Facilities: o que é, vantagens e como implementar13 min read

Você já se perguntou sobre quem é o responsável pela limpeza de cada sala ou espaço dentro da sua empresa? Embora muitas vezes essas tarefas passem despercebidas, são essenciais para o bom funcionamento e organização do ambiente de trabalho. É por isso que precisamos conversar sobre a importância dos facilities.

Imagine uma empresa com instalações sujas, mal conservadas ou sem medidas de segurança adequadas. Isso não só prejudica a imagem do negócio, como também afeta diretamente a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. 

Mesmo que os facilities não estejam diretamente ligados à atividade-fim da empresa, eles são fundamentais para garantir um ambiente de trabalho seguro e funcional.

Enquanto os gestores geralmente concentram seus esforços na atividade principal da empresa, é importante lembrar que a gestão eficaz dos facilities, ou seja, das instalações e serviços de apoio, também desempenha um papel crucial no sucesso do negócio. 

Ao ler este artigo, você vai entender o significado da expressão facilities, o que é a gestão de facilities, os diferentes serviços que podem ser englobados, as vantagens de investir nessa área, os indicadores utilizados para medir sua eficácia e como implementar efetivamente os facilities em sua empresa. 

Ao compreender e priorizar esses aspectos, você pode garantir que as suas operações funcionem a todo vapor. Então, continue a leitura!

Facilities: significado

A tradução mais direta para a palavra “facility” é “facilidade”. Mas podemos pensar no conceito também como “habilidade” ou “apoio”.

No contexto empresarial, podemos dizer que os facilities são as ações, atividades ou esforços colocados em prática para facilitar ou dar suporte aos processos do negócio.

São atividades necessárias à maioria das empresas, independentemente de seu ramo de atuação, como a questão da segurança, da limpeza e da manutenção.  

Mas o significado de facilities não se restringe a essas três áreas, como veremos, são muito variados os serviços que podem ser incluídos nessa gama de atividades. 

O importante, aqui, é entender os facilities como todos os serviços que não estão ligados à atividade-fim de uma empresa, mas são necessários para que toda a operação continue funcionando plenamente. 

Facilities: o que é na prática?

Na prática, os facilities também são frequentemente chamados de serviços gerais e podem se referir a uma ampla gama de serviços e atividades que são essenciais para garantir o funcionamento eficiente e seguro de uma organização. 

Eles têm a ver com a funcionalidade dos ambientes de trabalho e com a qualidade de vida dos colaboradores durante sua jornada.

Embora sejam tradicionalmente associados à manutenção predial, segurança e limpeza, os facilities abrangem muito mais do que essas áreas.

Eles podem englobar desde a gestão de instalações físicas, incluindo a energia elétrica, o mobiliário e os equipamentos, até serviços administrativos e de suporte que sustentam as operações cotidianas.

Por exemplo, entre os facilities do seu negócio podem estar os serviços de recepção, gestão de estoque, controle de acesso, alimentação, gestão de resíduos, recrutamento e seleção de novos colaboradores, entre outras possibilidades. Veremos exemplos mais detalhados ainda neste artigo.

Cada empresa pode ter suas próprias necessidades e demandas específicas em relação aos facilities, dependendo do seu setor de atuação, tamanho, localização e modelo de negócios. 

Por exemplo, uma fábrica pode precisar de serviços de manutenção industrial, enquanto uma empresa de tecnologia pode demandar suporte técnico especializado e gestão de instalações de TI.

Por não estarem ligados ao core business, é natural que os facilities sejam terceirizados para que os colaboradores da empresa possam se dedicar com mais afinco à sua atividade-fim. 

Nesse sentido, a área de facilities normalmente é subdividida em duas categorias: hard service e soft service. 

O hard service corresponde a atividades que, embora não estejam diretamente ligadas ao core business, não podem ser removidas das rotinas da empresa, geralmente porque são exigidas por lei.

Este é o caso, por exemplo, das manutenções elétrica e hidráulica e dos sistemas de combate e prevenção a incêndios. 

Já o soft service são serviços que não necessariamente precisam compor as rotinas da empresa durante todo o tempo. Eles podem ser contratados temporariamente ou agregados conforme a demanda. 

Como exemplos desta última categoria podemos citar os serviços de seleção e recrutamento, de dedetização e de recursos audiovisuais. 

O que é gestão de facilities?

A gestão de facilities, também conhecida como gestão de instalações ou facilities management, é a área que se concentra no planejamento, coordenação e supervisão de todas as atividades relacionadas à infraestrutura e ao suporte dentro de uma empresa.

Essa função abrange todas as áreas relacionadas aos facilities que compõem a rotina do negócio, desde a manutenção predial até a gestão de serviços de suporte administrativo e operacional.

