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Quando falamos de gestão financeira, as despesas operacionais são uma parte importante para entender como manter o seu negócio saudável e eficiente.
Se você é empreendedor, sabe que controlá-las é mais do que uma questão de economizar: é sobre ter coragem de transformar cada gasto em um passo rumo ao crescimento.
Eu sei que você já está em busca de formas de melhorar os processos, aumentar a eficiência e manter uma gestão humanizada.
E é exatamente sobre isso que vamos falar hoje: vamos explorar o que são despesas operacionais, trazer alguns exemplos e também mostrar como calculá-las de uma maneira prática.
O que são despesas operacionais?
Esse gasto é o custo necessário para manter o negócio funcionando no dia a dia, sem que, necessariamente, estejam ligados diretamente à produção de bens ou serviços.
De uma forma mais simples, é tudo aquilo que envolve manter uma empresa em movimento, mas não faz parte do produto final que você entrega.
Por exemplo, se você tem uma loja de roupas, as despesas operacionais podem incluir o salário dos seus funcionários, custos de energia elétrica, aluguel do espaço, materiais de escritório e outros custos do tipo.
Elas não afetam diretamente o produto, mas são necessárias para a empresa funcionar de forma plena.
Diferença entre despesas operacionais e despesas administrativas
Talvez você esteja se perguntando qual a diferença entre esses dois tipos de gastos. Essa é uma dúvida comum, e eu também já me confundi com isso.
As despesas administrativas são uma categoria dentro das despesas operacionais. Elas incluem custos relacionados à administração do negócio, como salários de equipes administrativas, custos de telefonia, taxas e serviços contábeis.
Ou seja, elas são mais focadas na parte burocrática da empresa, enquanto as despesas operacionais abrangem um espectro mais amplo, incluindo custos ligados à execução dos serviços ou manutenção do negócio.
Como reduzir as despesas operacionais
Reduzi-las é uma estratégia que pode trazer mais eficiência e rentabilidade ao seu negócio, sem comprometer a qualidade do que você oferece.
Algumas formas de diminuir esses custos incluem negociar melhores contratos com fornecedores, otimizar o uso de recursos como energia e água, e revisar periodicamente os gastos com serviços terceirizados.
Pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença no longo prazo.
Além disso, é interessante investir em tecnologia para automatizar processos. Ferramentas de gestão, por exemplo, ajudam a controlar gastos, evitar desperdícios e melhorar a eficiência dos processos.
Outra boa prática é treinar a equipe para ter uma mentalidade mais consciente em relação ao uso de recursos, evitando excessos e buscando formas de economizar no dia a dia.
Por fim, reavaliar contratos de aluguel e até considerar um espaço menor, mais econômico, pode ser uma solução eficiente para reduzir as despesas fixas.
Ter flexibilidade e analisar continuamente os custos é essencial para garantir que elas não comprometam o crescimento do negócio.
Exemplos de despesas operacionais
Vamos dar uma olhada em alguns exemplos desses gastos, para que fique mais fácil visualizar onde elas se encontram no seu dia a dia:
1. Salários e benefícios dos funcionários
Qualquer despesa relacionada aos colaboradores é considerada uma despesa operacional. Isso inclui não apenas os salários, mas também benefícios como vale-refeição e plano de saúde.
2. Aluguel e custos de manutenção do espaço
Manter um escritório, um armazém ou qualquer outro local onde seu negócio opera também entra na lista. Esses custos são importantes para a infraestrutura do seu negócio.
3. Contas de serviços públicos
Luz, água e internet também fazem parte desses gastos. Esses são os recursos que garantem que sua equipe tenha o suporte necessário para realizar seu trabalho.
4. Serviços terceirizados
Custos com limpeza, segurança, suporte técnico e outros serviços que sua empresa precisa para funcionar também são consideradas contas para o negócio rodar.
5. Materiais de escritório e insumos
Todo material utilizado no escritório, como papel, canetas, equipamentos, também entram nessa lista. Embora possam parecer detalhes pequenos, juntos eles representam um custo relevante.
Como calcular as despesas operacionais
Calculá-las não é tão complicado quanto parece.
Mas é importante que seja feito de forma organizada, para garantir que nenhuma despesa fique fora do radar e acabe comprometendo sua gestão financeira.
A primeira coisa que eu recomendo é reunir todos os registros financeiros, incluindo os extratos bancários, recibos e faturas.
Depois, é hora de categorizá-las. As categorias podem incluir:
- Salários e benefícios;
- Custos com aluguel e manutenção;
- Contas de serviços públicos;
- Materiais e insumos;
- Serviços terceirizados.
Depois de categorizadas, é só somar todas as despesas que se encaixam dentro da definição de despesas operacionais.
Assim, você terá uma visão clara de quanto está sendo investido para manter seu negócio funcionando.
Um exemplo prático pode ser o seguinte: imagine que você gaste R$15.000,00 em salários e benefícios, R$5.000,00 em aluguel, R$2.000,00 em contas de luz e água, e R$1.000,00 em materiais de escritório.
Ao somar todos esses valores, você chega ao total de R$23.000,00 em gastos operacionais.
A importância de monitorar as despesas operacionais
Às vezes, eu percebo que muitos gestores ficam tão focados nas receitas que acabam não dedicando tempo para monitorá-las .
Mas é importante entender que esses gastos, se não controlados, podem se tornar um peso grande demais para o fluxo de caixa.
Controlá-las é, na verdade, uma forma de encontrar oportunidades de crescimento.
Quando você sabe exatamente o que está sendo gasto, fica mais fácil identificar o que pode ser ajustado, reduzido ou eliminado.
Assim, é possível melhorar a rentabilidade do negócio, sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos.
Por exemplo, talvez você perceba que um determinado serviço terceirizado não está trazendo o retorno esperado e que seria mais interessante buscar uma alternativa.
Ou talvez a manutenção do escritório possa ser otimizada com medidas simples, como ajustar os contratos de fornecimento.
Tenha as despesas operacionais como aliadas da gestão
Entender o que são e como elas impactam o seu negócio é essencial para tomar decisões mais inteligentes e alinhadas com seus objetivos de crescimento.
É sobre transformar cada desafio em soluções criativas e encontrar formas de se destacar em um mercado competitivo.
Eu espero que este guia tenha ajudado você a ter uma visão mais clara dos gastos operacionais.
Lembre-se de que uma gestão eficiente começa com pequenas ações, e que ter coragem e ousadia para reavaliar suas despesas é uma das formas de transformar o seu negócio.
Se você quer continuar se desenvolvendo e melhorando a gestão financeira do seu negócio, a Desk Manager pode ajudar.
Nosso objetivo é tornar a gestão mais humanizada, com foco naquilo que realmente importa: as pessoas. Vamos juntos nessa jornada de transformação?
