Como priorizar tarefas no trabalho e ser mais produtivo14 min read

Sentir-se sobrecarregado, pulando de tarefa em tarefa sem terminar nada? Está na hora de aprender como priorizar tarefas. 

A dificuldade de organizar as próprias atividades é uma das queixas mais comuns entre profissionais e gestores. 

Em muitos casos, a sensação de sobrecarga não vem da quantidade de tarefas em si, mas da falta de clareza sobre o que deve ser feito primeiro e por quê.

A priorização de tarefas parece simples, mas só funciona de verdade com método e constância.

Saber como priorizar o que realmente importa é uma habilidade necessária para qualquer profissional, especialmente para quem ocupa cargos de liderança ou lida com múltiplas demandas. 

O que se busca, em termos concretos, é estabelecer uma ordem lógica e estratégica, com base em critérios objetivos, para dar conta das tarefas com mais eficiência e menos desgaste.

Neste artigo, você vai entender melhor o que significa priorizar tarefas, por que isso é tão importante e quais são as melhores estratégias práticas para organizar seu tempo, seus compromissos e suas entregas. 

Continue a leitura e torne-se muito mais produtivo.

O que é priorização de tarefas?

Para aprender sobre como priorizar tarefas é preciso primeiro entender em que consiste essa priorização. A ideia parece bastante simples, mas é importante não confundir o conceito com outras possibilidades.

No ambiente de trabalho, a missão de priorizar tarefas vai muito além de simplesmente escolher as atividades mais importantes ou mais urgentes. 

Trata-se de um processo estratégico de organização das demandas, com critérios claros, que ajudam a definir a ordem em que as tarefas devem ser executadas para garantir maior eficiência, qualidade e melhores resultados.

É comum acreditar que a priorização de tarefas significa deixar as tarefas com maior prazo para depois, o que não é necessariamente verdade. 

Algumas atividades com prazos longos demandam etapas complexas que precisam ser iniciadas com antecedência. Outras, mesmo que pareçam menos importantes, podem ter impacto direto em processos maiores. Por isso, criar um ordenamento estratégico das tarefas é o caminho mais inteligente.

Para gestores, a importância de priorizar tarefas é ainda maior. Ao organizar as atividades da equipe de maneira eficiente, o gestor melhora tanto a produtividade individual dos colaboradores quanto os resultados globais da empresa. 

A priorização adequada facilita o cumprimento de metas, otimiza o uso dos recursos disponíveis, reduz retrabalhos e ainda ajuda no controle de prazos.

Além disso, em um cenário corporativo dinâmico e competitivo, a habilidade de adaptar constantemente as prioridades diante de novas demandas ou imprevistos torna-se um diferencial importante para qualquer profissional ou líder.

Mas como priorizar tarefas de forma realmente impactante para as rotinas do seu negócio? É o que veremos no próximo tópico.

Como priorizar tarefas: dicas práticas

Muitos profissionais investem em capacitações técnicas em suas respectivas áreas em busca de uma maior eficiência na execução de suas tarefas cotidianas, mas continuam enfrentando dificuldades por não saberem como priorizar tarefas.

Ou seja, mesmo sendo plenamente capazes de resolver cada uma das demandas recebidas, esses gestores não conseguem organizá-las de modo a finalizar cada tarefa dentro dos prazos cabíveis. O que falta é a aplicação de uma estratégia de priorização de tarefas.

Saber priorizar não é uma habilidade inata, é uma competência que pode e deve ser desenvolvida. Não é uma questão de intuição ou agilidade.

A seguir, você vai encontrar as melhores dicas práticas para organizar melhor as suas tarefas, ganhar produtividade e tomar decisões mais estratégicas no seu dia a dia profissional.

1. Crie uma lista de tarefas

O primeiro passo para organizar as tarefas é tirar tudo da cabeça e colocar no papel — ou em uma ferramenta digital. Parece básico, mas é fundamental. 

Criar uma lista de tarefas não significa apenas anotar o que você precisa fazer hoje. Só assim você consegue começar uma organização em termos de gestão de tempo e prioridades.

O ideal é listar todas as suas pendências e compromissos profissionais, inclusive aquelas tarefas consideradas menos urgentes ou importantes neste momento.

Quando você visualiza o conjunto de demandas, fica mais fácil entender o volume real de trabalho e evitar esquecimentos. Além disso, isso ajuda a reduzir a ansiedade, porque seu cérebro para de gastar energia tentando lembrar de tudo o tempo todo. 

Essa lista será a base para todas as etapas seguintes do processo de priorização. Por exemplo, imagine que você precisa revisar um relatório, responder a e-mails, preparar uma apresentação e marcar uma reunião com um fornecedor. 

Em vez de tentar resolver tudo ao mesmo tempo, você lista as tarefas e começa a analisá-las com calma, considerando o contexto e os prazos envolvidos. Isso permite tomar decisões mais racionais, ao invés de agir no automático.

2. Analise o que é mais importante considerando o contexto

Depois de listar suas tarefas, o próximo passo é organizá-las de acordo com critérios que façam sentido dentro da sua realidade atual. 

