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Toda vez que você entrar em contato com um cliente, desenvolver um novo produto ou lidar com uma reclamação, provavelmente seguirá um determinado conjunto de etapas.
Essas etapas são conhecidas como os processos do seu negócio e, além de economizar tempo, ajudam a organização a funcionar com mais eficiência.
À medida que o mercado continua a evoluir e as expectativas mudam. E nesse contexto, é importante melhorar esses processos de maneira regular, em uma prática conhecida como gestão de processos.
Sendo assim, os processos se tornam mais eficazes, desperdiçando menos tempo e recursos. Além disso, processos empresariais ineficientes podem levar a insatisfação de colaboradores, custos mais altos e oportunidades perdidas de crescimento.
Se você quiser ver sua organização continuar a crescer, operar com eficiência e ter uma maior fonte de impacto nos clientes, é importante avaliar e melhorar continuamente os processos da sua organização.
Ao longo deste conteúdo, iremos explorar o que é a gestão de processos, como esse trabalho funciona e como fazer de maneira produtiva, desenvolvendo o seu negócio. Siga a leitura e entenda sobre esse tema tão importante.
O que é gestão de processos
Os processos de uma empresa são fundamentais para a capacidade de uma empresa executar com sucesso suas estratégias e, assim, atingir suas metas.
A tecnologia, os colaboradores certos e as estruturas de suporte podem ajudar a fazer isso acontecer. Porém, ter os processos certos estabelecidos é a melhor maneira das empresas oferecerem valor a seus clientes e continuarem competitivas no mercado.
Então a questão é: como as empresas desenvolvem processos de negócios de alto desempenho?
A gestão de processos examina e avalia os processos que estão presentes em uma organização, garantindo que todos os processos implementados são eficazes e eficientes em termos de custos.
Ela identifica e aprimora os processos existentes para que toda a organização possa continuar encontrando maneiras melhores de fazer as coisas.
Esses processos podem ser formais e informais.
- Processos formais terão etapas bem estabelecidas, como criar e receber faturas. Processos formais são importantes quando existem razões de segurança, legais e financeiras.
- Processos informais são processos gerais que você criou e eles podem não ser documentados. Você pode ter etapas informais para encontrar novos clientes em potencial ou liderar reuniões com sua equipe.
Por que a gestão de processos é importante?
A gestão de processos é projetada para tornar o fluxo de trabalho diário mais produtivo. Isso porque quando os processos são ineficientes ou disfuncionais, podem levar a vários problemas na organização, causando sérios prejuízos.
Esses processos ineficazes, geralmente, afetam a qualidade do serviço que você fornece aos clientes. Também podem tornar seus colaboradores frustrados e infelizes. Outro ponto são os custos, que podem aumentar conforme o desperdício dos recursos.
Agora confira cinco benefícios proporcionados pela gestão de processos.
Eficiência
Muitos processos podem se tornar ineficientes devido ao progresso mal monitorado ou ao esforço manual. Melhorar os processos da empresa aumentará a eficiência e te livrará de atividades que desperdiçam tempo e recursos.
Melhoria na tomada de decisão
À medida que os processos de negócios se tornam mais eficientes, eles também se tornam mais eficazes. Isso levará a decisões mais bem informadas, melhor execução das tarefas necessárias e melhor experiência do cliente. Isso tornará a organização mais lucrativa e competitiva em seu setor.
Maior flexibilidade
É importante que a empresa tenha ferramentas flexíveis e fáceis de ajustar. É mais provável que as empresas que têm processos comerciais desatualizados e inflexíveis sejam deixadas para trás. Novas oportunidades, regulamentos ou parceiros podem exigir flexibilidade para acomodar diferentes maneiras de fazer as coisas.
Redução de custos
Por conta da otimização e eliminação de desperdícios, a gestão de processos ajuda a reduzir os custos operacionais. A eficiência aumentada e a eliminação de atividades desnecessárias levam a uma utilização mais racional dos recursos, resultando em economias significativas.
Aumento da qualidade dos serviços e produtos
A gestão de processos possibilita a padronização de procedimentos e garantir a consistência na execução das tarefas, o que contribui para a melhoria contínua da qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Os padrões ajudam a reduzir erros e variações indesejadas.
Essas são apenas alguns impactos positivos que um trabalho eficaz de gerenciamento de processos pode trazer para a sua empresa.
Características da gestão de processos
A gestão de processos é uma abordagem estruturada e estratégica que tem como objetivo aprimorar a eficiência das operações de uma organização. Essa abordagem possui algumas características bem específicas. As principais são:
- Orientação para eficiência: a gestão de processos busca eliminar desperdícios e otimizar o uso de recursos. Isso é concretizado através da análise detalhada dos processos e da implementação de melhorias contínuas.
- Foco na qualidade: uma das principais e fundamentais características é a ênfase na melhoria da qualidade dos produtos e serviços. Processos bem gerenciados garantem consistência, minimizam erros e aumentam a satisfação do cliente
- Abordagem sistêmica: trata-se de uma visão holística da organização, onde todos os processos são vistos como interdependentes. Isso garante que as melhorias em um processo não prejudiquem outros, promovendo uma integração harmoniosa.
- Documentação detalhada: a gestão de processos também exige uma documentação minuciosa de todas as etapas, entradas, saídas e responsabilidades. Os diagramas de fluxo, por exemplo, são frequentemente utilizados para esse propósito.
- Envolvimento de stakeholders: a gestão de processos exige que todos os envolvidos, desde os colaboradores até os gestores, estejam engajados e informados sobre as mudanças e melhorias implementadas. A comunicação eficaz é essencial para o sucesso da gestão de processos.
