Entender gestão de projetos é essencial para qualquer profissional dentro do ambiente corporativo moderno, mesmo que esse não seja um gestor de projetos.
Por isso, preparamos um verdadeiro guia sobre gestão de projetos, que te explicará os principais pontos, além de abordagens práticas.
Ao terminar esse texto, você irá aprender:
- O que é um projeto no contexto organizacional?
- O que é gestão de projetos?
- Benefícios do gerenciamento de projetos
- O ciclo de vida do projeto
- Qual é a diferença entre gestão de projetos e planejamento de projetos?
- O que faz um gestor de projetos?
- Áreas de conhecimento envolvidas na gestão de projetos
- Como colocar a gestão de projetos em prática? [passo a passo]
Continue a leitura!
O que é um projeto no contexto organizacional?
Um projeto é um conjunto de esforços temporários com o objetivo de criar um serviço ou produto, ou ainda de gerar um resultado específico.
Essa definição é crucial para entender a gestão de projetos e a importância de cada etapa no desenvolvimento de um projeto dentro de uma organização.
Um projeto precisa ter começo, meio e fim bem definidos. Isso significa que para ter um projeto a ser executado, você precisa determinar uma data de início, uma data de conclusão e marcos temporais para o cumprimento de cada etapa do planejamento.
Outra característica fundamental de um projeto é sua unicidade. Diferentemente de operações contínuas ou rotineiras, um projeto é um esforço único. Cada projeto apresenta seus próprios objetivos, recursos técnicos específicos e procedimentos distintos necessários para a execução.
Além disso, um projeto deve ter um objetivo claro e específico. Esse objetivo pode variar desde a criação de um novo produto, a implementação de um sistema de software, a reestruturação de um departamento ou qualquer outra meta definida pela organização.
Outro ponto importante é a definição dos recursos necessários, incluindo não apenas os recursos financeiros, mas também humanos, técnicos e materiais.
Após a conclusão do projeto, os recursos e equipes são geralmente realocados para outras tarefas ou novos projetos.
Agora sim, podemos explicar o que é gestão de projetos. Sabendo o que é um projeto, será mais fácil pensar sobre como geri-lo.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas aplicadas para garantir que uma organização planeje, execute, monitore e controle seus projetos de maneira eficiente.
A essência da gestão de projetos reside na capacidade de orientar um projeto desde a sua concepção até sua conclusão, assegurando que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo, do orçamento e com a qualidade desejada.
Essas práticas e técnicas envolvem várias etapas cruciais, começando pelo detalhamento do escopo do projeto. Ao definir o escopo, você estabelece o que será e o que não será incluído no projeto, prevenindo desvios que possam comprometer o resultado final.
Outro aspecto vital é a organização e disponibilização dos recursos necessários, que podem incluir recursos materiais, financeiros e humanos.
Já a definição de um cronograma é outro componente central na gestão de projetos. Um cronograma bem elaborado detalha cada etapa do projeto, incluindo datas específicas para a finalização de cada fase.
Além do cronograma, o registro de custos é o procedimento que vai possibilitar o controle das despesas do projeto, ou seja, esse registro assegura que o projeto permaneça dentro do orçamento e evita surpresas financeiras indesejadas.
O monitoramento de riscos também deve ser incluído na gestão de projetos, pois identificar e avaliar os potenciais riscos permite que a equipe desenvolva estratégias de mitigação, minimizando o impacto desses riscos no sucesso do projeto.
Podemos dizer que, em geral, a gestão de projetos serve para proporcionar uma estrutura organizada que facilita o cumprimento dos objetivos, evita desvios e minimiza falhas, assegurando que o projeto seja concluído dentro do prazo, do orçamento e com a qualidade desejada.
