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Você tem a sensação de que o tempo está passando cada vez mais rápido e de que precisa de mais do que 24 horas diárias para resolver todas as suas pendências profissionais e pessoais? O tempo é mesmo um recurso precioso e finito. Por isso, dificilmente ele será devidamente aproveitado se você não fizer um bom gerenciamento de tempo.
Conduzir um negócio exige muita disciplina e compromisso e, para não enlouquecer tentando equilibrar uma infinidade de demandas, você precisa gerenciar o tempo.
Isso significa priorizar objetivamente as demandas, simplificar tarefas complexas, delegar, automatizar, concentrar-se e evitar as distrações.
É claro que todo líder quer dar conta de tudo no seu negócio e, por isso, muitos acabam assumindo jornadas de trabalho exaustivas. O resultado dessa postura é uma boa dose de estresse, baixa produtividade e até problemas de saúde e no âmbito familiar.
Mesmo que você não tenha “tempo para nada”, separe uns minutinhos para continuar essa leitura. Ela vai te ajudar a alcançar a tão sonhada sensação de missão cumprida ao final de um dia produtivo.
Ao longo dos próximos tópicos, vamos explicar o que é gerenciamento de tempo, quais são seus benefícios e como inseri-lo em sua rotina, além das melhores técnicas para garantir uma gestão de tempo eficiente.
Confira!
O que é gerenciamento de tempo?
O gerenciamento de tempo é o processo de planejamento e execução do controle consciente sobre a quantidade de tempo dispensada com atividades específicas, visando aumentar a sua eficiência e produtividade.
Ou seja, a gestão do tempo corresponde a uma divisão inteligente do tempo que você dispõe entre as diferentes tarefas que você assume, considerando suas prioridades. Assim, você consegue fazer mais atividades em menos tempo.
Um bom gerenciamento do tempo depende da mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados.
Estar sempre ocupado não é o mesmo que ser produtivo e também não significa ser eficaz! Para tornar essa premissa mais palpável, considere sempre as três regras essenciais do gerenciamento de tempo:
- A gestão de tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;
- Esse gerenciamento está relacionado ao reconhecimento de prioridades, obrigações e a devida adaptação à agenda;
- Gerenciar o tempo gasto na vida profissional é beneficiar também todas as outras áreas da sua vida.
Cabe mencionar ainda que o gerenciamento do tempo não se foca apenas na missão de reduzir o tempo necessário para realizar cada uma das suas tarefas.
Ele também tem a ver com a necessidade de reservar o tempo adequado para cada tarefa. Se, por exemplo, você leva, em média, uma tarde inteira para realizar determinada tarefa, não prometa entregar o trabalho pronto dentro de apenas duas horas.
Quais são os benefícios de gerenciar o tempo?
É claro que mesmo para quem não conhece técnicas específicas de gerenciamento de tempo ele parece muito promissor.
Ao abordá-lo, você provavelmente estará pensando na sensação agradável de conseguir cumprir todas as tarefas da sua agenda.
Mas vamos mencionar alguns benefícios mais práticos e palpáveis para que você compreenda como é essencial implementar as técnicas e estratégias de gerenciamento de tempo:
- Menos estresse: a gestão de tempo vai tornar sua rotina mais organizada, aumentando o controle sobre sua disponibilidade de tempo;
- Menos surpresas: você vai reduzir as chances de ser pego por deadlines apertados;
- Mais execução: você irá conseguir concluir mais tarefas utilizando o mesmo intervalo de tempo;
- Menos retrabalho: a organização vai fazer com que você se mantenha atento a todos os requisitos de uma tarefa e, assim, reduza drasticamente os erros;
- Mais tempo livre (sim!): com o gerenciamento de tempo, você consegue encaixar suas demandas no expediente e não precisa mais fazer horas extras;
- Redução do tempo ocioso: quando você sabe exatamente o que deve ser feito, o seu tempo não é desperdiçado;
- Mais tempo dedicado ao que realmente importa: ao gerir o tempo, você passa mais horas fazendo aquilo que realmente gera os resultados que você almeja alcançar.
Como fazer uma boa gestão de tempo?
