Global Business Services (GBS): conheça a evolução do CSC8 min read

A disponibilidade de novas tecnologias digitais e a ascensão de métodos inovadores têm levado à expansão dos CSCs, que podem se transformar em GBS (Global Business Services). 

Isso pode envolver as áreas de análise e planejamento financeiro, vendas, compras, recursos humanos, entre outras possibilidades.

Muitas empresas estão agregando novas funções a seus centros de serviços compartilhados (CSCs), o que estimula sua evolução.

Por isso, a tendência é o crescimento dos GBSs na busca das empresas pela redução de custos e a manutenção da competitividade. 

A principal característica desse novo conceito de Global Business Services é a possibilidade de oferecer serviços de valor agregado, em contraposição com os CSCs que realizam prioritariamente atividades repetitivas. 

A abordagem ágil e a digitalização intensiva têm grande peso no incentivo a esse processo, sobre o qual falaremos mais detalhadamente nos próximos tópicos. 

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O que é Global Business Services (GBS)?

Global Business Services, ou GBS, é a evolução do centro de serviços compartilhados, e ambos têm como objetivos as melhorias de eficiência em processos e a redução de custos.

A expressão pode ser traduzida como serviços globais de negócios e está ligada a uma abordagem estratégica na gestão de processos de negócios e operações.

O objetivo do GBS é centralizar e otimizar funções e serviços de suporte em uma única estrutura global, visando alcançar maior eficiência, padronização, redução de custos e melhor atendimento às necessidades das unidades de negócios.

Em outras palavras, o GBS envolve a consolidação de várias funções de negócios em uma única entidade ou equipe, muitas vezes localizada em um centro de serviços compartilhados.

A meta é oferecer serviços de maneira mais eficiente e coesa, o que normalmente inclui áreas como:

• Finanças e contabilidade, englobando o processamento de pagamentos, contabilidade geral, gestão de contas a receber e a pagar, relatórios financeiros, entre outros;
• Recursos humanos, podendo agregar a administração das folhas de pagamento, recrutamento, treinamento, benefícios, gestão de desempenho e serviços de pessoal;
• Tecnologia da Informação, abrangendo os processos ligados ao fornecimento de suporte técnico, gerenciamento de infraestrutura, desenvolvimento de aplicativos e serviços relacionados a TI;
• Aquisições e suprimentos, incluindo o gerenciamento de compras, gestão de fornecedores, logística e cadeia de suprimentos;
• Atendimento ao cliente, a partir da centralização do suporte ao cliente, do gerenciamento de reclamações, da resolução de problemas e do acompanhamento de solicitações.

Vale lembrar que a implementação do GBS deve partir de uma abordagem estratégica e uma mudança na cultura organizacional, já que o conceito de Global Business Services envolve a reestruturação de processos, a colaboração entre departamentos e a adoção de tecnologias avançadas para suportar as operações globais de maneira eficiente e integrada.

Quais são os benefícios do GBS?

A implementação dos Global Business Services pode gerar uma série de benefícios para a organização.

A combinação desses benefícios tem o poder de impactar positiva e decisivamente a eficiência, a qualidade e a agilidade das rotinas do negócio, contribuindo também para a melhoria da gestão de processos e recursos. 

Vemos em seguida quais são os principais benefícios do GBS pensados individualmente. 

Padronização de processos

A padronização de processos proporcionada pela implementação dos Global Business Services (GBS) diz respeito à criação de um conjunto consistente de procedimentos, etapas e práticas que são aplicados uniformemente em toda a organização. 

Essa uniformização, por sua vez, representa um impacto significativo em diversas áreas, acarretando, entre outras coisas, em:

• Eficiência operacional: ao padronizar processos, a organização elimina variações desnecessárias nas formas como as atividades são realizadas, reduzindo a complexidade, o retrabalho e as ineficiências resultantes de abordagens inconsistentes;
• Melhoria da qualidade: a padronização envolve a definição de melhores práticas e fluxos de trabalho, resultando em uma maior qualidade nas entregas;
• Transferência de conhecimento: os processos padronizados facilitam a transferência de conhecimento entre equipes e locais e as práticas bem definidas podem ser documentadas e compartilhadas;
• Otimização de treinamentos: com processos claros e uniformes, o treinamento pode ser mais rápido e eficiente, já que os colaboradores não precisam aprender abordagens diferentes para as mesmas tarefas;
• Visibilidade e controle: com processos padronizados, os gestores podem acompanhar o progresso de maneira mais consistente, monitorando métricas e indicadores em um ambiente mais previsível;
• Facilidade de integração tecnológica: os sistemas podem ser configurados para atender a processos bem definidos, evitando a customização excessiva e os desafios associados;
• Flexibilidade estruturada: os processos padronizados podem ser projetados para acomodar variações específicas, garantindo que as necessidades individuais das unidades de negócios sejam atendidas dentro dos limites estabelecidos.