Benefícios do gerenciamento de projetos
A gestão de projetos oferece inúmeros benefícios que podem transformar a maneira como a sua empresa opera e atinge suas metas. Seus principais benefícios são:
- Redução de custos: através de um planejamento detalhado e do monitoramento constante dos recursos, a gestão de projetos ajuda a evitar desperdícios ao manter o projeto dentro do orçamento;
- Redução de riscos: identificar e avaliar riscos desde o início te ajuda a desenvolver estratégias de mitigação, minimizando o impacto de problemas potenciais no andamento do projeto;
- Agilidade na tomada de decisões: com informações atualizadas e um controle rigoroso dos processos, a equipe de gestão de projetos pode tomar decisões rápidas e informadas;
- Melhor controle dos processos: a gestão de projetos proporciona uma visão clara de todas as etapas e atividades envolvidas, o que viabiliza o acompanhamento e o controle de cada fase do projeto;
- Engajamento da equipe: um projeto bem gerido envolve e motiva a equipe, proporcionando clareza sobre a distribuição de responsabilidades e aumentando o comprometimento e a produtividade;
- Melhores índices de satisfação do cliente: projetos entregues no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade esperada resultam em clientes mais satisfeitos e fiéis;
- Otimização do tempo: a gestão de projetos ajuda a identificar e eliminar ineficiências, garantindo que o tempo seja utilizado da melhor maneira possível e que os prazos sejam cumpridos;
- Resultados assertivos: com um planejamento adequado e uma execução controlada, os projetos são mais propensos a alcançar os objetivos definidos;
- Comunicação eficiente: a gestão de projetos fomenta uma comunicação clara e constante entre todos os envolvidos, o que garante que todas as ações estejam alinhadas com os objetivos almejados;
- Melhoria contínua: a gestão de projetos facilita a análise de desempenho e a implementação de melhorias contínuas. Ao finalizar cada projeto, você se depara com as lições aprendidas e as documenta, utilizando-as para aprimorar os projetos futuros.
O ciclo de vida do projeto
O ciclo de vida do projeto corresponde a todas as fases pelas quais um projeto deve passar ao longo de seu desenvolvimento. Essas fases precisam ser planejadas e acompanhadas pela gestão de projeto.
Essencialmente, esse ciclo é composto por quatro etapas fundamentais: iniciação; planejamento; execução e monitoramento; e conclusão.
Dependendo da natureza e dos objetivos do projeto, outras etapas podem ser acrescentadas, mas essas quatro formam a base do ciclo de vida do projeto.
Vamos ver em que consiste cada uma delas:
- Iniciação: nesta primeira fase, a ideia do projeto é formalizada a partir da definição de seus objetivos, dos resultados esperados e de sua viabilidade. São identificados os stakeholders e feitas as primeiras estimativas de recursos necessários;
- Planejamento: durante o planejamento, todos os detalhes do projeto são delineados: o escopo é definido, um cronograma detalhado é criado, os recursos são alocados e os planos de comunicação e gestão de riscos são elaborados;
- Execução e monitoramento: a fase de execução é onde o trabalho planejado é colocado em prática. Equipes são mobilizadas, tarefas são completadas e os recursos são gerenciados conforme o planejamento. O monitoramento ocorre simultaneamente para garantir que o projeto progrida conforme o planejado;
- Conclusão: na fase de conclusão ou encerramento, o projeto é finalizado e entregue, passando por uma avaliação e pela documentação de lições aprendidas.
Considerando essas etapas, é importante lembrar também que existem dois tipos principais de ciclos de vida de projetos: o preditivo e o adaptativo.
O primeiro deles é um modelo tradicional e linear, onde todas as fases são definidas desde o início e seguem uma sequência fixa. Ele é adequado para projetos com requisitos bem conhecidos e estáveis.
Já o ciclo de vida adaptativo possibilita ajustes contínuos e é ideal para projetos com requisitos que podem evoluir ao longo do tempo. Ele é mais flexível e responsivo às mudanças, garantindo uma maior adaptabilidade.
Qual é a diferença entre gestão de projetos e planejamento de projetos?
Gestão de projetos e planejamento de projetos não são a mesma coisa, embora os dois conceitos sejam frequentemente confundidos.
Como vimos acima, o planejamento de projetos é uma das etapas essenciais da gestão de projetos.
A gestão de projetos é um conjunto mais abrangente de práticas, processos e metodologias aplicadas para conduzir um projeto desde o seu início até sua conclusão.
Ela, portanto, inclui todas as etapas do ciclo de vida do projeto: iniciação, planejamento, execução e monitoramento, e conclusão.
Seu principal objetivo é garantir que o projeto seja concluído com sucesso, atendendo aos seus objetivos dentro do prazo e do orçamento estipulados.
O planejamento de projetos, por outro lado, é uma das etapas essenciais dentro do ciclo de vida do projeto e, portanto, também dentro de sua gestão.
Durante a fase de planejamento, os detalhes específicos do projeto são delineados, como a definição do escopo, a criação do cronograma, a alocação de recursos, a elaboração de planos de comunicação e gestão de riscos e o estabelecimento do orçamento.
