A gestão de ativos é um conceito simples cuja execução pode ser complexa em razão da grande quantidade de ativos que uma organização pode ter à disposição.
Esse procedimento permite tornar o ambiente de trabalho mais organizado ou fazer o levantamento patrimonial da empresa.
São diversas as vantagens proporcionadas pela gestão de ativos, mas para aplicá-la, você precisa começar pelo começo: entendendo o que é um ativo. Neste artigo, vamos te explicar isso e muito mais!
Você vai entender o que são os ativos de uma empresa, o que é gestão de ativos, seus benefícios e como aplicá-la.
Continue a leitura e mãos à obra!
O que são ativos de uma empresa?
Para gerenciar os ativos de uma empresa de maneira eficaz, o primeiro passo é entender o que eles são.
Um ativo é qualquer recurso possuído ou controlado por uma empresa que possui valor econômico e pode gerar benefícios futuros.
Os ativos podem ser classificados em duas categorias: ativos tangíveis e ativos intangíveis.
Os ativos tangíveis são aqueles que possuem forma física e podem ser tocados. Eles incluem recursos materiais e equipamentos que a empresa utiliza em suas operações diárias como equipamentos de informática, móveis, máquinas industriais e estoques de produtos.
Já os ativos intangíveis são recursos não físicos que também representam valor para a empresa, como marcas e patentes, propriedade intelectual, conhecimento, experiência e dados.
O que é gestão de ativos?
A gestão de ativos é essencial para priorizar investimentos e concentrar esforços nos ativos mais críticos, que sustentam os processos da organização.
É uma atividade que contribui muito para a inovação do negócio e que atua como uma aliada ao fortalecimento da estratégia da empresa, uma vez que auxilia na consolidação dos sistemas, bem como a agilidade e economia em softwares e hardwares, quando pensamos na tão necessária gestão de ativos de TI.
Segundo dados do Gartner, a gestão de ativos pode proporcionar uma redução de custos de 30%, por ativo, no primeiro ano e de 5% a 10% nos anos subsequentes.
Ou seja, este é um mecanismo capaz de economizar tempo e dinheiro das empresas, maximizando-os e gerando mais retorno.
A gestão de ativos permite identificar, por exemplo, o tempo de uso de um equipamento e, consequentemente, fazer um prognóstico sobre o seu tempo de vida útil.
Em resumo, podemos dizer que a gestão de ativos é um conjunto de práticas e processos que proporcionam a coordenação e a supervisão eficientes dos bens e recursos de uma empresa ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Por que é importante fazer uma boa gestão de ativos?
Vamos exemplificar a importância da gestão de ativos pensando no departamento de TI, que é um dos mais críticos e precisa manter-se atualizado para que a empresa seja bem-sucedida.
Ao promover a gestão de ativos neste setor, você passa a monitorar a infraestrutura de TI e, consequentemente, o acesso a possíveis falhas de arquitetura e perda de performance.
Dessa forma, é possível estabelecer um plano de evolução contínuo, capaz de prever novas tendências e identificar quais recursos podem ser mantidos ou substituídos, a fim de manter o setor pautado na qualidade e na segurança.
Investir no aprimoramento e na eficiência de ativos gera resultados melhores, mais claros, melhor organizados e com maiores possibilidades de crescimento para cada setor.
Como destaca a norma ABNT NBR ISO/IEC 27002, “qualquer coisa que tenha valor para a organização” é válida e pode ser considerada um ativo relevante.
Assim, uma boa gestão de ativos é capaz de otimizar a rotina da empresa. Os processos, tanto os mais específicos quanto os cotidianos, se tornam mais fluidos, eficientes e produtivos, gerando assim resultados melhores.
6 benefícios da gestão de ativos
Uma gestão de ativos satisfatória proporciona uma série de benefícios para as organizações, seja em curto, médio ou longo prazo. A seguir vamos ver alguns deles.
Redução de custos
Os custos relacionados aos ativos são otimizados quando são identificados, por exemplo, os ativos desnecessários ou subutilizados, eliminando os custos operacionais e licenças ligados a eles.
Com base nas informações do inventário de ativos é possível também reduzir os custos de manutenção, atualização e suporte técnico.
Uma gestão de ativos eficaz permite ainda o rastreamento preciso das licenças de software, ajudando na renegociação de contratos e garantindo condições mais favoráveis aos interesses da empresa.
Conformidade legal e regulatória
A gestão de ativos assegura que a organização esteja em conformidade com as licenças de software, evitando penalidades legais e proporcionando uma visão clara das licenças disponíveis.
A não conformidade legal pode resultar em multas substanciais e ao gerir adequadamente todos os seus ativos, você reduz o risco de enfrentar penalidades financeiras significativas.
Além disso, o cumprimento das leis e regulamentações relacionadas a ativos de TI contribui para a proteção jurídica da empresa.
Há que se pensar também na conformidade com padrões setoriais, já que diferentes setores têm regulamentações específicas que precisam ser seguidas.
Melhoria na segurança da informação
Como sabemos, a gestão de ativos permite o monitoramento, dentro do setor de TI, de todos os dispositivos e softwares que compõem a sua infraestrutura.
Isso possibilita a identificação rápida de atividades suspeitas ou não autorizadas e também facilita a aplicação oportuna de patches de segurança e atualizações, protegendo contra ameaças conhecidas.
Por outro lado, a gestão de ativos também contribui para que apenas usuários autorizados tenham acesso a determinados recursos, pois inclui a administração de permissões e o monitoramento de logins, reduzindo o risco de acessos não autorizados.
Além disso, a gestão de ativos pode incluir ferramentas que garantem que senhas seguras sejam utilizadas e alteradas regularmente.
