Nos últimos anos, o conhecimento tornou-se um dos recursos mais valiosos dentro das organizações e, saber como identificar, organizar, compartilhar e usar esse conhecimento define a gestão do conhecimento. 

Mais do que armazenar informações, trata-se de promover uma cultura de aprendizado contínuo, colaboração e inovação. Se isso ainda não está sendo colocado em prática nas rotinas do seu negócio, este é o momento de tomar uma iniciativa.

Neste artigo, vamos explicar o conceito de gestão do conhecimento, seus benefícios, formas de aplicação e exemplos reais de empresas que alcançaram impacto concreto ao investir nesse processo. 

Continue a leitura e tire suas dúvidas.

O que é gestão do conhecimento?

Antes de entendermos o que é gestão do conhecimento especificamente, é importante saber qual é a diferença entre dados, informações e conhecimento.

Para começar, um dado é um elemento isolado, bruto, que não tem contexto, por exemplo, “28”. É um número exato, preciso, mas, a princípio, não nos diz quase nada. 

Quando esse dado é inserido em um contexto, como “a temperatura hoje é de 28 °C”, ele se transforma em informação. 

Já o conhecimento surge quando essa informação é interpretada, internalizada e utilizada para tomar decisões: 

“Como a temperatura está alta, vamos alterar o plano de produção para evitar o superaquecimento das máquinas”. 

Essa ação prática resulta do conhecimento não apenas sobre a temperatura alta, mas também sobre o funcionamento das máquinas.

Com isso em mente, podemos entender a gestão do conhecimento como o processo estratégico de criação, organização, compartilhamento e aplicação do conhecimento dentro de uma empresa com o objetivo de gerar valor, inovação e vantagem competitiva. 

Trata-se de um campo multidisciplinar que envolve áreas como administração, psicologia, tecnologia da informação e ciências da informação, e que busca tornar o conhecimento organizacional mais palpável, acessível e aplicável no dia a dia da empresa.

História da gestão do conhecimento

O termo “Gestão do Conhecimento” começou a ganhar força a partir de 1993, após uma conferência organizada pela consultoria Ernst & Young em Boston. 

O evento foi importante para formalizar e estruturar o conceito, que já vinha sendo explorado por diversos pensadores e organizações.

Um deles foi Peter Drucker, que nos anos anteriores já apontava o conhecimento como o principal recurso econômico do século XXI, cunhando o termo “trabalhador do conhecimento”. 

Já em 1990, Hubert Saint-Onge, então vice-presidente do Canadian Imperial Bank of Commerce (CIBC), desenvolveu o modelo conhecido como Estrutura dos Ativos do Conhecimento, que integrava a gestão de pessoas e a arquitetura tecnológica ao plano de negócios, transformando conhecimento em um ativo estratégico e mensurável.

Também nos anos 1990, Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi formularam o modelo SECI, que explica o ciclo de conversão do conhecimento dentro das empresas. 

O modelo descreve quatro etapas: socialização, externalização, combinação e internalização, mostrando como o conhecimento tácito (implícito, intuitivo, pessoal) pode ser convertido em conhecimento explícito (formal, documentado) e vice-versa, resultando no chamado conhecimento organizacional.

Essas abordagens dos anos 90 surgem como respostas a uma série de transformações globais: a globalização dos mercados, a aceleração do acesso à informação, a alta competitividade, a revolução das tecnologias da informação, e a percepção de que o conhecimento é um ativo intangível de alto valor estratégico.

Hoje, a gestão do conhecimento é vista como transversal, pois ela atravessa departamentos, equipes e hierarquias, e depende de viabilizadores como a cultura organizacional, a liderança, a tecnologia, e a capacitação contínua. 

O conhecimento pode assumir diferentes formas e valores, sendo válido identificar o conhecimento crítico, aquele que impacta diretamente o core business da empresa e deve ser protegido, desenvolvido e compartilhado estrategicamente.

Como gestão e conhecimento se relacionam nos processos de uma empresa?

Pode parecer muito abstrata a aproximação entre as ideias de gestão e conhecimento, já que a primeira tende a ser vista como algo complexo, porém exato e palpável, enquanto o conhecimento parece mais fluido e sem uma totalidade.

Mas a gestão do conhecimento é uma peça-chave para a eficiência dos processos de gestão em qualquer organização. Isso porque gerir, em essência, é tomar decisões. 

E decisões bem-sucedidas dependem do acesso rápido e preciso às informações certas. 

