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A gestão de ativos de TI é uma prática essencial para qualquer empresa que deseja otimizar seus recursos tecnológicos e reduzir custos operacionais.
Com o avanço da tecnologia, a quantidade de ativos digitais nas organizações cresce exponencialmente, tornando-se fundamental ter um sistema eficiente para gerenciar esses recursos.
Neste artigo, vamos explorar o conceito de gestão de ativos de TI, como implementá-la de forma eficaz e como a Desk Manager pode ser uma grande aliada nesse processo.
O que é gestão de ativos de TI?
A gestão de ativos de TI (Information Technology Asset Management – ITAM) refere-se ao conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para rastrear, monitorar e gerenciar os ativos de tecnologia da informação de uma organização ao longo de seu ciclo de vida.
Esses ativos podem incluir hardware, software, infraestrutura de rede, dispositivos móveis e serviços baseados em nuvem.
Importância da gestão de ativos de TI
A gestão de ativos de TI visa maximizar o valor desses recursos para a empresa, garantindo que sejam utilizados de maneira eficiente, estejam em conformidade com as regulamentações e sejam atualizados e substituídos conforme necessário.
Isso não só otimiza os investimentos em TI, mas também reduz riscos e melhora a produtividade da equipe. Uma gestão eficaz pode resultar em economias significativas, evitar desperdícios e melhorar a segurança da informação.
Benefícios da gestão de ativos de TI
A implementação de uma gestão eficaz de ativos de TI traz diversos benefícios para as organizações:
1. Redução de custos
Ao rastrear e gerenciar os ativos de TI de maneira eficiente, as empresas podem identificar e eliminar desperdícios, como licenças de software não utilizadas e equipamentos subutilizados.
Isso resulta em uma redução significativa de custos operacionais. Além disso, a gestão eficaz permite que as empresas evitem compras desnecessárias, pois há um controle rigoroso sobre o que já está disponível e em uso.
A longo prazo, essas economias podem ser reinvestidas em outras áreas estratégicas da empresa.
2. Aumento da eficiência operacional
Uma visão clara e completa dos ativos de TI permite uma melhor alocação de recursos e planejamento estratégico, o que aumenta a eficiência operacional.
Com a automação de processos de gestão de ativos, tarefas manuais e repetitivas são reduzidas, liberando a equipe para focar em atividades mais estratégicas e de maior valor.
Além disso, a automação minimiza erros humanos, garantindo que os ativos sejam utilizados de maneira otimizada e que os processos sejam executados de forma mais rápida e eficiente.
3. Melhoria na segurança
A gestão de ativos de TI ajuda a identificar e mitigar riscos de segurança associados a equipamentos e software desatualizados.
Manter os ativos atualizados e em conformidade com as regulamentações de segurança é fundamental para proteger os dados da empresa.
Um bom sistema de gestão de ativos permite a implementação de patches de segurança e atualizações de software de forma mais eficiente, reduzindo a vulnerabilidade a ataques cibernéticos. Além disso, a conformidade com normas de segurança evita multas e penalidades legais.
4. Tomada de decisões informadas
Com dados precisos e atualizados sobre os ativos de TI, os gestores podem tomar decisões mais informadas e estratégicas. Isso inclui decisões sobre investimentos em novos ativos, planejamento de atualizações e substituições, e otimização de recursos existentes.
A análise de dados sobre o desempenho e utilização dos ativos permite identificar tendências e prever necessidades futuras, facilitando o planejamento de longo prazo.
Além disso, decisões baseadas em dados reduzem a incerteza e aumentam a eficácia das estratégias adotadas pela empresa.
A gestão de ativos de TI é uma prática essencial para qualquer organização que deseja maximizar o valor de seus investimentos em tecnologia, melhorar a eficiência operacional e reduzir riscos.
Implementar uma estratégia eficaz de gestão de ativos de TI, com o apoio de ferramentas adequadas, permite uma visão clara e centralizada de todos os recursos tecnológicos da empresa, facilitando a tomada de decisões e otimizando o uso dos ativos.
Como aplicar a gestão de ativos de TI?
Implementar a gestão de ativos de TI de forma eficaz requer um planejamento cuidadoso e a adoção de práticas estruturadas. Aqui estão os passos essenciais para aplicar a gestão de ativos de TI na sua organização:
1. Inventário de ativos
O primeiro passo é criar um inventário detalhado de todos os ativos de TI da empresa. Isso inclui a identificação de cada ativo, sua localização, especificações técnicas, número de série, data de aquisição e ciclo de vida.
Ferramentas automatizadas podem ajudar a manter esse inventário atualizado. É crucial manter um registro atualizado de todos os ativos, abrangendo desde hardware e software até dispositivos móveis e serviços em nuvem.
Informações como data de aquisição, valor de compra e status atual (ativo, em manutenção, obsoleto) devem ser incluídas. Utilizar ferramentas de gestão automatizadas pode facilitar esse processo, garantindo precisão e eficiência.
