Documentos fiscais: como a automatização economiza seu tempo

Como registrar as transações comerciais feitas entre empresas e pessoas, entidades públicas e outras empresas? Por meio dos documentos fiscais.

Esses documentos geralmente reúnem informações, como: valores, datas, detalhes dos produtos e serviços adquiridos e identificação das partes envolvidas.

Os documentos fiscais são utilizados por órgãos governamentais (Receita Federal, Secretarias de Finanças municipais e Secretarias de Fazenda de cada estado) para fazer a fiscalização das empresas.

Nessa fiscalização, as autoridades fiscais avaliam se as empresas estão em conformidade com as leis tributárias e verificam se a apuração dos impostos devidos está correta.

Mesmo se uma empresa for isenta de alguns tributos, ainda assim, ela deve emitir seus documentos fiscais, pois a falta deles pode culminar em penalidades.

Sabemos que o sistema tributário brasileiro é bastante complexo, e a prestação de contas aos órgãos fiscais exige uma gestão dos documentos fiscais precisa e eficiente.

Foi pensando nessa demanda que criamos este artigo para você, amigo leitor. Acompanhe a leitura!

O que são documentos fiscais?

Faturas, notas fiscais, comprovantes de pagamento e recibos em geral que atestam transações financeiras são exemplos de documentos fiscais.

Indo direto ao ponto, os documentos fiscais são comprovantes de negociações de diferentes tipos e complexidade nas relações entre pessoas, empresas e instituições da administração pública.

É através dos documentos fiscais que os tributos são recolhidos e as obrigações financeiras são formalizadas a compradores e fornecedores de produtos e serviços.

É importante destacar que os documentos fiscais são obrigatórios para as empresas, que devem armazená-los por cinco anos.

Outro ponto importante é que, hoje em dia, a maioria dos documentos fiscais é emitida de forma digital.

Inclusive alguns deles devem contar com um certificado digital para garantir a proteção de dados, tão importante para manter a empresa em conformidade com a LGPD.

Qual a importância de uma gestão eficiente de documentos fiscais?

Como vimos, os documentos fiscais são imprescindíveis para o registro de todas as entradas e saídas da empresa bem como para a prestação de contas aos órgãos fiscais.

Já sabemos, mas não custa reforçar, que a emissão correta dos documentos fiscais é uma obrigação prevista em lei.

Levando isso em conta, empresas que forem pegas não emitindo esses documentos podem ser enquadradas no crime de sonegação fiscal.

Conforme Lei 4.729/65, o sonegador pode chegar a cumprir pena de detenção de seis meses a dois anos e ainda pagar multa de duas a cinco vezes o valor do imposto devido.

Por aí, já dá para perceber que uma gestão de documentos fiscais é vital para a sobrevivência de qualquer negócio, não é mesmo?

Essa necessidade torna-se cada vez maior à medida que a empresa se expande, pois as movimentações financeiras acompanham essa expansão.

E cada pagamento e recebimento devem estar acompanhados de seu respectivo documento fiscal.

Se, de um lado, o crescimento de uma marca representa o sucesso dela, de outro, há um volume maior de documentos a serem emitidos, compartilhados, arquivados e protegidos.

Então, uma gestão de documentos fiscais moderna e ágil é indispensável para, dentre outras ações, facilitar a busca por documentos exigidos pelo Fisco.

Além disso, uma boa gestão de documentos fiscais evita que a empresa caia em golpes praticados por cibercriminosos, que enviam boletos de cobrança falsos a departamentos de contas das organizações.

Gestão manual de documentos fiscais: quais são os desafios?

Hoje em dia, a maioria dos documentos fiscais é enviada ao Fisco de forma eletrônica.

Mas esse processo, por muito tempo, era feito de forma analógica, envolvendo muitos papéis e muita burocracia.

Alguns tipos de documentos fiscais continuam sendo manuais, como as notas fiscais de energia, de telecomunicação e de comunicação.

Mas já existem projetos voltados para a modernização desses modelos também;  a expectativa é de torná-los digitais o quanto antes.

Fora essas exceções, os efeitos da transformação digital atingem em cheio a gestão de documentos fiscais.

Tanto que as próprias autoridades fiscais utilizam ferramentas tecnológicas, em sites e aplicativos, para pesquisa e conferência de documentos fiscais.

Automatizar a gestão de documentos fiscais reduz os riscos de erros humanos e economiza o tempo que o time financeiro costuma gastar com digitação, preenchimento, coleta e cruzamento de dados.