A confusão entre os dois conceitos ocorre porque o planejamento é um componente crítico da gestão de projetos, mas não é a totalidade dela.
Enquanto o planejamento estabelece o roteiro do projeto, a gestão de projeto envolve a execução desse roteiro, monitorando o progresso e fazendo ajustes conforme o necessário.
O que faz um gestor de projetos?
Se você quer implementar a gestão de projetos de modo bem direcionado, contar com a figura de um gestor de projetos designado especificamente para o projeto em questão é fundamental.
Este profissional é responsável por planejar e coordenar a execução de projetos em todas as suas etapas. Sua função exige um conhecimento profundo dos pontos críticos do projeto, o que permite a ele tomar sempre as melhores decisões.
Por isso, pode ser que você precise selecionar pessoas diferentes da sua equipe para gerir diferentes projetos, de acordo com as aptidões e familiaridade do colaborador com as variáveis envolvidas.
Entre as principais missões do gestor de projetos estão a aplicação da metodologia de gestão de projetos selecionada, que pode variar conforme a natureza do projeto e a organização.
Ele também é responsável pela seleção e aquisição dos recursos, assegurando que a equipe tenha todas as ferramentas e materiais necessários para cumprir suas tarefas.
O gestor de projetos também assume o controle do escopo, com as metas de executar todas as atividades planejadas e evitar que o projeto se desvie de seus objetivos originais.
Além disso, o gestor de projetos deve monitorar e controlar os custos e prazos, para que o projeto seja concluído dentro do orçamento e no tempo previsto.
Por fim, a análise e o monitoramento dos indicadores de desempenho do projeto são fundamentais para identificar possíveis problemas e ajustar estratégias e a comunicação eficiente das decisões é vital para manter a transparência e o alinhamento entre os envolvidos.
Áreas de conhecimento envolvidas na gestão de projeto
A gestão de projetos envolve diversas áreas de conhecimento, que são interdependentes e exigem um gerenciamento eficaz para alcançar os objetivos desejados. Vejamos quais são elas:
- Gerenciamento da integração: abrange a coordenação de todos os elementos do projeto, garantindo que as partes funcionem de forma harmoniosa;
- Gerenciamento do escopo: define e controla o que está incluído e excluído no projeto e envolve a coleta de requisitos, a definição do escopo, a criação da estrutura analítica do projeto, entre outras variáveis;
- Gerenciamento do cronograma: trata da definição e controle das atividades do projeto e suas sequências, com a estimativa de durações, o desenvolvimento do cronograma e o seu controle para garantir a conclusão dentro do prazo;
- Gerenciamento dos custos: envolve a estimativa, o orçamento e o controle dos custos do projeto para garantir que ele se mantenha dentro do orçamento aprovado;
- Gerenciamento da qualidade: assegura que o projeto atenda aos requisitos de qualidade especificados, com o devido planejamento, além da garantia e do controle da qualidade;
- Gerenciamento dos recursos: trata da identificação, aquisição e gestão dos recursos necessários para o projeto, abrangendo a equipe, os materiais e os equipamentos;
- Gerenciamento da comunicação: garante que todas as partes interessadas estejam bem informadas ao longo do desenvolvimento do projeto a partir de um planejamento minucioso das comunicações;
- Gerenciamento dos riscos: envolve a identificação, a análise e a resposta aos riscos do projeto, minimizando seus impactos negativos;
- Gerenciamento das aquisições: trata da aquisição de bens e serviços externos necessários para o projeto;
- Gerenciamento dos stakeholders: identifica todas as partes interessadas no projeto e gerência suas expectativas e engajamento para conquistar seu apoio e promover sua satisfação.
Metodologias para aplicar no gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos pode ser realizado utilizando diferentes metodologias. Cada uma delas tem características específicas que se adaptam a diversas necessidades e realidades empresariais.
Normalmente, essas metodologias são classificadas em duas grandes categorias: metodologias clássicas e metodologias ágeis.
Metodologias Clássicas
As metodologias clássicas — ou tradicionais — seguem uma abordagem linear e sequencial, em que cada fase do projeto é concluída antes do início da próxima. Vamos ver alguns exemplos:
- Waterfall: é uma das metodologias mais conhecidas e segue uma sequência rígida de fases: requisitos, design, implementação, verificação e manutenção;
- Caminho crítico: é focada na identificação das atividades críticas que determinam a duração total do projeto, ajudando a otimizar o cronograma;
- PRINCE2 (Projects in controlled environment): é uma metodologia estruturada que divide o projeto em estágios controláveis;
- Gestão da qualidade: é focada em assegurar que o projeto atenda aos requisitos de qualidade especificados, através de planejamento, da garantia e do controle da qualidade.