Essas são apenas algumas das características que tornam a gestão de processos uma abordagem fundamental para as empresas que buscam mais força competitiva e excelência nas tarefas operacionais.
Como desenvolver uma gestão de processos?
Para desenvolver uma gestão de processos que seja eficiente, é fundamental que você siga algumas etapas essenciais que garantem a eficiência e melhoria contínua dos processos. Confira quais são essas etapas.
- Mapeamento de processos: o primeiro passo é fazer o mapeamento de todos os processos existentes na organização. Isso envolve identificar e documentar cada etapa do processo, seus responsáveis, entradas e saídas.
- Análise de processos: depois do mapeamento ser concluído, é fundamental analisar os processos identificados para detectar ineficiências, gargalos e redundâncias. A análise detalhada permite compreender onde estão os pontos críticos e as oportunidades de melhoria.
- Redesenho de processos: com base na análise, os processos são redesenhados para eliminar as ineficiências e otimizar o fluxo de trabalho. Esta etapa pode incluir a simplificação de procedimentos, automação de tarefas e redefinição de responsabilidades.
- Implementação de melhorias: as mudanças planejadas são implementadas na prática. É importante entender que essa etapa exige comunicação clara e treinamento adequado para garantir que todos os envolvidos compreendam e adotem as novas medidas.
- Monitoramento e controle: depois de implementar as práticas, é fundamental monitorar continuamente o desempenho dos processos e medir os resultados. Utilizar indicadores de desempenho ajuda a medir se as mudanças estão sendo eficazes, além de identificar novas oportunidades de melhoria.
- Melhoria contínua: a gestão de processos precisa ser um ciclo contínuo de melhorias. Com base no monitoramento, ajustes e otimizações constantes devem ser feitos para manter os processos eficientes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
Ferramentas de gestão de processos
Além de entender as etapas nas quais citamos no tópico anterior, é necessário utilizar algumas ferramentas que facilitem o mapeamento, análise, otimização e monitoramento dos processos. Confira algumas que podem ser usadas.
- BPMN (Business Process Model and Notation): ferramenta de modelagem permite criar diagramas de processos claros e compreensíveis, ajudando na visualização e documentação de fluxos de trabalho.
- Software de BPM (Business Process Management): ferramentas como Bizagi, ProcessMaker e Appian fornecem plataformas robustas para automação, monitoramento e otimização de processos, integrando várias etapas da gestão de processos em um único ambiente.
- Diagramas de fluxo: ferramentas como Microsoft Visio e Lucidchart permitem uma criação de diagramas de fluxo detalhados, ajudando a mapear e visualizar processos de forma intuitiva.
- Análises de processos: ferramentas como Six Sigma e Lean proporcionam metodologias e técnicas para a análise detalhada de processos, focando na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua.
- Software de gestão de projetos: ferramentas como Trello, Asana e Btrix , por exemplo, ajudam na gestão e acompanhamento das etapas de implementação das melhorias de processos, garantindo que as mudanças sejam executadas conforme o planejado.
- Indicadores de desempenho (KPIs): você pode utilizar dashboards e relatórios de ferramentas como Power BI ou Tableau para monitorar e medir o desempenho dos processos, permitindo ajustes e otimizações baseadas em dados concretos.
- Ferramentas de gestão de qualidade: softwares como ProcessAnalyzer e Qualityze permitem monitorar e garantir a qualidade dos processos, através de auditorias, conformidade com normas e implementação de melhorias contínuas.
Apresentamos para você, algumas ferramentas fundamentais para uma gestão de processos realmente eficaz, promovendo mais qualidade e adaptabilidade dos processos organizacionais.
As diferenças entre gestão de processos e gestão por processos
Muitas pessoas confundem ou utilizam o termo “gestão por processos” como sendo sinônimo de gestão de processos. Fato é que são abordagens, porém possuem diferenças que afetam como as empresas estruturam e melhoram suas operações.
Se você chegou até aqui, está percebendo que ao longo deste conteúdo, a gestão de processos está focada na otimização e processos mais específicos dentro da empresa.
É uma abordagem com o objetivo de mapear, analisar e melhorar processos individuais, para buscar melhoria de qualidade e desempenho. Neste trabalho, cada processo é tratado de maneira distinta, com objetivos específicos e metas de desempenho próprias.
Por outro lado, a gestão por projetos, refere-se a uma perspectiva mais integrada. Ou seja, em vez de focar em processos isolados, a abordagem considera a organização um sistema de processos interconectados.
Sendo assim, a gestão por processos envolve a coordenação e alinhamento de todos os processos da empresa, para garantir que trabalhem juntos, de forma eficaz, desenvolvendo um fluxo de trabalho coeso e integrado.
Conclusão
Os processos de um negócio representam um conjunto de etapas usadas repetidamente para atingir uma determinada meta, ou fornecer determinado produto, ou experiência.
Quando esses processos funcionam bem, eles podem melhorar a eficiência, a eficácia e reduzir o desperdício em sua organização. Processos ineficazes causam frustração, atrasos e aumento de custos.
A gestão de processos é uma ferramenta fundamental que as empresas usam para manter sua organização funcionando sem problemas.
A chave para fazer uma boa gestão de processos é entender o desempenho atual de um processo, identificar qual nível de desempenho é desejado e criar um plano para atingir esse nível de desempenho.
Automatizar os processos é uma excelente forma de mantê-los padronizados e bem gerenciados. Não deixe de ler: Automação de processos: o que é e quando iniciar?
