Kanban: o que é, guia completo sobre esse método

Todo gestor sonha em ver sua empresa atingindo a máxima produtividade, para assim conquistar mais clientes e ganhar mais espaço no mercado. E essa é uma das promessas da metodologia Kanban. Mas você sabe o que é isso?

Seu grande objetivo é proporcionar a gestão dos fluxos de produção e projetos. Com uma aplicação fácil e com resultados eficientes, hoje a metodologia já faz parte da rotina de muitas empresas.

Se sua organização ainda não se atentou para a importância de administrar demandas para garantir qualidade e agilidade, chegou o momento de descobrir como um olhar mais atento à resolução de tarefas pode trazer grandes benefícios.

Para entender mais sobre o assunto, veja o que é Kanban e como esse sistema funciona no conteúdo abaixo.

Afinal, o que é Kanban?

O Kanban é um método eficiente para garantir maior controle sobre os processos de uma empresa. É uma forma de organizar o fluxo de produção, tornando a equipe de trabalho mais focada nos objetivos prioritários.

Também é uma maneira de descobrir gargalos no processo de produção, para que os gestores possam resolvê-los e entregar resultados mais rápidos e melhores para os seus clientes.

O Kanban se utiliza de mapas visuais (painéis, quadros e murais de gestão à vista) de processos e de regras de movimentação dos itens de trabalho, sendo capaz de gerar um modelo mental compartilhado.

Através disso, os membros de uma equipe produtiva podem colaborar para fazer o trabalho fluir, organizar-se, tomar decisões e evoluir o próprio processo continuamente.

O Kanban assume a forma de um quadro grande e estrategicamente posicionado no ambiente produtivo, onde todos podem visualizá-lo.

Originalmente, o modelo Kanban foi pensado para ser usado apenas em indústrias, mas hoje sua aplicação ultrapassou o emprego inicial. Ou seja, ele não é utilizado atualmente apenas naquele segmento, mas por equipes de outros setores, como:

• Desenvolvimento de sistemas;
• Marketing;
• Prestação de serviços;
• E qualquer outra área que tenha processos e fluxos de produção.

Para entender melhor como o Kanban surgiu, veja a seguir um pouco da sua história.

Como e quando surgiu o modelo Kanban?

A filosofia Kanban vem para propor a completa eliminação das funções e processos desnecessários à produção, além de fabricar na quantidade certa e no tempo necessário, eliminando estoques, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Essa técnica é baseada no conceito just in time, que significa “no momento certo”. Ele foi implementado pela Toyota na década de 40, visando acabar com estoques e agilizar a produção.

Pense no seguinte cenário: sua empresa está com muitos produtos em estoque. Esse acúmulo significa que você não está colocando esses itens no mercado.

O contrário também pode acontecer: a demanda por seus produtos está alta, e sua empresa não está conseguindo supri-la. Isso pode fazer com que seus clientes busquem a concorrência.

Nenhum desses cenários são favoráveis ao seu negócio, não é mesmo? Foi por isso que a Toyota desenvolveu essa ideia do just in time.

O método Just in time

Esse sistema de administração da produção estabelece que nada deve ser transportado, comprado ou, até mesmo, produzido antes da hora certa. Essa estratégia evita que haja estoque parado na empresa.

A produção então ocorre por demanda. O mínimo de matéria-prima é armazenado em estoque, sendo o necessário para poucas horas de produção. A fábrica só vai confeccionar o produto depois que ele for comprado.

Isso influencia também no número de fornecedores, que é reduzido para que sejam feitas entregas de lotes pequenos na frequência ideal.

Você pode estar se perguntando: mas o que é Kanban e qual a relação dele com essa história de produção sob demanda?

O Kanban foi justamente aplicado, a princípio pela Toyota, para poder fazer a gestão dos processos no método just in time adotado pela companhia, conhecido na época como o Sistema Toyota de Produção.

Por meio dele, a empresa conseguia ter controle sobre o estoque dos materiais, para que não faltassem ou fossem adquiridos produtos  em quantidades além das necessárias. Isso proporciona um equilíbrio entre a linha de produção e o estoque.

