Gestão de processos: como otimizar os processos da sua empresa

Toda vez que você entrar em contato com um cliente, desenvolver um novo produto ou lidar com uma reclamação, provavelmente seguirá um determinado conjunto de etapas.

Essas etapas são conhecidas como os processos do seu negócio e, além de economizar tempo, ajudam a organização a funcionar com mais eficiência.

À medida que o mercado continua a evoluir e as expectativas continuam a mudar, é importante melhorar regularmente esses processos, em uma prática conhecida como gestão de processos.

Os processos podem facilmente se tornar ineficazes, desperdiçando tempo e recursos. E processos empresariais ineficazes podem levar a colaboradores insatisfeitos, custos mais altos e oportunidades perdidas de crescimento.

Se você quiser ver sua organização continuar a crescer, operar com eficiência e ter uma maior fonte de impacto nos clientes, é importante avaliar e melhorar continuamente os processos da sua organização.

Compreendendo a gestão de processos

Os processos de uma empresa são fundamentais para a capacidade de uma empresa executar com sucesso suas estratégias e, assim, atingir suas metas.

A tecnologia, os colaboradores certos e as estruturas de suporte podem ajudar a fazer isso acontecer. Porém, ter os processos certos estabelecidos é a melhor maneira das empresas oferecerem valor a seus clientes e continuarem competitivas no mercado.

Então a questão é: como as empresas desenvolvem processos de negócios de alto desempenho?

A gestão de processos examina e avalia os processos que estão presentes em uma organização, garantindo que todos os processos implementados são eficazes e eficientes em termos de custos.

Ela identifica e aprimora os processos existentes para que toda a organização possa continuar encontrando maneiras melhores de fazer as coisas.

Esses processos podem ser formais e informais.

• Processos formais terão etapas bem estabelecidas, como criar e receber faturas. Processos formais são importantes quando existem razões de segurança, legais e financeiras.
• Processos informais são processos gerais que você criou e eles podem não ser documentados. Você pode ter etapas informais para encontrar novos clientes em potencial ou liderar reuniões com sua equipe.

Por que é importante melhorar a gestão de processos da sua empresa?

A gestão de processos é projetada para tornar o fluxo de trabalho diário mais produtivo. Isso porque quando os processos são ineficientes ou disfuncionais, podem levar a vários problemas na organização.

Eles podem afetar a qualidade do serviço que você fornece aos clientes, podem tornar seus colaboradores frustrados e infelizes e os custos podem aumentar à medida que os recursos são desperdiçados.

Aqui estão os 3 benefícios de melhorar a gestão de processos da sua empresa:

• Eficiência: Muitos processos podem se tornar ineficientes devido ao progresso mal monitorado ou ao esforço manual. Melhorar os processos da empresa aumentará a eficiência e te livrará de atividades que desperdiçam tempo e recursos;
• Eficácia: à  medida que os processos de negócios se tornam mais eficientes, eles também se tornam mais eficazes. Isso levará a decisões mais bem informadas, melhor execução das tarefas necessárias e melhor experiência do cliente. Isso tornará a organização mais lucrativa e competitiva em seu setor;
• Maior flexibilidade: é importante que a empresa tenha ferramentas flexíveis e fáceis de ajustar. É mais provável que as empresas que têm processos comerciais desatualizados e inflexíveis sejam deixadas para trás. Novas oportunidades, regulamentos ou parceiros podem exigir flexibilidade para acomodar diferentes maneiras de fazer as coisas.

Como melhorar a gestão de processos da sua empresa?

O primeiro passo para melhorar a sua gestão de processos é identificar quais áreas precisam ser alteradas.

Ao avaliar o que está funcionando bem e quais áreas poderiam ser melhoradas, você poderá priorizar seu foco para a melhoria do negócio. Você também pode analisar como cada processo afeta sua organização e seus clientes.

Depois de decidir qual processo você vai melhorar, é necessário analisar o procedimento atual. Você pode fazer isso usando um fluxograma, que lhe dará um modelo visual das etapas.

Tenha em mente que alguns processos podem conter sub-etapas das quais você não está ciente, por isso é importante estudar isso minuciosamente.

Entendendo completamente o processo, você pode definir objetivos para uma melhoria real. Considere quais etapas do processo atual estão quebradas e se existem etapas que aumentam os custos.

Fale com as pessoas que são diretamente afetadas por esse processo e descubra o que elas acham que está errado e como ele pode ser melhorado.

Quando você começar a reprojetar o processo, é uma boa ideia incluir qualquer pessoa que esteja diretamente envolvida no processo.

Não só eles terão boas ideias para contribuir, mas se estiverem mais envolvidos desde o estágio inicial, estarão mais abertos a mudanças.

Implementando um novo processo

Quando você trabalha com a gestão de processos, isso provavelmente envolverá mudanças nos sistemas ou processos atuais.

A implementação de um novo processo pode ser uma tarefa complicada, por isso é importante planejar e gerenciar essa etapa com cuidado.

Lembre-se de que as pessoas muitas vezes são resistentes a mudanças, especialmente quando envolvem um processo que estão usando há muito tempo e com o qual se sentem confortáveis.

Poucas coisas funcionam como queremos, então monitore de perto como as coisas vão nas próximas semanas e meses para garantir que o novo processo esteja atendendo às expectativas.

O monitoramento do progresso também permitirá que você resolva os problemas conforme eles surgirem.

Continue incluindo todos os envolvidos no novo processo e reúna seus comentários sobre como eles acham que está funcionando. Estar aberto para ouvir sua frustração ou resistência pode eliminar problemas maiores no futuro.

Continue a se manter flexível e faça pequenas melhorias regularmente para garantir que o processo continue relevante e eficiente.

Conclusão

Os processos de um negócio são um conjunto de etapas usadas repetidamente para atingir uma determinada meta ou fornecer determinado produto ou experiência.

Quando esses processos funcionam bem, eles podem melhorar a eficiência, a eficácia e reduzir o desperdício em sua organização. Processos ineficazes causam frustração, atrasos e aumento de custos.

A gestão de processos é uma ferramenta fundamental que as empresas usam para manter sua organização funcionando sem problemas.

A chave para fazer uma boa gestão de processos é entender o desempenho atual de um processo, identificar qual nível de desempenho é desejado e criar um plano para atingir esse nível de desempenho. Automatizar os processos é uma excelente forma de mantê-los padronizados e bem gerenciados. Não deixe de ler: Automação de processos: o que é e quando iniciar?