Como o Quadro Kanban pode melhorar o desempenho da sua equipe

O método Kanban nasceu no Japão com o objetivo de gerenciar o abastecimento e fluxo dos materiais em estoque para as linhas de produção, sem desperdícios ou atrasos, de uma forma bastante visual e fácil de perceber: usando cartões coloridos.

Na verdade, Kanban pode ser traduzido do japonês como “cartão” ou “sinal”.

O método Kanban foi idealizado pela Toyota na década de 60 e acabou sendo adaptado para gerenciar outros fluxos de processos, por meio de um quadro com listas de tarefas como: “entrada”, “em execução”, “revisão” e “pronto”. Os cartões representando as tarefas fluem pelas listas até a sua conclusão, como na ilustração:

Veja também: Kanban workflow: crie seu quadro em 5 passos

Melhores práticas ao utilizar o método Kanban

1- Visualize o fluxo de trabalho

Quando um quadro Kanban está sendo usado durante um projeto, um de seus grandes benefícios é que ele permite visualizar de forma visual e intuitiva como estão fluindo e sendo executadas as tarefas.

Assim, se existirem etapas com excesso de atividades, gargalos ou outros entraves que se notam facilmente, o time deve se reunir para determinar maneiras de fazer as entregas dos trabalhos mais importantes da melhor forma possível, superando essas dificuldades.

Por exemplo: em uma linha de produção, ao notar que diversos cartões estão se “empilhando” em determinada etapa, o time deve descobrir porque esse gargalo está ocorrendo e determinar a melhor maneira de solucionar isso.

2- Limite o trabalho em andamento

Ao determinar um limite para o chamado de WIP (Work in Progress, em inglês), a equipe define a quantidade ideal e trabalho que consegue realizar com qualidade e dentro das especificações desejadas.

Dessa forma, evita-se a formação de gargalos ou a realização de tarefas fora dos padrões exigidos.

Por exemplo: em uma empresa que produz conteúdos para blogs, pode ser definido que no máximo haverá 10 trabalhos em revisão ao mesmo tempo, pois, caso contrário, a qualidade dessa tarefa pode cair, gerando muitos erros e refações.

Confira: Entenda o que é a metodologia kanban agile e como usar em seu negócio

3- Crie regras claras para cada etapa do processo

Para que o método Kanban funciona adequadamente, cada lista do quadro deve ter uma regra bem definida de quando se poderá considerar uma tarefa concluída, permitindo que seu cartão seja transportado para a próxima lista.

Por exemplo: em uma concessionária de veículos, cada etapa do processo de revisão de um carro tem um checklist bastante completo, com itens como: “verificar nível do óleo do motor” ou “testar resistência das correias”. Só quando todos os itens estão concluídos o cartão pode ser movido para a próxima lista.

4- Use um indicador visual de “tarefa concluída”

Muitas vezes uma tarefa está em uma lista aguardando para ser executada, mas o responsável por dar continuidade ao fluxo desse processo não percebe facilmente quais tarefas da lista estão em execução e quais foram concluídas.

A usar um indicador claro de “tarefa concluída” não haverá mais tarefas paradas por falta de informação sobre seu status.

Por exemplo: para retomar um exemplo dado acima, em concessionárias de veículos, além de um sinal visual no quadro ou no software Kanban (como uma etiqueta verde no cartão), carros que já foram totalmente revisados e aguardam para serem lavados antes da entrega para o cliente podem ter o limpador de para-brisas levantado, indicando para o lavador de carros que aquele está pronto para a lavagem.

5- Indicador de tarefa bloqueada

É muito importante chamar a atenção de todos sobre uma tarefa que não pode prosseguir no fluxo devido a motivos alheios a vontade de quem a executa.

Além de evitar atritos, pois os outros membros do time logo vão se informar do motivo do “bloqueio”, o gerente ou outros integrantes da equipe tomarão as providências necessárias para sanar o problema o mais breve possível.

Por exemplo: adicionar uma etiqueta vermelha em um cartão que não pode prosseguir no fluxo porque um insumo para sua produção está em falta. Esse sinal fará com que alguém na equipe acione os responsáveis pelo fornecimento desse insumo.

6- Feedbacks periódicos

O método Kanban pode acabar se tornando algo extremamente rígido e inflexível se as equipes não se reunirem periodicamente para discutir como alguns procedimentos estão sendo executados.

Por exemplo: mensalmente pode ser realizada uma reunião para que os integrantes exponham possíveis melhorias no processo que acreditam sejam benéficas, baseados em suas experiências diárias, métricas e resultados.

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