Sem uma base de conhecimento estruturada, os gestores enfrentam obstáculos como retrabalho, perda de tempo procurando dados, e dificuldade para alinhar equipes e estratégias.

Mas se o conhecimento é bem organizado, atualizado e compartilhado, ele se transforma em uma ferramenta de apoio à gestão: facilita o planejamento, a resolução de problemas, a inovação e o alcance de metas. 

Além disso, ele permite que a empresa aprenda com suas próprias experiências, formalizando aprendizados e evitando erros repetidos. 

Assim, conhecimento e gestão não são conceitos isolados, mas sim partes de um mesmo sistema, que se retroalimentam para gerar melhores resultados e mais agilidade nos processos.

7 benefícios da gestão do conhecimento

A implementação da gestão do conhecimento impacta diretamente a eficiência, a inovação e os resultados da empresa. 

Quando bem estruturada, ela oferece uma série de benefícios que fortalecem a competitividade e a sustentabilidade do negócio. Vamos ver quais são alguns desses benefícios.

Captura de conhecimento

A gestão do conhecimento permite capturar o saber acumulado pelas pessoas dentro da empresa, incluindo desde procedimentos técnicos até percepções subjetivas que fazem diferença no cotidiano da organização. 

Com práticas como entrevistas, registros de projetos e sessões de feedback, o conhecimento se torna um ativo compartilhável, capaz de gerar valor continuamente.

Mapeamento de competências

Um dos pilares da gestão do conhecimento é o mapeamento das competências internas, pois saber quem sabe o quê dentro da empresa permite uma alocação mais inteligente de talentos, facilita a formação de equipes e ajuda a identificar lacunas que precisam ser supridas com treinamentos ou novas contratações. 

Facilitação do acesso ao conhecimento

Não basta apenas capturar e armazenar o conhecimento. Ele precisa estar acessível no momento certo e para quem pode utilizá-lo da maneira mais favorável. 

Um bom sistema de gestão do conhecimento cria fluxos organizados e plataformas de consulta que facilitam esse acesso, tornando o dia a dia das equipes mais ágil e assertivo.

Valorização, difusão e aproveitamento do conhecimento disponível

Ao incentivar a disseminação de boas práticas, aprendizados e soluções, a gestão do conhecimento valoriza o que já existe na empresa. Evita-se, assim, a reinvenção da roda e promove-se a utilização inteligente do conhecimento já adquirido. 

Descentralização dos processos

Com uma base de conhecimento bem estruturada, o poder de decisão e de execução deixa de ficar concentrado em poucas pessoas ou setores. 

A descentralização torna os processos mais democráticos e eficientes, permitindo que mais profissionais atuem com autonomia e segurança. Isso é especialmente importante em empresas de grande porte ou com atuação geograficamente distribuída.

Agilidade nos processos

Ao eliminar gargalos de informação e tornar o conhecimento mais acessível, os processos ganham velocidade. 

Os problemas são resolvidos com mais rapidez, as decisões são tomadas com mais embasamento e o tempo gasto para realizar as tarefas é significativamente reduzido.

Melhoria do planejamento estratégico

Com mais clareza sobre os conhecimentos existentes e as competências disponíveis, o planejamento estratégico se torna mais realista e alinhado com as capacidades da empresa. 

A gestão do conhecimento fornece insumos para a tomada de decisão, contribuindo para que os objetivos organizacionais sejam atingidos de forma mais eficaz.

Erros comuns na implementação da gestão do conhecimento

A gestão do conhecimento pode trazer inúmeros benefícios às empresas, mas sua implementação exige cuidado, planejamento e sensibilidade às características do negócio. 

Muitos projetos promissores acabam perdendo força ou falhando por erros que acontecem com frequência, mas podem ser evitados.

Conhecer essas falhas é um passo necessário para construir um sistema de gestão do conhecimento mais sólido, eficiente e duradouro. 

Veja abaixo alguns dos erros mais comuns que você precisa evitar.

Uso de linguagem inadequada

Um erro frequente é a utilização de uma linguagem excessivamente técnica ou genérica na hora de registrar e disseminar o conhecimento. 

Quando o conteúdo não é adaptado ao público interno (considerando o nível de formação, a área de atuação e os objetivos de quem vai utilizá-lo), há um grande risco de o conhecimento ficar inacessível.