Aumento da eficiência operacional
Com o rastreamento rápido e preciso de todos os ativos, você localiza recursos de forma simples e sem burocracias.
Outro ponto importante é a eliminação das tarefas manuais e repetitivas a partir da automação de processos na gestão de ativos.
Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz erros humanos, aumentando a eficiência operacional.
Ao monitorar proativamente o estado dos ativos, é possível identificar problemas antes que eles causem interrupções significativas.
Aumento da vida útil dos ativos
Com a gestão de ativos colocada em prática, você pode agendar e executar manutenções preventivas em dispositivos e sistemas antes que as falhas ocorram.
Evitando essas falhas, você contribui para prolongar a vida útil dos ativos, evitando os desgastes prematuros.
O monitoramento contínuo do desempenho dos ativos é outro aspecto importante que ajuda a identificar padrões de uso, comportamentos anômalos e sinais de desgaste.
Essas informações possibilitam intervenções proativas para manter o desempenho e tomar decisões estratégicas sobre atualizações.
Planejar o ciclo de vida de cada ativo é essencial para maximizar seu valor e saber exatamente quando adquirir, atualizar, manter ou substituir ativos para otimizar seu ciclo de vida.
Apoio ao crescimento sustentável
Uma boa gestão de ativos permite que a empresa escale suas operações de maneira eficiente, adicionando novos ativos, otimizando sua utilização e suportando o crescimento do negócio.
Com informações detalhadas sobre os ativos já existentes, é possível estabelecer uma rápida adaptação às novas tecnologias, facilitando a incorporação de inovações impulsionadoras da competitividade.
Em períodos de expansão, aquisições ou fusões, a gestão de ativos reduz a complexidade operacional e garante uma transição suave.
Ou seja, a empresa passa a contar com uma maior flexibilidade operacional, atendendo prontamente às necessidades dinâmicas do mercado.
Como fazer um bom gerenciamento de ativos?
Agora que você já entende o que é gestão de ativos e seus benefícios, é hora de colocá-la em prática no seu negócio. Confira abaixo os oito passos indispensáveis!
1. Prepare um inventário
Elaborar o inventário dos ativos, auxilia a sua equipe a entender quais itens ela possui à disposição, assim como aqueles que necessitam de reparo.
Todos os ativos devem ser catalogados e analisados a fim de manter seu inventário sempre atualizado e alinhado com a estratégia da empresa.
O inventário dos ativos pode ser elaborado com base em informações administrativas (data de compra, informações de garantia, custo) e técnicas (tipo, fabricante, status, dados de hardware, softwares instalados etc.)
2. Faça um mapeamento de ativos
Para ter uma boa gestão de ativos, é fundamental organizar e mapear todos os componentes.
Isso permite conhecer em detalhes quem são os usuários dos sistemas, quais os componentes estão interligados e os serviços possivelmente impactados caso alguma inconsistência ou falha apareça.
3. Acompanhe o ciclo de vida de cada ativo
Ativos de software e hardware passam por um ciclo de diferentes estágios que auxiliam no controle do ciclo de vida dos ativos, resultando na utilização mais eficiente dos mesmos.
Quando os ativos mudam de estágio, o repositório central deve ser informado e atualizado com informações como: motivo, data, hora, usuário que realizou a modificação, entre outras informações.
4. Automatize alertas
Sabemos que é muito difícil viver imune de falhas e problemas, mas caso eles ocorram, é ideal notificar os responsáveis por solucioná-los, de maneira ágil e automatizada.
A sua equipe precisa sempre ser comunicada sobre as alterações na infraestrutura de ativos por meio de alertas automáticos.
5. Mantenha as informações integradas
Reunir todos os dados e informações acerca de diferentes ativos e demandas em um único local pode facilitar a vida dos gestores.
É fundamental tornar as informações úteis e acessíveis para poupar tempo e trabalho da equipe.
A integração de dados permite que os colaboradores avaliem melhor as respostas de cada ativo para cada solicitação.
6. Implemente políticas de segurança de ativos
A implementação de políticas de segurança de ativos é fundamental para proteger os recursos da empresa, garantir a confidencialidade e a integridade das informações e mitigar os riscos de segurança.
Você pode começar esse processo realizando uma avaliação abrangente de riscos de segurança de ativos. Identifique possíveis ameaças, vulnerabilidades e impactos associados.
7. Promova treinamentos e conscientização
A gestão de ativos só será totalmente eficaz se toda a sua equipe estiver engajada para colocar em prática todas as ações estabelecidas.
Por isso, promover treinamentos de conscientização é crucial para identificar lacunas de conhecimento, áreas de maior risco e requisitos específicos da equipe em relação à rotina lidando com cada ativo organizacional.
Crie o conteúdo do treinamento utilizando vídeos, apresentações, manuais e simulações, certificando-se de adaptá-lo para diferentes níveis de conhecimento dentro da equipe.
8. Integre a gestão de ativos aos processos de negócios
A sua gestão de ativos precisa manter-se alinhada aos objetivos estratégicos da sua empresa e é por isso que ela deve se integrar aos processos de negócios.
Para isso, é fundamental o conhecimento das metas e prioridades da empresa, para que a gestão de ativos consiga apoiar esses objetivos.
Um passo importante nesse sentido é o de mapear como os ativos contribuem para a eficiência e eficácia de cada atividade.
Isso ajuda a priorizar a gestão de ativos de acordo com a importância para os processos e possibilita uma visão holística dos negócios.
Para isso, um sistema ESM será a melhor solução, pois viabiliza a centralização de dados e acumula diversas funcionalidades que vão otimizar tanto a gestão de ativos quanto a de processos.
Que tal começar a implementar ou aprimorar a sua gestão de ativos ainda hoje? Conheça os planos da Desk Manager!