2. Classificação e categorização
Classifique os ativos de acordo com sua importância, criticidade e função dentro da organização. Isso ajuda a priorizar a manutenção e as atualizações necessárias, além de identificar quais ativos são essenciais para a continuidade dos negócios.
Os ativos podem ser classificados em várias categorias, como críticos, importantes e secundários, com base na sua função e impacto nos processos de negócios.
Critérios adicionais podem incluir o custo de substituição, a frequência de uso e a vulnerabilidade a falhas. Esse processo de categorização permite um gerenciamento mais focado e eficiente.
3. Rastreamento de ciclo de vida
Gerencie o ciclo de vida dos ativos desde a aquisição até a aposentadoria. Isso envolve monitorar a utilização, realizar manutenções preventivas e programadas, renovar licenças de software e substituir ativos obsoletos.
O objetivo é garantir que os ativos estejam sempre em boas condições de funcionamento. Cada ativo passa por várias fases, incluindo aquisição, operação, manutenção e descarte.
É essencial monitorar cada fase para garantir que os ativos estejam funcionando de maneira ideal e que sejam substituídos ou atualizados quando necessário. Ferramentas de gestão de ativos podem ajudar a automatizar lembretes para renovações de licenças e manutenções preventivas.
4. Automação de processos
A automação é crucial para a gestão eficiente de ativos de TI. Utilize plataformas de gestão que automatizem tarefas repetitivas, como a geração de tíquetes de manutenção, alertas de renovação de licenças e relatórios de desempenho.
Isso reduz a carga de trabalho manual e minimiza erros. Automatizar processos repetitivos libera tempo dos colaboradores para tarefas mais estratégicas e reduz a margem de erro humano.
A automação também proporciona uma resposta mais rápida a problemas, mantendo os ativos em operação contínua e eficiente. Além disso, relatórios automáticos ajudam na tomada de decisões informadas e na otimização dos recursos disponíveis.
5. Segurança e conformidade
Implemente medidas de segurança para proteger os ativos de TI contra ameaças cibernéticas. Além disso, garanta que a gestão de ativos esteja em conformidade com as regulamentações e normas da indústria, evitando multas e penalidades.
A segurança dos ativos de TI deve incluir a implementação de firewalls, antivírus, e sistemas de detecção de intrusão. É importante garantir que todos os softwares e dispositivos estejam atualizados com os patches de segurança mais recentes.
A conformidade com normas como GDPR e ISO/IEC 27001 também é essencial para evitar sanções legais e proteger a integridade dos dados corporativos.
6. Análise e otimização
Utilize ferramentas de análise para monitorar o desempenho dos ativos e identificar áreas de melhoria. Acompanhe métricas como custo total de propriedade (TCO), retorno sobre o investimento (ROI) e taxa de utilização.
Isso permite tomar decisões informadas para otimizar os recursos. Monitorar e analisar métricas de desempenho ajuda a identificar quais ativos estão subutilizados ou demandando muitos recursos.
Ferramentas de análise podem fornecer insights valiosos sobre o uso dos ativos, permitindo ajustes que melhoram a eficiência e reduzem custos. Com base nessas análises, a empresa pode planejar a aquisição de novos ativos ou a descontinuação de ativos ineficientes.
Como a Desk Manager pode ajudar a sua empresa?
A Desk Manager oferece uma plataforma de ESM (Enterprise Service Management) que facilita a gestão e a operação dos ativos de TI, aumentando a eficiência operacional dos seus clientes.
Como uma empresa brasileira, a Desk Manager busca otimizar a operação das empresas através de uma solução completa de gestão de serviços empresariais.
Com a plataforma da Desk Manager, é possível:
- Automatizar processos: automatize tarefas repetitivas e complexas, como a geração de tíquetes de suporte e a programação de manutenções preventivas.
- Integrar ferramentas avançadas: integre as melhores ferramentas do mercado, como Power BI, Qlik, Google, Rocket Chat, Microsoft, Zoom, Slack e NVoip, melhorando a comunicação interna e externa.
- Organizar a gestão de atendimento: melhore a eficiência na gestão de atendimento com uma plataforma que permite o registro e a manutenção de um inventário completo de ativos, desde hardware até software e serviços em nuvem.
- Monitorar o ciclo de vida dos ativos: controle as datas de garantia, renovações de licenças e manutenções necessárias, garantindo que todos os ativos estejam sempre atualizados e em conformidade.
- Gerar relatórios e análises: utilize relatórios detalhados para acompanhar o desempenho dos ativos e tomar decisões embasadas que impactam positivamente a gestão de TI.
Com mais de 15.600.000 atendimentos concluídos e mais de 4.190.000 clientes finais atendidos, a Desk Manager já ajudou empresas renomadas como Kopenhagen, Porsche e Xerox a melhorar sua organização e desempenho. Conheça nossos planos e veja como podemos transformar a operação da sua empresa.