Falta de atualização nas informações divulgadas

Outro problema recorrente é a obsolescência do conteúdo. Informações desatualizadas não apenas deixam de ser úteis para a captura de conhecimento como também podem gerar erros operacionais. 

A gestão do conhecimento exige um processo contínuo de revisão e validação das informações, com responsáveis definidos para manter os registros atualizados. 

Criação de dependências

Embora a ideia da gestão do conhecimento seja justamente descentralizar o saber e permitir o compartilhamento entre todos, muitas empresas acabam criando sistemas que, na prática, centralizam o acesso em algumas poucas pessoas ou departamentos. 

Isso gera dependência de profissionais específicos e torna a empresa vulnerável a perdas, especialmente em casos de desligamentos ou mudanças estruturais.

Comunicação pouco efetiva

A gestão do conhecimento é, antes de tudo, uma iniciativa comunicacional. Quando não há um plano de comunicação claro sobre os objetivos do projeto, sua importância, seus benefícios e a forma como os colaboradores devem se engajar, a tendência é que a iniciativa seja vista como algo burocrático ou irrelevante. 

Desconsiderar a cultura organizacional

Implementar um sistema de gestão do conhecimento sem considerar a cultura organizacional pode comprometer completamente os resultados. 

Empresas com culturas mais hierárquicas, por exemplo, podem encontrar resistência em iniciativas que exigem compartilhamento horizontal de conhecimento. 

Ignorar os processos informais de compartilhamento

Muitas empresas ignoram os canais informais nos quais o conhecimento circula de forma natural, como conversas entre colegas, grupos de mensagens ou redes internas espontâneas. Esses fluxos, embora não institucionalizados, são fontes riquíssimas de aprendizado. 

Como aplicar a gestão do conhecimento em sua empresa?

A gestão do conhecimento, apesar de parecer um conceito abstrato, pode e deve ser aplicada de maneira prática e palpável. 

Para isso, é necessário seguir um processo estruturado, com etapas bem definidas, que vão desde o diagnóstico da situação atual até a implementação efetiva de práticas que favoreçam o compartilhamento e o uso estratégico do conhecimento. 

A seguir, você confere um passo a passo de como esse processo pode ser colocado em prática.

Diagnóstico da situação atual

O primeiro passo é olhar para dentro. Antes de pensar em soluções, é fundamental compreender o cenário atual da empresa em relação ao conhecimento. 

Esse diagnóstico envolve analisar como o conhecimento circula entre os seus colaboradores, como ele é registrado (ou não), quais tecnologias são usadas para armazená-lo e compartilhá-lo e, principalmente, qual é a cultura organizacional em relação à troca de saberes.

Esse mapeamento precisa contemplar cinco dimensões fundamentais: 

• Pessoas:  envolve entender quem são os detentores do conhecimento crítico e como esse saber é compartilhado (ou retido);
• Processos: os processos devem ser avaliados quanto à eficiência na transmissão de informações e à presença ou ausência de boas práticas documentadas;
• Conteúdo: diz respeito ao tipo de informação mais valiosa para a organização e como ela está sendo tratada;
• Cultura: é o aspecto mais subjetivo, porém não menos. Nesse aspecto, vale perguntar: existe incentivo à colaboração? O erro é encarado como aprendizado?;
• Tecnologia: a tecnologia precisa ser avaliada quanto à sua capacidade de sustentar tudo isso: há, na empresa, ferramentas adequadas e acessíveis a todos?

Planejamento das ações

Com o diagnóstico em mãos, é hora de definir uma visão clara para sua gestão do conhecimento e estabelecer objetivos alinhados à sua estratégia organizacional. 

Esses objetivos podem variar conforme o perfil e o momento do negócio: reduzir perdas por rotatividade de colaboradores, estimular a inovação, garantir continuidade em projetos, acelerar a integração de novos colaboradores, entre outras possibilidades.

É nesse momento que se traçam também as estratégias que serão adotadas. Será preciso investir em novas tecnologias? Estabelecer programas de mentoria? Rever os processos internos? 

O planejamento deve considerar prazos, recursos disponíveis, prioridades e formas de mensurar o progresso.

Benchmarking e observação do mercado

Antes de colocar as ações em prática, vale buscar referências externas. O benchmarking é uma etapa rica porque permite aprender com os acertos e erros de outras organizações.

Observar o que negócios do mesmo segmento estão fazendo em termos de gestão do conhecimento ajuda a identificar oportunidades, adaptar soluções bem-sucedidas e até prever obstáculos. 