Evite priorizar só pelo que apareceu primeiro ou parece mais fácil. Isso atrapalha sua produtividade.

Também não é eficiente deixar para depois tudo aquilo que tem prazo maior. A priorização precisa levar em conta o contexto específico de cada tarefa.

Considere fatores como: qual o impacto dessa tarefa nos resultados da empresa? Existe alguma dependência (ou seja, outras pessoas só poderão avançar depois que você concluir essa etapa)? 

Há prazos legais ou compromissos externos envolvidos? Quanto tempo você estima que levará para concluir essa tarefa?

Essa análise vai te ajudar a montar uma ordem provisória de execução mais estratégica e eficiente. 

Para facilitar esse processo, existem ferramentas de priorização, como matrizes e métodos práticos, que ajudam a visualizar melhor as prioridades, e falaremos delas adiante.

O mais importante aqui é entender que priorizar não é seguir o impulso ou reagir ao que grita mais alto. É escolher com consciência o que vem primeiro, com base em critérios objetivos e no que faz mais sentido para os seus objetivos e os da empresa. 

Ao pensar dessa forma, você começa a criar um processo promissor de gestão de tempo e prioridades.

3. Não tente ser multitarefas

A cultura do “fazer tudo ao mesmo tempo” ainda seduz. Mas a produtividade real exige foco, não sobrecarga.

Mas a realidade é bem diferente. Diversos estudos já comprovaram que o cérebro humano não é projetado para realizar múltiplas tarefas complexas simultaneamente. 

A tentativa de ser multitarefas, na maioria dos casos, compromete tanto a qualidade quanto a eficiência do trabalho.

Quando você alterna rapidamente entre tarefas diferentes, gasta tempo e energia mental para se reconectar com cada atividade. 

Esse “custo de transição” é maior do que parece e leva à perda de foco, aumento de erros e sensação constante de cansaço. 

Ou seja, tentar fazer tudo ao mesmo tempo é o caminho mais curto para a improdutividade.

A priorização de tarefas serve justamente para ajudar a evitar isso. Ao estabelecer uma ordem de execução, você consegue se concentrar plenamente em uma tarefa por vez, com mais qualidade e menos retrabalho. 

Se, em determinado momento, você identificar duas tarefas com o mesmo nível de prioridade, uma boa prática é começar pela mais complexa ou que exige mais esforço mental. Assim, você a executa com mais energia e reduz o risco de adiamento.

Enfim, ao invés de se orgulhar de ser “multitarefas”, cultive sempre o hábito de ser um profissional focado e organizado. 

Essa mudança de mentalidade, com seu foco se voltando para a gestão de tempo e prioridades, vai trazer um ganho real para o seu dia a dia.

4. Adote uma matriz de priorização

Se existe uma dica que você deve seguir com total atenção quando o assunto é priorizar tarefas, é esta: use uma matriz de priorização. 

É aqui que a organização do seu trabalho deixa de ser um exercício puramente intuitivo e passa a se basear em critérios claros, racionais e consistentes.

A matriz de priorização permite que você visualize suas demandas com mais objetividade, entendendo com clareza o que deve ser feito primeiro e o porquê. 

Ao usar um método bem estruturado, você evita armadilhas comuns, como priorizar o que é mais recente ou o que parece mais fácil.

Existem diversas ferramentas e métodos que você pode adotar e a sua escolha vai depender muito do seu perfil de trabalho e da complexidade das suas demandas. 

A seguir, apresentamos cinco métodos de priorização muito eficazes para quem busca para quem busca uma melhor gestão de tempo e prioridades.

Método Eat the frog first

Inspirado na famosa frase de Mark Twain — “Se a primeira coisa que você fizer de manhã for engolir um sapo vivo, nada pior lhe acontecerá no restante do dia” —, este método sugere que você comece o dia com a tarefa mais desafiadora ou desagradável.

A lógica do “eat the frog first” é simples: tarefas complexas, que exigem mais energia e foco, tendem a ser adiadas. Mas, ao enfrentá-las primeiro, você elimina o maior obstáculo logo de cara e libera sua mente para as demais atividades. 

A dica prática é identificar, todos os dias, qual é o seu “sapo” e colocá-lo no topo da sua lista.

Matriz de Eisenhower

Criada pelo ex-presidente americano Dwight Eisenhower, essa matriz é uma das mais conhecidas e eficazes. Ela divide as tarefas em quatro quadrantes:

Esse método facilita a gestão de tempo e prioridades e ajuda a equilibrar o foco no que realmente traz resultados, reduzindo a sobrecarga gerada por atividades que só parecem urgentes.

Método ABCDE

Esta matriz de priorização consiste em classificar suas tarefas por letras de acordo com o nível de importância e de impacto que têm nos seus objetivos. Veja abaixo como ela funciona:

A = Tarefa crucial, com grandes consequências positivas ou negativas;

B = Tarefa importante, mas não tão crítica quanto a A;

C = Tarefa cuja conclusão é desejável, mas sem grandes impactos;

D = Tarefa que pode ser delegada;

E = Tarefa que pode ser eliminada.

Após estabelecer essa classificação, você executa suas tarefas seguindo a ordem das letras, um método simples e direto.

