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Melhorar a comunicação interna deveria ser uma prioridade de todas as empresas. Afinal, com ela, é possível reduzir ruídos, aumentar a produtividade dos colaboradores e auxiliar a construir uma imagem positiva do seu negócio. Para isso, vale a pena contar com ferramentas de comunicação interna.
Existem diferentes tipos, que vão desde aplicativos até recursos mais tradicionais, como o e-mail corporativo. Portanto, é necessário que você saiba escolher os materiais que mais se encaixam na sua empresa e fazer bom uso deles.
Neste artigo, vamos falar sobre 5 ferramentas de comunicação interna, incluindo os pontos positivos e negativos, para que você possa fazer uma boa escolha. Continue a leitura para saber mais!
1. Intranet
A intranet é uma das principais ferramentas de comunicação interna, já que consegue ligar os diferentes departamentos e seus respectivos colaboradores por meio de uma rede corporativa.
Nessa rede, o acesso é limitado, pois apenas os colaboradores podem entrar. Com a intranet, você pode divulgar comunicados e informativos, centralizar e organizar as informações, publicar treinamentos. Enfim, existe uma série de possibilidades.
Essa ferramenta tem a vantagem de conseguir padronizar as mensagens para todos os colaboradores, além de apresentar fácil alcance. Isso, é claro, ajuda na comunicação sem ruídos entre as equipes.
No entanto, o ponto negativo é que a intranet precisa de atualização constante. Além disso, o custo de implementação e manutenção pode ser considerado alto, dependendo do tamanho da sua empresa.
Não podemos esquecer, ainda, que a intranet necessita de computador e internet. Então, caso aconteça alguma falha no ambiente virtual, os colaboradores não poderão acessar as informações.
2. E-mail corporativo
O e-mail corporativo segue sendo uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas, permitindo o envio de mensagens formais e informais, assim como informações rotineiras ou importantes.
Por meio dele, é possível agendar reuniões, contar novidades para a sua equipe e avisar os colaboradores sobre algum imprevisto. Enfim, as possibilidades são inúmeras.
Esse recurso também apresenta fácil utilização, assim como fácil acesso, pois você pode entrar no e-mail corporativo com o smartphone, tablet ou computador.
Mas para que o e-mail corporativo seja realmente eficiente, ele deve ser usado com objetividade. Ou seja, nem pense em sobrecarregar os colaboradores com diversas mensagens desnecessárias que podem, inclusive, atrapalhar a produtividade deles.
Afinal, os colaboradores dedicam um tempo a ler os conteúdos, talvez respondê-los e depois apagá-los. Tudo isso toma um tempo precioso em que eles poderiam se dedicar mais ao trabalho. Portanto, é importante enviar apenas informações relevantes.
O e-mail corporativo também tem a desvantagem de facilitar a perda das mensagens, até porque, como são muitas, torna-se muito mais fácil que elas se percam em meio ao mar de informações da caixa de entrada.
3. Mural
Sem dúvidas, uma das ferramentas de comunicação interna mais antigas é o mural, digital ou impresso, que deve ser colocado em locais onde há grande circulação de colaboradores.
Dessa forma, o conteúdo pode ser facilmente visualizado por uma maior quantidade de pessoas. Alguns exemplos de lugares indicados são a sala de reunião e o corredor da empresa.
O ideal é que o mural seja visualmente atrativo e tenha uma linguagem de fácil entendimento, assim como textos curtos.
Caso seja bem utilizado, esse recurso consegue apresentar vários benefícios, como o fácil alcance a todos os colaboradores e o baixo custo de implementação.
No entanto, também existem desvantagens, como a necessidade de estar sempre atualizado para que os colaboradores não passem a ignorá-lo.
4. Manual do colaborador
Assim que você contrata um novo colaborador, é imprescindível que ele saiba como a sua empresa funciona, não é mesmo? Por isso, elaborar um manual se torna uma prática fundamental para aqueles que desejam aprimorar a comunicação interna.
Além de funcionar como um guia de boas-vindas, ele também age como um guia sobre normas, responsabilidades e vantagens da sua empresa.
Nesse sentido, é necessário inserir informações sobre os deveres dos colaboradores, mas também sobre os benefícios que eles vão adquirir ao trabalhar para a sua empresa. Assim, os colaboradores vão perceber que são valorizados pela empresa.
O manual ajuda a despertar maior interesse do colaborador em relação a sua empresa, além de fazer com que ele se sinta mais respeitado.
Por outro lado, para que esse recurso seja realmente atrativo, você não deve usar uma linguagem muito formal nem dar informações que não vão direto ao ponto. Caso isso aconteça, é provável que o novato não se sinta interessado em ler o conteúdo.
Portanto, para que o manual seja uma ferramenta efetiva, é fundamental usar uma linguagem simples e objetiva.
5. Aplicativos e programas
Com a evolução constante da tecnologia, não é vantajoso ignorar as inovações trazidas por ele. Afinal, existem muitos aplicativos e programas que são valiosas ferramentas de comunicação interna.
Um deles é o Slack, que é uma alternativa mais eficiente do e-mail, permitindo a organização das mensagens por meio de canais, que podem ser etiquetados como clientes, projetos e muito mais.
Esse aplicativo também conta com um histórico pesquisável, no qual o colaborador pode encontrar facilmente as informações que precisa. Caso ele também queira fazer chamadas de voz ou de vídeo, o Slack oferece essas funções.
Outro exemplo de app é o Telegram, voltado para a troca de mensagens, assim como o WhatsApp. Por meio dele, o conteúdo pode ter alta segurança e privacidade, afinal, o app tem recursos essenciais nesse sentido.
Você pode, por exemplo, criar conversas secretas que têm um prazo para ficarem no ar. Depois do tempo determinado, elas são excluídas. É possível também criar senhas de acesso para dificultar que estranhos tentem entrar na sua conta.
Ainda assim, o WhatsApp segue sendo a principal ferramenta de comunicação instantânea do Brasil, permitindo criação de grupos, realização de vídeo-chamadas e chamadas de voz.
Com isso, torna-se mais fácil ter uma comunicação rápida e eficiente com os seus colaboradores.
Existem também outros programas que valem a pena ser usados, como o Zoom, Skype Google Duo, que facilitam a comunicação por vídeo.
Apesar de ter várias vantagens, os aplicativos e programas de comunicação podem apresentar um alto custo de implementação e manutenção. Além disso, é necessário incentivar os colaboradores a utilizá-los, ainda que alguns possam apresentar resistência à tecnologia.
Como você pôde notar, usar ferramentas de comunicação interna é uma necessidade em qualquer empresa que deseja uma comunicação fluida entre os seus colaboradores. Portanto, analise quais recursos fazem sentido para você e implemente-os.
Já que você teve interesse em conhecer 5 ferramentas de comunicação interna, talvez também queira saber mais sobre como diminuir a rotatividade dos seus colaboradores. Para isso, leia o nosso artigo sobre como diminuir turnover!