Essa análise não deve ser encarada como cópia, mas como uma inspiração estratégica.

Teste e experimentação

Com tudo planejado, é hora de testar. Antes de aplicar o projeto em todas as áreas da empresa, recomenda-se a execução de um piloto, uma iniciativa localizada, em uma equipe ou área específica, que permita avaliar o funcionamento das estratégias previstas. 

Essa fase de teste serve como um laboratório: é quando se detectam pontos de melhoria, dificuldades não previstas e ajustes necessários. 

Também é uma oportunidade de colher relatos e resultados que vão ajudar na sensibilização de outras áreas quando a iniciativa for expandida.

Implementação efetiva

Após o aprendizado do piloto, chega o momento de implementar a gestão do conhecimento de forma ampla. Esse processo deve ser conduzido com cuidado, envolvimento da liderança e apoio contínuo. Algumas ações são fundamentais nesse momento:

• Escolha de indicadores de sucesso: permite acompanhar os resultados da iniciativa e realizar ajustes ao longo do caminho;
• Plano de comunicação claro: mostra aos colaboradores os objetivos da proposta e como a gestão do conhecimento beneficia a todos;
• Capacitação contínua: para que todos saibam como contribuir em diferentes situações; 
• Investimento em ferramentas tecnológicas adequadas: plataformas colaborativas, repositórios de informação, redes sociais corporativas ou sistemas de busca eficientes podem ser grandes aliados para garantir que o conhecimento esteja acessível;
• Aprimoramento da cultura organizacional: criar um ambiente onde a colaboração é valorizada, onde o conhecimento é compartilhado sem medo, é uma tarefa de médio a longo prazo, mas indispensável;
• Instituição de um sistema de monitoramento e avaliação: a gestão do conhecimento é dinâmica e deve ser revista continuamente. Medir os resultados, ouvir os colaboradores e adaptar as estratégias são práticas que garantem a sustentabilidade da iniciativa. 
• Divulgação dos resultados alcançados ao longo do tempo: isso reforça o valor da proposta como prática contínua e engaja a equipe.

Dicas práticas para a sua gestão do conhecimento

Implantar a gestão do conhecimento é um processo estratégico e estruturado, mas que também depende de atitudes cotidianas e ações concretas dentro da empresa. 

Elaboramos algumas dicas práticas que podem tornar esse processo mais eficiente quando integrado à rotina da sua empresa, com impacto direto na cultura colaborativa e nos resultados.

Identifique os influenciadores

Em vez de focar apenas nas fontes formais de conhecimento, observe quem são os colaboradores que mais disseminam informações, compartilham boas práticas e ajudam os colegas no dia a dia. 

Esses colaboradores devem ser pensados como influenciadores, pois são peças-chave nos fluxos de compartilhamento de conhecimento. 

Identificá-los é uma forma inteligente de fortalecer a rede interna de saberes e tornar a circulação do conhecimento mais orgânica.

Incentive a participação

O seu sistema de gestão do conhecimento só vai se sustentar com a colaboração das pessoas. 

Por isso, você precisa criar mecanismos que incentivem a participação dos colaboradores, como fóruns, enquetes, premiações simbólicas, espaço para sugestões e programas de reconhecimento.

Promova a troca de experiências

O conhecimento ganha valor quando é compartilhado. Assim, é importante estimular práticas como programas de mentoria, rodas de conversa, painéis de boas práticas e até eventos internos com apresentações de projetos bem-sucedidos. 

Essas ações geram conexão entre equipes, fortalecem o aprendizado coletivo e ajudam a reduzir a perda de conhecimento em situações como a saída de colaboradores.

Incentive a criação de comunidades

As comunidades de prática são grupos de pessoas que compartilham interesses, desafios ou objetivos comuns e se reúnem para trocar experiências e aprender juntas. 

Incentivar essas comunidades, seja em espaços físicos ou plataformas digitais, é uma forma de manter o conhecimento vivo e em constante evolução. 

Faça o monitoramento constante

Como sabemos, a gestão do conhecimento exige acompanhamento contínuo e, por isso, é importante mapear os fluxos de difusão do conhecimento, avaliar se a informação está chegando às pessoas certas, analisar a efetividade dos processos e corrigir falhas com agilidade. 

Um sistema de gestão do conhecimento mal gerido pode gerar acúmulo de dados irrelevantes, perda de tempo e até desinformação.