Porém, durante essa época, o modelo ainda não possuía a nomenclatura como é conhecida hoje. Foi somente em 2004 que o Kanban apareceu da forma como é utilizado atualmente dentro das organizações.

Seu precursor foi David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, que baseou-se nos estudos de Ohno, Peter Drucker — considerado pai da administração — e Eli Goldratt para apresentar o que conhecemos hoje como método Kanban.

O Kanban surge, portanto, para promover uma maior capacidade total das linhas produtivas e antecipar os prazos de entrega dos produtos finais aos clientes.

Ficou curioso sobre quais podem ser os impactos desse método no seu negócio? Então, continue a leitura e descubra o que é Kanban e como aplicar esse sistema.

Como funciona esse sistema?

Para descobrir o que é Kanban no sentido material, pense em um quadro dividido em colunas, capazes de representar as etapas do processo de produção.

Basicamente, um Kanban estará dividido em três campos/colunas:

• To Do (a ser feito);
• Doing (em execução);
• Done (finalizado).

Para ilustrar as atividades que devem ser realizadas, são utilizados cartões coloridos ou post-its, que são movimentados pelas etapas sinalizando o status de uma tarefa.

 

Cada cartão ou post-it deve representar uma única tarefa.

Também são descritas informações sobre a tarefa a ser executada, como nome da pessoa responsável, data e hora de produção. Cada cartão deve representar uma única atribuição.

Quando o profissional indicado desenvolver seu trabalho, ele mesmo deve mudar seu cartão de lugar (para doing ou done), escrevendo a próxima tarefa a ser executada e também apontando o responsável.

Uma dica simples, mas que facilita e muito a utilização do Kanban, é usar cores diferentes nos cartões para identificar:

• O andamento das atividades (em dia, atrasadas ou com problemas);
• Ou então o setor responsável (vendas, marketing, financeiro ou outros).

Sabendo que o tempo das equipes é sempre limitado, assim como o espaço no quadro, é fundamental priorizar atividades.

Isso permite que poucas tarefas sejam realizadas a cada intervalo de tempo, garantindo fluxo contínuo de trabalho para todos os membros da equipe sem sobrecarregá-los.

Vamos à um exemplo prático?

Quer um exemplo prático? A rede McDonald’s!

Se você já esteve em um dos restaurantes, com certeza já viu que há um painel em que aparece o seu pedido assim que você o faz no caixa.

A equipe que prepara os sanduíches verifica o painel e inicia a produção. Ou seja, não há estoque de produtos porque eles são feitos sob demanda (lembra do just in time?).

Assim que o sanduíche é preparado, o responsável modifica o status no quadro, e outra pessoa entra em ação.

Atualmente, há também um quadro em que os clientes conseguem acompanhar seu pedido por número, com duas colunas: uma indica que o pedido está em produção; outra, que está pronto.

Cores diferentes também são utilizadas tanto para a visualização do cliente, quanto para a da equipe do restaurante, facilitando a compreensão da cadeia produtiva.

Viu só como saber o que é Kanban e colocá-lo em prática auxilia bastante nos processos produtivos? A seguir, vamos apresentar os tipos de Kanban que sua empresa pode utilizar.

Quais são os tipos de Kanban?

Atualmente, assim como é aplicado em diferentes setores, o modelo Kanban também pode ser usado em diversos modelos, de acordo com o que a organização necessita.

Abaixo, veja quais são os tipos de Kanban que estão populares entre as  empresas e que podem ajudar na sua gestão de projetos:

Produção

O método Kanban de produção é o mais utilizado nas empresas para a gestão de tarefas. Em geral, setores como Tecnologia da Informação e Marketing aproveitam os benefícios do ciclo Kanban para gerir projetos.

No modelo de produção, um quadro é dividido nas colunas padrões de “To Do”, “Doing” e “Done”, que representam o status de desenvolvimento de cada tarefa.

