por isso, se você trabalha em diferentes projetos no seu dia a dia, mas nunca ouviu falar em kickoff, é hora de entender como essa reunião funciona e qual sua importância.

Vamos lá!

O que é um kickoff de projeto?

Se você está diariamente envolvido em projetos em seu trabalho, sabe a importância do planejamento antes da realização, não é?

O kickoff nada mais é do que a etapa de planejamento, a fase inicial de um projeto. Ela é a reunião que acontece antes da execução.

Podemos pensar no kickoff de projeto como um alinhamento de ideias e expectativas.

Todos os participantes do projeto que atuam direta ou indiretamente devem estar presentes nessa reunião.

Isso engloba desde o cliente até cada colaborador, contando especialmente com a presença do gestor do projeto.

Ali, são definidos os detalhes que compõem a demanda, passando desde o escopo até os prazos de cada etapa.

Durante o kickoff é importante que todos os direcionamentos sejam passados e esclarecidos, focando em cada pequeno detalhe, deixando todos os integrantes do projeto munidos com as informações necessárias para a execução.

Aplicativo Painel

Afinal, o grande objetivo dessa reunião inicial é deixar todos os envolvidos no mesmo nível, com informações necessárias para realizar seus papéis dentro dos prazos estabelecidos.

Isso, consequentemente, aumentará as chances de sucesso no desempenho da tarefa, além de reduzir os riscos de falhas e atrasos. 

Qual a importância da reunião de kickoff?

Uma analogia que pode nos ajudar a entender a importância do kickoff de projeto é pensar na construção de uma casa.

Antes de começar a nivelar um terreno ou subir as paredes, por exemplo, é preciso ter um projeto em mãos, uma planta daquela construção.

Esse projeto é o que apresenta o que deve ser feito. Ele serve como guia para todas as pessoas envolvidas na construção de um imóvel, desde os engenheiros aos pedreiros.

Da mesma forma, o kickoff, a reunião inicial, é onde todos os pontos de um determinado projeto são discutidos e definidos.

Para que seja realmente eficiente, é importante que todos os stakeholders estejam presentes. Isso inclui o cliente, o gestor do projeto, as equipes que irão participar, entre outros.

Quando não há uma reunião de kickoff, as chances de que o projeto dê certo são menores. E por mais que no final você consiga tirar a ideia do papel, o processo se torna mais lento e custoso.

Isso porque certamente haverá mais desavenças, desalinhamento de ideias e objetivos, falta de cumprimento de prazos, refações, entre outras questões que poderiam ser evitadas com um planejamento eficiente.

Quais os benefícios do kickoff de projeto?

Agora que você sabe o que é e qual a importância de um kickoff de projeto, vamos entender as principais vantagens dessa reunião.

Alinhamento de expectativas

Ao longo do conteúdo, falamos muito sobre o principal benefício da reunião inicial: alinhar os objetivos e, principalmente, a expectativa de todos os envolvidos.

Esse é, sem dúvidas, o grande ganho dessa etapa.

Quando se inicia um projeto em que não há alinhamento, são maiores as chances de que alguém não saia satisfeito com o resultado.

Agora, imagina se o seu cliente acaba insatisfeito? Isso, além de gerar retrabalho, é ruim para a reputação da sua empresa.

Afinal, segundo pesquisas, 13% dos clientes insatisfeitos compartilham suas más experiências com 15 ou mais pessoas e 45% divide suas experiências negativas nas mídias sociais. 

Por isso, todo alinhamento ainda é pouco quando queremos um projeto de sucesso. E é exatamente a reunião de kickoff que possibilita isso.

Quando há um escopo bem delimitado, cada colaborador sabe o que deve fazer, qual a sua contribuição para o andamento daquela tarefa e quando sua parte deve estar 100% concluída.

Criação de um cronograma

Também é no kickoff de projeto que um plano de ação é definido. 

Por mais que essa etapa seja a primeira e muita coisa possa acontecer durante a execução, é importante ter um norte para que o projeto atinja o objetivo.

Assim, a reunião também serve para começar a delinear o escopo do projeto, com todas as informações básicas e essenciais para a realização de cada etapa.  

Contribuição dos participantes

Em uma reunião de kickoff eficiente todos os stakeholder devem estar presentes. Isso contribui para um projeto plural, com diferentes visões que irão torná-lo melhor.

Além de alinhar as expectativas, essa participação também contribui para o engajamento de cada colaborador no projeto.

Afinal, é diferente pegar uma demanda do zero, quando se ajudou em seu planejamento, do que apenas ter tarefas designadas sem muita explicação, certo?

Quando a reunião inicial acontece, o cliente, os colaboradores e o gestor de projetos sentem que fazem parte daquilo e certamente a entrega para que tudo ocorra da melhor maneira é muito maior.

Como fazer uma reunião de kickoff?

Como conduzir uma reunião de kickoff? O que é indispensável? O que precisa ser definido? Se você está com alguma dessas perguntas em mente, veja abaixo o que não pode ser deixado de abordar em uma reunião de projetos:

1. Escopo

Detalhamento das etapas que deverão ser realizadas para chegar ao resultado esperado.

Nessa hora, não economize nas informações, quanto mais detalhado e claro o escopo estiver, melhor será a execução do projeto e menos dúvidas surgirão.

2. Orçamento

Também é importante utilizar a reunião de kickoff de projeto para apresentar o orçamento do projeto. 

É importante que cada participante saiba exatamente quanto está disponível para uso para que as tomadas de decisões sejam mais estratégicas e dentro do que o cliente deseja. 

Dessa forma, não deixe de abordar os custos previstos e como o orçamento deverá ser administrado, discriminando exatamente o investimento que cada etapa possui.

3. Cronograma

Um ponto indispensável nesse momento é a definição de prazos

A definição do cronograma é uma das etapas mais importantes e de maior atenção na reunião. Afinal, esse ponto está diretamente ligado com a satisfação do cliente

Certamente você já solicitou um produto e o recebeu após o prazo, não é? Assim, sabe como a situação pode ser muito desagradável.

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Ao assumir um projeto ou participar de sua execução, o prazo é algo que não pode ser deixado de lado. A menos que aconteça um imprevisto que atrapalhe todo o cronograma, ele deve ser seguido conforme o combinado no kickoff. 

Isso ajuda a alinhar as expectativas do cliente e da empresa executora. 

4. Meios de comunicação 

Por fim, algo que não pode faltar em uma reunião de kickoff é a definição dos meios de comunicação que serão utilizados durante o período de execução. 

Isso ajuda a manter uma boa comunicação entre todos os steakholders, evitando que uma determinada parte acabe desalinhada com o restante dos participantes. 

Por isso, não deixe de definir quais os meios, os principais responsáveis e a frequência em que haverá uma atuação de andamento do projeto. 

Agora você sabe quais os pontos principais para abordar em um kickoff de projeto. Certamente, depois de tornar essas reuniões um hábito em sua empresa, você entregará projetos de maior qualidade.

No entanto, isso não impossibilita a ocorrência de situações desagradáveis, que podem acabar gerando uma crise para sua empresa. Nessas horas, é importante estar preparado. Confira o nosso artigo com algumas estratégias para gerir crises

Por Célio Fabiano em 07/02/2022