BPM: o que é, como funciona e como usar na gestão de projetos6 min read

A gestão de processos empresariais, conhecida como BPM (Business Process Management), é uma abordagem estratégica que visa otimizar e melhorar continuamente os processos dentro de uma organização. 

Nos últimos anos, o BPM tem ganhado destaque devido à sua capacidade de aumentar a eficiência operacional, melhorar a qualidade dos resultados e garantir a agilidade necessária em um mercado cada vez mais competitivo. 

Mas afinal, o que é BPM e como ele pode ser aplicado de forma eficaz na gestão de projetos? Neste artigo, vamos explorar seu conceito, funcionamento, benefícios, e como implementar essa metodologia na sua empresa para alcançar resultados excepcionais.

O que é BPM? 

BPM, ou Business Process Management, é uma metodologia que busca alinhar todos os processos empresariais às necessidades e objetivos estratégicos da empresa. Ao contrário de outras abordagens que se concentram em uma única função ou departamento, o BPM é transversal e contínuo, englobando toda a organização. 

Isso significa que o BPM não é uma ação pontual, mas sim um esforço constante para identificar e eliminar ineficiências, automatizar processos e garantir que cada etapa do trabalho esteja alinhada com os resultados desejados.

A implementação da metodologia envolve a análise detalhada de como os métodossão executados, a identificação de áreas para melhoria e a aplicação de mudanças que promovam uma operação mais eficaz e eficiente. 

Essa ação permite que a empresa não apenas funcione melhor no dia a dia, mas também esteja mais preparada para se adaptar às mudanças do mercado e às novas demandas dos clientes.

Como funciona o BPM? 

O BPM funciona através de um ciclo contínuo de cinco etapas: modelagem, automação, execução, monitoramento e otimização. 

1. Modelagem: nesta fase, os processos são desenhados ou redesenhados para mapear todas as etapas, tarefas, responsáveis, tempo de execução e resultados esperados. A modelagem é fundamental para garantir que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do fluxo de trabalho e dos objetivos a serem alcançados;
2. Automação: com a automação, tarefas repetitivas e rotineiras são delegadas a sistemas de software, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. Além disso, a etapa reduz a probabilidade de erros humanos e acelera a execução dos processos;
3. Execução: após a modelagem e automação, os processos são colocados em prática. Nesta fase, é essencial que as equipes sigam os fluxos de trabalho estabelecidos e utilizem as ferramentas de BPM para garantir que tudo ocorra conforme o planejado. Ela depende da clareza na comunicação e do alinhamento entre todos os membros da equipe;
4. Monitoramento: ferramentas de BPM permitem o acompanhamento em tempo real das ações, facilitando a identificação de gargalos, atrasos ou quaisquer desvios do plano original. Essa visibilidade permite que a gestão tome decisões informadas para corrigir problemas antes que se tornem críticos;
5. Otimização: com base nos dados coletados durante o monitoramento, a otimização é a etapa final e contínua do ciclo de BPM. A ideia é sempre buscar melhorias incrementais nos processos, seja ajustando o fluxo de trabalho, implementando novas tecnologias ou realocando recursos. O objetivo é garantir que os sistemas  estejam sempre evoluindo e se adaptando às novas realidades do mercado.

Benefícios do BPM na gestão de projetos 

Entre os principais, podemos destacar:

• Maior eficiência operacional: a automação de tarefas e a padronização dos processos garantem que os projetos sejam executados de maneira mais rápida, com menos erros e retrabalho. Isso não só acelera a entrega dos projetos, mas também melhora a qualidade dos resultados;
• Redução de custos: através da identificação e eliminação de desperdícios, o BPM ajuda a reduzir os custos operacionais. Processos mais eficientes demandam menos recursos, permitindo que a empresa alcance seus objetivos de forma mais econômica;
• Melhoria na comunicação: o BPM facilita a comunicação entre as equipes, uma vez que todos os processos estão documentados e acessíveis para os envolvidos, o que evita mal-entendidos e garante que todos estejam alinhados com os objetivos do projeto;
• Flexibilidade e adaptação: processos bem definidos e monitorados permitem ajustes rápidos quando necessário, garantindo que a empresa esteja sempre pronta para responder às novas demandas do mercado;
• Acompanhamento em tempo real: é possível monitorar o andamento dos projetos em tempo real, permitindo que os gestores tomem decisões rápidas e informadas. Isso é especialmente útil em projetos complexos, onde atrasos ou problemas inesperados podem ter um grande impacto.

Principais ferramentas de BPM 

Existem diversas ferramentas de BPM no mercado que podem auxiliar na implementação e monitoramento dos processos dentro de uma organização. A escolha da ferramenta certa depende das necessidades específicas de cada empresa, do tamanho da organização e dos recursos disponíveis. Abaixo, listamos algumas das ferramentas mais populares:

• Bizagi: uma ferramenta completa para modelagem, automação e monitoramento de processos empresariais, que se destaca por sua interface intuitiva e por oferecer uma versão gratuita para pequenas empresas;
• Pipefy: focada na simplificação e automação de processos, o Pipefy é uma excelente opção para pequenas e médias empresas que buscam uma solução acessível e fácil de usar;
• Zeev: uma plataforma que permite a gestão completa do ciclo de vida dos processos, desde a modelagem até a otimização. Ela oferece uma ampla gama de funcionalidades que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades da empresa;
• Senior BPM: uma solução robusta que integra todas as etapas do BPM, oferecendo relatórios detalhados e dashboards para acompanhamento. Ideal para grandes empresas que precisam de uma solução escalável e altamente customizável.

Implementando o BPM na sua empresa 

Abaixo estão os passos recomendados para garantir uma implementação bem-sucedida a partir de um planejamento cuidadoso e uma execução disciplinada:

1. Identifique os processos-chave: comece mapeando os processos que têm maior impacto nos resultados da empresa;
2. Escolha a ferramenta adequada: com base nas necessidades da sua empresa e no orçamento disponível, escolha uma ferramenta de BPM que se adapte ao seu modelo de negócios. Considere fatores como facilidade de uso, funcionalidades oferecidas e capacidade de integração com outros sistemas;
3. Capacite a equipe: o sucesso do BPM depende do envolvimento e do compromisso de toda a equipe. Garanta que todos os envolvidos estejam alinhados com os objetivos do BPM e que saibam utilizar as ferramentas escolhidas. Invista em treinamento e comunicação;
4. Monitore e otimize: acompanhe constantemente o desempenho dos processos e busque melhorias contínuas. Lembre-se de que o BPM é um ciclo contínuo de melhoria, e a otimização deve ser uma parte regular da rotina da empresa;
5. Integre o BPM com a estratégia empresarial: garanta  que os processos estejam alinhados com a estratégia geral da empresa. Isso garantirá que o BPM não seja apenas uma iniciativa isolada, mas sim uma parte integrante da cultura organizacional.

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Se você deseja saber mais sobre como implementar o BPM na sua organização ou tem dúvidas sobre as melhores ferramentas para o seu negócio, entre em contato conosco. Estamos prontos para ajudar a sua empresa a alcançar novos patamares de eficiência e sucesso.