Em cada cartão são apresentadas informações como:

• A tarefa de será realizada;
• O responsável por ela;
• O prazo para entrega

Assim, o cartão com instrução irá caminhar pelo quadro à medida que for avançando em progresso.

Movimentação

O ciclo Kanban de movimentação é o tradicional, que deu origem ao método, voltado às indústrias.

Seu objetivo é controlar a movimentação de produtos e estoque.

Imagine uma fábrica de sapatos, por exemplo. Sua produção acontece em lotes de 50 pares, que passam por etapas como preparação, montagem e acabamento.

Nesse caso, só se inicia um ciclo para produção de um novo lote depois que todos os 50 pares de sapatos estiverem finalizados.

O Kanban de movimentação é uma metodologia que não apenas acompanha o ritmo de produção, mas favorece o uso sustentável de materiais e recursos.

E-Kanban

O E-Kanban é a adaptação do método para o ambiente digital, usando aplicativos para celular, planilhas ou em softwares criados especialmente para a adoção do ciclo Kanban.

As vantagens desse modelo são a agilidade e eficiência, tanto na gestão de projetos e demandas, quanto na comunicação entre os colaboradores da empresa.

Além disso, o uso remoto do E-Kanban pode ser considerado um grande diferencial, sobretudo na época do trabalho híbrido ou totalmente à distância.

Agora que você sabe quais são os tipos de Kanban que uma empresa pode utilizar, veja alguns princípios do ciclo.

Os princípios básicos do Kanban

Para melhorar ainda mais sua visão sobre o que é e qual a utilidade do Kanban, apresentamos os 4 princípios básicos desse método:

1. Estímulo visual

Como o Kanban se relaciona a um fluxo produtivo, o ideal é que toda a equipe possa visualizá-lo de maneira a entender como está sendo o funcionamento desse fluxo.

O trabalho projetado em um quadro torna mais visíveis e latentes as prioridades de demandas, os atrasos, as urgências, as entregas, etc.

Também é necessário determinar quais etapas serão monitoradas e quantas tarefas poderão ser atribuídas a cada pessoa envolvida no projeto.

2. Fluxo de trabalho puxado

No Kanban, as filas de demandas são limitadas. Nesse caso, itens em progresso precisam ser concluídos antes que novas demandas entrem.

Isso pode ser traduzido na frase: “Pare de começar e comece a terminar”. É importante limitar a quantidade de tarefas que serão feitas, para que não fiquem paradas e inacabadas.

Com essa limitação, há um ganho de tempo para que cada item chegue ao fim do fluxo, já que o responsável focará 100% do seu tempo para finalizar a tarefa antes de iniciar outra.

3. Colaborativismo

A visibilidade dos processos produtivos e sua natureza mais “puxada”, estimulam a colaboração entre os membros da equipe produtiva. O time se organiza para o trabalho fluir, impedindo que um atrapalhe a tarefa dos outros.

Além disso, ao visualizar o que os colegas estão fazendo, os integrantes da equipe podem fornecer ajuda para finalizar uma tarefa mais complicada, garantindo a continuidade do fluxo.

4. Desenvolvimento contínuo

O estímulo visual do Kanban, bem como reuniões de projetos constantes, fazem com que o ambiente de trabalho esteja mais suscetível às mudanças e experimentações de novas formas de trabalhar.

Isso porque a visualização do fluxo permite identificar com mais facilidade problemas, sobrecargas e pontos de melhoria no processo, desenvolvendo-o em um ritmo constante.

Até aqui, você pôde conferir o que é Kanban, a origem dele, como funciona esse método e em quais princípios ele se estabelece. No próximo item, você verá como ele auxilia no gerenciamento ágil de projetos.

Como o ciclo Kanban pode ser aplicado ao gerenciamento ágil?

Ao ver o que é Kanban, soubemos que inicialmente ele foi empregado nas linhas de produção de fábricas.

Hoje, no entanto, o Kanban se tornou um importante aliado no gerenciamento ágil de projetos e no desenvolvimento de softwares.