Método Chunking

O chunking é uma matriz de priorização baseada em agrupar tarefas semelhantes ou que fazem parte de um mesmo processo. Isso ajuda a reduzir o esforço cognitivo e o tempo perdido com transições de foco.

Se você precisa, por exemplo, responder e-mails, revisar documentos e fazer ligações, pode agrupar primeiro todas as respostas de e-mails, depois partir para os documentos e, por fim, fazer as ligações. Organizar as tarefas em blocos gera mais fluidez no trabalho e aumenta sua eficiência.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta muito poderosa e bastante utilizada em ambientes corporativos. O nome vem dos três critérios que ela usa para classificar cada tarefa ou problema:

• Gravidade: qual será o impacto se essa tarefa não for realizada?
• Urgência: Em quanto tempo essa tarefa precisa ser resolvida?
• Tendência: Qual a probabilidade de que a situação piore com o tempo?

Cada critério recebe uma nota, geralmente de 1 a 5, e a multiplicação dessas notas gera uma pontuação que indica a prioridade final da tarefa. 

Com a matriz GUT, você evita priorizar apenas pelo “prazo” e considera o conjunto de fatores que determinam a real importância de cada tarefa.

5. Defina prazos para iniciar e terminar cada tarefa (crie seu calendário pessoal)

Uma parte fundamental da priorização de tarefas eficiente é estabelecer prazos claros, tanto para começar quanto para concluir cada uma delas. Não basta apenas saber o que vem primeiro na lista, você também precisa saber quando vai executar cada atividade.

É importante considerar que nem todas as tarefas têm o mesmo nível de complexidade ou demandam o mesmo tempo. Por isso, definir prazos precisa levar em conta:

• O tempo estimado que você levará para executar a tarefa com qualidade;
• O prazo que foi acordado com clientes, equipe ou stakeholders;
• O seu fluxo de trabalho e as outras demandas que já estão em andamento.

Aqui vale acrescentar uma dica valiosa: não sobrecarregue seu calendário. Muitas vezes, ao tentar “encaixar” todas as tarefas rapidamente, você corre o risco de criar uma agenda irreal. 

Então, respeite suas janelas de foco e seus limites, e sempre considere margens de segurança para imprevistos.

6. Utilize recursos visuais

Outra dica valiosa ao definir como priorizar tarefas é utilizar recursos visuais. A visualização das tarefas e de suas prioridades ajuda o cérebro a processar melhor a informação, além de tornar a gestão de tempo e prioridades muito mais prática.

Quando sua organização fica apenas em forma de texto ou em listas extensas, você corre o risco de:

• Se perder na quantidade de informações;
• Não perceber claramente a hierarquia entre as tarefas;
• Acabar focando em demandas menos relevantes.

Por isso, adotar recursos visuais pode fazer toda a diferença. Veja algumas sugestões:

• Quadros Kanban: ferramentas como Trello ou Jira permitem que você visualize suas tarefas em colunas (a fazer, em andamento, concluídas), ajudando a manter um fluxo de trabalho mais claro;
• Gráficos de Gantt: são ideais para projetos mais complexos e permitem visualizar a distribuição das tarefas ao longo do tempo;
• Tabelas de priorização com cores: você pode usar cores diferentes para destacar as tarefas por nível de importância na tabela ou gráfico comtado com sua matriz de priorização. Por exemplo, o vermelho pode indicar alta prioridade, o amarelo pode ser uma prioridade média e o verde uma para baixa.
• Mapas mentais: são excelentes para estruturar visualmente grandes projetos ou demandas com múltiplas etapas.

7. Revise sua matriz de priorização periodicamente

A priorização de tarefas é um processo dinâmico e não algo que se faz uma única vez com um resultado engessado. Por isso, uma etapa fundamental da gestão de tempo e prioridades é a revisão periódica da sua matriz. 

Novas demandas surgem, prazos mudam, objetivos são ajustados, e tudo isso precisa estar refletido no seu planejamento.

Imagine que você criou uma matriz de priorização excelente para a sua semana. Porém, na terça-feira surge uma nova tarefa urgente e estratégica. Onde ela entra? Qual tarefa pode ser adiada ou adaptada? 

Sem revisão constante, sua matriz perde eficácia e pode se tornar um empecilho em vez de uma ajuda.

Além das novas tarefas, as prioridades antigas também mudam. Uma tarefa que era importante ontem pode ter perdido relevância, ou ter ganhado um prazo maior, ou ainda ter se tornado mais urgente do que o previsto. O mesmo vale para mudanças no cenário do negócio, ajustes de metas ou demandas de clientes.

Por isso, reserve momentos específicos na sua rotina para revisar sua matriz. Pode ser no fim do dia, ao planejar o seguinte, ou no início de cada semana. O importante é manter o hábito de olhar com atenção para a estrutura que você montou e adaptá-la conforme a realidade.

Não tenha medo de reorganizar a sua priorização de tarefas, trocar métodos ou ajustar categorias. A sua matriz de prioridades deve ser um recurso usado a seu favor e, por isso, flexível, funcional e em constante evolução.