Isso permite que a equipe se concentre nas tarefas referentes ao core business da organização e nas questões analíticas, que podem vir a solucionar gaps da companhia.

Em vista disso, uma boa saída para otimizar a gestão de documentos fiscais é usar bons softwares e o armazenamento na nuvem.

Essas medidas garantem um melhor aproveitamento do potencial do time e mais segurança e eficiência no acesso às informações fiscais.

Vale lembrar que uma gestão incorreta de documentos fiscais pode levar o Fisco a realizar auditorias e, com base nelas, tomar decisões que podem ser muito prejudiciais ao negócio.

As medidas tomadas pelos órgãos de fiscalização geralmente começam com uma simples notificação — neste caso, o Fisco dá um prazo à empresa notificada para que regularize sua situação.

Em caso de não regularizar, a organização em questão pode ser enquadrada em crime contra a ordem tributária, o que pode levar o responsável pelo negócio à reclusão de 2 a 5 anos e pagamento de multa.

Quais são os erros mais comuns na emissão de documentos fiscais?

Não importa o tamanho da sua empresa nem o segmento em que ela atua. A correta emissão de documentos fiscais é obrigação de qualquer organização.

Gerir bem esse processo pode ser muito complexo, isso é fato. Mas ele precisa ser bem- feito, evitando os erros que iremos apresentar a seguir. Confira!

• Dados incompletos ou incorretos: erros de digitação, omissão de informações ou dados incorretos nas notas fiscais podem gerar discrepâncias nos registros contábeis e na apuração dos tributos;
• Classificação errada: a catalogação indevida de produtos e serviços em códigos fiscais (NCM e CNAE) pode culminar em tributação incorreta, gerando multas e outras penalidades;

A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é um código que deve constar em toda mercadoria que circula no Brasil e é informado no preenchimento da NF. Já a CNAE é a Classificação Nacional das Atividades Econômicas, que define qual atividade é exercida por uma empresa.

• Data de emissão e data de saída discordantes: a data de emissão da nota fiscal deve ser a mesma da data em que ocorreu verdadeiramente a transação. Discrepâncias desse tipo podem levar o Fisco a levantar suspeitas durante auditorias;

• Armazenamento inadequado dos documentos fiscais: o armazenamento incorreto desses documentos pode dificultar auditorias e resultar em problemas com o Fisco;
• Usos de sistemas incompatíveis com a legislação: utilizar sistemas de notas fiscais que não estiverem em conformidade com a legislação podem resultar em problemas de compliance.

Lembrando que compliance é um conjunto de regras cuja finalidade é manter a empresa em conformidade com as leis vigentes — sejam elas externas ou internas.

Como a automação ajuda na gestão de documentos fiscais?

Cuidar de um grande volume de notas fiscais, verificar todas as informações referentes a elas, calcular corretamente os impostos e compartilhar os documentos fiscais quando necessário não é tarefa fácil.

Mas, com o avanço contínuo das tecnologias, o uso da automação na gestão de documentos fiscais acaba otimizando processos.

Isso garante: integridade e centralização dos dados fiscais, acesso e envio rápido de documentos fiscais, segurança das informações e muito mais.

Só por alto, podemos listar os seguintes benefícios da utilização da automação na gestão de documentos fiscais:

• Emissão de notas fiscais;
• Cumprimento das obrigações acessórias;
• Importação de arquivos XML para automatizar a entrada de dados no sistema da empresa;
• Gestão de dados e de documentos fiscais.

Estudo realizado pela Fundação Getúlio Vargas de São Paulo apontou que quase 90% das empresas brasileiras têm algum problema fiscal, como mostra o Portal Contábeis.

E por que esse índice tão elevado? São vários os motivos: setor fiscal sobrecarregado de demandas, falhas humanas, equipes despreparadas para acompanhar as rápidas mudanças que acontecem na legislação tributária.

Agora vamos aos benefícios que a automação traz à gestão de documentos fiscais. Continue por aqui com a gente, amigo leitor!

Promovendo um melhor aproveitamento do tempo

A automação simplifica os processos de registro, processamento e armazenamento de dados fiscais.

Dessa forma, as equipes passam a aproveitar melhor o tempo durante o expediente, pois se livram de métodos ultrapassados de trabalho.