Em empresas adeptas do modelo ESM (Enterprise Service Management), ou seja, empresas com uma lógica de funcionamento voltada para os serviços, a necessidade de implementar a gestão de facilities torna-se mais evidente devido à própria estrutura dos processos. 

Sendo assim, é importante que haja um gestor de facilities, ou seja, um profissional versátil, responsável pela garantia de que todas as instalações e serviços não ligados ao core business estejam em conformidade com os padrões de qualidade e segurança da empresa e também com a legislação vigente. 

Isso inclui a supervisão de equipes internas e, muitas vezes, a coordenação de fornecedores terceirizados para garantir a entrega eficaz dos serviços.

Para desempenhar suas funções com eficiência, o gestor de facilities precisa ter um amplo conhecimento das necessidades específicas da empresa em termos de infraestrutura e suporte. 

Isso envolve a compreensão das operações da organização, a identificação das áreas de melhoria e a implementação de soluções para otimizar a eficiência e reduzir os custos.

Além disso, o gestor de facilities precisa estar familiarizado com várias disciplinas, ao menos no nível básico, incluindo, por exemplo, engenharia, arquitetura, segurança, saúde ocupacional e gestão de projetos. 

Ele deve ser capaz também de coordenar uma ampla gama de atividades e serviços que se desenvolvem paralelamente, garantindo que todos os aspectos relacionados às instalações e operações da empresa sejam tratados de forma eficaz.

Isso não significa que será ele o responsável por cada uma dessas atividades. Na maioria das vezes, elas são, inclusive, terceirizadas. A função desse gestor é de coordenação e, para coordenar, ele precisa entender como os procedimentos funcionam. 

Quais são os serviços de facilities?

Os serviços de facilities englobam uma ampla gama de atividades que ajudam a garantir o funcionamento eficiente e seguro de uma empresa. 

Embora esses serviços possam variar dependendo do setor de atuação e do porte da organização, alguns são considerados comuns em muitos contextos empresariais. 

Veja abaixo uma lista dos serviços mais comuns classificados como facilities: 

• Suporte administrativo: inclui atividades como atendimento telefônico, agendamento de reuniões, controle de correspondências e arquivamento de documentos;
• Recrutamento e seleção de colaboradores: envolve o processo de identificação, avaliação, seleção e contratação de novos funcionários para atender às necessidades da empresa;
• Serviços de logística: compreendem o gerenciamento e a coordenação de todas as atividades relacionadas ao transporte, armazenamento e distribuição de produtos e materiais;
• Armazenamento: refere-se à gestão de espaços de armazenamento para materiais, mercadorias e documentos da empresa;
• Recursos audiovisuais: englobam a disponibilização e manutenção de equipamentos e sistemas audiovisuais utilizados em apresentações, reuniões, divulgações e eventos;
• Limpeza e higienização: incluem a realização de serviços de limpeza de ambientes internos e externos, bem como a higienização de áreas comuns e sanitários; 
• Conservação de fachadas e áreas externas: compreende a manutenção e conservação de áreas externas, incluindo limpeza, pintura e reparos em fachadas e estruturas; 
• Jardinagem: envolve o cuidado e manutenção de áreas verdes, jardins e paisagismo nas dependências da empresa;
• Escolta e segurança pessoal: referem-se à prestação de serviços de segurança pessoal e acompanhamento de colaboradores, gestores ou convidados em situações específicas;
• Serviço de portaria: engloba o controle de acesso de pessoas e veículos às instalações da empresa, bem como o atendimento de visitantes e prestadores de serviços;
• Serviço de copa: inclui a preparação e fornecimento de alimentos e bebidas para colaboradores e visitantes, bem como a organização e limpeza da área de copa;
• Manutenção de equipamentos: envolve a realização de reparos e manutenção preventiva em equipamentos e máquinas utilizados dentro da empresa;
• Manutenções elétricas e hidráulicas: compreendem a manutenção e os reparos necessários em sistemas elétricos e hidráulicos das instalações da empresa;
• Vigilância eletrônica: refere-se à instalação e monitoramento de sistemas de segurança eletrônica, como câmeras e alarmes;
• Atendimento e recepção: envolve o recebimento e a orientação de visitantes e o direcionamento de chamadas e informações para os setores correspondentes da empresa.

Quais são as vantagens dos facilities?

