Seu negócio conta com uma gestão de inventário eficiente? Esse processo é um componente fundamental para o sucesso operacional de qualquer empresa que lida com produtos físicos.
A capacidade de gerenciar adequadamente o seu estoque pode determinar a eficiência, a satisfação do cliente e a lucratividade do negócio.
Um inventário bem gerido garante que os produtos certos estejam disponíveis no momento demandado, evitando tanto a falta quanto o excesso de estoque, que podem causar prejuízos significativos.
Neste artigo, vamos abordar os principais conceitos e práticas envolvidas na gestão de inventário, começando com a definição e a importância do inventário em si.
Também vamos explicar a diferença entre gestão e controle de inventário, além de oferecer uma visão abrangente sobre as técnicas e estratégias eficazes para otimizá-la.
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O que é inventário?
Um inventário é a relação de todos os bens, materiais, produtos e recursos disponíveis em uma empresa ou estabelecimento em determinado momento.
Esses itens podem incluir matérias-primas, produtos prontos, mercadorias para revenda, componentes e até itens em processo de fabricação.
O inventário é uma prática importante para qualquer organização, pois está diretamente relacionado a sua capacidade de produção, atendimento de demanda e eficiência operacional.
Nesse sentido, a gestão eficaz do inventário é crucial para garantir que uma empresa possa atender seus clientes de forma eficiente, evitando tanto a superprodução quanto a escassez de produtos.
Existem várias abordagens para a realização de um inventário, incluindo o inventário periódico, que é feito em intervalos regulares, e o inventário contínuo, que é constantemente monitorado e atualizado.
A precisão e a atualidade dos registros de inventário são fundamentais para a tomada de decisões estratégicas, como compras, produção e vendas.
Para que serve o inventário?
O inventário pode exercer várias funções importantes dentro de uma empresa, fornecendo uma base sólida para operações mais eficientes e um planejamento estratégico bem elaborado.
Suas principais funções incluem garantir que a empresa tenha produtos suficientes para atender à demanda dos clientes, otimizar o uso dos recursos disponíveis, minimizar os custos operacionais e evitar interrupções na produção.
Além disso, o inventário facilita a avaliação do valor dos ativos da empresa, o que é fundamental para a contabilidade e relatórios financeiros.
Os principais tipos de inventário
Existem diferentes tipos de inventário, sendo que cada um deles pode servir a propósitos específicos. Veja abaixo os principais:
- Inventário de mercadorias prontas para a venda: este tipo de inventário inclui todos os produtos acabados que estão prontos para serem vendidos aos clientes. Com ele, você assegura que a empresa pode atender rapidamente aos pedidos recebidos e maximizar as vendas;
- Inventário para MRO (Manutenção, reparo e operações): inclui itens como peças de reposição, ferramentas e materiais de manutenção que são necessários para manter a operação contínua dos equipamentos e instalações da empresa;
- Inventário de matérias-primas: compõe-se dos materiais básicos que serão utilizados na produção de mercadorias para a venda. Manter um inventário adequado de matérias-primas é crucial para garantir que a produção ocorra sem interrupções;
- Inventário do estoque de segurança: é o inventário do estoque adicional mantido para evitar faltas em períodos de demanda inesperada ou problemas na cadeia de suprimentos. Ele corresponde a uma margem de segurança para garantir que a empresa continue operando mesmo em situações imprevistas;
- Inventário dos trabalhos em andamento: inclui produtos que estão em processo de fabricação, mas ainda não estão prontos para a venda. Esse tipo de inventário ajuda a monitorar o progresso da produção e a eficiência do processo de fabricação;
- Inventário global: este inventário abrange todos os tipos de inventário mencionados acima, fornecendo uma visão abrangente de todos os ativos tangíveis que a empresa possui. Ele é essencial para a gestão holística dos recursos e para a tomada de decisões estratégicas.
Como funciona a gestão de inventário?
A gestão de inventário funciona como um sistema de rastreamento de produtos ou ativos dentro de uma empresa, assegurando que os níveis de estoque sejam mantidos de forma eficiente e econômica.
Para que essa gestão seja eficaz, é fundamental que o inventário inicial seja bem feito e que sejam utilizados parâmetros adequados, como a classificação correta dos itens, a identificação de níveis de estoque mínimos e máximos e a análise da rotatividade de produtos.
A forma como a gestão de inventário será conduzida deve levar em conta o tipo de mercadoria produzida, o tamanho da empresa, o método de entrega dos produtos e outras especificidades.