Como consequência direta, há um aumento de produtividade e de rendimento financeiro. Nada mau para o negócio, não é mesmo?

Além disso, à medida que novas tecnologias vão sendo implementadas na companhia, passa a haver uma melhora contínua da rotina empresarial.

Como prova disso, podemos pegar, como exemplo prático, o advento das notas fiscais eletrônicas.

Elas possibilitam o armazenamento digital das notas fiscais, o que poupa dinheiro, devido à redução do uso de papéis, e espaço da empresa. Fora isso, fica muito mais fácil buscar e encontrar esses documentos.

Reduzindo as falhas (humanas)

Já mostramos neste guia que uma gestão manual de documentos fiscais pode ser prejudicada por erros de digitação e outras falhas na coleta, no preenchimento e no cruzamento de dados.

Para evitar esses gaps, o ideal é contar com um profissional qualificado na área contábil que use tecnologias modernas para fazer a gestão desses documentos.

Essas tecnologias permitem que dados precisos sejam registrados nos sistemas da empresa, facilitando análises de informações e, como consequência, reduzindo falhas operacionais.

Um software de gestão fiscal, por exemplo, é capaz de ler e interpretar dados dos documentos fiscais, como preços, CNPJ, datas, descrição pormenorizada dos produtos e serviços etc.

Isso elimina ou minimiza a necessidade de digitação manual, reduzindo as falhas humanas e otimizando o processo de lançamento de dados nos sistemas da companhia.

Outro ponto é que estar em dia com a legislação fiscal é questão de sobrevivência para as empresas, pois o descumprimento dessas leis podem desencadear punições e perda de credibilidade da marca. E as soluções de automação fiscal facilitam essa conformidade.

Centralizando dados de diferentes setores

Imagine ter todos os documentos fiscais — referentes aos diversos setores da empresa — reunidos em um só lugar e de forma segura. A automação permite que isso ocorra.

A realidade com excesso de arquivos físicos e planilhas dispersas tende a diminuir ou até mesmo acabar. Com isso, reduz também o risco de perder ou extraviar documentos fiscais.

Com soluções fiscais em nuvem, as informações são criptografadas e podem passar por rotinas de backup automáticas.

Isso garante a integridade e a segurança dos dados — inclusive os sigilosos — da companhia.

Impulsionando os ganhos financeiros

A automação reduz os trabalhos manuais e, como consequência, erros e retrabalhos. Isso tudo culmina em mais eficiência operacional e em redução de custos na área de gestão fiscal.

Como se isso não bastasse, soluções de automação fiscal facilitam o planejamento financeiro da empresa e auxiliam nas tomadas de decisão estratégicas.

Isso porque essas tecnologias proporcionam uma visão 360º das informações fiscais do negócio.

Possibilitando o acesso remoto aos dados fiscais

Com os documentos fiscais armazenados na nuvem, o sistema fiscal pode ser acessado a qualquer momento e de qualquer lugar.

Basta dispor de uma conexão à Internet para cumprir demandas contábeis ou acessar informações fiscais sem estar no escritório da empresa, por exemplo.

Esse trabalho remoto facilita a colaboração entre funcionários de setores diferentes.

De um lado, a área contábil consegue lançar notas fiscais em tempo real e outros departamentos têm acesso a dados fiscais a todo momento para realizarem suas obrigações diárias.

Melhorando continuamente o desempenho operacional

A gestão de documentos fiscais não deve ser abordada como uma ação isolada, mas integrada aos processos organizacionais.

A automação dos fluxos de trabalho nas demandas fiscais — desde a emissão de documentos fiscais até o seu arquivamento —  como vimos, não só impulsiona a produtividade como também diminui o desperdício de recursos.

Novidades tecnológicas de gestão são capazes de fazer reconhecimento automático de dados e integrá-los a sistemas contábeis, trazendo mais eficiência às operações da companhia.

Bom, a gestão de documentos fiscais, quando apoiada pela automação, beneficia a empresa de maneira global.

Conformidade fiscal, transparência financeira e eficiência operacional são só os efeitos mais visíveis dessa gestão automatizada.

Mas, para além das obrigações legais, a automação dos documentos fiscais impacta a performance do negócio e contribui com a confiança na marca por parte do público.Na sua empresa, como acontece a gestão dos documentos fiscais? Se a automação ainda não faz parte desse processo, saiba que você pode contar com a AM3 Soluções. Veja como podemos implementar a inovação nessa demanda no seu negócio.