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Quando falamos em tecnologia da informação, muita coisa nos vêm à cabeça: softwares, hardwares, linhas de códigos, sistemas de Help Desk, entre tantas outras variáveis. No entanto, muitos ainda não sabem o que é governança de TI.
O termo tem se tornado mais conhecido nos últimos anos, mas diversos gestores não entendem, na prática, como a governança de TI funciona.
No artigo de hoje vamos tratar desse assunto: a governança de TI. O que é? Por que devemos conhecer esse termo? Qual é a sua importância? E, afinal, como aplicá-la?
Além disso, vamos explicar como a governança de TI se torna ainda mais importante quando consideramos que a maioria das empresas já passou ou está passando pela transformação digital.
Se você trabalha na área da Tecnologia da Informação e não sabe o que é governança de TI ou como ela pode fazer a diferença no setor, esse texto é para você!
Mas, se você é um profissional da área de gestão, não pense que este assunto não precisa perpassar as suas rotinas.
A tecnologia não deve ser tratada como um setor autônomo dentro da empresa. Pelo contrário, se ela está presente em todos os departamentos e eles dependem dela para o desempenho de suas atividades, é claro que a tecnologia é um assunto da gestão.
Quer entender melhor o assunto? Então, continue a leitura!
O que é governança de TI
Se você acompanha o blog da Desk Manager, já deve ter se deparado com o artigo: O que é governança de TI e qual a sua relevância para as organizações?.
Esse artigo foi escrito para explicar detalhadamente o que é governança de TI e a leitura dele é altamente recomendada para complementar as informações sobre as quais falaremos em seguida.
Para contextualizar o assunto e facilitar a sua compreensão, vamos fazer um pequeno resumo para que você relembre esse conceito.
Podemos dizer que a governança de TI é um conjunto de boas práticas que regem a gestão das ferramentas e recursos do setor de TI.
É como se fosse a “gestão da própria gestão”, pois contém práticas que deverão ser seguidas pelos gestores e responsáveis a fim de garantir a vantagem competitiva da empresa.
Chegamos ao ponto em que fica claro que a governança de TI não é um assunto técnico restrito aos profissionais especialistas da área.
Quando os recursos tecnológicos disponíveis não são utilizados da maneira mais assertiva possível, todo o andamento das atividades da empresa pode ser prejudicado.
As orientações relativas à governança de TI estão diretamente ligadas à área estratégica da organização, pois todas visam assegurar o atingimento das metas e o cumprimento dos objetivos-macro da empresa.
A governança de TI funciona como uma extensão da governança corporativa, que, por sua vez, rege toda a direção da organização, incluindo o relacionamento entre sócios, diretores e funcionários, além das práticas para monitoramento e incentivo.
Ou seja, a governança de TI é uma governança corporativa voltada exclusivamente para o setor de TI, suas metas, desafios e particularidades.
Por que é importante aplicar a governança de TI em minha empresa?
Resumidamente, a governança de TI, quando implementada corretamente, promove a segurança de todas as informações que tramitam nos sistemas e softwares utilizados pela sua equipe de TI.
Imagina que você tenha uma empresa de tecnologia muito bem sucedida. Basicamente, você é Steve Jobs e criou a Apple.
Agora pense: o que aconteceria se um hacker conseguisse acessar os sistemas da Apple e tivesse acesso aos códigos operacionais da nova atualização? Nada legal, né?
Claro que exageramos um pouco no exemplo, mas a ideia é a mesma. Os sistemas utilizados pelas empresas guardam informações valiosas e imprescindíveis para o bom andamento das atividades.
Mantê-las em segurança é obrigação dos gestores e não há dúvidas de que adotar boas práticas de governança de TI vai ajudar.
Além disso, há que se considerar a necessidade de manter a conformidade com os dispositivos legais, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e outras diretrizes referentes a segmentos específicos de negócios.
A segurança da informação depende diretamente de uma boa gestão dos recursos de TI e é importante não apenas por conta da legislação vigente.
Além de prejudicar o funcionamento da empresa em termos operacionais, um eventual ataque cibernético ou vazamento de dados pode comprometer seriamente sua reputação.
Sendo assim, a governança de TI é fundamental para empresas de diversos tamanhos e segmentos por diversas razões.
Uma delas, muito apreciada pelos gestores, é a ajuda no aumento da longevidade dos softwares adotados pela empresa, garantindo o bom uso e funcionamento deles por mais tempo.
Considerando que, após a transformação digital, os ativos de TI são muito mais numerosos e essenciais dentro das empresas, sua longevidade é um fator importantíssimo.
No próximo tópico, você vai conferir como a governança de TI e a transformação digital se interrelacionam.