Por exemplo, empresas que lidam com produtos perecíveis não podem armazená-los por longos períodos, exigindo um sistema que garanta a rotatividade rápida desses itens para evitar desperdícios.
Em contrapartida, empresas que trabalham com produtos não perecíveis podem manter estoques maiores, aproveitando oportunidades de compra em grande quantidade para negociar preços mais baixos.
No entanto, mesmo esses produtos precisam ser gerenciados de acordo com prazos de armazenamento específicos. Eletrônicos, por exemplo, podem se tornar obsoletos rapidamente, mesmo sem uma data de validade formal.
Uma gestão de inventário eficaz facilita tanto o processo de produção quanto a compra dos produtos. Ao rastrear e monitorar constantemente os níveis de estoque, a empresa pode evitar excessos ou faltas, otimizando o fluxo de caixa e garantindo que os recursos estejam disponíveis quando necessários.
Além disso, uma boa gestão de inventário permite que a empresa mantenha um equilíbrio adequado entre a oferta e a demanda, melhorando o atendimento ao cliente e a satisfação geral.
Principais técnicas de gestão de inventário
Existem várias técnicas que podem ser aplicadas para garantir que o inventário seja gerenciado de maneira eficiente. Abaixo, explicamos algumas das mais utilizadas:
- Análise de inventário ABC: esta técnica categoriza os itens do inventário em três classes (A, B e C) com base em seu valor e importância. Os itens da classe A são os mais valiosos e críticos, podendo representar uma pequena porcentagem do total de itens, mas uma grande parte do valor total do inventário. A classe B inclui itens de importância intermediária, e a classe C abrange itens de baixo valor. A análise ABC ajuda as empresas a focar seus esforços de gestão nos itens mais importantes;
- Pedidos pendentes: esta técnica envolve a manutenção de um registro de todos os pedidos que ainda não foram atendidos e possibilita o recebimento de novos pedidos mesmo quando o estoque ainda não está disponível. Os pedidos pendentes ajudam a empresa a monitorar as demandas futuras e a planejar a reposição de estoque de forma eficaz;
- Remessas em massa: refere-se ao envio de grandes quantidades de produtos em uma única remessa. Essa técnica pode reduzir custos de transporte e simplificar o gerenciamento do inventário, mas exige uma gestão cuidadosa para evitar excessos de estoque;
- Consignação: na consignação, os produtos são mantidos na empresa, mas a propriedade permanece com o fornecedor até que os produtos sejam vendidos. Isso pode ajudar a melhorar a disponibilidade de produtos sem aumentar os custos de inventário;
- Contagem cíclica: esta é uma técnica de auditoria contínua de inventário, onde uma parte específica é contada regularmente em intervalos programados, de modo a identificar e corrigir erros no inventário em tempo real, mantendo a precisão dos registros;
- Cross-docking: corresponde à transferência direta de produtos do veículo de recebimento para o veículo de expedição, minimizando o armazenamento e consequentemente reduzindo seus custos e acelerando o tempo de entrega dos produtos;
- Dropshipping: no dropshipping, o fornecedor envia diretamente ao cliente final, eliminando a necessidade de a empresa manter um estoque. Isso reduz significativamente os custos de inventário e armazenamento, mas requer uma coordenação estreita com os fornecedores para garantir a satisfação do cliente;
- Inventário JIT (just-in-time): a técnica JIT visa reduzir o tempo de produção e os custos de inventário, recebendo mercadorias apenas quando necessário para a produção ou venda. Isso evita o estoque em excesso e melhora a eficiência, mas requer uma cadeia de suprimentos altamente confiável.
Qual é a diferença entre controle de inventário e gestão de inventário?
Embora em alguns casos os dois sejam usados de forma intercambiável, o controle de inventário e a gestão de inventário são conceitos distintos, cada um com suas funções específicas dentro de uma empresa.
O controle de inventário é uma parte da gestão de inventário que se concentra no gerenciamento do estoque que já está armazenado.
Suas funções específicas incluem o monitoramento dos níveis de estoque, a verificação dos registros de inventário, a identificação de discrepâncias e a realização de auditorias regulares.
O objetivo principal do controle de inventário é assegurar que a quantidade de produtos disponível corresponda aos registros e que os itens estejam organizados e acessíveis. Técnicas como contagem cíclica, rastreamento de lote e sistema de codificação são frequentemente utilizadas para manter o controle de inventário preciso e atualizado.