Eficiência por meio da economia de escala

Os Global Business Services (GBS) também representam um grande benefício em termos de eficiência por conta da economia de escala. 

Por meio do GBS, as organizações podem desfrutar de economias de escala por conta da centralização e padronização de tarefas e serviços em um ambiente coeso. 

A sigla GBS, nesse contexto, ilustra a capacidade de alavancar o volume de atividades em um único ponto de operação.

Ao concentrar atividades em um único local, o GBS permite a otimização de recursos humanos, tecnológicos e físicos, levando à redução de redundâncias e à eliminação de processos duplicados.

A economia de escala, evidenciada após a implementação do GBS, também reduz os custos de aquisição e gerenciamento de recursos. 

A concentração de compras e aquisições proporciona uma abordagem unificada para negociações com fornecedores, resultando em acordos mais vantajosos e redução de custos.

Ao compartilhar infraestrutura e recursos em um único ponto, o GBS impulsiona a utilização mais eficiente dos ativos, resultando em menor desperdício.

Melhoria da qualidade dos serviços oferecidos

A melhoria da qualidade dos serviços é um benefício significativo derivado da implementação do Global Business Services (GBS). 

Isso ocorre porque ele promove a elevação dos padrões de entrega e atendimento e a otimização das práticas de trabalho em toda a organização.

Ao adotar o GBS, a empresa se esforça no estabelecimento de fluxos de trabalho consistentes e alinhados com as melhores práticas da indústria. 

A padronização cria um ambiente no qual as atividades são executadas de maneira mais consistente, minimizando variações que poderiam levar a erros ou inconsistências.

Além disso, há uma maior especialização, pois com o GBS o conhecimento torna-se mais concentrado, o que permite uma abordagem mais especializada para a realização das tarefas. 

Com equipes altamente proficientes em suas áreas, a qualidade do trabalho realizado se eleva, resultando em entregas mais precisas e confiáveis.

Por fim, cabe lembrar que o Global Business Services promove uma cultura de melhoria contínua, a partir da padronização de processos e dos monitoramentos sistemáticos.

Assim, será sempre possível identificar oportunidades de melhoria e aprimoramento a partir da análise de dados e dos feedbacks recebidos. 

Maior controle sobre as operações

O GBS confere à empresa uma capacidade de compreensão muito mais clara e abrangente de todas as suas atividades e processos. 

Como a implementação do GBS normalmente passa pela centralização de várias funções e processos em um centro de serviços compartilhados, ela possibilita o monitoramento das operações a partir de um ponto central. 

Merece destaque também a maneira organizada e acessível como os dados são coletados, consolidados e disponibilizados.

Isso facilita o acesso rápido às informações necessárias para a tomada de decisões estratégicas a partir de uma análise detalhada e completa. 

Quando afirmamos que o Global Business Services possibilita um controle maior sobre as operações, vale a pena lembrar do aumento da visibilidade dos KPIs acompanhados.

Com eles, os gestores conseguem acompanhar o progresso da empresa em relação a suas metas e identificar áreas que necessitam de melhorias.

Maior flexibilidade e agilidade

Podemos resumir este benefício do GBS como a capacidade de adaptação rápida que a empresa ganha ao lidar com as mudanças do mercado.

Quando centraliza diferentes processos em um centro de serviços compartilhados, a empresa ganha a flexibilidade de realocar recursos conforme suas necessidades. 

Assim, ela consegue responder ágil e eficientemente a mudanças nas demandas do mercado, além de lidar bem com novos desafios e oportunidades.

A agilidade empresarial no GBS é impulsionada pela capacidade de ajustar recursos, implementar mudanças em processos e adotar novas tecnologias de forma mais coesa.

É dessa forma que a organização consegue se posicionar para a adaptação ágil às dinâmicas em constante evolução dos negócios.

Para desfrutar dessa agilidade e de os demais benefícios citados acima, você precisa contar com o apoio tecnológico adequado. Se a sua meta é implementar o Global Business Services (GBS), você precisa conhecer a Desk Manager e suas diversas funcionalidades. Acesse o site e saiba como promover na prática a colaboração, a eficiência e a governança em todos os setores da sua empresa.