Metodologias Ágeis
Já as metodologias ágeis são iterativas e incrementais, possibilitando uma maior flexibilidade e adaptação rápida às mudanças. Veja alguns exemplos:
- Scrum: é uma estrutura ágil que divide o trabalho em sprints curtos, permitindo entregas frequentes e feedbacks contínuos;
- Kanban: é uma metodologia muito utilizada e foca-se na visualização do trabalho em um quadro, limitando as atividades em progresso para melhorar a eficiência;
- Agile: é um conjunto de princípios que promovem a colaboração, a flexibilidade e a entrega contínua de valor;
- Project model canvas: é uma ferramenta visual que facilita o planejamento e a comunicação dos projetos, baseada nos princípios ágeis.
O uso adequado dessas metodologias pode aumentar significativamente as chances de sucesso dos projetos, proporcionando maior controle, eficiência e capacidade de adaptação às mudanças.
Como colocar a gestão de projeto em prática? [passo a passo]
Vamos à parte prática do nosso conteúdo. Afinal, de nada adianta você entender o que é gestão de projetos e não saber como gerir um projeto na sua empresa, certo?
Para isso, preparamos um passo a passo:
1 – Definir e compreender a fundo os objetivos do projeto
O primeiro passo é definir claramente os objetivos do projeto e garantir que todos os envolvidos os compreendam profundamente.
Assim você irá alinhar esforços e assegurar que todos saibam o que está sendo almejado.
2 – Promover um planejamento colaborativo
Envolver todas as partes interessadas no planejamento do projeto é crucial.
Um planejamento colaborativo garante que diferentes perspectivas sejam consideradas e que todos se sintam parte do processo, aumentando o comprometimento com os resultados.
3 – Fazer uma boa análise de viabilidade
Realizar uma análise de viabilidade abrangente te ajuda a identificar se o projeto é viável do ponto de vista técnico, financeiro e operacional, incluindo a análise de riscos, os recursos disponíveis e o potencial retorno sobre o investimento.
4 – Incorporar a gestão de projetos à cultura organizacional
A gestão de projetos deve ser vista como um dever de todos na organização, não apenas do gestor de projetos.
Promover uma cultura de gestão de projetos significa treinar e engajar todos os colaboradores nos princípios e práticas da gestão de projeto.
5 – Escolher a metodologia mais adequada
Selecionar a metodologia de gestão de projetos que melhor se adapta às necessidades do projeto e da organização é outro passo indispensável.
As metodologias tradicionais e as ágeis podem ser escolhidas com base na complexidade, incerteza e dinâmica do projeto.
6 – Monitorar constantemente os indicadores
O monitoramento constante dos indicadores de desempenho do projeto permite identificar problemas rapidamente e ajustar as estratégias conforme for necessário.
Ferramentas de acompanhamento como dashboards e relatórios periódicos são muito bem-vindas para esta missão.
7 – Revisar o planejamento do projeto sempre que for necessário
Revisar e ajustar o planejamento regularmente é importante para se adaptar a mudanças e garantir que o projeto se mantenha no rumo certo. A flexibilidade é a chave para responder a imprevistos.
8 – Contar com profissionais qualificados
Sem uma equipe qualificada não há como alcançar o sucesso no projeto. Critérios rigorosos de seleção e investimento na qualificação contínua dos profissionais são indispensáveis para garantir uma execução eficaz do projeto.
9 – Criar uma base de conhecimento
Estabelecer uma base de conhecimento que documente as lições aprendidas, além das melhores práticas e procedimentos, é o melhor caminho para apoiar futuros projetos e melhorar continuamente os processos.
10 – Utilizar um software de gestão de projetos
O uso de um bom software de gestão de projetos facilita o planejamento, a execução, o monitoramento e o controle do projeto, proporcionando maior eficiência e transparência.
Ao implementar esses passos de maneira integrada e contínua, você coloca em prática uma gestão de projetos eficaz e direcionada. Caso tenha dúvidas sobre a implementação ou precise de ajuda, conte com a Desk Manager.