Nessas modalidades, os cartões, que antes eram usados para o controle de estoques e movimentação de peças na linha de produção, servem agora para organizar e classificar as atividades intelectuais e tecnológicas.

No desenvolvimento de softwares, por exemplo, o Kanban possibilita a análise de dados com mais rapidez e eficiência.

O processamento das informações e features do projeto é agilizado, já que é baseado na observação dos cartões no quadro e seus movimentos, e não só em dados e códigos.

Como você já deve ter percebido, quando todos os envolvidos na produção conseguem visualizar os dados dispostos no quadro, fica mais fácil avaliar se há a possibilidade de iniciar novos projetos e se o prazo de produção de cada tarefa está sendo cumprido.

O Kanban, portanto, é um verdadeiro “norte” sobre a capacidade produtiva da equipe, sobretudo para trabalhos que exigem intensa capacidade analítica.

Dessa forma, o Kanban não é somente uma ferramenta para definição de papéis e processos; sua aplicação promove a mudança gerencial de um projeto, sendo capaz de introduzir alterações positivas no ciclo de desenvolvimento de um produto ou serviço.

A utilização do Kanban no desenvolvimento de softwares e no setor de TI é crescente, devido à sua efetividade na otimização do trabalho das equipes de desenvolvimento.

De acordo com a Exame, o setor de TI no Brasil apresentou, em 2020, um crescimento de 12,2% em relação à 2019. Diante de tamanha ostensividade do setor, otimizar sua produtividade é uma necessidade.

O Kanban, para desenvolvimento de software e processos ágeis, tem como ênfase não sobrecarregar os membros que compõem a equipe de criação do produto.

Esse é um dos métodos de desenvolvimento de software menos prescritivo, tornando-se adaptável a qualquer empresa, pois busca a evolução de projetos a partir de princípios como:

• Começar com o que você faz agora: o ideal não é você mudar completamente o que faz em seu processo, mas ir adaptando aos poucos, para não causar resistência dos envolvidos nem prejudicar a organização;
• Concordar em buscar mudanças evolucionárias: começando com seu processo atual, procure promover pequenas mudanças que o aprimorem aos poucos, até chegar ao que pareça ser o ideal;
• Inicialmente, respeitar os papéis, as responsabilidades e os cargos atuais: a ideia, como dissemos, não é modificar totalmente o que você já faz, mas ir incrementando os processos visando a melhoria contínua;
• Incentivar atos de liderança em todos os níveis: o foco não está em centralizar decisões, pois isso pode engessar algo que está sendo usado para dar fluidez aos processos.

Mesmo já sabendo o que é Kanban, você pode estar se perguntando: quais são as vantagens de utilizá-lo em projetos ágeis? Conheça todas elas no próximo item.

Quais são os benefícios do Kanban no gerenciamento de projetos?

Já conhecemos o que é Kanban, como ele funciona e como auxilia no gerenciamento de projetos ágeis. Mas quais as vantagens de utilizá-lo nesse sentido?

Uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos tem como objetivo oferecer um produto final melhor para o cliente e em menos tempo.

Enquanto metodologia de gerenciamento ágil de projetos, o Kanban tem muitas vantagens. Entenda:

Planejamento flexível

O Kanban é constituído por interações, que são fases que têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma funcionalidade por vez.

Isso permite que o gerente de projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de geração de valor para o cliente, faça alterações sempre que necessário, de acordo com os pedidos do cliente, e, assim, oriente a equipe sobre o caminho mais pertinente.

Workflow

Quando criamos um modelo visual do fluxo de trabalho, como o Kanban, é mais fácil identificar o que realmente está sendo feito e como isso está ocorrendo.

O trabalho se torna visível, o que é vantajoso para desenvolver a visão sistêmica da equipe, a transparência dos processos e a identificação de desperdícios.

Cada colaborador consegue enxergar o contexto do outro, levando instantaneamente ao aumento da comunicação e colaboração.