Planejar o gerenciamento de tempo é uma questão de encontrar uma metodologia que fará bem para você e que seja adequada ao seu ritmo de trabalho e à sua rotina.
Ou seja, entre as diversas técnicas possíveis, você deve selecionar aquela que realmente te ajuda a se manter focado e a organizar o seu dia.
Você pode testar diferentes técnicas, combiná-las ou criar seu próprio método. O mais importante é agir com intencionalidade.
Entretanto, há uma série de comportamentos que são uma “mão na roda” para promover um melhor gerenciamento de tempo.
Vamos falar sobre eles em seguida.
Planeje seu dia e sua semana de acordo com as prioridades
Para que um empreendedor se torne mais produtivo, o planejamento é a palavra de ordem.
É muito importante que, no dia anterior, o empreendedor se planeje para o dia seguinte. E isso significa, sim, fazer uma lista de tarefas.
Na lista de tarefas, é fundamental ordenar as atividades a serem cumpridas, começando pelas prioritárias e deixando as secundárias por último. Assim fica mais fácil visualizar o que é mais importante.
Você pode utilizar, por exemplo, a Matriz de Eisenhower, que se baseia na classificação de cada tarefa em uma das quatro seguintes categorias: importante e urgente; importante e não urgente; urgente mas não importante; nem urgente nem importante.
No entanto, não basta apenas organizar o que você fará no dia seguinte. A visão a médio e longo prazo também é vital para não se enrolar.
Para realmente ter controle sobre o seu tempo, é importante fazer também um planejamento um pouco mais longo, de ao menos uma semana.
Aprenda a delegar tarefas
A dificuldade em abrir mão do controle e entregar atividades nas mãos de outras pessoas é bastante comum entre os gestores.
Um dos pontos que mais podem atrapalhar seu gerenciamento de tempo é a dificuldade em delegar tarefas.
Muitas vezes o gestor acaba assumindo muitas tarefas operacionais, ficando sobrecarregado e impedido de se dedicar a funções mais estratégicas.
Portanto, é fundamental estar próximo do time e saber delegar tarefas. Se você acha que sua equipe não é capaz de cumprir determinada missão tão bem quanto você, invista em treinamento e capacitação. O importante é que as suas tarefas mais relevantes não sejam colocadas em segundo plano.
Diga não e evite as múltiplas tarefas
É muito comum que um gestor seja procurado por seus colegas de trabalho e colaboradores sempre que aparece um problema ou uma decisão a ser tomada.
Mas, se você atender a todas essas solicitações, pode acabar ficando refém delas e ver a sua produtividade ir por água abaixo.
Caso você já se veja sobrecarregado, saiba dizer um “não” de maneira educada, explicando seus motivos.
Antes de sair assumindo todas as tarefas ou projetos que chegarem à sua mesa, dê uma olhada na sua to-do list.
Para alcançar um bom gerenciamento de tempo, você precisa livrar-se da ideia de que é louvável ser um profissional multitarefas e conseguir lidar com diversos imprevistos ao longo de um dia.
Pelo contrário, o perfil multitarefas te desvia do seu foco e posterga a execução do que realmente é necessário para alcançar cada uma de suas metas.
Reduza ou otimize suas reuniões
Sabe aquela sensação de que o assunto tratado em uma reunião longa e improdutiva poderia ter sido resolvido com uma boa troca de e-mails? Praticamente todo gestor já passou por isso.
Muitas vezes o excesso de reuniões está ligado à necessidade que o gestor tem de controlar tudo o que acontece na empresa.
No entanto, é fundamental avaliar o quanto esses momentos realmente trazem benefícios concretos para o negócio.
Mesmo após eliminar as reuniões desnecessárias, você ainda precisará lidar com aquelas que têm de fato um objetivo. Mesmo assim, muitas vezes, esses momentos se alongam sem necessidade.
Nesse caso, o segredo é estabelecer temas claros a serem discutidos e um prazo para o fim da discussão.
Outra maneira de otimizar reuniões é utilizando ferramentas de comunicação. Conferências online ou chats abertos são ótimas alternativas para registrar informações e evitar um gasto de tempo desnecessário com deslocamento.