Por outro lado, a gestão de inventário é um processo mais abrangente que começa antes do controle de inventário e engloba vários outros aspectos da operação empresarial.
Ela inclui a previsão de demanda, o planejamento de compras, o controle de qualidade, a logística da cadeia de suprimentos, a fabricação, a execução de pedidos, as vendas e os relatórios financeiros.
Ou seja, a gestão de inventário visa otimizar todo o ciclo de vida dos produtos, desde a aquisição de matérias-primas até a entrega dos produtos acabados aos clientes.
Para ter um bom controle de inventário, é essencial incorporá-lo a uma gestão de inventário previamente planejada.
A gestão de inventário eficaz fornece a base para que o controle de inventário funcione de maneira eficiente, garantindo que as práticas de armazenamento, monitoramento e auditoria sejam integradas a uma estratégia geral de otimização de recursos.
Portanto, sem uma gestão de inventário bem estruturada, o controle de inventário pode se tornar ineficiente e suscetível a erros, impactando negativamente a operação da empresa.
Como fazer uma boa gestão de inventário?
Como vimos, fazer uma boa gestão de inventário é essencial para que a operação de uma empresa se mantenha bem-sucedida ao longo do tempo.
Veja abaixo alguns passos essenciais que você precisa dar para implementar ou aprimorar a sua gestão de inventário.
- Padronizar as atividades: estabeleça procedimentos padronizados para todas as operações relacionadas ao inventário, incluindo os processos de recebimento, armazenamento, movimentação e expedição de mercadorias;
- Definir datas adequadas: determine períodos específicos para realizar atividades de inventário, como auditorias e contagens cíclicas. Manter uma programação regular ajuda a garantir que o inventário esteja sempre atualizado;
- Categorizar e codificar as mercadorias: organize os produtos em categorias e atribua códigos únicos a cada item. Isso vai facilitar a identificação e o rastreamento dos produtos, além de melhorar a precisão dos registros;
- Fazer a contagem: realize contagens físicas periódicas para verificar a acuracidade do inventário. A contagem cíclica pode ser uma boa prática para manter o controle contínuo dos itens;
- Atualizar as informações periodicamente: mantenha os registros de inventário atualizados regularmente. A entrada e a saída de mercadorias devem ser registradas imediatamente para refletir o estado atual do estoque;
- Priorizar o tipo de inventário com base na demanda: foque nos itens de alta demanda para garantir que eles estejam sempre disponíveis. A análise ABC pode ajudar a identificar quais produtos merecem mais atenção;
- Contar com uma única fonte de dados em tempo real: utilize um sistema centralizado para gerenciar os dados do inventário. Sistemas de gestão de inventário em tempo real oferecem visibilidade completa e atualizações instantâneas;
- Recorrer à automação: implemente tecnologias de automação, como códigos de barras e RFID, para melhorar a precisão e a eficiência das operações de inventário;
- Usar Parâmetros como FIFO ou LIFO: Adote métodos de gerenciamento de estoque como FIFO (First in, first out, ou seja, o primeiro a entrar é o primeiro a sair do estoque) ou LIFO (Last in, first out, ou seja, o último a entrar é o primeiro a sair) para organizar a movimentação dos produtos, minimizando desperdícios e obsolescência;
- Manter um bom relacionamento com os fornecedores: colabore estreitamente com os seus fornecedores para garantir entregas pontuais e flexibilidade na gestão dos estoques. Um bom relacionamento pode ajudar a negociar melhores prazos e condições de fornecimento;
- Contar com um estoque de segurança: mantenha um nível de estoque de segurança para prevenir rupturas em caso de flutuações inesperadas na demanda ou atrasos na cadeia de suprimentos;
- Notificar todas as situações incomuns: crie um sistema para registrar e notificar imediatamente quaisquer anomalias ou discrepâncias encontradas no inventário. A rápida resolução desses problemas é essencial para manter a integridade do estoque;
- Elaborar relatórios: gere relatórios regulares sobre o status do inventário. A análise desses relatórios ajuda a identificar tendências, prever demandas futuras e tomar decisões informadas.
Enfim, uma boa gestão de inventário pode parecer complexa, mas é extremamente necessária para otimizar a sua operação, reduzir custos e melhorar os índices de satisfação do cliente. Se você precisa de ajuda para implementá-la, entre em contato com a Desk Manager e conheça soluções personalizadas que vão facilitar o processo.