A relação entre governança de TI e transformação digital
A governança de TI tornou-se uma necessidade urgente em empresas que já passaram ou estão passando pela transformação digital.
Ela desempenha um papel fundamental não só na facilitação da digitalização dos processos organizacionais, mas também na sustentação da transformação digital.
Vamos ver, em seguida, alguns dos principais motivos pelos quais a governança de TI e a transformação digital devem caminhar unidas dentro da sua gestão.
Alinhamento estratégico
Com a adoção de boas práticas de governança de TI é possível alinhar os seus objetivos de negócio com as iniciativas relacionadas à transformação digital.
Ou seja, essas práticas vão garantir que os investimentos em tecnologia estejam alinhados com a visão, a missão e a estratégia da sua empresa.
Assim, você consegue direcionar cada iniciativa relacionada à transformação digital para o atingimento de suas metas, sem que este processo ocorra de forma desorganizada ou apenas intuitiva.
Gestão de riscos
A partir da implementação da governança de TI, você identifica e gerencia os riscos associados a cada pormenor do seu processo de transformação digital.
Isso vai ajudar a minimizar as ameaças de segurança digital, além de proteger os dados do seu negócio e garantir a conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Cabe destacar o avanço do cibercrime e a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados como fatores que tornam a gestão de riscos uma prioridade em empresas de todos os segmentos.
Gestão de recursos
O processo de transformação digital pode ser bastante complexo e sua execução de forma apressada pode culminar na alocação inadequada dos recursos de tecnologia da informação.
Com a governança de TI, cada um desses recursos passa a ser direcionado de forma mais eficiente e eficaz.
Isso porque a governança envolve o planejamento e a gestão dos investimentos em tecnologia, além da otimização do uso de recursos já disponíveis.
Decisões assertivas
A governança de TI possibilita a obtenção de informações relevantes e confiáveis que vão apoiar a sua tomada de decisões durante e após a transformação digital.
Isso porque, ela conta com processos e estruturas bem estabelecidos para a coleta e análise dos dados relacionados à tecnologia e também ao desempenho digital da empresa como um todo.
Além disso, também merece destaque a possibilidade de emitir relatórios completos relacionando diferentes variáveis da sua gestão de TI.
Esses relatórios podem indicar claramente qual é a melhor decisão a ser tomada para que a empresa cumpra suas metas e objetivos.
Gestão da mudança
Durante e após a transformação digital, sua empresa precisará estabelecer um processo constante de atualização e renovação dos ativos de TI. Isso significa que as mudanças serão contínuas e que será preciso gerenciá-las de maneira assertiva.
A governança de TI define os processos de gestão de mudanças, comunicação e capacitação necessários para garantir a adoção bem-sucedida das novas tecnologias e práticas digitais.
Monitoramento e controle
Por conta das necessidades de atingir as metas de negócio e de garantir a segurança da informação, o monitoramento e o controle das iniciativas relacionadas à transformação digital são essenciais.
A governança de TI estabelece os mecanismos necessários a esse acompanhamento, possibilitando a identificação de desvios e a implementação de medidas corretivas.
Com isso, você poderá avaliar continuamente seu desempenho digital e fazer os ajustes necessários.
Todos os fatores apontados acima demonstram a importância da governança de TI como elemento fundamental para impulsionar e orientar a transformação digital, que passa a ser bem planejada e executada ao longo do tempo.
Agora que você já sabe como é importante colocar a governança de TI como um pilar da sua gestão, é hora de entender como implementá-la, na prática em sua empresa.
Se você quer implementar uma governança de TI para favorecer o seu negócio, seja ele uma empresa de TI ou uma empresa de outra área, mas que tenha um setor de TI, acompanhe com atenção o próximo tópico.
Como implementar a governança de TI, na prática?
Nos tópicos anteriores você recordou o significado do conceito de governança de TI e compreendeu por que ela é tão importante.
Muitos gestores chegam a este ponto, mas encontram dificuldades em dar os próximos passos rumo à implementação das boas práticas de governança de TI.
Para que isso não ocorra com você, nos próximos tópicos, vamos enumerar alguns passos fundamentais para que você inicie essa implementação o quanto antes e de maneira eficiente.
Continue a leitura!
1. Defina indicadores (KPIs)
“O que não pode ser medido, não pode ser melhorado”, essa é a frase que mais nos vêm à cabeça quando o assunto são os temíveis indicadores.
Mas não se assuste. A frase é verdadeira e para obter êxito é preciso medir e mensurar, no entanto, definir e gerenciar indicadores não precisa ser uma missão impossível.