Fuja da procrastinação e evite distrações
Na era das redes sociais, é muito difícil se concentrar por muito tempo em uma tarefa, por mais importante que ela seja.
Para fugir dessa fonte de procrastinação, vale a pena bloquear as redes ou ficar longe do seu smartphone nos momentos que exigem maior concentração, a fim de evitar interrupções.
Você já percebeu que, de uma maneira geral, procrastinamos as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas?
Para evitar que isso aconteça, busque pensar sempre na importância daquela determinada tarefa e em seu resultado em curto, médio e longo prazo.
Sempre que achar necessário, divida a tarefa em atividades menores, facilitando assim o seu cumprimento.
Entretanto, quando você achar que está em um beco sem saída e perceber dificuldade na execução de alguma atividade, permita-se fazer uma pausa. Vá pegar um café, um copo de água, troque ideias com um colega ou escute uma música.
Domestique o seu e-mail
A caixa de e-mails é uma das ferramentas que mais toma o tempo dos gestores. Muitas vezes, o e-mail é bombardeado de mensagens pouco relevantes, devido à cultura dos e-mails com cópia.
Nesse caso, o ideal é estimular que cada colaborador só inclua nas mensagens os destinatários realmente interessados e impactados pelo assunto.
Outra dica é estabelecer um momento do dia para se dedicar às mensagens. Busque dar respostas mais curtas e objetivas. Se você precisar escrever mais de três parágrafos, ligue e converse com a pessoa.
Respeite a sua jornada de trabalho
Os casos de gestores que trabalham mais de 12 horas por dia infelizmente são muito comuns.
Porém, as jornadas muito longas são inimigas da produtividade. No caso do gestor, ainda há um agravante: ele pode acabar exigindo o mesmo empenho de sua equipe, o que gera sérios problemas no clima organizacional.
Trabalhar mais do que o suportável é uma fonte de estresse. O resultado de uma jornada elevada é o cansaço extremo e a queda na qualidade de produção. Invista em um expediente aceitável.
Utilize um aplicativo de gestão de tempo e produtividade
Contar com uma agenda de papel ou online pode não ser suficiente para organizar as intermináveis demandas ao longo de um dia de trabalho, sobretudo para quem ainda não se habituou a um constante gerenciamento de tempo.
Você se sente sobrecarregado ao se deparar com diversos lembretes de tarefas a serem finalizadas e reuniões às quais você precisa comparecer? A tecnologia pode te ajudar a organizar tudo isso e a acompanhar o tempo necessário para realizar cada uma das suas tarefas. Assim, você passará a estabelecer prazos mais realistas.
Recorrer a um aplicativo de gerenciamento de tempo pode aumentar sua produtividade, pois vai te ajudar a não assumir compromissos além da sua capacidade.
7 técnicas de gestão de tempo para aplicar à sua rotina
A aplicação da lista de comportamentos e atitudes exposta acima é capaz de promover uma verdadeira revolução em sua rotina e em sua produtividade.
Mas além dessas atitudes existem técnicas específicas, testadas e aprovadas por especialistas, que vão tornar o seu gerenciamento de tempo muito mais eficiente. Confira abaixo.
Método Getting Things Done (GTD)
Esta técnica é conhecida como o método “Fazer Acontecer” e consiste no estabelecimento de objetivos seguido pela definição de passos e pela eliminação do que pode atrapalhar sua rotina, mantendo o foco na execução.
O método conta com cinco etapas:
- Recolher: são anotadas as atividades que você precisa realizar. A função dessa etapa é eliminar as preocupações que possam tirar o seu foco;
- Processar: é o momento de estabelecer prioridades, detalhar os projetos maiores em etapas menores e definir quais são as tarefas que de fato ajudarão a alcançar seus objetivos, quais delas precisam ser delegadas e quais devem ser recusadas;
- Organizar: é o momento de usar uma agenda ou aplicativo para colocar todas as informações recolhidas e definir os prazos;
- Executar: torna-se a etapa mais fácil, pois você tem certeza de que está priorizando a atividade certa;
- Rever: principalmente no começo, é normal que as tarefas previstas não sejam realizadas dentro do tempo previsto e precisem ser revistas. Essa é a etapa em que são detectados problemas que podem atrapalhar a execução, visando eliminá-los.
