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Quando trabalhamos em um projeto para uma empresa, a etapa de organização é uma das mais importantes para garantir que ele será entregue no prazo determinado. Para isso, existem diferentes ferramentas que podem ser utilizadas, como o Gráfico de Gantt.
Criado pelo engenheiro mecânico Henry Gantt em 1917, o Gráfico de Gantt foi desenvolvido com o objetivo de ser um instrumento de controle de produção.
E, apesar de ter sido criada há tantos anos, a ferramenta ainda continua sendo vista como uma das mais interessantes e eficazes para a gestão de projetos. Aliás, é uma das mais utilizadas nessa área.
No entanto, ainda existem muitas empresas que não conhecem o Gráfico de Gantt e todas as suas vantagens.. Por isso, para garantir que você entenda melhor como ele funciona, elaboramos este artigo sobre o assunto. Nele você vai ver:
- O que é o Gráfico de Gantt?
- O que considerar ao elaborar um Gráfico de Gantt?
- Como fazer um Cronograma de Gantt?
- Cuidados ao utilizar a ferramenta.
- Vantagens do Gráfico de Gantt.
Acompanhe com a gente!
O que é o Gráfico de Gantt?
Oferecendo um acompanhamento visual das tarefas, o Gráfico de Gantt (também conhecido como Diagrama de Gantt) é um esquema que mostra a evolução de uma tarefa.
Na prática, a ferramenta permite o desmembramento das diferentes etapas do trabalho, para evitar o atraso na entrega. E, assim, o gráfico permite um maior controle do cronograma dos trabalhos.
Além disso, o cronograma de Gantt também fornece outras informações sobre as demandas, como uma descrição simplificada, o responsável, as datas de início e fim e a sua duração completa.
Esses itens são colocados em uma linha do tempo, possibilitando o acompanhamento de todo o projeto.
O que considerar ao elaborar um Gráfico de Gantt?
Para fazer um Diagrama de Gantt, você precisa selecionar alguns critérios antes de dar início à execução. A seguir, você entenderá um pouco sobre cada um dos passos.
Faça uma lista de atividades do projeto
O primeiro passo para montar um Gráfico de Gantt é fazer uma lista com as tarefas do projeto.
Essa listagem não se limita a apenas colocar o trabalho geral, mas levantar as micro demandas que devem ser desenvolvidas para chegar a uma visão macro da tarefa.
Além disso, também é importante estimar o tempo necessário para concluir cada atividade.
Foque no detalhamento de tarefas
Após um primeiro levantamento, parta para uma segunda verificação. Identifique se há, entre as demandas, uma atividade que possa ser desmembrada em tarefas menores.
Quando uma empresa trabalha a gestão de projetos com micro tarefas ao invés de macro, são inúmeros os benefícios conquistados.
Uma micro demanda, por exemplo, pode ser visualizada como algo mais simples e rápido, o que ajuda a manter os colaboradores engajados e reduz a procrastinação.
Portanto, caso seja possível, faça isso! E aproveite para definir uma nova estimativa de tempo para a conclusão de cada uma.
Identifique possíveis interdependências
É importante descobrir se existem tarefas que são interdependentes. Ou seja, aquelas demandas que dependem da finalização de outras para serem finalizadas.
Esse processo de identificação de interdependência é indispensável, pois ajuda a definir a ordem e prioridade na execução.
Assim, caso a listagem de tarefas possua demandas relacionadas, reavalie os prazos para conclusão e, se for necessário, faça ajustes para que a equipe possa concluí-las a tempo.
Durante essa etapa, é necessário verificar três principais situações:
- Tarefas que devem ser concluídas para que outras sejam iniciadas;
- Tarefas que não podem ser finalizadas antes de outras;
- Tarefas que não podem ser começadas antes de outras.
Defina os responsáveis por cada atividade
Por fim, na elaboração de um Gráfico de Gantt, a seleção de responsáveis é um dos pontos mais importantes.
Afinal, é necessário que haja um encarregado por aquele projeto, que possa responder por ele e guiar toda a equipe envolvida em seu desenvolvimento.
No entanto, definir apenas o responsável pelo projeto total pode ser um grande erro.
Assim, como o detalhamento de atividades é muito importante para garantir a realização e o cumprimento de prazos, delegar encarregados para cada micro demanda é fundamental.