Gerencie os documentos com clareza

O conhecimento organizacional precisa ser formalizado para que possa ser transmitido e reaproveitado. Mas isso não significa transformar tudo em burocracia. 

Os documentos devem ser claros, acessíveis e fáceis de localizar e compreender. Instruções de trabalho, manuais, políticas e registros de projetos devem estar organizados de maneira funcional e atualizados com frequência.

Treine continuamente os colaboradores

A formação constante é importante para garantir que todos saibam como utilizar os sistemas e processos relacionados à gestão do conhecimento. 

Os treinamentos devem estar alinhados aos objetivos da empresa, mas também considerar as necessidades reais das equipes. 

Aposte em trilhas de aprendizagem, capacitações práticas e conteúdos acessíveis que possam ser revisitados sempre que necessário.

Entenda o ritmo da sua empresa

Cada empresa tem seu próprio tempo de absorção de conhecimento. Forçar mudanças muito rápidas pode gerar resistência e comprometer a adesão dos colaboradores. 

Por isso, observe o ritmo de aprendizagem, identifique os gargalos e adapte o processo conforme o contexto e a maturidade organizacional. 

A gestão do conhecimento é uma construção contínua e precisa respeitar a cultura e a realidade da empresa.

Exemplos reais de boa gestão do conhecimento

Para além da teoria, a gestão do conhecimento já se consolidou como prática necessáriaem diversas organizações ao redor do mundo. 

A seguir, destacamos alguns exemplos emblemáticos que demonstram como uma boa gestão do conhecimento pode gerar resultados concretos.

Amazon: compartilhamento estratégico entre unidades

A Amazon é um exemplo marcante de como o conhecimento pode ser tratado como ativo organizacional. A empresa desenvolveu um sistema robusto de compartilhamento de informações entre suas diferentes unidades de negócios. 

Os gestores locais têm acesso a dados detalhados de desempenho, estratégias e práticas adotadas em outras áreas da empresa, o que facilita a tomada de decisões e promove a inovação. 

Esse modelo permite que boas práticas sejam replicadas rapidamente, contribuindo para a agilidade e consistência dos serviços da gigante do varejo.

Banco Mundial: formalização e descentralização do conhecimento

No Banco Mundial, a gestão do conhecimento se tornou fundamental para o desenvolvimento e a execução de políticas globais. 

A instituição investiu fortemente na formalização do conhecimento acumulado por seus especialistas e na criação de um sistema de acesso amplo para suas agências locais em todo o mundo. 

Assim, o conhecimento técnico e estratégico passou a ser reaproveitado em diferentes contextos, reduzindo erros, agilizando processos e aumentando a eficiência das intervenções.

General Electric (GE): o Corporate Executive Council

A General Electric adotou uma abordagem de gestão do conhecimento centrada na liderança e na integração entre unidades por meio da criação do Corporate Executive Council. 

Esse conselho reúne periodicamente os principais executivos da empresa para compartilhar estratégias, resultados e aprendizados. 

Mais do que uma simples troca de experiências, esse espaço promove a consolidação do conhecimento estratégico da organização, permitindo que decisões sejam baseadas em aprendizados reais, contribuindo para a melhoria contínua e a coesão da cultura corporativa.

Nações Unidas: modelo baseado em experiências acumuladas

A ONU desenvolveu um modelo de gestão do conhecimento estruturado com base em suas experiências anteriores em diferentes regiões e frentes de atuação. 

O conhecimento gerado é documentado e sistematizado, servindo de base para novas iniciativas. Esse modelo garante consistência nas práticas da organização e evitar a repetição de erros, além de facilitar a atuação em contextos complexos e multiculturais.

Petrobras: lições aprendidas e comunidades de prática

A Petrobras implementou um modelo sólido de gestão do conhecimento com foco em duas frentes principais: as técnicas de lições aprendidas e as comunidades de prática. 

As lições aprendidas são registradas sistematicamente ao final de grandes projetos, permitindo que acertos e erros sejam analisados e reaproveitados em iniciativas futuras. 

Já as comunidades de prática reúnem profissionais com interesses ou funções semelhantes para trocar experiências e soluções técnicas. O modelo fortalece a memória organizacional e potencializa a inovação interna.

Esses exemplos comprovam que a gestão do conhecimento pode ser aplicada de formas distintas, respeitando a cultura, o setor e os objetivos de cada organização, visando o crescimento sustentável da empresa e a construção de um futuro mais colaborativo, ágil e estratégico.