Rápidos ciclos de desenvolvimento

Quando o projeto é desmembrado em atividades menores, há um maior foco por parte da equipe, assim como revisões mais rápidas e eficazes. Há também a redução de erros e retrabalhos.

Riscos e outros problemas que possam surgir ao longo de cada etapa, ficam mais previsíveis e oferecem um menor impacto no projeto como um todo.

Entregas contínuas

O Kanban, por ser um método dividido em pequenos ciclos de trabalho, possibilita entregas contínuas e incrementais.

No desenvolvimento de softwares, isso garante que o cliente tenha sua solução em funcionamento, cada vez melhor, a cada fase finalizada.

Com o Kanban, um projeto não começa a gerar valor apenas quando está finalizado, mas sim desde o princípio do seu desenvolvimento.

Boa comunicação

No gerenciamento de projetos, a comunicação eficiente é fator importante. Afinal, toda a equipe precisa estar ciente das próximas etapas produtivas e em qual fase da execução cada um está.

Nesse sentido, o Kanban é muito útil, porque colabora para a visualização de dados sobre o projeto de maneira prática e fácil.

Prioridades

O Kanban permite a definição das tarefas que são prioridade, já que, a partir da disposição dos cartões, é mais fácil identificar a próxima atividade que deve ser cumprida.

Isso evita desperdício de tempo e impede que tarefas mais importantes sejam deixadas de lado, situação que, fora de controle, pode comprometer o prazo de entrega do projeto.

Redução de custos

O Kanban gera uma redução de custos por dois motivos: diminui os desperdícios e aumenta a produtividade da equipe.

Como o projeto é realizado de maneira mais rápida e correta, é possível consumir menos horas e, efetivamente, menos dinheiro para chegar à sua conclusão.

Lembre-se de que, além do método tradicional com quadros e cartões, hoje já é possível utilizar o Kanban virtual, que geralmente vem atrelado aos softwares de gerenciamento de projetos.

Como usar o método Kanban no atendimento ao cliente?

Agora que você já sabe o que é Kanban, suas modalidades e vantagens, vamos à sua aplicação no atendimento ao cliente.

A experiência do cliente é a pauta mais frequente, quando falamos em atendimento ao público, e um dos pilares mais importantes para o engajamento e fidelização de consumidores.

E o método Kanban pode beneficiar esse processo. Como vimos, esse sistema tem “qualidade” e “prazo” como algumas das características principais, sendo exatamente o que toda empresa necessita para entregar a melhor experiência possível para o cliente.

Ao entrar em contato com sua empresa, o consumidor não quer apenas que sua demanda seja solucionada, mas que seja feita com qualidade e da forma mais ágil possível.

Utilizando a metodologia Kanban no setor de atendimento, a empresa e o gestor da equipe podem acompanhar como anda a resolução dos casos, a eficiência, a produtividade e a performance dos colaboradores. Ou seja: quantos chamados ainda estão abertos, quais estão em processo sendo solucionados e quais foram finalizados.

Mas a sua vantagem não se limita à supervisão.

Uma vez implementado no atendimento ao cliente, o Kanban visa otimizar a rotina dos agentes de atendimento, que podem acompanhar no quadro suas demandas e em qual estágio de resolução cada chamado se encontra.

Como o Kanban é utilizado no quadro de chamados da Desk Manager?

Depois de entender o que é Kanban e seus benefícios, sobretudo para o atendimento ao cliente, chegou a hora de pensar em sua implementação.

Se sua equipe precisa de novas ferramentas para a organização e otimização do trabalho, adotar o método Kanban pode ser um passo essencial para manter a empresa focada em atendimento ágil e de qualidade.

E o software da Desk Manager pode facilitar esse processo. Afinal, somos os únicos na área de Help Desk que traz um quadro de chamados adaptado ao modelo Kanban, para facilitar o gerenciamento dos atendimentos da sua organização.

Para entender se a ferramenta pode ajudar a sua empresa na gestão do atendimento ao cliente, aproveite o teste gratuito do software Desk Manager e veja quais são os resultados e ganhos para a sua organização.