Dessa forma, você garante que a duração de cada tarefa seja acompanhada e respeitada.
Como fazer um Cronograma de Gantt?
Agora que você sabe o que é o Gráfico de Gantt e os passos primordiais para colocar a ferramenta em ação, vamos apresentar algumas formas de como fazer o seu.
Atualmente, o mais indicado é recorrer às plataformas e aos programas online ou seja, o tradicional Excel ou o ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) integrado à sua produção..
Para saber qual é o mais indicado para o seu caso, confira as especificidades de cada um deles logo abaixo.
Ferramentas online
Essa opção é mais indicada para quem não vai fazer acompanhamento de tarefas de forma frequente, utilizando ferramentas como a Venngage, o TeamGantt ou o Canva.
A grande vantagem dessas plataformas é ser de fácil manuseio, podendo criar o gráfico com bastante praticidade.
No entanto, esses instrumentos costumam ser limitados e podem gerar ainda mais trabalho, já que não são integrados.
Neste ponto você pode usar também o Desk Manager, com o Diagrama de Gantt integrado com o Kanban de Projetos. Tendo assim controle de todos os seus projetos de forma fácil.
ERP integrado
De acordo com o seu software ERP, você pode integrar a duração de produção cadastrada e registrada no software, o que gera automaticamente o gráfico, facilitando o trabalho.
Assim, o software fornece uma representação visual do andamento atual do projeto e das etapas posteriores.
Além disso, mostra, por exemplo, as tarefas de acordo com a sua interdependência. Caso seja necessário alterar o projeto, é possível fazer isso editando as tarefas antigas e inserindo novas.
Com esse software, os detalhes do seu projeto são bem definidos, mostrando a lista de tarefas, etapas, itens pendentes e porcentagem do andamento das atividades.
Quanto aos atrasos, o gráfico costuma ter barras vermelhas com o objetivo de chamar a atenção para que as tarefas sejam rapidamente elaboradas.
Além disso, ainda auxilia na análise de produtividade de cada colaborador, o que é uma importante ferramenta para a avaliação do gestor em relação à equipe.
Cada programa tem as suas especificidades mas, em geral, todos apresentam as características anteriormente citadas.
Para ter um acompanhamento e controle de projeto mais eficiente e integrado, certamente é mais indicado contar com um software ERP.
Excel
Usar o Excel para fazer o Gráfico de Gantt pode ser um pouco complicado, para quem não tem afinidade com o programa.
No entanto, não é impossível utilizá-lo como método de controle e acompanhamento de um projeto.
Para isso, você deve criar uma tabela de quatro colunas, inserindo a tarefa, início, duração e fim.
Depois dessa etapa, é necessário formatar os eixos horizontal e vertical para que eles apresentem os dados corretos e, com isso, o gráfico esteja pronto e funcional, dando origem ao Diagrama de Gantt feito pelo Excel.
Como esse processo pode ser complexo para iniciantes, vale a pena buscar tutoriais sobre o assunto.
Cuidados ao utilizar a ferramenta
Assim como o Gráfico de Gantt tem muitas vantagens, às quais vamos abordar no tópico seguinte, também existem alguns pontos de atenção que devem ser levados em conta ao optar pela ferramenta como forma de organização e controle dos projetos da sua empresa.
Para começar, o gráfico é uma ferramenta que irá exigir uma atualização constante para que ele apresente, de fato, o andamento do projeto.
Isso significa que a cada tarefa concluída, qualquer mudança que possa ocorrer, atrasos, tudo deve ser documentado e atualizado para garantir que o gráfico esteja realmente mostrando o que está acontecendo no projeto.
Portanto, se a atualização de cada tarefa individual for complexa para a rotina da empresa, talvez o uso da ferramenta deva ser analisado com maior atenção.
Além disso, caso o projeto seja muito extenso, com várias micro tarefas e muitos envolvidos, por ser uma ferramenta visual, pode ser que o resultado final do gráfico se torne complexo de ser acompanhado.
Afinal, o objetivo é que, ao observar o cronograma, o gestor ou qualquer outra pessoa possa entender a que pé o projeto está. Por isso, no caso de excesso de informações, o resultado pode ser um gráfico sobrecarregado e confuso.