Pense onde você quer que a sua equipe de TI esteja daqui a seis meses, quais objetivos deverão ser atingidos, quais resultados deverão ter sido gerados.
Respondendo essas perguntas torna-se fácil identificar os melhores KPIs (Key Performance Indicator) para a sua governança de TI.
É importante destacar que os indicadores relevantes para uma empresa podem ser completamente diferentes daqueles que devem ser acompanhados por outra, mesmo que as duas sejam do mesmo segmento.
Portanto, o primeiro passo para implementar eficientemente a governança de TI é conhecer a fundo a realidade do seu negócio, de maneira específica e direcionada.
2. Foque em treinamentos
Sua equipe não vai se sentir confortável com a governança de TI de uma hora para outra. Se o objetivo é a implementação dessa prática, é preciso treinar seus funcionários.
Nesse caso, é válido contratar algum especialista externo para auxiliar nas capacitações. Sua equipe se sentirá mais segura se amparada por uma autoridade no assunto.
Além disso, esse especialista pode dar dicas valiosas para você e sua equipe obterem ainda mais sucesso, mas fique atento para que os treinamentos e orientações não sejam abordados de um ponto de vista puramente técnico.
Não basta que seus colaboradores estejam cientes sobre quais novas técnicas devemos ser abordadas. Eles precisam compreender a finalidade da adoção de novos procedimentos, as metas da empresa relacionadas à tecnologia e por que, de fato, a governança de TI é tão importante.
3. Faça reuniões de feedback
Essa dica serve para qualquer prática que você decidir adotar na sua empresa. Colher feedbacks é a única forma de descobrir se o processo está adequado ou não.
Ninguém melhor para apontar as falhas do que sua própria equipe, eles saberão na prática quais pontos podem e devem ser melhorados.
Se não houver nada errado na operação, é sinal que seus funcionários não estão à vontade para falar, pois sempre haverá algo que pode ser aprimorado.
Nesse caso, opte por feedbacks anônimos, por meio de pesquisas online ou caixinhas de sugestões e busque aprimorar sua comunicação interna para que os colaboradores se sintam parte de um time.
Assim, eles poderão contribuir de maneira mais aberta e eficiente, mesmo que precisem fazer críticas ao modo como os processos são conduzidos.
4. Adote políticas de segurança e privacidade
Como já falamos anteriormente, um dos benefícios de se adotar a governança de TI é garantir uma maior segurança para seus sistemas e sua própria equipe.
O setor de TI, por trabalhar quase que exclusivamente com sistemas virtuais, é muito vulnerável a ataques cibernéticos e exposição de dados.
Sendo assim, adotar políticas de segurança e privacidade é essencial para evitar surpresas desagradáveis.
Algumas formas de proteger os dados na sua organização são: sistemas de monitoramento de rede, modelos de autenticação complexos, criptografia, protocolos de segurança, entre outras possibilidades.
Mais uma vez, é importante que toda a equipe esteja ciente e engajada nos propósitos relacionados à segurança digital.
Não adianta contar com os melhores sistemas de segurança se a equipe não compreende sua importância e não está preparada para incorporá-lo às suas rotinas.
5. Aposte em tecnologias inovadoras
No mercado de trabalho, e principalmente na área da tecnologia da informação, que está sempre em constante evolução, é preciso estar sempre atualizado.
Se atualizar e aproveitar as últimas descobertas e tendências é uma forma de se manter à frente da concorrência.
Por isso, aposte em tecnologia inovadora, estude os sistemas mais modernos de segurança e gerenciamento de ativos e, se possível, ofereça essa tecnologia de ponta ao seu time.
Lembre-se de que a tecnologia está em constante evolução e, por isso, os sistemas precisarão ser constantemente atualizados e, algumas vezes, até substituídos.
O aprimoramento no que diz respeito à utilização da tecnologia é sempre um processo contínuo.
6. Faça o gerenciamento de risco
E, por último, mas não menos importante: faça o gerenciamento de risco. Isso é importantíssimo quando o assunto é governança de TI.
Imagine definir todas essas práticas e políticas e perder todos os dados graças a um pane no sistema. Péssimo, né?
É preciso fazer um gerenciamento de risco, identificando ponto a ponto o que pode dar errado e o que fazer em um caso desses.
Essa prática, além de evitar perdas irreparáveis, traz segurança para a sua equipe, que saberá exatamente o que fazer em um momento de crise.
Agora que você já sabe tudo sobre governança de TI, que tal algumas dicas sobre como gerenciar sua equipe de suporte? Nós temos um e-book completo sobre o assunto e ele é gratuito. Acesse: O Guia Completo para gerenciar Equipes de Suporte.