Técnica Pomodoro
Pomodoro é o nome de um timer de cozinha muito utilizado antigamente. A técnica foi criada pelo estudante italiano Francesco Cirillo no final da década de 80.
Ela se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco.
Depois de muita pesquisa, Cirillo chegou ao período de 25 minutos como sendo o tempo ideal para esses blocos, também conhecidos como “pomodoros”.
Na prática, consiste em dar atenção total a uma atividade durante 25 minutos e após este período ter cinco minutos de descanso.
A cada quatro sessões pomodoros (25+5 minutos), a pessoa ganha 15 minutos de descanso.
Matriz Impacto x Esforço
Essa técnica de gerenciamento de tempo é uma forma simplificada de encontrar as atividades prioritárias através de um quadro dividido em quatro partes, formando quatro quadros menores.
No 1º quadro são indicadas as tarefas de alto impacto e baixo esforço; no 2º, ainda na parte superior do quadro, são colocadas as tarefas de alto impacto e alto esforço; já na parte inferior, são colocadas no 3º quadro as tarefas de baixo impacto e baixo esforço; e no 4º quadro as tarefas de baixo impacto e alto esforço. A execução das tarefas irá ocorrer ordenadamente, do primeiro ao quarto bloco.
Esta técnica foi divulgada por Stephen Covey e propõe a priorização das ações importantes em detrimento das urgentes.
Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto ou Regra 80/20 sugere que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços.
Aplicado à gestão de tempo, isso significa identificar e focar nas tarefas que geram maior impacto. Ao priorizar essas atividades cruciais, você maximiza a eficiência e a produtividade.
Para adotar esta técnica, liste todas as suas tarefas e identifique quais delas são responsáveis pela maior parte dos seus resultados positivos.
Concentrar-se nessas tarefas prioritárias permite eliminar ou delegar atividades de menor impacto, otimizando seu tempo e esforço.
Técnica time blocking
O time blocking é uma técnica de gerenciamento de tempo que envolve dividir o dia em blocos de tempo dedicados a tarefas específicas.
Ao invés de uma lista de afazeres, você aloca períodos específicos para cada atividade, garantindo que todas as tarefas essenciais recebam a devida atenção.
Esta técnica ajuda a evitar a procrastinação e a interrupção constante, proporcionando uma estrutura clara ao seu dia.
Método Kanban
O Método Kanban é uma técnica visual de gestão de tarefas que utiliza um quadro com cartões para representar o trabalho e seu fluxo.
Cada cartão no quadro Kanban representa uma tarefa e os cartões são movidos através de colunas que representam diferentes estágios do processo de trabalho, como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”.
Esta técnica ajuda a visualizar o progresso das tarefas, identificar gargalos e melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.
O Kanban é particularmente útil para equipes, pois proporciona transparência e colaboração, permitindo que todos os componentes da equipe vejam o estado atual do projeto.
Mapa mental
Mapas mentais são diagramas visuais que organizam informações, ideias e tarefas de maneira estruturada e intuitiva.
Eles começam com um conceito central e se ramificam em subtópicos relacionados, criando uma estrutura hierárquica de informações.
Essa técnica é excelente para brainstorming, planejamento de projetos e organização de pensamentos.
Os mapas mentais ajudam a visualizar conexões e relações entre diferentes elementos, facilitando a compreensão e a memorização.
Além disso, são flexíveis e podem ser adaptados a diversas necessidades, desde o planejamento diário até o desenvolvimento de estratégias complexas.
Agora que você já sabe como fazer o melhor gerenciamento de tempo e quais são as técnicas mais utilizadas, é hora de colocar esta missão em prática.
Adote os comportamentos sugeridos ao longo deste artigo e selecione a técnica mais adequada à sua rotina. Caso precise de ajuda, conte com a Desk Manager. Nossa equipe está a postos para esclarecer todas as suas dúvidas.