Ao adotar uma abordagem estratégica para o gerenciamento de todas as atividades de suporte e infraestrutura, as empresas podem colher diversos benefícios. Entre as principais vantagens dos facilities, destacam-se as seguintes:

• Redução de custos: a terceirização de serviços de facilities pode resultar em economias significativas, uma vez que elimina a necessidade de investimentos em infraestrutura e pessoal especializado; 
• Otimização dos recursos técnicos e humanos: ao contar com profissionais especializados em facilities, as empresas podem direcionar seus recursos de forma mais eficaz, maximizando o aproveitamento dos equipamentos e da mão de obra disponível;
• Cumprimento de padrões de qualidade: a gestão profissional dos facilities garante o cumprimento de padrões de qualidade estabelecidos, contribuindo para a satisfação dos clientes e a reputação positiva da empresa no mercado;
• Alta disponibilidade da infraestrutura: a manutenção regular e o monitoramento constante dos sistemas e equipamentos garantem a disponibilidade contínua da infraestrutura, minimizando o risco de paralisações e falhas operacionais;
• Maior dedicação ao core business: ao terceirizar as atividades de suporte, as empresas podem concentrar seus esforços e recursos no desenvolvimento do seu negócio principal, aumentando sua competitividade no mercado; 
• Acesso a serviços mais especializados e a profissionais capacitados: a contratação de empresas especializadas em facilities proporciona acesso a serviços e conhecimentos técnicos que podem não estar disponíveis internamente na organização;
• Aumento da eficiência operacional: a gestão eficaz dos facilities permite otimizar os processos internos, reduzindo o tempo necessário para a realização de tarefas e aumentando a produtividade da equipe; 
• Maior agilidade na execução de tarefas: com equipes especializadas dedicadas a cada atividade, as empresas podem responder com rapidez às demandas operacionais e resolver problemas de forma eficiente; 
• Melhora da produtividade: um ambiente de trabalho bem mantido e equipado contribui para o bem-estar dos colaboradores, o que pode resultar em um aumento da produtividade e da satisfação no trabalho; 
• Cumprimento de leis e normas vigentes: as empresas de facilities estão atualizadas com as regulamentações e normas aplicáveis, garantindo o cumprimento das obrigações legais e minimizando os riscos de penalidades; 
• Padronização dos serviços: a padronização dos procedimentos de facilities garante a consistência na prestação de serviços, independentemente da localização ou unidade da empresa.

Como implementar os facilities em sua empresa?

A implementação eficaz dos facilities em uma empresa requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem estratégica. 

Vamos ver os principais passos que você deve percorrer ao promover essa implementação em sua empresa.

• Listar todas as atividades não ligadas ao core business: o primeiro passo é identificar todas as atividades de suporte e infraestrutura que não estão diretamente relacionadas ao core business do seu negócio. Isso inclui serviços como limpeza, segurança, manutenção predial, serviços de alimentação, portaria, recepção, entre outros. Não necessariamente você precisará terceirizar todas as áreas listadas, mas é importante fazer uma lista de prioridades; 
• Pesquisar e comparar as ofertas de empresas que trabalham com facilities: realize uma pesquisa detalhada no mercado para identificar empresas que oferecem os serviços que sua empresa precisa. Compare as ofertas, avaliando não apenas os preços, mas também a qualidade dos serviços, a experiência da empresa e as referências de clientes anteriores, e faça sua escolha;
• Fazer a contratação da empresa terceirizada (ou das empresas, dependendo da variedade de facilities envolvidos): depois de selecionar a empresa de facilities mais adequada às necessidades do seu negócio, proceda com os trâmites de contratação. Certifique-se de elaborar contratos claros e detalhados que estabeleçam os serviços a serem prestados, os prazos de execução e os critérios de qualidade; 
• Acompanhar e promover os ajustes necessários na realização dos serviços: mantenha um acompanhamento constante dos serviços prestados pela empresa de facilities e mantenha-se aberto aos feedbacks dos colaboradores e clientes para promover os ajustes necessários à garantia da eficiência e da qualidade dos serviços; 
• Usar a tecnologia avançada na gestão de facilities: utilize ferramentas tecnológicas avançadas para auxiliar na gestão dos facilities, incluindo, por exemplo, um bom software, sistemas de monitoramento remoto, aplicativos móveis para comunicação e relatórios, entre outras possibilidades;
• Promover melhorias contínuas na gestão de facilities: estabeleça um processo de melhoria contínua para os serviços de facilities, buscando sempre otimizar os processos, reduzir custos e aumentar a eficiência. Realize avaliações periódicas de desempenho e implemente iniciativas de aprimoramento com base nos resultados obtidos.

Ao seguir esses passos, sua empresa estará bem posicionada para implementar e gerenciar com sucesso os serviços de facilities, garantindo um ambiente de trabalho seguro, eficiente e produtivo para todos os colaboradores. Precisa de ajuda em algum passo específico? A Desk Manager pode ajudar na implementação da sua gestão de facilities. Entre