Assista ao webinar: Gestão de Projetos com o Desk Manager
Vantagens do Gráfico de Gantt
Se você ainda tem dúvidas que o Diagrama de Gantt é uma ferramenta muito útil no desenvolvimento de um projeto, veja a seguir as principais vantagens ao utilizá-lo.
Segmentação de tarefas
Entre as vantagens do gráfico, a divisão de atividades é, sem dúvida, uma das mais interessantes. Afinal, é possível aumentar o controle de todo o desenrolar da tarefa ao “quebrá-la” em passos menores.
Assim, a ferramenta desmembra uma tarefa complexa em outras menores, fazendo com que seja mais simples verificar o que, quando e por quem elas devem ser feitas.
Distribuição de responsabilidades
Outra vantagem é a atribuição de um responsável para cada atividade. Assim, além de detalhar as tarefas, é possível incluir informações dos responsáveis por elas.
Essa distribuição de responsabilidade facilita a comunicação entre os colaboradores e também na organização pessoal de cada um, que sabe exatamente o que deve desempenhar no projeto.
Imagine, por exemplo, que você seja o responsável por uma tarefa, mas que, para realizar sua parte, depende da finalização de uma outra demanda. Ao estar ciente de quem foi designado para ela, você saberá exatamente a quem procurar.
Além disso, a nomeação de responsáveis facilita a vida do gestor de projetos, o responsável pela atividade em totalidade. Pois, caso ele precise alinhar algo sobre uma determinada demanda, pode ir direto ao responsável.
Interdependência de atividades
O Gráfico de Gantt também permite que sejam visualizadas as tarefas interdependentes, que são bastante comuns em um projeto, deixando essa relação bem clara para todos os participantes.
Assim, os responsáveis por cada micro demanda ficam cientes de que, caso uma tarefa sofra atraso, consequentemente as demandas seguintes também correrão o risco de passar da data de entrega determinada.
O mesmo acontece ao contrário: se a tarefa é entregue antes do aguardado, todos têm a oportunidade de adiantarem também a sua parte do projeto.
Esse é, inclusive, um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores de projeto: conseguir estabelecer uma comunicação clara e direta entre os colaboradores, e fazer com que a relação entre as demandas fique entendida. Com o gráfico, porém, isso se torna mais fácil.
Dessa forma, a equipe se conscientiza da importância de entregar as atividades no prazo, para não comprometer todo o cronograma.
Definição de prazos
Outro ponto que pode ser considerado um dos maiores benefícios dessa ferramenta, é possibilitar que os prazos de entrega sejam claramente definidos de acordo com a realidade do projeto.
Ou seja, revela prazos realistas para os clientes, ainda que eles possam ser reduzidos, dependendo da situação.
Afinal, tendo uma visão geral de todas as etapas que o projeto possui, o gestor é capaz de identificar quais delas têm ou não relação..
Desse modo, duas tarefas que não possuem relação uma com a outra, caso haja recursos disponíveis para que ambas sejam realizadas concomitantes, podem favorecer a diminuição do prazo.
Acompanhamento do projeto
Com o gráfico, toda a equipe fica ciente do andamento do projeto, já que o acompanha por meio dessa ferramenta.
Se preferir, coloque-o num mural ou numa dashboard de controle, para que todos tenham acesso fácil a ele.
Como é um instrumento totalmente visual, basta dar uma olhada durante o dia para acompanhar o progresso.
Percebeu como o Gráfico de Gantt pode ajudar você e sua equipe a se organizar ainda melhor dentro de um projeto?
Afinal, não há quem discorde de que a organização é, de fato, um dos pilares mais importantes para que uma equipe consiga realizar todas as suas tarefas no tempo determinado.
No entanto, não basta implementar as mais diversas e eficientes ferramentas para que a organização aconteça, se não há um responsável por gerir os processos de projeto em totalidade.
O gestor de projetos é uma peça indispensável, para garantir o bom andamento e o sucesso final da demanda.
Por isso, se você sente que sua empresa ainda precisa melhorar a gestão de processos, chegou a hora de aprender mais sobre o assunto. Em nosso conteúdo “Gestão de processos: como otimizar os processos da sua empresa”, você pode conferir as informações mais importantes para melhorar a gestão da sua organização. Confira!
